(完整版)公司文檔管理制度

(完整版)公司文檔管理制度公司文檔管理制度為了加強(qiáng)公司文件和檔案的管理，增強(qiáng)文件和檔案的安全性和保密性，規(guī)范公司文件和檔案格式，統(tǒng)一文件和檔案程序，我們特制定了公司文件和檔案管理辦法。格式規(guī)范公司文件和檔案的格式包括臺頭、字體和編碼，必須統(tǒng)一規(guī)范。公司對外聯(lián)系和內(nèi)部行文都必須按照統(tǒng)一的格式，一律計(jì)算機(jī)打印后送發(fā)，不得手寫。公司設(shè)置了專用服務(wù)器，員工可以隨時(shí)調(diào)用各項(xiàng)文件和檔案的格式及要求。檔案區(qū)分重要文件和電子郵件必須拷貝或發(fā)送到辦公室。辦公室將公司文件和檔案進(jìn)行分期、分類、分級管理，按不同的文件和檔案格式編制編碼，編碼必須明確統(tǒng)一，方便使用、存檔、調(diào)閱，并控制使用和調(diào)閱的安全性和保密性。文檔分類管理公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找和使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為行政類、技術(shù)類、商務(wù)類、項(xiàng)目文檔和產(chǎn)品運(yùn)營資料文檔。行政類包括公司內(nèi)部管理制度、交流文件、會議紀(jì)要、重要函件、機(jī)要文件、公司的宣傳材料、簡介、刊物、公司人事檔案、行政產(chǎn)生的各項(xiàng)記錄、資產(chǎn)、設(shè)備說明書和驅(qū)動盤等。技術(shù)類包括技術(shù)文檔、開發(fā)平臺、產(chǎn)品代碼、產(chǎn)品研發(fā)測試過程文檔和記錄，以及與工作有關(guān)的開發(fā)工具、技術(shù)參考和學(xué)習(xí)資料。商務(wù)類包括非經(jīng)營協(xié)議、經(jīng)營合同、客戶檔案和媒介檔案。項(xiàng)目文檔包括從銷售立項(xiàng)到完成全過程的項(xiàng)目正式文件和溝通備忘文件，全部獨(dú)立存檔。產(chǎn)品運(yùn)營資料文檔包括產(chǎn)品的運(yùn)營資料和文檔。公司的所有內(nèi)容都會由產(chǎn)品經(jīng)理每周備份一次，并刻錄光盤交給辦公室保管。文檔編號規(guī)則分為三類：常規(guī)文件編號規(guī)則、項(xiàng)目文檔編號規(guī)則以及公司運(yùn)營管控文檔編號規(guī)則。其中，常規(guī)文件編號規(guī)則由公司名稱縮寫、文檔類別頭一個字母、具體類別和順序號（3位）組成。項(xiàng)目文檔編號規(guī)則由項(xiàng)目編號、具體類別和順序號（3位）組成。公司運(yùn)營管控文檔編號規(guī)則由公司名稱縮寫、文檔類別頭一個字母和順序號（3位）組成。具體科目和類別的分配見表格。所有文檔均包括文書文檔、電子文檔及網(wǎng)絡(luò)文檔，并定期備份。對于有保留價(jià)值的文檔，必須形成文書文檔，并及時(shí)抄送給辦公室，分類后制作備份，并建立內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫。所有文檔和資料、數(shù)據(jù)均需分密級上傳到內(nèi)部服務(wù)器，并設(shè)置訪問權(quán)限。員工只能在授權(quán)范圍內(nèi)調(diào)用。文檔管理分為公司及部門兩級管理。公司歸檔所有文檔正本，而各部門則保管復(fù)印件，并將文檔目錄報(bào)公司備案。專人管理是指公司內(nèi)部專門負(fù)責(zé)文檔管理的人員。文檔管理是非常重要的工作，所有部門和個人都應(yīng)該遵守相關(guān)制度。在文檔管理中，辦公室的文檔管理人員有以下職責(zé)：確定公司文檔的內(nèi)容范圍，制定文檔歸檔、管理辦法及管理細(xì)則，以及整理和編輯檔案。部門文檔管理人員負(fù)責(zé)確定本部門文檔內(nèi)容，并報(bào)公司備案，制定本部門管轄范圍文檔的存檔、管理辦法及管理細(xì)則，并報(bào)公司備案，負(fù)責(zé)文檔的編排、匯總、續(xù)檔，索引的編制及保管，重要文檔隨時(shí)備份，正本交公司歸檔。保密措施是文檔管理中必不可少的一部分。各類文檔均屬于密級文件，公司設(shè)有機(jī)要柜，部門需有專柜存放。公司已歸檔的文件，如要復(fù)印需有負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)由專人復(fù)印。文檔一律不得丟失。網(wǎng)上文件不得隨意修改、復(fù)制和打印。在文檔管理中，文檔保存年限非常重要。一般來說，文檔保存年限分為一年、三年、五年及永久保存。各部門文檔保存一般為低年限的。對于已到期、準(zhǔn)備銷毀的文檔，需先報(bào)公司審核批準(zhǔn)，方可銷毀。年初整理裝訂去年文檔，當(dāng)年文件按部門分類立檔，隨時(shí)清檔，隨清隨結(jié)，年終最后整理。在查閱文檔時(shí)，已存檔的文件、檔料，一般只能在行政檔案室查閱，若閱需有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字辦理借閱登記手續(xù)，借閱時(shí)間不得超過三天，還檔案時(shí)注銷借閱。裝訂的文件、材料不得拆裝，不得撕掉其中部分。所借文檔不能私自轉(zhuǎn)借他人，不得隨意拿取別人所借文檔，以免造成文檔的混亂。經(jīng)審批后的各類正式文件、信函等，除執(zhí)行人手持一份復(fù)印件外，須及時(shí)將原件送