公司行政工作手冊(cè)

公司行政工作手冊(cè)

率，制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定適用于公司本部及分支機(jī)構(gòu)的辦公區(qū)域管理。二、辦公區(qū)域使用2.1辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、嚼口香糖、亂扔垃圾等行為。2.2辦公區(qū)域內(nèi)禁止攜帶寵物進(jìn)入。2.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止大聲喧嘩，保持安靜。三、辦公區(qū)域保潔3.1公司將定期安排專人進(jìn)行辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作。3.2辦公區(qū)域內(nèi)垃圾桶應(yīng)當(dāng)及時(shí)清理，保持整潔。3.3辦公區(qū)域內(nèi)的飲水機(jī)、衛(wèi)生間等設(shè)施應(yīng)當(dāng)定期清潔并保持良好狀態(tài)。四、辦公區(qū)域安全4.1公司將定期進(jìn)行辦公區(qū)域的安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.2辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持通道暢通，防止堆放物品妨礙安全。4.3辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)當(dāng)配備滅火器等消防設(shè)施，保障安全。第二節(jié)公司印章管理辦法一、總則1.1為規(guī)范公司印章的使用管理，保障公司利益，制定本辦法。1.2本辦法適用于公司所有印章的使用管理。二、印章的種類及使用范圍2.1公司印章包括公章、法定代表人名章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.2印章應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行使用，不得超范圍使用。三、印章的保管和使用3.1公司印章應(yīng)當(dāng)由專人進(jìn)行保管，保證安全。3.2使用印章前應(yīng)當(dāng)核對(duì)印章的真?zhèn)渭笆褂梅秶?.3印章的使用應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審批，并進(jìn)行記錄。四、印章的損壞和丟失4.1印章?lián)p壞或丟失應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)，并進(jìn)行處理。4.2印章丟失后應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。第三節(jié)公司本部員工手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷管理規(guī)定一、總則1.1為規(guī)范公司本部員工手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷管理，提高管理效率，制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定適用于公司本部員工的手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷管理。二、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)2.1員工的手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷應(yīng)當(dāng)符合公司相關(guān)規(guī)定和政策。2.2報(bào)銷金額應(yīng)當(dāng)與實(shí)際消費(fèi)金額相符，不得超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。三、報(bào)銷流程3.1員工應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定流程填寫(xiě)報(bào)銷申請(qǐng)表，附上相關(guān)憑證。3.2相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定流程進(jìn)行審核、審批并進(jìn)行報(bào)銷。四、注意事項(xiàng)4.1員工應(yīng)當(dāng)妥善保管手機(jī)話費(fèi)憑證，以備報(bào)銷時(shí)使用。4.2員工應(yīng)當(dāng)遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得利用手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷進(jìn)行違規(guī)操作。第四節(jié)公司各部門(mén)/項(xiàng)目印制名片管理辦法一、總則1.1為規(guī)范公司各部門(mén)/項(xiàng)目印制名片的管理，提高管理效率，制定本辦法。1.2本辦法適用于公司各部門(mén)/項(xiàng)目印制名片的管理。二、名片的印制2.1名片應(yīng)當(dāng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行印制，不得超出規(guī)定范圍。2.2名片應(yīng)當(dāng)包括姓名、職務(wù)、公司名稱、聯(lián)系方式等信息。