醫(yī)院物資管理規(guī)定

PAGEPAGE4醫(yī)院材料物資管理規(guī)定為規(guī)范醫(yī)院的庫(kù)存管理、保證庫(kù)存物資不流失不浪費(fèi)，減少積壓，控制成本，提高周轉(zhuǎn)及材料物資的利用率。根據(jù)《醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度》規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)情，特制訂本規(guī)定。一、材料物資定義1、材料物資分類：（1）醫(yī)用材料物資：一次性衛(wèi)生材料、試劑用品、醫(yī)用低值易耗品、固定資產(chǎn)、特殊醫(yī)用材料（高值材料）、美容材料。（2）后勤材料物資：辦公用品、生活用品、食品飲料、辦公用低值易耗品、維修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、贈(zèng)送用品、廣告用品、書籍、固定資產(chǎn)、回收品。2、名稱解釋：（1）醫(yī)用材料物資，指醫(yī)療用直接或間接用于病人材料物資，包括一次性衛(wèi)生材料、試劑用品、醫(yī)用低值易耗品、固定資產(chǎn)、特殊醫(yī)用材料（高值材料）、美容材料。一次性衛(wèi)生材料：指一次使用并要按規(guī)定進(jìn)行銷毀的材料，一般都有嚴(yán)格的消毒與使用規(guī)定。試劑用品：指用于檢驗(yàn)的各類實(shí)際，以及圍繞檢驗(yàn)，用來(lái)承載各類生物標(biāo)本的一次消耗的材料。如各類化驗(yàn)試劑、各類采血管、采血針等。醫(yī)用低值易耗品：指醫(yī)療用的各類價(jià)格較低，但能反復(fù)使用，損壞后實(shí)物形態(tài)基本不發(fā)生改變的物品。包括各類手術(shù)刀、剪等器械，各類器皿、工具等。固定資產(chǎn)：指臨床、護(hù)理及醫(yī)技等輔助部門使用的，價(jià)值在500元以上，使用期限在一年以上的設(shè)備、設(shè)施等。特殊醫(yī)用材料：指植入人體的，價(jià)值很高的各類材料，包括假牙、假體、鋼板等。美容材料：指專門為美容整形所用的材料，包括化妝品、矯正用的材料等。（2）后勤材料物資：有別于醫(yī)用材料的物資，指直接由員工使用的辦公、生活用品，圍繞行政后勤使用的各類其他物資，包括食品飲料、辦公用低值易耗品、維修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、贈(zèng)送用品、廣告用品、書籍、固定資產(chǎn)。3、編碼規(guī)則：（1）醫(yī)院材料物資一次性衛(wèi)生材料021醫(yī)用低值易耗品022醫(yī)用固定資產(chǎn)026化驗(yàn)試劑及用品016醫(yī)用美容材料034母嬰用品017（2）后勤材料物資辦公用品012辦公用低值易耗品011布料用品013后勤用固定資產(chǎn)014廣告用品015生活用品018食品飲料019維修材料020贈(zèng)送用品027裝修材料028五金材料029書籍類030食堂用品031回收品032二、庫(kù)房的分類與管理。（一）、庫(kù)房的分類：一級(jí)庫(kù)房——醫(yī)用物資庫(kù)、后勤物資庫(kù)、藥庫(kù)；二級(jí)庫(kù)房——藥房、供應(yīng)室；三級(jí)庫(kù)房，各科室小藥房。1、后勤材料物資庫(kù)，分別為辦公用品庫(kù)、生活用品庫(kù)、食堂飲料庫(kù)、印刷品庫(kù)，布料用品庫(kù)、五金維修品庫(kù)、贈(zèng)送用品庫(kù)、食堂用品庫(kù)、回收庫(kù)。后勤物資庫(kù)不再設(shè)二級(jí)庫(kù)房。2、醫(yī)用物資庫(kù)，分別為衛(wèi)生材料、試劑庫(kù)。衛(wèi)生材料的三級(jí)庫(kù)房為科室小庫(kù)房，由本科室護(hù)士長(zhǎng)管理。醫(yī)院暫不設(shè)二級(jí)庫(kù)。3、藥庫(kù)，歸藥劑科管理，業(yè)務(wù)與藥房合并。藥品的二級(jí)庫(kù)房為門診藥房和住院藥房，藥品的發(fā)放全部由二級(jí)庫(kù)房發(fā)放，確保藥品的使用安全。（二）、倉(cāng)庫(kù)的管理。1、驗(yàn)收入庫(kù)管理（1）、所有物資均應(yīng)當(dāng)天驗(yàn)收入庫(kù)，不得拖延。驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，須由采購(gòu)部門和庫(kù)房管理人員同時(shí)驗(yàn)收，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)物資的質(zhì)量、規(guī)格和型號(hào)等質(zhì)量指標(biāo)，庫(kù)房管理人員應(yīng)檢查物資是否“三證”齊全，清單、發(fā)票、數(shù)量是否正確，品種、數(shù)量以實(shí)物為主。所有貨物必須到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，遵循先驗(yàn)收后入庫(kù)的原則，驗(yàn)收后雙方在送貨清單上簽字確認(rèn)。