進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊模板

進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例A)進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例A)(第一部分)

□準(zhǔn)備工作營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品,如需準(zhǔn)備(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或報(bào)價(jià)、確認(rèn)樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料,應(yīng)立即準(zhǔn)備齊全,如有問題不能解決,應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。2.營業(yè)助理需準(zhǔn)備客戶所欲購項(xiàng)目的最新報(bào)價(jià),以滿足客戶再訂購的需要。3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店房間,并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不可有誤。4.營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于客戶來京前一日備妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)。5.如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者,營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善,對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期?！蹩蛻舢?dāng)日工作1如需到機(jī)場迎接,營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機(jī)事宜,并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時間。必須提早5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。2如客戶需赴工廠察看,營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),安排行程。3如客戶需要游覽名勝古跡,營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程?！蹩蛻魜砉井?dāng)日1.赴機(jī)場或飯店接客戶前,營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。2.如客戶需要飲料、食品等,營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員準(zhǔn)備。3.如需采購部有關(guān)科長備詢時,營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命?！蹩蛻艚忧I(yè)務(wù)1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù)、最近工廠價(jià)格。如有必要,可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶系以C＆F或CIF條件采購者,應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶前曾購買者,則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣價(jià)。3.與客戶洽談中,對報(bào)價(jià)及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄,必要時畫上該產(chǎn)品草圖。4.如客戶當(dāng)日未能決定采購,須待數(shù)日繼續(xù)洽談時,營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期)。5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品,營業(yè)助理應(yīng)立即囑咐樣品室有關(guān)人員歸還原處。6.客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時答復(fù),也應(yīng)向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。7.與客戶洽談中,對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成?！跽鞳／C或報(bào)價(jià)單1.應(yīng)客戶需要,將洽談中有興趣的產(chǎn)品,營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單,經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限期內(nèi)將O／C單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理核閱后,按O／C所需份數(shù)多加二份。如系C＆F或CIF時,O／C上之材數(shù)不予打出。3.營業(yè)助理,應(yīng)立即核對O／C是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改確實(shí)無誤,然后抽出一份O／C請示經(jīng)理后,開境內(nèi)訂單,連同境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件,O／C或其它一切文件須由營業(yè)助理核對,并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名,日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價(jià)數(shù)量,必須在當(dāng)日內(nèi)完成?！蹰_境內(nèi)訂單時營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存之O／C,并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單,并在存檔O／C及資料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上注明承制工廠、廠價(jià)、境內(nèi)訂單號碼及日期。1.訂單上嘜頭可采用下列方式:(1)刻章。

(2)打字。

(3)由營業(yè)助理書寫清楚。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時,即發(fā)出"訂單更改通知",并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠,則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明"本訂單系原訂單××號重開,原訂單作廢",并于存檔O／C聯(lián)及資料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價(jià)格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開,并立即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開別家工廠時,須用特別編號,舉例如下:KR－1021(此為改開訂單號碼)

K－1021(此為原訂單號碼)5.需熏蒸的貨,外箱上一定要打洞,應(yīng)于訂單上特別注明,告知工廠。6.如系紡織品的訂單,亦應(yīng)于訂單上注明需辦qｕｏｔａ才可出口。7.印刷品清款時,務(wù)必附上樣品才可付款。8.訂單一個ITEM在US＄5000以上,營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準(zhǔn)才寄出,但如未經(jīng)科長簽字的訂單,采購科長應(yīng)協(xié)助出貨,而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé),但裝押助理協(xié)助催貨。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例A)(第二部分)

