秘書機關(guān)公文基本格式

秘書機關(guān)公文基本格式第1頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二發(fā)文與收文處理程序發(fā)文程序收文程序第2頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二公文用紙格式：1、公文用紙幅面尺寸。公文用紙一律采用國際標準A4型紙，幅面尺寸為21mmx297mm。2、公文頁邊與版心尺寸。公文用紙的上白邊（天頭）寬：37mm公文用紙的下白邊（地腳）寬：35mm公文用紙的左白邊（訂口）寬：28mm公文用紙的下白邊（切口或翻口）寬：26mm版心尺寸：156mmx225mm第3頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二一.眉首置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素的統(tǒng)稱。包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。

1.公文份數(shù)序號（將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號）一般只有帶密級的公文才編制份數(shù)序號，編制時用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標識在版心左上角第一行，位數(shù)應(yīng)不少于兩位。

2.秘密等級和保密期限（1）秘密等級分為絕密、機密、秘密；保密期限指對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。第4頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（2）秘密等級頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一字，用三號黑體字。如需同時標識秘密等級和保密期限，則頂格標識在版心右上角第一行，其間用“”隔開，無密不標。如“機密五年”。不標保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空一字距離。3.緊急程度（對公文送達時限的要求）

公文的緊急程度有“特急”與“急件”之分，標識時定要慎重，用三號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級用三號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度標識在版心右上角第二行。第5頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二4.發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。應(yīng)使用小標宋體字，以22mmx15mm為高限（國務(wù)院文件使用），除此以外的各級行政機關(guān)標識的字號要小于“國務(wù)院文件”的字號規(guī)格。發(fā)文機關(guān)標識位置的兩種不同規(guī)定：（1）用于下行文。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣25mm以標識公文的份數(shù)序號、密級和緊急程度。（2）用于上行文。凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm,留出供上級機關(guān)批示文件的空白位置第6頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二5.發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空兩行，用三號仿宋字體，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（如1不編為001），不加“第”字。如國發(fā)〔2007〕20號，表示為國務(wù)院2007年制發(fā)的第20號文件。6.簽發(fā)人（指審批、簽發(fā)公文文稿的主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人）上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，第7頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二簽發(fā)人姓名居右空一字；“簽發(fā)人”用三號仿宋字體，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用三號楷體字標識簽發(fā)人姓名。兩種具體公文格式：

下行文

上行文第8頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二二.主體

置于紅色反線以下至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱。公文主體包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等要素。1.公文標題

置于紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

“標準式”結(jié)構(gòu)：發(fā)文機關(guān)+（關(guān)于）+事由+（的）+文種第9頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二2.主送機關(guān)(負責(zé)辦理公文的機關(guān))

標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋字體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。標明主送機關(guān)的統(tǒng)稱如“各市、縣人民政府，直屬各單位”；同類機關(guān)的用頓號隔開，不同類型的用逗號隔開。如市與縣之間用“、”，“人民政府”與“直屬各單位”之間用“，”。3.公文正文

位于主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。使用三號仿宋字體，一般每面排22行，每行排28字。公文中的數(shù)字、年份用阿拉伯?dāng)?shù)字標識的，均不能回行。第10頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二4.附件（隨文發(fā)送的文件、報表、材料等）要求：（1）附件應(yīng)與正文一起裝訂；如果附件不能與正文一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及“附件”二字。（2）正文后的附件標識應(yīng)與附件的標識前后一致。（3）附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼;附件名稱后不加標點符號。（4）正文后的附件標識要與正文空一行，左空二字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第一行。第11頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二5.成文日期（公文生效的時間）現(xiàn)規(guī)定成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準，電報以發(fā)出日期為準。成文日期要用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，不能將阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。6.公文生效標識（證明公文效力的表現(xiàn)形式）包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。印章是公文的生效標識，印章加蓋有兩種方式：（1）“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。要求印章的國徽和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。第12頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（2）“中套”方式，適用于印章下弧有文字的印章。要求蓋章時印章的中心線壓在成文日期上，要端正、居中。7.附注（對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明）公文如有附注，用三號仿宋字體，居左空兩字加圓括號標識在成文日期下一行。第13頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二三.版記

