會(huì)展前的準(zhǔn)備服務(wù)課件

會(huì)展前的準(zhǔn)備服務(wù)會(huì)展前的準(zhǔn)備服務(wù)1會(huì)展前的準(zhǔn)備服務(wù)會(huì)展接待前期準(zhǔn)備會(huì)議接待物品準(zhǔn)備展覽接待物品準(zhǔn)備會(huì)展文案準(zhǔn)備接受會(huì)展預(yù)訂會(huì)前協(xié)調(diào)展前協(xié)調(diào)會(huì)展前檢查重要性主要內(nèi)容預(yù)案中的項(xiàng)目會(huì)議文件準(zhǔn)備場(chǎng)館的準(zhǔn)備情況作用會(huì)展前的準(zhǔn)備服務(wù)會(huì)展接待前期準(zhǔn)備會(huì)議接待物品準(zhǔn)備展覽接待物品2會(huì)展前檢查1.重要性：會(huì)展前檢查是會(huì)展前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的落腳點(diǎn)，是保證會(huì)議（展覽）能順利召開（舉辦）的重要環(huán)節(jié)。2.會(huì)展前檢查的作用:①會(huì)展前的檢查可以幫助工作人員發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)糾正,有效地防止將問題帶到會(huì)展中去.②會(huì)展前的檢查還可以幫助工作人員調(diào)整計(jì)劃，改進(jìn)不足之處。

會(huì)議（展覽）預(yù)案是會(huì)前的一種設(shè)想，再好的預(yù)案，在準(zhǔn)備的實(shí)踐中也會(huì)因情況發(fā)生變化而產(chǎn)生新問題。會(huì)前檢查可以及時(shí)調(diào)整預(yù)案，使各項(xiàng)準(zhǔn)備工作臻于完備。會(huì)展前檢查1.重要性：會(huì)展前檢查是會(huì)展前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的落腳點(diǎn)33.會(huì)展前檢查的主要內(nèi)容:①包括檢查會(huì)議室的大小和數(shù)量，客房種類和數(shù)量，能否適應(yīng)會(huì)議程序和目標(biāo)的需要②檢查適合于會(huì)議活動(dòng)的各種有效空間（如展示廳、登記廳、辦公室、停車場(chǎng)等）③餐飲設(shè)施是否完備；會(huì)議所需設(shè)備是否正常④總體服務(wù)水準(zhǔn)和信譽(yù)⑤員工素質(zhì)以及會(huì)議組織和管理水平⑥可提供的有效服務(wù)，如復(fù)印中心、商場(chǎng)、互聯(lián)網(wǎng)娛樂活動(dòng)等

3.會(huì)展前檢查的主要內(nèi)容:4重點(diǎn)的兩個(gè)方面一、會(huì)議文件的準(zhǔn)備會(huì)議文件既是會(huì)議目標(biāo)和結(jié)果的體現(xiàn)，又是領(lǐng)導(dǎo)和管理會(huì)議的依據(jù)。會(huì)議文件稍有差錯(cuò)，小則影響會(huì)議進(jìn)程，大則產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。因此，要對(duì)文件的起草、校對(duì)、印制、分裝各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，嚴(yán)防差錯(cuò)。二、場(chǎng)館的準(zhǔn)備情況場(chǎng)館設(shè)施是會(huì)議（展覽）能夠正常和順利進(jìn)行的基本物質(zhì)保證。場(chǎng)館檢查的范圍:主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)以及與會(huì)者的住地檢查的內(nèi)容主要包括：①場(chǎng)館等基本設(shè)施是否符合會(huì)展的需要②各項(xiàng)安全保衛(wèi)措施是否落實(shí)③會(huì)展布置是否體現(xiàn)會(huì)展的主題等重點(diǎn)的兩個(gè)方面一、會(huì)議文件的準(zhǔn)備5

秘書李婷的困惑

北京某公司召開董事會(huì)會(huì)議，討論從國(guó)外引進(jìn)化工產(chǎn)品設(shè)備的問題。秘書李婷負(fù)責(zé)為與會(huì)董事準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件資料。因有多家國(guó)外公司競(jìng)標(biāo)，所以材料很多。由于時(shí)間倉促，李婷就為每位董事準(zhǔn)備了一個(gè)文件夾，將所有材料放入文件夾。有兩位董事在會(huì)前回復(fù)說將有事不能參加會(huì)議，于是李婷就未準(zhǔn)備他們的資料，不想，正式開會(huì)時(shí)其中的一位又趕了過來。結(jié)果，會(huì)上有的董事因沒有資料可看而無法發(fā)表意見，有的董事面對(duì)一大摞資料，卻不知如何找到想看的資料，使會(huì)議進(jìn)行很不順利。在會(huì)議文件資料中，有三份是征求意見稿，需要在會(huì)后清退，但因李婷忽略了這個(gè)問題，致使會(huì)后與會(huì)董事在不知情的情況下把文件都帶走。思考：應(yīng)該如何準(zhǔn)備會(huì)議資料呢？要怎樣才能避免這種情況出現(xiàn)呢？會(huì)展前的準(zhǔn)備服務(wù)ppt課件6

1.會(huì)議資料不能僅僅按照參會(huì)人數(shù)印刷，一定要有一定數(shù)量的備份，以防參會(huì)人數(shù)的意外增加或代表因遺失而要求再取一份。2.在會(huì)議資料較多時(shí)，應(yīng)按照會(huì)議議程將資料按次序排放，編好頁碼，以方便參會(huì)人員取閱。3.要注意會(huì)議資料的不同用途，對(duì)于會(huì)后要清退，不能帶走的資料應(yīng)及時(shí)告知與會(huì)者，并在資料上注明。4.文件資料的印刷、擺放和歸類應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并能提供專項(xiàng)服務(wù)。5.要建立良好的管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的調(diào)控，使商