須經(jīng)確認(rèn)的樣品、印刷品

1.如境內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)境外客戶確認(rèn)經(jīng)過后,立即以公司印妥之表格,寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員,留底一份交裝押簽收,并在原境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存,如有電話通知工廠,應(yīng)補(bǔ)寄正式通知以便安排出貨。2.客戶正式確認(rèn)經(jīng)過的樣品,應(yīng)通知有關(guān)外務(wù)員或科長,明確規(guī)格以便驗(yàn)貨?！躜?yàn)貨1.如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌,或因地區(qū)偏遠(yuǎn)無法前往承制廠商驗(yàn)貨或因承制廠商質(zhì)量差,外務(wù)人員不能決定可出貨時,外務(wù)人員來電或來函通知營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。2.營業(yè)助理因解決重要問題須前往工廠時,應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報(bào)告表,向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費(fèi)。3.所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管理中心直接寄交外務(wù)員,以便協(xié)助催貨,如助理需到倉庫驗(yàn)貨,自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)?！跎暾埦惩?內(nèi))傭金賠償1.營業(yè)助理填妥申請書,送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長,如賠償須扣工廠者于其表上注明并另填寫扣款單一份交會計(jì),一份交稽核,一份交采購科長,一份留底,以便工廠清款時扣除,如系親交來京的客戶,須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交會計(jì)制單(申請書為四聯(lián),其中一份留底)。2.支付境外傭金時必須:(1)與境外公司訂有傭金可在任何地點(diǎn)支付的契約影印本交會計(jì)。

(2)每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)來京支領(lǐng)。3.押匯科長收到境外匯款支出申請單,送交有關(guān)會計(jì)簽收一份,另一份交稽核?！鯇悠诽幚?.出貨樣品:營業(yè)助理必須取得,并切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。

2.收到工廠新樣品,呈閱主管經(jīng)理后,應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價(jià)格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。

3.承辦助理收到新樣品,應(yīng)從速送采購部,如獲訂單,可得獎金。

4.有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。

5.如需向資料中心借出樣品時,應(yīng)填寫"樣品外借申請單"連同彩色照片呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可借出。

6.如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出貨SAMPLE上注明"不可陳列"字樣,先交管理中心銷案后,再由管理中心送交承辦助理保管?！踝N境內(nèi)訂單1.營業(yè)助理向裝押助理簽收"營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"須詳細(xì)核對單價(jià)、數(shù)量及扣款事項(xiàng)并作付款記錄后交管理中心核對,無誤后簽名呈閱經(jīng)理,并將原境內(nèi)訂單留底上予以注銷。

2.凡有退關(guān)稅或退貨稅的工廠在未結(jié)關(guān)前清款一律保留50％(包括送倉庫貨)。如工廠急需貨款,也應(yīng)先開來保證票?！踅拥絆／C與境內(nèi)訂單裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的O／C與境內(nèi)訂單時,應(yīng)核對O／C與境內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符,如發(fā)生錯誤或有疑問時,應(yīng)立即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理?！鹾炇誏／C影本1.押匯科長收到L／C后,即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收,再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔之O／C上登記L／C號碼,S／D、V／D以及金額后,交裝押助理。(Vａｌｉｄｉｔｙｏｆｄｅｌｉｖｅｒｙ)2.L／C可能發(fā)生的問題如下:(1)收到L／C時須先核對總金額、數(shù)量、單價(jià)是否正確。

(2)收到L／C當(dāng)天時,如距有效日少于30天,即須向主管經(jīng)理提出。

(3)一般L／C是可分批,如不可分批,須向主管經(jīng)理提出。

(4)如本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口,需看L／C是否能夠轉(zhuǎn)船,如不能夠

需請示主管經(jīng)理,必須特別注意出口港不能指定為天津。

(5)核對受益人全名、地址有無錯誤。

(6)核對交易條件系為FOB、CIF、C＆F是否相符。

(7)L／C內(nèi)容有無錯別字。

(8)有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。

(9)如同一客戶有數(shù)張L／C時須看有無規(guī)定可予合并。

(10)如L／C直接由境外客戶寄來,而未經(jīng)銀行登記,須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。

(11)如遠(yuǎn)期付款之L／C應(yīng)查看利息,是否由買方負(fù)擔(dān),如否應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。

(12)如有怪異字眼或條款有違常理者,應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。

進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例A)(第三部分)

裝船通知單1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè),由裝押助理按外勤人員的報(bào)告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。送貨柜場者:共四聯(lián)第一聯(lián):寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。第二、三聯(lián):(1)寄有關(guān)外務(wù)員,在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、

凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理,再交裝押助理協(xié)

調(diào)安排出貨。(2)如每一ITEM超過美金5千元者,第二聯(lián)交有關(guān)科長,第三聯(lián)仍寄

交交外務(wù)員。第四聯(lián):裝押助理存查。貨送倉庫者:填"送倉裝船通知單",共二聯(lián)第一聯(lián):寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后,再送收發(fā)。

