ECOVADIS、RBA實用的《可持續(xù)采購管理程序》嘔心瀝血之作

ECOVADIS、RBA實用的《可持續(xù)采購管理程序》嘔心瀝血之作可持續(xù)采購管理程序文件編號：OP-QA-047版本：00生效日期：2019/09/18共8頁（包括此頁）修訂管制版本：00修訂人：***目錄：F-QA-03-00修訂細則：第一次分發(fā)正式受控副本有綠色管制印章，只可使用正式（管制）副本目的：本程序旨在確保公司采購活動的可持續(xù)性，促進環(huán)保、社會責任和經(jīng)濟效益的平衡發(fā)展。應用/范圍：本程序適用于公司采購活動的所有方面，包括但不限于原材料、設備、服務等采購。參考文件：1.ISO20400:2017《可持續(xù)采購指南》2.中國政府采購法規(guī)及相關標準3.公司采購政策及相關管理制度釋義：1.可持續(xù)采購：在滿足公司采購需求的同時，兼顧環(huán)保、社會責任和經(jīng)濟效益的采購方式。2.環(huán)保：指對環(huán)境的保護和改善，包括但不限于減少污染、節(jié)約資源等。3.社會責任：指公司在采購活動中應承擔的社會責任，包括但不限于保障供應商權(quán)益、防止賄賂等。4.經(jīng)濟效益：指采購活動應達到的經(jīng)濟目標，包括但不限于降低采購成本、提高采購效率等。1.0目的本文旨在制定一套可持續(xù)采購管理程序，以評估供應商和分包商的社會責任實施能力，并督促他們逐步接近或達到符合企業(yè)社會責任(CSR)相關準則的要求。2.0應用/范圍本程序適用于為本公司提供貨物或服務的供應商和分包商。本公司將依據(jù)CSR相關準則和適用法律法規(guī)對供應商和分包商的社會責任實施能力進行評估。3.0參考文件OP-PUR-001《采購控制程序》OP-PER-002-01《童工與未成年工管理程序》4.0釋義4.1供應商：直接向本公司供貨的公司，包括生產(chǎn)商、代理商和經(jīng)銷商。4.2分包商：接受本公司外排訂單，為本公司生產(chǎn)半成品和成品的公司。5.0職責5.1采購部負責向供應商和分包商傳達社會責任標準要求，鼓勵他們采取措施改善社會責任表現(xiàn)。5.2VQE負責對供應商和分包商進行社會責任能力的調(diào)查評估和管理工作。5.3QA部協(xié)助提供CSR相關標準和適用法律法規(guī)。6.0程序6.1總體要求6.1.1采購部應向供應商和分包商傳達和宣傳CSR相關準則的要求，鼓勵他們采取措施改善社會責任表現(xiàn)。6.1.2VQE應建議采購和管理層選擇社會責任表現(xiàn)良好的伙伴作為供應商和分包商，淘汰表現(xiàn)不好的，不斷提高整體的社會責任表現(xiàn)。定進行整改和提交反饋報告。6.4供應商、分包商的持續(xù)監(jiān)管6.4.1VQE應定期對合格供應商、分包商進行監(jiān)管，監(jiān)管的頻次至少每年1次。6.4.2監(jiān)管內(nèi)容包括但不限于：供應商、分包商的生產(chǎn)條件、環(huán)境管理、員工福利、社會責任履行情況等。6.4.3VQE應建立供應商、分包商社會責任檔案，保存其評估結(jié)果及改善措施的記錄和證據(jù)，并定期進行復審。6.5不符合項的整改和反饋6.5.1供應商、分包商在實地評估中被發(fā)現(xiàn)存在不符合CSR相關準則及法律法規(guī)的情況，應按照評估報告規(guī)定的整改期限，對不符合項進行整改。6.5.2整改完成后，供應商、分包商應提交《供應商評估發(fā)現(xiàn)反饋報告》，VQE進行核實并記錄在檔案中。6.5.3如供應商、分包商未在規(guī)定期限內(nèi)完成整改或提交反饋報告，VQE應暫停其業(yè)務往來，并通知采購部門及其他相關部門。直至整改完成并提交反饋報告后，方可恢復業(yè)務往來。6.5.4VQE應定期對已整改的供應商、分包商進行復查，確認其整改措施是否有效，并將復查結(jié)果記錄在檔案中。如復查結(jié)果仍存在不符合項，VQE應要求供應商、分包商重新整改，并按照規(guī)定提交反饋報告。以便采購部與供應商、分包商協(xié)商改進措施。6.4.4審核結(jié)束后，VQE負責整理審核報告，并將報告提交QA部審核，審核通過后歸檔保存。6.4.5如供應商、分包商未通過客戶審核，需提供改進計劃并在規(guī)定時間內(nèi)完成改進，VQE負責跟蹤驗證改進情況，直至通過客戶審核為止。6.5供應商、分包商退出機制6.5.1供應商、分包商如存在以下情況之一，本司有權(quán)終止與其合作關系：（1）未能在規(guī)定時間內(nèi)完成改進；（2）提供虛假信息；（3）存在嚴重違反CSR相關規(guī)范的行為；（4）未能通過客戶審核；（5）因其他原因無法繼續(xù)合作。6.5.2供應商、分包商如主動申請退出合作關系，需提前30天書面通知本司，并完成相關交接工作。6.5.3供應商、分包商退出合作關系后，本司有權(quán)保留其社會責任評估報告及相關證明文件，直至其達到合格供應商要求或合作關系結(jié)束3年后，方可銷毀。