公文處理教學課件

公文處理課件公文處理課件公文處理課件行政機關

公文處理與寫作省政府辦公廳文電處鄭少龍公文格式公文格式應該嚴格執(zhí)行國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012）A4紙：210mm×297mm天頭(上白邊)：37±1mm訂口(左白邊)：28±1mm版心：156mm×225mm（不含頁碼）每頁：22行×28字／行＝616字一行：一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。版頭份號密級和保密期限緊急程度發(fā)文機關標志發(fā)文字號簽發(fā)人主體標題主送機關正文附件說明發(fā)文機關署名（1.2.3.）成文日期印章附注附件版記版記中的分隔線抄送機關印發(fā)機關和印發(fā)日期頁碼信函格式發(fā)文機關標志紅色分隔線份號、密級和保密期限、緊急程度發(fā)文字號標題頁碼版記紀要格式紀要標志紀要編號發(fā)文機關和成文日期分隔線頁碼文件格式與信函格式文件格式屬于公文的通用格式。信函格式、命令格式和紀要格式等特定格式是公文通用格式的補充，作用和效力與通用格式相同。信函格式是一種特定的公文格式，不是一種文種，與“函”有本質區(qū)別，多見于通知、批復、函等文種?！稐l例》與《辦法》對比增加了“頁碼”，去掉了“主題詞”；對行政機關來說，還增加了“發(fā)文機關署名”。密級和保密期限：涉密公文應當標注份號。緊急程度：緊急公文分別標注“特急”“加急”。發(fā)文機關標志：可用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。簽發(fā)人：如有多個簽發(fā)人，一般每行排兩個姓名。正文：首頁必須顯示正文。發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期：阿拉伯數(shù)字標注，年份標全稱，月、日不編虛位。印章：有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。頁碼：公文頁數(shù)順序號。版頭部分常見問題密級和保密期限。隨意定密，保密期限中的數(shù)字用漢字標注。緊急程度。隨意標注緊急程度。發(fā)文機關標志。與署名、印章不一致。發(fā)文字號。年份、六角括號、虛位、標注不規(guī)范。簽發(fā)人。不是主要負責同志或主持工作的負責同志，字體不規(guī)范。主體部分常見問題標題。缺少發(fā)文機關名稱，文不對題，排列不規(guī)范，亂用標點，介詞連用。正文。層次序號混亂，字體不規(guī)范。附件說明。帶有附件卻漏標附件說明，報送、轉發(fā)類不應標附件卻標為附件，“附件”簡為“附”，位置不對，順序號標注不規(guī)范，回行頂格，名稱后加標點符號。發(fā)文機關署名。與發(fā)文機關標志、標題中發(fā)文機關名稱不一致，簡稱不規(guī)范。主體部分常見問題成文日期。上距正文的的行距過大，用漢字標注。印章。歪歪斜斜、位置隨意，印章與發(fā)文機關標志不一致。附注。標注位置不規(guī)范，不用圓括號括起來。附件。順序號、標題與附件說明的表述不一致，標題編排位置不正確，頁碼與正文沒有一起編排。版記欄常見問題抄送機關。抄送上級機關仍然用“抄報”，不是領導直接交辦事項抄送領導個人，請示性公文抄送下級機關。印發(fā)機關和印發(fā)日期。把成文日期當作印發(fā)日期，缺項或印發(fā)日期后不標注“印發(fā)”二字，額外標注打字校對人員姓名、印制份數(shù)等。頁碼。公文首頁不標注頁碼，標注在版心內，頁碼前加“第”字，附件單獨標注頁碼。行文規(guī)則行文總規(guī)則?！稐l例》13條行文基本規(guī)則。《條例》14條向上級機關行文的規(guī)則?！稐l例》15條向下級機關行文的規(guī)則?！稐l例》16條其他行文規(guī)則?！稐l例》17條關于上行文原則上主送一個上級機關……不抄送下級機關。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權。下級機關的請示事項……不得原文轉報上級機關。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報文。關于下行文重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。關于其他行文規(guī)則聯(lián)合行文。