三、名片的使用3.1名片應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定范圍進(jìn)行使用，不得超范圍使用。3.2名片應(yīng)當(dāng)保持整潔，避免出現(xiàn)破損、污損等情況。四、名片的保管4.1名片應(yīng)當(dāng)由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行保管，保證安全。4.2名片的使用應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審批，并進(jìn)行記錄。公司辦公區(qū)域管理規(guī)定一、目的為規(guī)范公司辦公區(qū)域的管理，提高公司形象和員工工作素質(zhì)，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本管理規(guī)定適用于公司本部各辦公區(qū)域。各管理處辦公區(qū)域的管理可參照?qǐng)?zhí)行。三、職責(zé)人力資源部行政負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。各部門(mén)設(shè)專人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公區(qū)域的日常監(jiān)督管理工作。四、工作形象4.1著裝要求4.1.1員工需按《員工手冊(cè)》中“員工行為規(guī)范”標(biāo)準(zhǔn)著裝，并在工裝的左胸處佩戴公司司徽。4.1.2工裝需保持干凈、整潔；男員工領(lǐng)帶應(yīng)保持干凈，系戴端正；襯衫應(yīng)經(jīng)常更換，保持平整、潔白、無(wú)污漬。4.1.3皮鞋應(yīng)保持光亮，鞋襪整齊。女員工不得穿前后露腳的涼鞋或魚(yú)嘴鞋。4.2儀容儀表要求4.2.1員工需保持良好的個(gè)人衛(wèi)生。4.2.2男員工需每天修面；女員工需著淡妝，并將頭發(fā)梳理整齊。4.3工作場(chǎng)所的行為規(guī)范4.3.1員工應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時(shí)間：上班時(shí)間為8:30分，下班時(shí)間為17:30分，中午午餐時(shí)間為一個(gè)小時(shí)。午餐時(shí)間可根據(jù)部門(mén)情況安排11:30—12:30，或12:00—13:00，或12:30—13:30。午餐時(shí)間應(yīng)派人輪班留守。4.3.2保持工作環(huán)境的整潔，個(gè)人辦公用品碼放有序。4.3.3個(gè)人辦公用品碼放標(biāo)準(zhǔn)：在工作時(shí)間，辦公桌上需放置電話、電腦、水杯及需要處理的工作文件，并依照公司規(guī)定的位置擺放，盡量不放置與工作無(wú)關(guān)的個(gè)人用品。經(jīng)常保持桌面的整潔有序。4.3.4下班時(shí)要清理好自己的辦公桌及辦公區(qū)域，除電腦、電話和水杯等外，其他一切辦公用品（尤其是文件）需全部入柜，并關(guān)閉電源。4.3.5上班時(shí)間不得做與工作無(wú)關(guān)的事情，嚴(yán)禁扎堆聊天、吃零食、大聲喧嘩等。4.3.6接聽(tīng)電話盡量小聲，避免對(duì)其他人產(chǎn)生干擾。4.3.7辦公室電話鈴聲不應(yīng)超過(guò)三下，如無(wú)人在電話機(jī)旁，其他附近人員應(yīng)盡量幫助接聽(tīng)、轉(zhuǎn)達(dá)。4.3.8團(tuán)結(jié)互助，同事間友好相處，虛心接受他人的意見(jiàn)、批評(píng)，日常行為講究修養(yǎng)。五、安全管理5.1全體員工須具有安全意識(shí)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除工作區(qū)域內(nèi)的安全隱患。5.2公司員工需憑門(mén)禁卡進(jìn)入公司。非本公司人員，需征得公司員工的同意，并在公司員工的陪同下進(jìn)入公司。5.3辦公室嚴(yán)禁存放大額現(xiàn)金、有價(jià)證券及其他貴重物品；各有關(guān)部門(mén)保管的公章等重要物品需由專人進(jìn)行保管，明確工作職責(zé)，責(zé)任到人；財(cái)務(wù)部關(guān)于支票與現(xiàn)金的管理須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定。5.4在辦公室中，嚴(yán)格禁止存放易燃易爆物品。5.5辦公室內(nèi)使用電器時(shí)，必須注意安全，不得私自使用大容量電器，并經(jīng)常檢查線路安全。此外，需要采取控制電源和火種的安全措施。5.6下班離開(kāi)辦公室前，員工必須檢查自己的電腦是否關(guān)閉，并將正在處理的文件（尤其是涉密文件）鎖入文件柜或辦公桌抽屜內(nèi)，嚴(yán)防失竊和泄密。5.7辦公區(qū)域的公共設(shè)施（如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和飲水機(jī)等）必須由專人負(fù)責(zé)關(guān)閉。5.8最后離開(kāi)辦公室的員工需檢查整個(gè)辦公室的窗戶、電燈、電腦、空調(diào)和飲水機(jī)等是否關(guān)閉，同時(shí)拔掉電源，并最后關(guān)閉辦公室大門(mén)。5.9每個(gè)獨(dú)立辦公區(qū)域必須設(shè)立兩名安全員，統(tǒng)一管理本區(qū)域的安全工作，并定期向本辦公區(qū)域人員進(jìn)行安全宣傳，增強(qiáng)安全防范意識(shí)，督促檢查本區(qū)域人員的安全工作。