醫(yī)院物資管理規(guī)定

PAGEPAGE4醫(yī)院材料物資管理規(guī)定為規(guī)范醫(yī)院的庫存管理、保證庫存物資不流失不浪費，減少積壓，控制成本，提高周轉及材料物資的利用率。根據(jù)《醫(yī)院財務管理制度》規(guī)定，結合醫(yī)院實情，特制訂本規(guī)定。一、材料物資定義1、材料物資分類：（1）醫(yī)用材料物資：一次性衛(wèi)生材料、試劑用品、醫(yī)用低值易耗品、固定資產(chǎn)、特殊醫(yī)用材料（高值材料）、美容材料。（2）后勤材料物資：辦公用品、生活用品、食品飲料、辦公用低值易耗品、維修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、贈送用品、廣告用品、書籍、固定資產(chǎn)、回收品。2、名稱解釋：（1）醫(yī)用材料物資，指醫(yī)療用直接或間接用于病人材料物資，包括一次性衛(wèi)生材料、試劑用品、醫(yī)用低值易耗品、固定資產(chǎn)、特殊醫(yī)用材料（高值材料）、美容材料。一次性衛(wèi)生材料：指一次使用并要按規(guī)定進行銷毀的材料，一般都有嚴格的消毒與使用規(guī)定。試劑用品：指用于檢驗的各類實際，以及圍繞檢驗，用來承載各類生物標本的一次消耗的材料。如各類化驗試劑、各類采血管、采血針等。醫(yī)用低值易耗品：指醫(yī)療用的各類價格較低，但能反復使用，損壞后實物形態(tài)基本不發(fā)生改變的物品。包括各類手術刀、剪等器械，各類器皿、工具等。固定資產(chǎn)：指臨床、護理及醫(yī)技等輔助部門使用的，價值在500元以上，使用期限在一年以上的設備、設施等。特殊醫(yī)用材料：指植入人體的，價值很高的各類材料，包括假牙、假體、鋼板等。美容材料：指專門為美容整形所用的材料，包括化妝品、矯正用的材料等。（2）后勤材料物資：有別于醫(yī)用材料的物資，指直接由員工使用的辦公、生活用品，圍繞行政后勤使用的各類其他物資，包括食品飲料、辦公用低值易耗品、維修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、贈送用品、廣告用品、書籍、固定資產(chǎn)。3、編碼規(guī)則：（1）醫(yī)院材料物資一次性衛(wèi)生材料021醫(yī)用低值易耗品022醫(yī)用固定資產(chǎn)026化驗試劑及用品016醫(yī)用美容材料034母嬰用品017（2）后勤材料物資辦公用品012辦公用低值易耗品011布料用品013后勤用固定資產(chǎn)014廣告用品015生活用品018食品飲料019維修材料020贈送用品027裝修材料028五金材料029書籍類030食堂用品031回收品032二、庫房的分類與管理。（一）、庫房的分類：一級庫房——醫(yī)用物資庫、后勤物資庫、藥庫；二級庫房——藥房、供應室；三級庫房，各科室小藥房。1、后勤材料物資庫，分別為辦公用品庫、生活用品庫、食堂飲料庫、印刷品庫，布料用品庫、五金維修品庫、贈送用品庫、食堂用品庫、回收庫。后勤物資庫不再設二級庫房。2、醫(yī)用物資庫，分別為衛(wèi)生材料、試劑庫。衛(wèi)生材料的三級庫房為科室小庫房，由本科室護士長管理。醫(yī)院暫不設二級庫。3、藥庫，歸藥劑科管理，業(yè)務與藥房合并。藥品的二級庫房為門診藥房和住院藥房，藥品的發(fā)放全部由二級庫房發(fā)放，確保藥品的使用安全。（二）、倉庫的管理。1、驗收入庫管理（1）、所有物資均應當天驗收入庫，不得拖延。驗收入庫時，須由采購部門和庫房管理人員同時驗收，采購部門負責物資的質量、規(guī)格和型號等質量指標，庫房管理人員應檢查物資是否“三證”齊全，清單、發(fā)票、數(shù)量是否正確，品種、數(shù)量以實物為主。所有貨物必須到現(xiàn)場驗收，遵循先驗收后入庫的原則，驗收后雙方在送貨清單上簽字確認。（2）、驗收后填制包括供應商名稱（全稱）、收貨日期、貨物名稱（商品名）、數(shù)量和質量等內容的“入庫單”，由采購部門驗收人和庫房管理人員共同在入庫單上簽字確認，最后由會計審簽。