黨政機關、黨政機關與其他同級機關(群團機關、事業(yè)單位)必要時可以聯(lián)合行文，一般不與企業(yè)聯(lián)合行文。部門之間行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。議事協(xié)調機構比照部門行文?？梢韵蚱浣M成單位和下級組織議事協(xié)調機構行文，也可以向批準成立的黨委、政府行文。行文規(guī)則的幾個具體問題黨政機關根據(jù)隸屬關系和職權范圍，可以向群團機關、事業(yè)單位、企業(yè)行文；根據(jù)工作需要和聯(lián)合行文條件，可以與群團機關、事業(yè)單位聯(lián)合行文，一般不與企業(yè)聯(lián)合行文；歸口管理的事業(yè)單位和企業(yè)不能直接向黨委、政府行文，由其主管部門再向黨委、政府行文。公文種類及常用公文寫作決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要對照原《辦法》，《條例》增加了“決議、公報”2個文種，“會議紀要”更名為“紀要”。寫作要點決定屬于比較嚴肅、莊重的公文文種。機關層次越高，使用“決定”的頻率越高，單位層次越低，使用的頻率越低。執(zhí)行類決定，針對重要事項作出安排，偏重于統(tǒng)一認識和確定方針，帶有綱領性、法規(guī)性和指導性，應條理分明，層次清楚，根據(jù)需要可采取條款式寫法，語言力求準確，要體現(xiàn)決定的決斷性。重大決定大都經過會議討論通過，因此對有關問題的意義、方針、政策、方法、措施等要寫得詳略得當、中心突出。表彰類決定，要以事實為依據(jù)，說清緣由，提出要求。撤銷類決定，文字簡明扼要，語氣堅定，權威性強。指出撤銷對象的不適當之處，提出撤銷的依據(jù)，作出撤銷的決定。通告的寫作要點通告正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告的對象是社會公眾，其表述應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握和操作。通告通常采用分條目式寫法，對哪些是允許的，哪些是禁止的，態(tài)度鮮明，規(guī)定明確。通告結語一般以“特此通告”以加重語氣。通告正文后應簽署發(fā)布通告的機關和日期。意見的寫作要點作為上行文，主要是向上級機關就有關工作、事項提出建議，上級機關應對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為平行文，就某些工作、事項提出意見，供對方參考。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。行文事項大體包括四個方面：一是為統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識，上級機關對重要問題發(fā)表見解；二是針對突發(fā)事件或帶有傾向性的問題，向下級機關提出見解和處理辦法；三是針對某項工作或者局部性問題提出見解和處理辦法；四是針對下級機關在開展工作中所出現(xiàn)的新情況、新問題提出帶有指導性的意見等。指示類通知適用于上級機關發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行具體事項。行文時情況要吃透，問題要抓準；情況部分要概括明了，解決問題的措施要符合實際，操作性強，便于落實。從內容上看，應該明確指導思想、工作目標、工作要求、工作責任、工作步驟、工作方法、工作措施等。寫作時一要注意分清主次和輕重緩急，做到重點突出。一般來說，機關層次高，要求可原則些，機關層次低，要求應具體些。二要做好上級指示要求與本地區(qū)本單位實際相結合的文章，不求面面俱到，尤忌照抄照搬。三要特別注意政策上的銜接，凡對原有政策的修改應有所交待，原有政策規(guī)定停止執(zhí)行的要明確。知照事務類通知適用于對下級機關就某一具體事項進行布置，告知同級機關及不相隸屬機關應周知或執(zhí)行的某一具體事項。此類通知主要用于通知會議、機構和區(qū)劃調整、成立議事協(xié)調機構、啟用印章、節(jié)假日安排、安全保衛(wèi)、作息時間變更等，其使用范圍十分廣泛，樣式靈活多樣。當告知對象是一個同級或不相隸屬機關時，一般用函；告知對象是多個同級或不相隸屬機關，特別是同時告知下級機關和同級機關時，一般用通知。此類通知一般篇幅較短，關鍵是要考慮周全，交待清楚知照事項，避免丟三落四。印發(fā)、批轉、轉發(fā)類通知。