同時(shí)，每月進(jìn)行例行檢查及不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向公司安全領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。5.10落實(shí)辦公室安全責(zé)任制，對(duì)于發(fā)生失盜案件或火災(zāi)事故，必須查明原因并明確責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予責(zé)任人相應(yīng)處理。情節(jié)嚴(yán)重者，交由公安司法機(jī)關(guān)處理。6.1公司本部辦公室大門(mén)鑰匙由人力資源部統(tǒng)一配制并管理，領(lǐng)取者需登記。6.2辦公桌、文件柜等鑰匙由所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)配制和登記。6.3員工在本部與項(xiàng)目之間、項(xiàng)目與項(xiàng)目之間調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，必須將辦公室各類鑰匙直接交給部門(mén)負(fù)責(zé)人，其中辦公室鑰匙由部門(mén)負(fù)責(zé)人交還人力資源部。6.4如有遺失辦公室各類鑰匙，需書(shū)面說(shuō)明遺失原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可補(bǔ)辦。6.5門(mén)禁卡由公司人力資源部負(fù)責(zé)核發(fā)和登記，任何人不得自行配置門(mén)禁卡，未經(jīng)人力資源總監(jiān)批準(zhǔn)。6.6若有公司客人需進(jìn)入辦公大樓，員工需指引客人辦理大廈臨時(shí)出入卡，不得用個(gè)人門(mén)禁卡引領(lǐng)客人進(jìn)入大廈。員工若發(fā)生門(mén)禁卡丟失情況，需在第一時(shí)間向人力資源部報(bào)告，由人力資源部在第一時(shí)間進(jìn)行銷卡工作。若員工遺失門(mén)禁卡未及時(shí)報(bào)告，并造成經(jīng)濟(jì)損失，將追究其責(zé)任。因人力資源部未及時(shí)銷卡而造成經(jīng)濟(jì)損失的，也將追究其責(zé)任。7.1公司提倡建立節(jié)能環(huán)保意識(shí)。7.2必須節(jié)約公司資源，不得浪費(fèi)水、電、紙張及其他辦公資源。7.3離開(kāi)辦公區(qū)域時(shí)，在不影響工作的情況下，必須做到人走燈滅。7.4公司內(nèi)部文件的印發(fā)，可使用循環(huán)紙張，避免使用塑料膠皮分發(fā)文件，并重復(fù)使用。提倡使用可替換筆芯的簽字筆。公司印章是公司管理活動(dòng)中不可或缺的工具，為了保證公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有序、安全，制定了管理辦法。首先，印章的類別包括公司公章、合同專用章、法人名章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、辦公室章、委托項(xiàng)目管理處章。其次，印章管理人的職責(zé)由人力資源部和企劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，包括印章的刻制、保管、使用和銷毀。印章需要放在固定的、可上鎖的柜子或抽屜內(nèi)保存，并且在離開(kāi)辦公室時(shí)必須歸位、鎖好。不得將公司印章攜帶外出，如確需攜帶，則需經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理、企劃財(cái)務(wù)部總監(jiān)或人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn)，并由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)管。若公司印章丟失，應(yīng)立即辦理掛失手續(xù)，并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理。當(dāng)需要更換印章時(shí)，需由印章管理人起草“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可刻制新的印章，銷毀舊的印章。最后，不同的印章有不同的用途，公司公章主要用于向政府部門(mén)報(bào)送文件、與法律文件有關(guān)、向社會(huì)機(jī)構(gòu)提供文件、招標(biāo)、投標(biāo)書(shū)等業(yè)務(wù)文件、以公司名義發(fā)出的各種外發(fā)文件、與員工管理有關(guān)的文件；合同專用章主要用于公司對(duì)外簽定的合同、協(xié)議；辦公室章主要用于與一般行政事務(wù)有關(guān)的文件；財(cái)務(wù)專用章主要用于報(bào)送政府稅務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)報(bào)表、與銀行往來(lái)的支票、憑單、摧款通知單；支票專用章主要用于對(duì)外開(kāi)具的收據(jù)、發(fā)票。：本規(guī)定旨在規(guī)范公司各部門(mén)/項(xiàng)目印制名片的管理，控制費(fèi)用，提高效率。二、名片印制標(biāo)準(zhǔn)1.名片印制標(biāo)準(zhǔn)為每人每月不超過(guò)500元。2.名片印制內(nèi)容應(yīng)符合公司規(guī)定，包括姓名、職務(wù)、公司名稱、地址、電話、傳真、郵箱等。