建立人力資源信息庫(kù)必要性與可行性的分析報(bào)告

建立公司人力資源信息庫(kù)——必要性與可行性分析報(bào)告現(xiàn)代人力資源信息系統(tǒng)融合了先進(jìn)的管理閱歷和電子信息技術(shù)。隨著學(xué)問(wèn)經(jīng)濟(jì)的來(lái)臨，所謂人力資本的觀念已經(jīng)形成，人力資本的重要性更不下于土地、廠房、設(shè)備與資金等，甚至超越，除此之外，人是學(xué)問(wèn)的載體，為了有效運(yùn)用學(xué)問(wèn)，將學(xué)問(wèn)發(fā)揮最大的效用，便須要妥當(dāng)?shù)娜肆Y源管理，才能發(fā)揮人力資源的最佳效用。這就是人力資源信息系統(tǒng)發(fā)展的根本緣由。而企業(yè)人力資源信息管理水平亟待提升。由于歷史緣由，一些企業(yè)的人力資源流程管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控還比較弱，組織機(jī)構(gòu)、教化培訓(xùn)、薪資福利等方面工作尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上作業(yè)，不利于提高工作效率和加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)管。整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的信息管理還比較分散，無(wú)法剛好精確了解全系統(tǒng)人員的基本狀況、層次、分布、發(fā)展等狀況，不能剛好為管理和決策供應(yīng)基礎(chǔ)資料。這些現(xiàn)狀都嚴(yán)峻制約了企業(yè)人力資源管理水平的進(jìn)一步提升，已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)機(jī)會(huì)推動(dòng)改革與發(fā)展的須要。逐步推動(dòng)的企業(yè)改革，迫切須要建立與之相適應(yīng)的人力資源信息化系統(tǒng)，以鞏固和發(fā)展改革成果，進(jìn)一步發(fā)揮企業(yè)總部的管理職能和直屬企業(yè)的主體職能，通過(guò)管理變革和技術(shù)支撐兩個(gè)方面，推動(dòng)傳統(tǒng)人事管理向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變，最終達(dá)到優(yōu)化人力資源配置、提高企業(yè)管理水平和運(yùn)行效率、提升企業(yè)員工整體素養(yǎng)的目的。大力推動(dòng)人力資源信息化工作，可以有效促進(jìn)人力資源管理更好地為企業(yè)核心業(yè)務(wù)供應(yīng)人才支撐和機(jī)制保障，更好地為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。開(kāi)發(fā)運(yùn)用人力資源信息系統(tǒng)與認(rèn)為只要將員工的信息輸入計(jì)算機(jī)，再用Excel或Word打印出美麗的報(bào)表就行了。事實(shí)上，前后兩種應(yīng)用途徑大相徑庭。而建立公司人力資源信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在于：

一、整合的、集中的信息源

首先，我們可以反思一下，公司里現(xiàn)有有關(guān)人力資源方面的信息是如何保存和查找的？可能會(huì)用自編程序或Excel工作表來(lái)計(jì)算員工的工資，而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個(gè)人信息等可能被存放于多個(gè)Word文檔或Excel工作表文件中或打印出來(lái)放在文件柜里。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多重復(fù)的工作，造成人工奢侈，其保存和查找也是一個(gè)相當(dāng)困難的過(guò)程，而要使全部的信息得到剛好的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不行能的。當(dāng)須要一份報(bào)表時(shí)，往往會(huì)從計(jì)算工資的文件里得到最新的員工人數(shù)和姓名，從另一個(gè)文件里獲得他們的合同信息，再?gòu)钠渌募铽@得他們的年齡、生日、教化、性別等信息。由于它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存儲(chǔ)造成信息不一樣或不完全的狀況，則更令人手足無(wú)措。時(shí)常會(huì)出現(xiàn)憑記憶或拍腦袋，人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。而建立人力資源信息庫(kù)，就可以用集中的數(shù)據(jù)庫(kù)將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，有效地削減了信息更新和查找中的重復(fù)勞動(dòng)，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來(lái)不行能供應(yīng)的分析報(bào)告成了可能。