第二聯(lián):裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨,得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關(guān)科長協(xié)助處理。2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到L／C后才通知生產(chǎn)者,收到L／C當(dāng)日即發(fā)出裝船

通知單上注明"L／C已收到"船期一般以S／D期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)(ｓｃｈｅｄｕｌｅｄｅｌｉｖｅｒｙ)3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實(shí)經(jīng)過才生產(chǎn)者,當(dāng)收到客戶確認(rèn)或回電時,由營業(yè)助理填寫確認(rèn)函交工廠,并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收,并在境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后,再交回營業(yè)助理,以便安排船期。4.如出口美、日地區(qū),應(yīng)將經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥,可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回,以便向"經(jīng)濟(jì)部"商品檢驗(yàn)局申請產(chǎn)地證明書。5.需確實(shí)注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進(jìn)口零件,協(xié)調(diào)報(bào)關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)?！醮哓?.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨,應(yīng)立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。2.退稅資料寄回本公司時,應(yīng)先告知工廠填寫承辦人姓名,否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨,退稅資料往往誤傳,而發(fā)生工廠不能退稅的麻煩?！跏盏絺}庫送來的進(jìn)貨單1.裝押助理收到進(jìn)貨單應(yīng)立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合,如需更正即刻通知倉儲科長處理。2.收到進(jìn)貨單后,需通知助理前往倉庫驗(yàn)貨,并制訂"營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"。3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的,應(yīng)扣運(yùn)費(fèi)?！鹾炗哠／O1.依據(jù)出貨明細(xì)表及境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)所示大約材數(shù)計(jì)算體積重量。

2.向擬裝運(yùn)之船公司或報(bào)關(guān)行查詢是否確實(shí)簽到S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇｏｒｄｅｒ)。

3.船期如有提前或延后,應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。

4.打S／O時須查核是否每張均打,如有漏打,應(yīng)立即補(bǔ)上,以免報(bào)關(guān)行在船公司重打,浪費(fèi)時間。

5.簽S／O的時間應(yīng)提早一星期或兩星期,或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。

6.如裝整臺貨柜時,貨物實(shí)際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量,如超過時應(yīng)立即請示主管經(jīng)理處理。

□結(jié)關(guān)前1.如由倉庫裝貨柜出貨者,應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉儲科科長,以便送貨(貨未到尚未驗(yàn)貨,應(yīng)在明細(xì)表上注明)。

2.如由倉庫出卡車者,須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長,以便及時通知卡車,貨未到或尚未驗(yàn)貨必須在明細(xì)表上注明。

3.須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點(diǎn),等確定時應(yīng)立即通知報(bào)關(guān)行。

4.于船期結(jié)關(guān)前一日,確定出貨明細(xì)表之正確項(xiàng)目、數(shù)量,如所出之貨有配件印刷工廠的,須在出貨明細(xì)表上注明。

5.打PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ六份,并于其中三份抬頭改成Iｎｖｏｉｃｅ并于其上注明每家工廠正確全名,統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼,交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián),第二聯(lián)(財(cái)務(wù))連同PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ三份和Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押匯科長蓋章后,連同退稅資料交報(bào)關(guān)行,一份交會計(jì)科長,其中另一份Iｎｖｏｉｃｅ自行留底。

6.出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計(jì)入帳日期,應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天,如有延誤應(yīng)寫原因。

7.送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確定出貨時間,卡車號碼及到達(dá)時間,等確定時立即通知報(bào)關(guān)行。

8.結(jié)關(guān)當(dāng)天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者,須立即修改資料,勿將該貨報(bào)關(guān)。

9.貨如未依時間送達(dá),所發(fā)生海關(guān)費(fèi)用及規(guī)費(fèi)應(yīng)有記錄,并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時填上應(yīng)扣數(shù)目,注意清款時扣除。

10.裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)之貨,須算所有貨確實(shí)到達(dá)并報(bào)關(guān)完畢,才可下班。

11.裝押助理必須待進(jìn)貨柜場的貨確實(shí)已送達(dá)無誤才可制"營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"。

12.工廠的出貨發(fā)票一定要開送貨當(dāng)天之日期、配件如分批出貨,亦需于每一次出貨(送貨)即開當(dāng)天的發(fā)票,不可延遲于送貨后的日期。