置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱。版記格式包括主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和頁碼等要素。1.主題詞（用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞）

標引公文主題詞方法：（1）選用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語，一般不超過5個，先標類別詞再標類屬詞，主題詞用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用三號小標宋體字，詞目之間空一字，末尾不加標點。（2）標引主題詞要在《主題詞表》中選取。第14頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二2.抄送機關(guān)（指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)）要求：（1）“抄送機關(guān)”標識與主題詞之下，居左空一字（2）回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊。（3）抄送機關(guān)之間用頓號或逗號隔開，最后要標注句號。（4）抄送機關(guān)的排序是上級、下級、不相隸屬機關(guān)。如果是職務(wù)排序，則應(yīng)先黨的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，再到行政領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)。第15頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二3.印發(fā)機關(guān)（公文的印制主管部門）和印發(fā)時間（公文的付印時間）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間標識于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)則置于主題詞之下），占一行位置，用三號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)時間右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標識。4.版記中的反線版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心，即156mm。5.版記的位置應(yīng)置于公文最后一頁（公文按規(guī)定要雙面印刷）的最下面位置，最后一個要素置于最后一行。第16頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二6.頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。7.印數(shù)（公文的印制份數(shù)）位于印發(fā)時間的下方，右空一字，寫“共XX印份”，用圓括號括上。第17頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（1）擬稿（2）發(fā)文審核（3）簽發(fā)（4）復(fù)核（5）編號繕?。?）繕校（7）用印或簽署（8）發(fā)文登記（9）封發(fā)發(fā)文程序第18頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（1）簽收（2）拆封（3）收文登記（4）收文審核（5）分文（6）擬辦（7）批辦（8）傳閱（9）承辦（10）催辦（11）辦結(jié)收文程序第19頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（一）擬稿四種情況：一是重要文件由領(lǐng)導(dǎo)親自動手起草；二是專業(yè)性文件由職能部門擬寫；三是全局性、綜合性文件由秘書部門和秘書人員擬寫；四是一些重要文件由領(lǐng)導(dǎo)人親自掛帥，組織專門領(lǐng)起草班子集體擬稿。秘書擬稿的一般過程：領(lǐng)導(dǎo)交擬→秘書領(lǐng)會→吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖→收集、組織材料→構(gòu)思起草→討論修改→送領(lǐng)導(dǎo)審閱第20頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（二）發(fā)文審核（由本機關(guān)職能部門或經(jīng)辦人員擬寫的、需由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的送審稿，在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，由秘書部門先行審查核準）步驟：1、通讀，初步掌握文稿的主要意圖、脈絡(luò)和存在的問題。如發(fā)現(xiàn)問題先用鉛筆做上記號，不直接做修改。情況不清楚的，應(yīng)向擬稿部門或有關(guān)單位了解。2、正式審核，即對文稿逐字、逐句、逐條、逐項進行認真審核，解決問題。第21頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（三）簽發(fā)（指領(lǐng)導(dǎo)人在秘書部門審核的基礎(chǔ)上，對送審稿進行最后審閱，確認可以發(fā)出后，在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫明發(fā)文意見并簽字的行為）要求：1、簽發(fā)意見應(yīng)用明確的語言寫在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)，同時寫明具體日期，親自署上姓名；2、如需退回修改，可在發(fā)文稿紙的上、下、右白邊批明意見。修改意見不應(yīng)寫在簽發(fā)欄中。用筆用墨要規(guī)范。3、聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見、協(xié)辦單位依次會簽，一般不使用復(fù)印件會簽。第22頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（四）復(fù)核要求：1、復(fù)核重點為審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。2、經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序重新審核、簽發(fā)和復(fù)核。第23頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（八）發(fā)文登記類型：1、薄式登記。即以登記簿的形式記載所發(fā)文件的有關(guān)項目和數(shù)據(jù)。發(fā)文登記簿應(yīng)當(dāng)設(shè)封面，標明發(fā)文機關(guān)的名稱、起止日期等項目，內(nèi)頁填寫有關(guān)項目和數(shù)據(jù)。2、計算機登記。用計算機登記的，應(yīng)建立專門的發(fā)文登記文件夾和發(fā)文登記文檔，文件夾和文檔的名稱應(yīng)寫明發(fā)文機關(guān)（部門）和登記期限。第24頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二登記內(nèi)容：順序號、發(fā)文字號、文件標題、附件名稱、成文日期、密級和保密期限、緩急時限、份數(shù)、主送、抄送、發(fā)送方式（注明“傳真”、“電報”、“郵寄”、“計算機”等）、發(fā)送時間、簽收人、歸檔日期、歸檔號。第25頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（九）封發(fā)裝封的要求：1、受文機關(guān)名稱、地址、郵編要詳細無誤；2、保密件、急件必須在信封上標明密級和緊急程度；親啟件要寫明收件人的姓名并加上“親啟”字樣；3、重要文件應(yīng)隨寄“發(fā)文通知單”，并附上回執(zhí)，請對方查對無誤后簽字、蓋章并寄回。；4、裝封時要五查：查文件份數(shù)；查有無附件；查是否漏蓋印章；查文件的受文機關(guān)與信封上的機關(guān)是否一致；查有無多發(fā)、重發(fā)或漏發(fā)的單位。第26頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二5、封口要牢固，以避免文件在傳遞過程中滑出。保密件需用密封條封口，并在封口上加蓋保密戳。第27頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（一）簽收1、檢查核對