（2）、驗(yàn)收后填制包括供應(yīng)商名稱（全稱）、收貨日期、貨物名稱（商品名）、數(shù)量和質(zhì)量等內(nèi)容的“入庫(kù)單”，由采購(gòu)部門驗(yàn)收人和庫(kù)房管理人員共同在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)，最后由會(huì)計(jì)審簽。入庫(kù)單后附送貨清單、發(fā)票或收據(jù)。“白色聯(lián)”做倉(cāng)庫(kù)存根聯(lián)，留存?zhèn)洳?；“黃色聯(lián)”及發(fā)票、收據(jù)交采購(gòu)部作為申請(qǐng)付款、報(bào)銷的依據(jù)。“紅色聯(lián)”及送貨清單月末隨報(bào)表一并交財(cái)務(wù)部。與采購(gòu)交接單據(jù)時(shí)應(yīng)做好登記，雙方簽字確認(rèn)，以免丟失。（3）、入庫(kù)時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)供應(yīng)商名、商品的名稱、商品名、規(guī)格、價(jià)格是否與采購(gòu)單、送貨清單是否一致，并比對(duì)上次進(jìn)貨價(jià)格。價(jià)格明顯過(guò)高的要及時(shí)與采購(gòu)部溝通，查明原因后方可入庫(kù)。（4）、對(duì)無(wú)清單，或清單內(nèi)容不健全的（如沒(méi)有規(guī)格、商品名、有效期等），應(yīng)將貨物退還采購(gòu)部，由采購(gòu)補(bǔ)充清單后再入庫(kù)（4）、倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)仔細(xì)檢查“物資領(lǐng)用單”中申請(qǐng)領(lǐng)用物資部門的負(fù)責(zé)人和職能部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方能發(fā)放各類物資。物資發(fā)放后，應(yīng)要求領(lǐng)用人簽名。(5)、嚴(yán)格遵循先進(jìn)選出的原則。（6）、月末倉(cāng)儲(chǔ)部門通過(guò)倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)生成當(dāng)月出庫(kù)報(bào)表，當(dāng)月實(shí)際“物資出庫(kù)單”或“物資領(lǐng)用單”總金額應(yīng)與報(bào)表相符，由倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交財(cái)務(wù)科審核。3、庫(kù)房管理（1）、經(jīng)驗(yàn)收合格的物資，庫(kù)房員應(yīng)及時(shí)按分類類別放入庫(kù)房或貨架。根據(jù)庫(kù)存物資的性質(zhì)和用途，分門別類合理安排存放，確保安全，做到防潮、防盜、防震、防變質(zhì)、防毀損。（2）、嚴(yán)格按照7S進(jìn)行管理，即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約。每天下班前1小時(shí)要對(duì)物品進(jìn)行整理、對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃，進(jìn)行安全檢查、以及存儲(chǔ)環(huán)境檢查。（3）、設(shè)立固定的廢品回收區(qū)，定期進(jìn)行報(bào)廢處理。（4）、未驗(yàn)收入庫(kù)的物品一律不得進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)鐵門范圍內(nèi)。（5）、嚴(yán)格管控物品的存量、有效期。杜絕積壓、防止斷檔，以及物品失效。應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做最低庫(kù)存、最高庫(kù)存、以及有效期的管理，提高倉(cāng)庫(kù)管理效率，提高倉(cāng)庫(kù)周轉(zhuǎn)次數(shù)。（6）、始終保持賬物相符，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)與準(zhǔn)確。(7)、加強(qiáng)舊物的利用，尤其回收的低值易耗品、家具用具、固定資產(chǎn)的再利用，努力降低消耗成本。(8)、辦公室、過(guò)道等非庫(kù)房?jī)?nèi)，一律不得堆放已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)的物品，或科室退回的物品。4、盤點(diǎn)管理（1）、每月最后一天（遇節(jié)假日提前至節(jié)假日前一天）組織庫(kù)房相關(guān)人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)所有材料物資庫(kù)進(jìn)行盤點(diǎn)。（2）、由財(cái)務(wù)科從庫(kù)房管理系統(tǒng)中打印出庫(kù)存物資盤點(diǎn)表，與庫(kù)房管理人員對(duì)當(dāng)月庫(kù)存物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)監(jiān)盤。