13.工廠如在貨未結(jié)關(guān)前,即已送達(dá)貨柜場,而有需退貨物稅或關(guān)稅者,清款時一律暫時保留50％,并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點(diǎn)。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例A)(第四部分)

結(jié)關(guān)后1.裝押助理須查詢報(bào)關(guān)行及船公司,貨是否確實(shí)出口無誤,如確實(shí)無誤,將出口明細(xì)表一份交承辦會計(jì),另一份送管理中心,并將營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單交營業(yè)助理。2.催CBC必須確實(shí)于結(jié)關(guān)次日取得,除非以錯單出口者,須隨時催報(bào)關(guān)行,最遲須于一星期內(nèi)取得,否則須向主管經(jīng)理報(bào)備。3.于CBC到達(dá)后,如要辦理經(jīng)濟(jì)部產(chǎn)地證明書,須附上Iｎｖｏｉｃｅ一份,工廠已蓋好章的原料來料加工切結(jié)書一份,及CBC副本一份送交報(bào)關(guān)行,以便辦理產(chǎn)地證明。4.在拿B／L前須將S／O留底正確無誤一份交報(bào)關(guān)行,以便到船公司拿B／L時核對。5.在收到B／L時馬上核對材數(shù)與運(yùn)費(fèi)和內(nèi)容有無錯誤,是否符合。(Bｉllｏｆｌａｎｄｉｎｇ)6.B／L如須預(yù)付運(yùn)費(fèi),應(yīng)會同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費(fèi)支付核準(zhǔn)單交有關(guān)會計(jì),如經(jīng)理不在,為爭取時間,可憑裝押助理簽名,即送會計(jì)付款,事后由會計(jì)送各經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補(bǔ)簽。7.將押匯文件備妥,待文件齊全后,將全套押匯文件另加出貨明細(xì)表Iｎｖｏｉｃｅ,B／L各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長,將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯,出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核,時間由結(jié)關(guān)日起不得超過七天,如有延誤需寫原因,并須扣各經(jīng)理薪金,并處罰裝押助理。8.押準(zhǔn)文件存檔聯(lián)及寄交客戶聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后分別寄出并在存檔聯(lián)上注明"歸檔",交收發(fā)中心。9.押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條,出貨明細(xì)表,Iｎｖｏｉｃｅ及B／L各一份送交有關(guān)會計(jì)?！醮騉OL視客戶或經(jīng)理需要,裝押助理應(yīng)按所辦客戶,會同營業(yè)助理打OOL三份,一份由裝押助理留存,兩份轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份,另一份呈閱主管經(jīng)理?！跏盏絺}庫存貨周報(bào)表倉儲科須于每周一上午十一時半前將倉庫存貨周報(bào)表送交行政助理,行政助理于午前送交裝押助理,裝押助理收到后須填妥L／C期限欄及裝船日期欄,并核對數(shù)量、嘜頭、廠商無誤后交營業(yè)助理核對,于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理,如倉庫存貨周報(bào)表上有錯誤時須馬上去電話與倉儲科長聯(lián)系查明?！跎暾圠ｏｃａｌL／C1.向押匯科長取表填妥,即送主管經(jīng)理,總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)交匯科長申請,在開發(fā)本地信用狀申請書上須注明開給哪家工廠,手續(xù)費(fèi)是否從工廠扣除。

2.押匯時LｏｃａｌL／C影本一份需送交科長?！踟浲耆銮鍟r

1.境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)待貨完全出清不再使用時,自行銷毀。

2.L／C影本待貨完全出清不再使用時,應(yīng)立即交匯科長,定期焚毀?！鹾撕瀳?bào)關(guān)費(fèi)1.核對嘜頭、件數(shù)是否無誤,并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報(bào)關(guān)費(fèi)欄登記該批報(bào)關(guān)費(fèi),以免報(bào)關(guān)行重復(fù)清款。

2.報(bào)關(guān)費(fèi)如超出規(guī)定費(fèi)用時,應(yīng)簽請經(jīng)理核準(zhǔn)。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例B)

□組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。圖18.2.1組織系統(tǒng)圖□業(yè)務(wù)流程

1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。

2.客戶開發(fā)。

3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電報(bào)處理)。

4.報(bào)價(jià)。

5.訂單確認(rèn)。

6.開立境內(nèi)訂單。

7.生產(chǎn)督促及L／C催開。

8.出貨。

9.押匯(出貨通知)。

10.付款?！鯓I(yè)務(wù)處理細(xì)則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后,應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2),寫明以下資料:①臨時編號。