①對有信封包裝的文書，要檢查核對所收文件信封上的收文機關(guān)和收文人是否與本機關(guān)一致，發(fā)現(xiàn)投遞錯誤的不應(yīng)簽收并及時退回；②檢查信封是否有破損、開封等情況，如發(fā)現(xiàn)有破損和開封情況的，應(yīng)及時查明原因。在確認信封內(nèi)文件沒有受損、缺件、缺頁和泄漏后，方可簽字；③認真核對所收文件同對方送文簿或發(fā)文通知單上填寫的項目是否相符，確認無誤后方可簽字。第28頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二2、簽字蓋章。即在核對檢查無誤后，以雙方約定的方式簽署收件人姓名、蓋章、注明收到日期，收到急件應(yīng)注明具體時間。第29頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（二）拆封（拆封必須指定專人，其他人員未經(jīng)同意不得拆封）要求：1、信封上標明送本機關(guān)或?qū)懨鳌稗k公室收”的文書，秘書可直接拆封；2、領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件未經(jīng)特許，不得拆封；3、急件、密件應(yīng)當(dāng)先拆；4、拆封后發(fā)現(xiàn)信封內(nèi)的文件誤送或發(fā)文手續(xù)不全，應(yīng)及時與對方聯(lián)系，弄清楚情況，酌情處理；

第30頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二5、拆封時要用剪刀沿封口剪開，注意不能剪去郵票、郵戳、郵編、地址等標記，更不能損壞信封內(nèi)的文件；6、經(jīng)檢查核對，確認收到的文書與發(fā)文通知單上注明的項目完全相符并且完好無損后，在發(fā)文通知單上簽字、蓋章，寄回原發(fā)文機關(guān)。第31頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（三）收文登記一般采用薄式登記，即將來文逐項登記在“收文登記簿上”，登記的項目一般有：收文號、來文號、收文日期、來文機關(guān)、事由、份數(shù)、密級等。第32頁，共36頁，2023年，2月20日，星期二（九）