入庫單后附送貨清單、發(fā)票或收據(jù)?！鞍咨?lián)”做倉庫存根聯(lián)，留存?zhèn)洳?；“黃色聯(lián)”及發(fā)票、收據(jù)交采購部作為申請付款、報銷的依據(jù)?！凹t色聯(lián)”及送貨清單月末隨報表一并交財務部。與采購交接單據(jù)時應做好登記，雙方簽字確認，以免丟失。（3）、入庫時應仔細核對供應商名、商品的名稱、商品名、規(guī)格、價格是否與采購單、送貨清單是否一致，并比對上次進貨價格。價格明顯過高的要及時與采購部溝通，查明原因后方可入庫。（4）、對無清單，或清單內容不健全的（如沒有規(guī)格、商品名、有效期等），應將貨物退還采購部，由采購補充清單后再入庫（4）、倉儲部門應仔細檢查“物資領用單”中申請領用物資部門的負責人和職能部門領導簽字批準后，方能發(fā)放各類物資。物資發(fā)放后，應要求領用人簽名。(5)、嚴格遵循先進選出的原則。（6）、月末倉儲部門通過倉庫管理系統(tǒng)生成當月出庫報表，當月實際“物資出庫單”或“物資領用單”總金額應與報表相符，由倉儲部門負責人簽字后，交財務科審核。3、庫房管理（1）、經(jīng)驗收合格的物資，庫房員應及時按分類類別放入庫房或貨架。根據(jù)庫存物資的性質和用途，分門別類合理安排存放，確保安全，做到防潮、防盜、防震、防變質、防毀損。（2）、嚴格按照7S進行管理，即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約。每天下班前1小時要對物品進行整理、對庫房進行清掃，進行安全檢查、以及存儲環(huán)境檢查。（3）、設立固定的廢品回收區(qū)，定期進行報廢處理。（4）、未驗收入庫的物品一律不得進入倉庫鐵門范圍內。（5）、嚴格管控物品的存量、有效期。杜絕積壓、防止斷檔，以及物品失效。應充分利用計算機系統(tǒng)做最低庫存、最高庫存、以及有效期的管理，提高倉庫管理效率，提高倉庫周轉次數(shù)。（6）、始終保持賬物相符，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實與準確。(7)、加強舊物的利用，尤其回收的低值易耗品、家具用具、固定資產(chǎn)的再利用，努力降低消耗成本。(8)、辦公室、過道等非庫房內，一律不得堆放已經(jīng)驗收入庫的物品，或科室退回的物品。4、盤點管理（1）、每月最后一天（遇節(jié)假日提前至節(jié)假日前一天）組織庫房相關人員和財務人員對所有材料物資庫進行盤點。（2）、由財務科從庫房管理系統(tǒng)中打印出庫存物資盤點表，與庫房管理人員對當月庫存物資進行實地盤點，財務人員負責監(jiān)盤。盤點后，由庫房管理人員和財務人員在原件上共同簽字確認，再錄入盤點系統(tǒng)，審核后打印盤點表，生成損益單，報主財務主任審核。（3）、盤點損溢比例，按金額不得超過2%，按數(shù)量不得超過3%。超過按核定標準的，查清原因，屬人為原因造成損失的，要落實責任人。并出具“盤點報告書”，由庫房管理人員、財務監(jiān)盤人員、主管部門負責人簽字。（4）、對非正常物資損溢，在3%以上的須財務負責人簽字批準方可進行帳務處理，對損溢比例在4%以上的須總經(jīng)理簽字批準方可進行帳務處理。（5）、報廢物品的處理，報廢物品通過系統(tǒng)進行報廢，打出報廢單，倉庫負責人簽字，會計核實后交財務負責人簽字入賬。如屬于人為管理不當造成報廢的，由相關責任人存擔損失。三、采購計劃管理（一）、采購計劃的分類1、按類型分類：（1）醫(yī)療物資類：一次性衛(wèi)生材料、醫(yī)用低值易耗品、醫(yī)用固定資產(chǎn)、化驗試劑及用品、醫(yī)用美容材料、母嬰用品。（2）后勤材料物資辦公用品、布料用品、后勤用固定資產(chǎn)、廣告用品、生活用品（包括食品、食堂用品）、維修材料（包括五金、裝修材料）、贈送用品2、按業(yè)務分類（1）正常周轉業(yè)務用采購計劃，指醫(yī)院正常業(yè)務，經(jīng)常所需的材料物資，由倉庫直接根據(jù)實際消耗量制定采購計劃。