此類通知，主要用于印發(fā)本級機關，批轉下級機關，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文。印發(fā)、批轉、轉發(fā)的對象是通知的主體，不能視為附件。印發(fā)類通知的印發(fā)對象主要有：不能單獨行文生效的工作要點、條例、規(guī)定、實施方案、規(guī)劃、辦法、綱要、宣傳提綱、領導講話、談話要點等。批轉類通知批轉的對象通常是下級機關上報的意見，批轉后下級機關的意見即具有上級機關發(fā)布的效力。下級機關要求上級機關批轉的意見，其內容一般應是超出本機關職能范圍、以本機關名義下發(fā)無法實施的事項。轉發(fā)類通知包括轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關公文兩類?！皩χ泄仓醒?、國務院文件，各地區(qū)各部門要結合實際認真貫徹，不得層層轉發(fā)。”（中辦發(fā)〔2012〕16號文規(guī)定）獎懲性通報主要用于表彰先進，表彰先進集體和個人，表彰先進事跡，評價典型經驗，宣傳先進思想，樹立學習榜樣，改進和推動工作。表彰性通報的正文一般包括三個部分內容：一是概述通報的背景或依據(jù)，需較為具體地把事實寫清楚；二是寫明先進集體或個人的主要事跡，簡要分析原因，并做出表彰、獎勵的決定；三是對各單位提出希望和要求，或者發(fā)出學習的號召等。表彰性通報的宗旨在于表明制發(fā)機關對先進事跡的態(tài)度，通報的內容應有事跡，但事跡部分要簡明扼要，表述要求眉目清晰，觀點鮮明。切忌把表彰性通報寫成事跡報道或報告文學。批評性通報主要用于批評違規(guī)違紀事件，揭露壞人壞事，糾正錯誤，分析總結事故教訓，提出解決辦法或處理意見。一般由四部分組成：一是錯誤事實。應做到準確、簡要，重點突出，要言不繁。二是對錯誤事實的評議。分析、評議，指出錯誤的嚴重性和危害性，使被批評者口服心服。三是處理決定。四是警戒要求。情況性通報主要用于傳達上級重要指示精神、重要會議精神，工作情況和經驗教訓，指出要及和重點和必須關注的問題，或者一個時期帶有傾向性的問題。常見的情況通報主要有工作進展情況通報、落實情況通報、評比檢查結果通報等。情況通報往往有情況、有問題、有分析、有結果、有要求，是激勵先進，督促后進，推動工作開展經常使用的文種。情況性通報一般由兩個部分組成，一是通報情況（包括存在的問題），二是提出要求。匯報工作類報告此類報告用于向上級機關匯報本單位工作開展情況，以使上級機關及時了解工作中的成績、經驗和問題，取得上級機關的支持和指導。匯報工作類報告一般包括以下幾部分內容：

正文開頭部分。應簡要說明工作開展的時間、依據(jù)、內容、成績等，起到開宗明義的作用，然后用“現(xiàn)將有關工作情況報告如下”等慣用語引起下文。工作情況和成績。把工作的基本情況和主要成績或發(fā)生的事情一并報告，可按時間順序即縱式結構寫，也可分幾個方面即橫式結構寫，還可縱橫交錯，兼用兩種結構形式。主要經驗。這是報告的重點，一般采用分條開列的方法，把工作中行之有效的做法、措施加以歸納提高，總結出帶有規(guī)律性的經驗，以對其他單位的工作具有指導意義或參考價值。存在的問題和不足。實事求是地找出工作中存在的問題和不足，以便在今后工作中加以改進或杜絕。文字上不必著墨過多。今后工作的意見和打算。針對存在的問題和不足提出今后工作的意見或打算。一般情況下可以簡單提出，只是工作設想，不必展開敘述。反映情況類報告此類報告用于向上級機關反映本單位的重要情況，如先進人物和先進事跡，群眾意見和思想動態(tài)，意外事故和突發(fā)事件等，以使上級機關及時了解情況，作出決策。反映情況類報告的正文一般應有以下幾個部分內容：匯報發(fā)生的情況并作客觀的分析。應當把情況發(fā)生的時間、地點、情節(jié)、當事人等寫清楚，并分析這些情況發(fā)生的原因、性質和造成的影響等。發(fā)生的情況和對情況的分析可以分段寫，也可以結合起來寫，邊敘邊議。報告處理結果或處理打算。已經做了處理的，應報告處理結果；尚未處理的，應報告處理打算。答復詢問類報告此類報告用于答復上級機關的詢問，以使上級機關了解有關情況。此類報告是根據(jù)上級機關要求作出的。此類報告的正文開始應引述上級機關來文標題、文號、要求等。如果答復的內容較簡單，可以用一段文字一氣呵成；如果答復的內容較多，也可以分條開列，逐條敘述。結尾一般用“特此報告”作結。請示的寫作要點1.請示應堅持一文一事。不可將兩個以上互不相干的問題放在一起，以免因其中一件事不能解決而將整個請示擱置下來。2.請示應只主送一個機關，切忌多頭主送，以免造成誤會而貽誤工作。