3.名片印制應(yīng)采用公司指定的印刷廠家，統(tǒng)一制作。三、名片印制程序1.申請(qǐng)名片印制，報(bào)名人應(yīng)填寫(xiě)印制申請(qǐng)單并將申請(qǐng)單據(jù)貼好，經(jīng)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，交到財(cái)務(wù)部。2.財(cái)務(wù)部根據(jù)名片印制標(biāo)準(zhǔn)，審查核準(zhǔn)后經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn)給予報(bào)銷。四、名片使用要求1.名片應(yīng)保持整潔，不得涂改、污損。2.員工職位發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)更換名片。3.離職員工應(yīng)收回其名片并予以注銷。五、違紀(jì)處理1.未按本規(guī)定印制名片的，公司將給予直接責(zé)任人及相關(guān)負(fù)責(zé)人紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)處罰或依法追究其法律責(zé)任。2.利用公司名片進(jìn)行違法活動(dòng)或私自印制名片的，將給予紀(jì)律處分和經(jīng)濟(jì)處罰；情節(jié)嚴(yán)重觸犯法律的，移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。為使公司名片管理規(guī)范化，特制定本辦法。適用范圍：本管理辦法適用于公司各部門(mén)和各項(xiàng)目。印制規(guī)定：3.1名片印制范圍：3.1.1公司本部：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、部門(mén)總監(jiān)、首席顧問(wèn)、部門(mén)經(jīng)理級(jí)別以及其他必要人員。3.1.2各項(xiàng)目管理處：項(xiàng)目總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以及其他必要人員。3.2名片印制要求：3.2.1印制標(biāo)準(zhǔn)：3.2.1.1各項(xiàng)目3.2.1.2公司本部3.2.2印制要求：3.2.2.1各部門(mén)/項(xiàng)目必須嚴(yán)格執(zhí)行公司VIS手冊(cè)要求標(biāo)準(zhǔn)印制，包括名片格式、名片材質(zhì)（紙質(zhì)顏色）、名片內(nèi)容、公司LOGO。3.2.2.2公司本部人員按照以上本部名片設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)要求印制。3.2.2.3各項(xiàng)目人員按照以上各項(xiàng)目名片設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)要求印制。3.3名片印制程序：3.3.1印制名片人員須填寫(xiě)《名片印制申請(qǐng)表》（見(jiàn)附表），經(jīng)部門(mén)總經(jīng)理（總監(jiān)）/項(xiàng)目總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，由公司指定的名片印制商印制名片。3.3.2各項(xiàng)目管理處人員名片由項(xiàng)目負(fù)責(zé)制作，公司本部由人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)制作。3.4費(fèi)用計(jì)入：名片印制費(fèi)計(jì)入員工所屬部門(mén)/項(xiàng)目的辦公費(fèi)用。注意事項(xiàng)：4.1因公司業(yè)務(wù)拓展需要，公司本部、各項(xiàng)目職員名片設(shè)計(jì)格式與公司VIS手冊(cè)版本內(nèi)容，增加補(bǔ)充“專業(yè)職稱”內(nèi)容。4.3任何人不得私自印制公司名片，不得隨意改變公司名片的設(shè)計(jì)樣式、排版等。4.4名片的職務(wù)一般應(yīng)與事實(shí)相符，若因工作需要，可以使用比實(shí)際較高的職務(wù)頭銜，但不享受此待遇。4.5制作名片的郵箱地址，必須為公司統(tǒng)一企業(yè)郵箱地址，不得印制私人郵箱地址。4.6名片應(yīng)妥善保管，在使用中恰到好處，不可濫用，防止他人冒用。行政工作流程第三章：第一節(jié)辦公用品采購(gòu)流程：1.對(duì)于部門(mén)日常辦公易耗品的申請(qǐng)，直接由部門(mén)人員填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后交到前臺(tái)人員。2.部門(mén)辦公用品采購(gòu)統(tǒng)一由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)，前臺(tái)人員根據(jù)個(gè)人辦公用品《采購(gòu)申請(qǐng)單》，與供貨商聯(lián)系進(jìn)行采買(mǎi)工作。3.每月定期與供貨商進(jìn)行采購(gòu)費(fèi)用結(jié)款，并進(jìn)行報(bào)銷工作。第二節(jié)公司本部會(huì)議室使用管理：一、目的：為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的管理，規(guī)范各部門(mén)會(huì)議室的使用流程。二、適用范圍：公司本部各部門(mén)