盤點(diǎn)后，由庫(kù)房管理人員和財(cái)務(wù)人員在原件上共同簽字確認(rèn)，再錄入盤點(diǎn)系統(tǒng)，審核后打印盤點(diǎn)表，生成損益單，報(bào)主財(cái)務(wù)主任審核。（3）、盤點(diǎn)損溢比例，按金額不得超過(guò)2%，按數(shù)量不得超過(guò)3%。超過(guò)按核定標(biāo)準(zhǔn)的，查清原因，屬人為原因造成損失的，要落實(shí)責(zé)任人。并出具“盤點(diǎn)報(bào)告書”，由庫(kù)房管理人員、財(cái)務(wù)監(jiān)盤人員、主管部門負(fù)責(zé)人簽字。（4）、對(duì)非正常物資損溢，在3%以上的須財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)方可進(jìn)行帳務(wù)處理，對(duì)損溢比例在4%以上的須總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可進(jìn)行帳務(wù)處理。（5）、報(bào)廢物品的處理，報(bào)廢物品通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)廢，打出報(bào)廢單，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人簽字，會(huì)計(jì)核實(shí)后交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字入賬。如屬于人為管理不當(dāng)造成報(bào)廢的，由相關(guān)責(zé)任人存擔(dān)損失。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）、采購(gòu)計(jì)劃的分類1、按類型分類：（1）醫(yī)療物資類：一次性衛(wèi)生材料、醫(yī)用低值易耗品、醫(yī)用固定資產(chǎn)、化驗(yàn)試劑及用品、醫(yī)用美容材料、母嬰用品。（2）后勤材料物資辦公用品、布料用品、后勤用固定資產(chǎn)、廣告用品、生活用品（包括食品、食堂用品）、維修材料（包括五金、裝修材料）、贈(zèng)送用品2、按業(yè)務(wù)分類（1）正常周轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)用采購(gòu)計(jì)劃，指醫(yī)院正常業(yè)務(wù)，經(jīng)常所需的材料物資，由倉(cāng)庫(kù)直接根據(jù)實(shí)際消耗量制定采購(gòu)計(jì)劃。（2）新增業(yè)務(wù)采購(gòu)計(jì)劃，指醫(yī)院或科室新增的業(yè)務(wù)，需要購(gòu)進(jìn)新的材料物資，并且倉(cāng)庫(kù)以前沒(méi)有購(gòu)入過(guò)該類物品的。新增材料的，由科室填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”報(bào)部門負(fù)責(zé)人簽字，金額在1000元以上的，報(bào)財(cái)務(wù)審批，總經(jīng)理簽字后，交倉(cāng)庫(kù)編制采購(gòu)計(jì)劃；新增固定資產(chǎn)的，應(yīng)填寫固定資產(chǎn)申購(gòu)單，并對(duì)該固定資產(chǎn)效益進(jìn)行分析，由部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)財(cái)務(wù)審核，最終由總經(jīng)理簽字后，交倉(cāng)庫(kù)編制采購(gòu)計(jì)劃。倉(cāng)庫(kù)在編制計(jì)劃時(shí)，發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)有替代品的，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)科室溝通取消該物品。（3）應(yīng)急性臨時(shí)采購(gòu)，因情況特殊，或倉(cāng)庫(kù)不予備庫(kù)的物資，可以實(shí)行應(yīng)急性臨時(shí)采購(gòu)，由倉(cāng)庫(kù)通知采購(gòu)部臨時(shí)采購(gòu)，再集中制定臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃單。即先購(gòu)買再申報(bào)，但應(yīng)嚴(yán)格控制該類業(yè)務(wù)發(fā)生，減少臨時(shí)采購(gòu)頻率。（二）、采購(gòu)計(jì)劃的制定1、正常業(yè)務(wù)采購(gòu)計(jì)劃的制定，采購(gòu)周期為每月2次，個(gè)別批量定制的可適當(dāng)加大采購(gòu)量，但要結(jié)合倉(cāng)儲(chǔ)條件制定。倉(cāng)庫(kù)日常最低備庫(kù)量為10天。