3.不可越級請示。請示必須逐級報送，若因情況特殊必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。4.不可請示和報告混用。請示和報告是兩個性質不同的文種，必須嚴加區(qū)別，否則，容易造成工作上的貽誤和混亂。5.請示的語氣必須謙恭，不能以決定的口吻說話。在寫請示事項時，只能寫“擬”怎么辦，不能寫“決定”怎么辦。6.請示未獲上級批復前，不得抄送下級機關。7.為了提高解決問題的效果，有的請示可提出兩個或多個解決問題的方案，并表明傾向性意見。8.在所陳述的情況和理由比較復雜的情況下，可以附件作詳細說明，以簡化正文。批復的寫作要點批復要緊扣請示事項作答，不可答非所問，復非所求。批復內容如涉及其他部門，應同有關部門商量、會簽，取得一致意見。對批復的問題，有些要作調查研究，并對照有關政策提出，以保證批復意見的可行性。批復的受文單位一般應是上報請示的下一級機關。不越級行文。批復要求文字精煉，言簡意賅。同意性批復可不復述同意的理由；不同意的批復，應闡述原由，但要簡明扼要。函的寫作要點申請函作用相當于請示，不同之處用于不相隸屬機關；商洽函用于不相隸屬機關之間商洽工作；知照函用于告知不相隸屬機關有關事項；答復函用于對不相隸屬機關的申請函予以答復。平行機關或不相隸屬機關公文往來除極少數(shù)情況下使用通知和意見外，大多使用函。函的形式多樣，不拘一格，一般來說，應一函一事，不宜一函數(shù)事。函的篇幅一般比較短。申請函的結束語一般用“請復函”，而不應用“請批復”；答復函的結束語應用“特此函復”，而不應用“特此批復”。函中常用語還有“函告”等，一般不用“報告”、“匯報”等。函的語言要體現(xiàn)平等坦誠的精神，懇切得體，簡潔樸實，謙和有禮，切不可盛氣凌人。紀要的寫作要點綜合性會議是指有數(shù)個議題的會議，如常務會議、辦公會議等。綜合性會議紀要除在紀要開頭部分概括會議的時間、地點、名稱、主持人、與會人員等基本情況外，要對每個議題議定的事項分別進行概括、歸納和記載。專題會議，一般只有1個議題。專題會議紀要應虛實結合，既要高度概括會議的主要精神，強調意義、重要性，提出一般性要求，更要對會議議定的具體事項作詳細記錄。紀要要正確集中會議的意見，沒有取得一致意見的，一般不寫入紀要，對少數(shù)人意見中的合理部分，也要注意吸收。紀要通常用“會議”作主語，即“會議聽取了”、“會議強調(認為)”、“會議指出”、“會議要求”、“會議確定”等。文種選用上存在的問題使用非法定文種：要點、方案、計劃、安排等文種重疊：請示報告、請示函文種作為標題：函、通知、請示、報告錯用文種：報告當請示，請示當函，通知決定混用錯用字、詞截止，截至修訂（修定）制定（強調結果），制訂（強調過程）其他（挪作他用），其它（規(guī)范的情況下沒有這一用法）精簡（精減）賬，帳標點符號錯誤1．錯用頓號。不同層次之間用頓號，如：省政府秘書長邵國荷、省政府副秘書長、辦公廳主任劉健參加了會議。在一些題序號誤用頓號，如：“第一、第二、第三、其次、”“（一）、（二）、（三）、”相鄰數(shù)字表示概數(shù)之間用頓號，如“七、八個”。2．公文標題中標點符號。公文標題中除了法規(guī)、規(guī)章外，一般不用標點符號。第一層次小標題不用標點符號，第二層次以下均用。3.錯用分號。分號不用在普通單句中，被分號隔開的分句中至少有一組內部有逗號。通常情況下，各種點號表示的停頓由長到短為：句號＝冒號＝嘆號＞冒號（指涵蓋范圍為一句話的冒號）＞分號＞逗號＞頓號?！稑它c符號用法》GB/T15834－2011并列的引號、書名號之間不使用頓號。若有其他成分插在并列的引號、書名號之間，宜用頓號?！叭铡薄霸隆睒嫵伞懊鳌弊?。辦公室里訂有《人民日報》（海外版）、《光明日報》和《時代周刊》等報刊。同一句中，不宜套用冒號。在列舉式或條文式表述中，不得不套用冒號時，應該分行來寫。第十條抽簽按照下列順序進行：第一順序：一年級、二年級、三年級第二順序：四年級、五年級、六年級層次序號問題一般不超過4個層次：一、(一)1.(1)只有兩個層次時，也可用：一、1.常見的序次語是“第一，第二，第三”等，不要將“首先人，其次，再次，最后”和“第一，第二……”混用，例如不宜說“首先……，其次……，第三……”。政策法規(guī)問題比如：排污費“地方留成部分的75%，連續(xù)3年返還給企業(yè)專項用于環(huán)保治污建設”。根據(jù)有關規(guī)定，排污費的使用，需先納入財政預算，列入環(huán)境保護專項資金后，以“撥款補助或貸款貼息方式”使用，而