6.3.4制造類供應商、分包商社會責任評估根據(jù)其社會責任實施情況分為以下四個等級：6.3.4.1A級：沒有高風險不符項，中風險不超過6項。這類供應商是優(yōu)先合作商，需要在采購合同中加入社會責任相關條款，并提供改進計劃。本司的供應商質(zhì)量工程師（VQE）將在180天內(nèi)跟進改進計劃的實施情況。6.3.4.2B級：高風險不符項不超過1項，中風險不超過12項。這類供應商是良好合作商，需要在采購合同中加入社會責任相關條款，并針對本司VQE在評估中提出的不符項提供改進計劃。本司VQE將在180天內(nèi)跟蹤驗證改進情況，同時本司應了解供應商、分包商與其分供商的關系，防止有嚴重違反CSR相關規(guī)范F-QA-03-00可持續(xù)采購管理程序的情況發(fā)生，促進此類供應商、分包商盡可能達到A級水平。6.3.4.3C級：高風險不符項不超過2項，中風險不超過18項。這類供應商是一般合格合作商，需要針對VQE在評估中提出的不符項提供改進計劃。VQE將在90天內(nèi)跟蹤驗證改進情況，促進此類供應商、分包商盡可能達到B級水平。6.3.4.4D級：高風險不符項不超過3項，中風險不符項不超過24項。這類供應商是不合格合作商。除非該供應商、分包商在針對本司VQE在評估中提出的不符項經(jīng)過改進，并書面向本司提出申請，經(jīng)本司再次現(xiàn)場評估并承擔全部相關費用，達到C級或以上水平，否則不得列入合格供應商名單，不考慮與其合作。已獲得相關認證的供應商將獲得加分，例如勞工方面獲得SA8000、BSCI等認證或認可直接列入A級供應商，可持續(xù)方面獲得FSC認證抵消3個中風險不符項，管理體系類ISO14001、ISO45001等各抵消1個高風險不符項，以鼓勵供應商進行相關認證。6.3.5供應商、分包商如已通過CSR相關認證（如SA8000、IETP、BSCI、SMETA等審核）且能提供有效期內(nèi)之證書或合格審核報告者可免除現(xiàn)場調(diào)查，直接填寫《供應商社會任問卷調(diào)查表》列入合格供應商名單，本司保留其證書或合格審核報告副本。6.4客戶對本司的供應商、分包商進行審核6.4.1當客戶提出對供應商、分包商進行審核的要求時，業(yè)務部門與客戶進行接洽，并提供客戶的審核要求及行程具體事項。6.4.2QA部負責組織VQE人員陪同客戶進行審核。6.4.3審核過程中發(fā)現(xiàn)的不符合項，VQE負責記錄，并將內(nèi)容以書面形式傳遞采購部，以便采購部與供應商、分包商協(xié)商改進措施。6.4.4審核結(jié)束后，VQE負責整理審核報告，并將報告提交QA部審核，審核通過后歸檔保存。6.4.5如供應商、分包商未通過客戶審核，需提供改進計劃并在規(guī)定時間內(nèi)完成改進，VQE負責跟蹤驗證改進情況，直至通過客戶審核為止。6.5供應商、分包商退出機制6.5.1供應商、分包商如存在以下情況之一，本司有權(quán)終止與其合作關系：（1）未能在規(guī)定時間內(nèi)完成改進；（2）提供虛假信息；（3）存在嚴重違反CSR相關規(guī)范的行為；（4）未能通過客戶審核；（5）因其他原因無法繼續(xù)合作。6.5.2供應商、分包商如主動申請退出合作關系，需提前30天書面通知本司，并完成相關交接工作。6.5.3供應商、分包商退出合作關系后，本司有權(quán)保留其社會責任評估報告及相關證明文件，直至其達到合格供應商要求或合作關系結(jié)束3年后，方可銷毀。采購部門負責向供應商和分包商發(fā)出通知，要求他們制定整改計劃，并按照客戶的整改要求和規(guī)定期限進行整改驗證。對供應商和分包商的整改驗證屬于第二方審核。根據(jù)不符合項的嚴重程度，本公司給予不同的整改期限，并按照6.3.4.1~6.3.4.4執(zhí)行。對于客戶審核時發(fā)現(xiàn)的不符合項，其整改期限由客戶確定。本公司絕不會與使用童工、監(jiān)獄勞工、強迫勞工的公司合作。一旦發(fā)現(xiàn)，立即停止與其業(yè)務合作。對于出現(xiàn)童工問題的供應商和分包商，本公司將暫停與其合作，并要求其按照本公司《OP-PER-002-01.童工與未成年工管理程序》的糾正或補救措施進行整改。當約定的整改期限到期時，質(zhì)量保證工程師對供應商和分包商進行整改效果的驗證。當?shù)谝淮悟炞C整改效果仍不符合要求時，本公司可以延長期限并要求供應商和分包商繼續(xù)整改，時間最長為2個月；整改期限再次滿限時按照6.5.4規(guī)定執(zhí)行，當?shù)诙悟炞C整改效果仍不符合要求時，本公司將取消其供應商資格。質(zhì)量保證工程師根據(jù)6.1.4-6.5.3的要求，對供應商和分包商進行社會責任評價，并將所有被驗證為合格的供應商和分包商列入《合格供應商名單》中。本公司不定期或現(xiàn)場對供應商開展企業(yè)社會責任相關知識培訓，以促進供應鏈社