按以下公式進(jìn)行制定采購(gòu)：某類物品計(jì)劃采購(gòu)量=（采購(gòu)用量天數(shù)+最低備庫(kù)天數(shù)）×日均消耗量–當(dāng)前庫(kù)存某類物品最低備庫(kù)量=日均消耗量×安全用量天數(shù)說(shuō)明：采購(gòu)用量天數(shù)，指所要采購(gòu)物品將來(lái)可以耗用多少天。安全用量天數(shù)：也叫最低庫(kù)存量，指發(fā)起采購(gòu)計(jì)劃開始，至貨物到庫(kù)日止，倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存量足以滿足醫(yī)院各科室的耗用，稱之為安全用量。2、新增業(yè)務(wù)采購(gòu)計(jì)劃，按申購(gòu)量制定新增業(yè)務(wù)采購(gòu)計(jì)劃。3、臨時(shí)性采購(gòu)計(jì)劃，先口頭申請(qǐng)采購(gòu)部采購(gòu)，再按到貨后入庫(kù)單申報(bào)臨時(shí)性采購(gòu)計(jì)劃。4、倉(cāng)庫(kù)制定采購(gòu)計(jì)劃，無(wú)論正常業(yè)務(wù)、新增業(yè)務(wù)、或臨時(shí)急用，必須仔細(xì)核對(duì)倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)有品種、數(shù)量、及其性能，堅(jiān)決杜絕重復(fù)采購(gòu)造成的浪費(fèi)。重復(fù)采購(gòu)，并不能退貨的，一經(jīng)查實(shí)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)損失。5、采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)提前三天制定。（三）、采購(gòu)計(jì)劃的審批1、倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人制定采購(gòu)計(jì)劃并簽名后，交采購(gòu)部核實(shí)并填寫報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人簽名，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，最后由總經(jīng)理審批后，方可實(shí)施采購(gòu)。2、各審批部門應(yīng)盡職盡責(zé)的審核，如因?qū)徍瞬涣υ斐蓳p失的，由相關(guān)責(zé)任人存擔(dān)損失。四、票據(jù)、資料的管理(一)、定義1、票據(jù)，本處所指票據(jù)包括所有送貨清單、發(fā)票、收據(jù)、出入庫(kù)單、領(lǐng)料單、申購(gòu)單等一起以數(shù)量、金額進(jìn)行計(jì)量的，統(tǒng)稱票據(jù)。2、資料，指包括“三證”、保修卡、使用說(shuō)明書、本部門的各類報(bào)表報(bào)告、以及醫(yī)院下發(fā)各類文件表單等資料。（二）、管理1、各類票據(jù)必須先分類后保管，票據(jù)應(yīng)整理有序，合理分類，并由查找與統(tǒng)計(jì)匯總，存放于柜子中，并上鎖保管。2、入庫(kù)單后必須附有送貨清單、發(fā)票或收據(jù)。對(duì)無(wú)清單，或清單內(nèi)容不健全的，應(yīng)將貨物退還采購(gòu)部，由采購(gòu)補(bǔ)充清單后再入庫(kù)。3、出庫(kù)單必須要有領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽名、經(jīng)辦人簽名，定額配送除外。4、個(gè)別供應(yīng)商款到后提供發(fā)票的，應(yīng)專門建立臺(tái)賬登記管理。月末將未到發(fā)票的供應(yīng)商名稱、到貨日期、金額統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，隨進(jìn)銷存報(bào)表一并報(bào)給會(huì)計(jì)。5、各類數(shù)據(jù)報(bào)表、醫(yī)院下發(fā)的文件利用文件夾應(yīng)妥善分類保管，既要便于查閱又要注意保密。6、各類三證、保修卡、說(shuō)明書，分門別類，用文件盒妥善保管。7、次月4日前，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人應(yīng)整理好入庫(kù)單及送貨清單、出庫(kù)單及領(lǐng)料單，與進(jìn)銷存報(bào)表核對(duì)一致，并在報(bào)表上簽名后報(bào)會(huì)計(jì)入賬。五、數(shù)據(jù)安全管理1、倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)使用各自的用戶名及密碼登錄系統(tǒng)，不得將數(shù)據(jù)私自拷貝或泄露。2、實(shí)行分級(jí)分權(quán)審核制，制單人與審核人不得相同。3、基礎(chǔ)信息設(shè)定，必須嚴(yán)格遵循編碼規(guī)則，不得隨意編寫。規(guī)定設(shè)立的信息內(nèi)容必須按照規(guī)定的要求設(shè)置，不得