會議管理與組織

《會議管理與組織》2023/5/2712大至一個國家，小至一個企業(yè)，都在會議里決定其基本走向……花在開會上的時間越來越多……開會的頻率越來越高……每天都在開會……

在浪費(fèi)時間的事情列表上會議居于首位。3會議失敗會議目標(biāo)不清晰參會對象選擇錯誤主持人技能欠缺會前準(zhǔn)備不足會議環(huán)境影響（時間、場地）4分享內(nèi)容ADBCE會議禮儀會議通則會議準(zhǔn)備會務(wù)沖突會議主持5會議通則第一章6會議功能信息分享解決問題培訓(xùn)教育7會議的時間管理不要遲到不要隨意變更會議時間嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時8會議失效的原因？目的不明確責(zé)任不明確事后無跟蹤9會議準(zhǔn)備第二章10是否一定要開會可以直接決策已經(jīng)有例會決策者無法出席有更好的方法11必須要開會復(fù)雜信息傳遞多人集思廣益，參與決策聽取匯報分派任務(wù)12確定會議目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)什么而不是要做什么13安排誰來參加會議？有貢獻(xiàn)有影響有提升14確定會議議程書面化會議主題明確議程與主題對應(yīng)參與人員與主題相關(guān)（4-8人）會議時間長度（不超過2小時）指定記錄人15會議議程示例《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推行《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點(diǎn)：五樓大會議室與會人員：作業(yè)組各組組長，運(yùn)營組、質(zhì)控組全體同事。主持人：區(qū)經(jīng)理記錄員：行政助理1、15：00-15：15

《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》介紹，主講人區(qū)經(jīng)理2、15：15-15：45

推行方案和時間表，推行過程中可能遇見的問題，與會者討論。3、15：45－16：00區(qū)經(jīng)理做會議總結(jié)，任務(wù)分配，并確定檢查方法會議資料：《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》16小組活動

日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較為落后，希望人力資源部能夠拿出一份行動方案，加快公司的人力資源體系建設(shè)步伐。

請根據(jù)以上工作任務(wù)，安排一次會議，并擬定會議議程。

時間：五分鐘17會議議程示例人力資源體系建設(shè)會議議程會議議題：研討公司人力資源體系建設(shè)方案會議時間：3月21日（下周一）14：00-16：00會議地點(diǎn)：三樓大會議室與會人員：人力資源部員工、各單位人力資源機(jī)構(gòu)人事負(fù)責(zé)人。主持人：人事科科長記錄員：人事專員1、14：00-14：15

會議背景介紹，目標(biāo)提出，主講人：人事科科長2、14：15-15：10

討論公司人力資源體系現(xiàn)存問題及改進(jìn)方向。3、15：15－15：45各模塊討論提出行動計劃4、15：45-16：00人力資源部部長總結(jié)講話，明確任務(wù)分配，并提出下次會議期望。18確定會議安排時間地點(diǎn)座位午餐前或下班后領(lǐng)導(dǎo)辦公室圓桌團(tuán)團(tuán)座影院排排座長桌對岸座19發(fā)布會議通知通知方式通知時間必要的背景資料/事先完成的工作書面用語20會務(wù)準(zhǔn)備21會議主持第三章22會議常見角色十八大23會議常見角色主持人參與者決策者24主持人的職責(zé)營造和諧氣氛嚴(yán)格按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律25主持人“三要”思路清晰敏銳善于言辭表達(dá)幽默感26主持人“四不”不要獨(dú)占發(fā)言不做火爆辣椒不要加入沖突不要放棄控制27主持人“五保持”保持和諧保持包容保持客觀保持肯定保持議程28會議開場“四部曲”介紹會議背景介紹會議議程介紹與會人員提出會議期望29會議開場舉例近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響，使得本季的營收目標(biāo)達(dá)成率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題，第一就是如何刺激原市場的買氣，第二討論新市場的擴(kuò)展計劃。

首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況，再由各位一起討論，然后各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案，最后由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。本次會議的進(jìn)行時間預(yù)估為1.5小時，會議過程中請大家將手機(jī)置于無聲狀態(tài)，希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩，能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃，大家加油!30小組活動

日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較為落后，希望人力資源部能夠拿出一份行動方案，加快公司的人力資源體系建設(shè)步伐。

目前，該會議即將召開，請擬定一份會議開場白。

時間：五分鐘31如何達(dá)成會議決議權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策32如何結(jié)束會議按時結(jié)束重申會議決議確認(rèn)與會者的任務(wù)/目標(biāo)/期限指定專人跟進(jìn)33會后工作編制會議紀(jì)要，并發(fā)送與會者跟進(jìn)執(zhí)行的過程是否需要系列會議34會議沖突35常見的會議沖突短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨會議沖突36會議沖突的對策人身攻擊☆對雙方進(jìn)行安撫☆重申議事規(guī)則☆重提主體進(jìn)行討論離題☆給予肯定再切斷話題☆將離題的議題留置最后再做討論☆請他做歸納或替他做歸納☆事先請將規(guī)則講清楚☆發(fā)言限定時間37會議沖突的對策☆暫停該項(xiàng)議題，容后再議☆參與第三者的意見☆進(jìn)行不記名投票☆同情其不滿的情緒☆歸納其不滿的原因☆尋求解決的方法爭議抱怨38會議沖突的對策☆接過話題，請他人發(fā)表意見?！罘钦Z言式阻止☆選擇重要的議題進(jìn)行討論?！钕拗瓢l(fā)言人數(shù)(可事先登記)☆限制發(fā)言時間☆征求與會人意見，是否挪到下次會議獨(dú)占發(fā)言時間不足39會議沖突的對策☆請他提出更好的對策?！钜龑?dǎo)他思考是否有考慮周全☆不斷施壓☆設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果?！钪鲃映鰮?適時發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會,且予以正向的肯定與鼓勵。不發(fā)言為反對而反對40會議禮儀第四章41會議座次42介紹禮儀

位卑者尊者

年輕年長

同事客人

職位低職位高

男性女性

非官方人士官方人士

本國同事外籍同事介紹他人：職位+姓名+先生/女士介紹自己：姓