（2）新增業(yè)務采購計劃，指醫(yī)院或科室新增的業(yè)務，需要購進新的材料物資，并且倉庫以前沒有購入過該類物品的。新增材料的，由科室填寫“采購申請單”報部門負責人簽字，金額在1000元以上的，報財務審批，總經(jīng)理簽字后，交倉庫編制采購計劃；新增固定資產(chǎn)的，應填寫固定資產(chǎn)申購單，并對該固定資產(chǎn)效益進行分析，由部門負責人簽字，報財務審核，最終由總經(jīng)理簽字后，交倉庫編制采購計劃。倉庫在編制計劃時，發(fā)現(xiàn)倉庫有替代品的，應及時與申請科室溝通取消該物品。（3）應急性臨時采購，因情況特殊，或倉庫不予備庫的物資，可以實行應急性臨時采購，由倉庫通知采購部臨時采購，再集中制定臨時采購計劃單。即先購買再申報，但應嚴格控制該類業(yè)務發(fā)生，減少臨時采購頻率。（二）、采購計劃的制定1、正常業(yè)務采購計劃的制定，采購周期為每月2次，個別批量定制的可適當加大采購量，但要結合倉儲條件制定。倉庫日常最低備庫量為10天。按以下公式進行制定采購：某類物品計劃采購量=（采購用量天數(shù)+最低備庫天數(shù)）×日均消耗量–當前庫存某類物品最低備庫量=日均消耗量×安全用量天數(shù)說明：采購用量天數(shù)，指所要采購物品將來可以耗用多少天。安全用量天數(shù)：也叫最低庫存量，指發(fā)起采購計劃開始，至貨物到庫日止，倉庫庫存量足以滿足醫(yī)院各科室的耗用，稱之為安全用量。2、新增業(yè)務采購計劃，按申購量制定新增業(yè)務采購計劃。3、臨時性采購計劃，先口頭申請采購部采購，再按到貨后入庫單申報臨時性采購計劃。4、倉庫制定采購計劃，無論正常業(yè)務、新增業(yè)務、或臨時急用，必須仔細核對倉庫現(xiàn)有品種、數(shù)量、及其性能，堅決杜絕重復采購造成的浪費。重復采購，并不能退貨的，一經(jīng)查實，相關責任人應承擔損失。5、采購計劃應提前三天制定。（三）、采購計劃的審批1、倉庫負責人制定采購計劃并簽名后，交采購部核實并填寫報價負責人簽名，報財務部負責人審核后，最后由總經(jīng)理審批后，方可實施采購。2、各審批部門應盡職盡責的審核，如因審核不力造成損失的，由相關責任人存擔損失。四、票據(jù)、資料的管理(一)、定義1、票據(jù)，本處所指票據(jù)包括所有送貨清單、發(fā)票、收據(jù)、出入庫單、領料單、申購單等一起以數(shù)量、金額進行計量的，統(tǒng)稱票據(jù)。2、資料，指包括“三證”、保修卡、使用說明書、本部門的各類報表報告、以及醫(yī)院下發(fā)各類文件表單等資料。（二）、管理1、各類票據(jù)必須先分類后保管，票據(jù)應整理有序，合理分類，并由查找與統(tǒng)計匯總，存放于柜子中，并上鎖保管。2、入庫單后必須附有送貨清單、發(fā)票或收據(jù)。對無清單，或清單內容不健全的，應將貨物退還采購部，由采購補充清單后再入庫。3、出庫單必須要有領用部門負責人簽名、經(jīng)辦人簽名，定額配送除外。4、個別供應商款到后提供發(fā)票的，應專門建立臺賬登記管理。月末將未到發(fā)票的供應商名稱、到貨日期、金額統(tǒng)計成報表，隨進銷存報表一并報給會計。5、各類數(shù)據(jù)報表、醫(yī)院下發(fā)的文件利用文件夾應妥善分類保管，既要便于查閱又要注意保密。6、各類三證、保修卡、說明書，分門別類，用文件盒妥善保管。7、次月4日前，倉庫負責人應整理好入庫單及送貨清單、出庫單及領料單，與進銷存報表核對一致，并在報表上簽名后報會計入賬。五、數(shù)據(jù)安全管理1、倉庫人員應使用各自的用戶名及密碼登錄系統(tǒng)，不得將數(shù)據(jù)私自拷貝或泄露。2、實行分級分權審核制，制單人與審核人不得相同。3、基礎信息設定，必須嚴格遵循編碼規(guī)則，不得隨意編寫。規(guī)定設立的信息內容必須按照規(guī)定的要求設置，不得