②品名、規(guī)格、包裝。

③制造廠商名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。

④開發(fā)成本。

⑤預(yù)估生產(chǎn)成本。

⑥制造商報(bào)價(jià)。

⑦可能銷售對象及地區(qū)。

⑧預(yù)估售價(jià)。

⑨預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報(bào)時,就前項(xiàng)新產(chǎn)品提出討論,經(jīng)逐項(xiàng)評估,按開發(fā)價(jià)值分為A、B、C三類,A類為極具開發(fā)價(jià)值,B類為有開發(fā)價(jià)值,C類為無開發(fā)價(jià)值。(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品,賦予正式產(chǎn)品編號,列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔,樣品存放樣品室,并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品,產(chǎn)品卡列入次品檔,樣品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品,選擇過時產(chǎn)品,于每月第一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時,提出檢查,經(jīng)評定已無開發(fā)價(jià)值者,產(chǎn)品卡列入次品檔,樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字,分別代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產(chǎn)品,臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品,則于第七位數(shù),按英文字母順序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔,其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相同。(6)①產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字,第一位數(shù)代表……,第二位數(shù)代表……,第三、四、五、六位數(shù)代表序號,第七位數(shù)填A(yù)、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。②第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表〃2〃〃7〃

〃3〃〃8〃

〃4〃〃9〃

〃5〃③第二位數(shù)填1代表

〃2〃

〃3〃

〃4〃

〃5〃

〃6〃

〃7〃

〃8〃

〃9〃2客戶開發(fā):(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時,提報(bào)下個月的客戶開發(fā)計(jì)劃,計(jì)劃內(nèi)容包括:①制作公司簡介,產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。

②產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。

③介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。

④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。

⑤其它。(2)客戶開發(fā)應(yīng)選擇A類產(chǎn)品,并配合季節(jié)性需求。(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)計(jì)劃,應(yīng)由業(yè)務(wù)科列入下個月的營業(yè)計(jì)劃(附表18.2.3),并按職責(zé)列入個人工作計(jì)劃(附表18.2.4)。3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電話處理)(1)業(yè)務(wù)科收到客戶詢價(jià)的電報(bào)及信件,應(yīng)即加蓋收文戳記,填上收文日期,并依來電或來信內(nèi)容,于文件空欄填具處理意見后,將來文大意及處理情況,登記于收文簿(附件4),將原文呈經(jīng)理核閱后,依經(jīng)理批示內(nèi)容,回函或回電,并將回函或回電大意填入收文簿?；睾蚧仉姼北敬婵蛻魴n(附表18.2.6)。(2)處理中的電報(bào)或信件,存于待辦卷,隨時查閱催辦,已經(jīng)處理的電報(bào)或信件,依客戶別歸入客戶檔。來文無適當(dāng)空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7),粘附處理。(3)客戶電報(bào)限當(dāng)日回電,客戶信件,除按經(jīng)理指示期限外,限三日內(nèi)回函。(4)接到客戶電話,應(yīng)將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8),呈經(jīng)理批閱,并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián),處理程序同電報(bào)、信件。處理完成后,第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔,第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。4.報(bào)價(jià):(1)業(yè)務(wù)科接到客戶詢價(jià)之電報(bào)或信件,應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后,挑選產(chǎn)品ITEM,呈經(jīng)理核可后,打報(bào)價(jià)單(附表18.2.9),必要時修剪樣品照片,貼于報(bào)價(jià)單上。(2)報(bào)價(jià)單一式兩聯(lián),第一聯(lián)寄客戶,第二聯(lián)存客戶檔。5.訂單確認(rèn):(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單,即依訂單內(nèi)容,填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員,讓廠商確認(rèn)買價(jià)及交貨期后,打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11),S／C一式五聯(lián),第一、二、三聯(lián)寄客戶,第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷,第五聯(lián)存客戶檔,并將訂購品名、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。6.開立境內(nèi)訂單:(1)業(yè)務(wù)科依據(jù)S／C及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。

(2)訂貨單一式四聯(lián),第一聯(lián)交售方存查,第二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷,第三聯(lián)交專專業(yè)

人員,據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度