二、易訪問(wèn)、易查詢的信息庫(kù)

在沒(méi)有采納和實(shí)施人力資源信息系統(tǒng)之前，當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí)，往往依靠于某個(gè)人或某些人來(lái)獲得。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員，由他們從不同的計(jì)算機(jī)文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息，再匯總后提交。這種依靠于人的過(guò)程往往會(huì)因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)或某個(gè)人不在辦公室而不能剛好完成。在采納和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后，就會(huì)將依靠于人的過(guò)程改為依靠于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過(guò)程。企業(yè)管理人員只要獲得了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，干脆查閱相應(yīng)的信息。如某廠在采納和實(shí)施人力資源信息庫(kù)之后，一位老總在隨意閱讀全廠人事信息時(shí)，偶然發(fā)覺(jué)某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請(qǐng)了多天病假。這種現(xiàn)象其負(fù)面影響往往會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出幾十塊錢(qián)的加班費(fèi)。試想一下，假如同部門(mén)的另一位員工也請(qǐng)了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會(huì)如何對(duì)待工作？其他員工又會(huì)有什么樣的想法？像這種審計(jì)過(guò)程，在沒(méi)有人力資源信息庫(kù)支持之前幾乎不行能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)的老總可能會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯姆泵Χ鵁o(wú)暇顧及“小事”，也可能會(huì)因?yàn)槠渌蛩夭槐慵?xì)查，或者他也想不到會(huì)有某種舞弊的現(xiàn)象存在。而人事部門(mén)供應(yīng)的報(bào)告終歸只是靜態(tài)的、匯總的，可能是經(jīng)過(guò)人為過(guò)濾的和一個(gè)側(cè)面的信息。實(shí)施了人力資源信息庫(kù)之后，老總或許只是利用五分鐘的空閑時(shí)間就可以閱讀一下系統(tǒng)，不僅可以得到較為全面的、具體的、未經(jīng)過(guò)濾的第一手人事信息，發(fā)覺(jué)不公允的現(xiàn)象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發(fā)，從而改進(jìn)企業(yè)的管理。這種透亮性還可以規(guī)避企業(yè)管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

三、有利于體現(xiàn)公允性原則，留住人才

不少企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象；對(duì)此，除了埋怨外部環(huán)境以外，往往拿不出較為有效的方法。人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公允與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等等?，F(xiàn)在不少人利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)了很多的課程，得到了證書(shū)，有了一技之長(zhǎng)。但是，按以往的情形，除了有機(jī)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外，他很難得到相應(yīng)的崗位和酬勞。同時(shí)，在駕馭了充分的技能之后，該員工也不會(huì)安心現(xiàn)在的崗位，結(jié)果是遠(yuǎn)走高飛。假如將技能輸入人力資源信息庫(kù)，在某個(gè)崗位須要人時(shí)，先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選，這樣或許會(huì)留住一部分人才。再如，在提拔干部時(shí)，是依據(jù)誰(shuí)在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多，還是依據(jù)他的學(xué)問(wèn)、技能和以往的績(jī)效呢？體現(xiàn)公允原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種示意：個(gè)人在本企業(yè)的前途不在于是否擅長(zhǎng)在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)，而是在于個(gè)人的努力程度，從而達(dá)到激勵(lì)員工的目的。體現(xiàn)公允性原則不應(yīng)只是一句口號(hào)，它須要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源信息庫(kù)就是一種特別有效的協(xié)助工具。

四、提高管理水平

采納和實(shí)施人力資源信息庫(kù)不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)當(dāng)看到，在實(shí)施人力資源信息庫(kù)系統(tǒng)后，經(jīng)過(guò)整合的、較為全面、精確、一樣和相容的信息不僅可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面和精確的相識(shí)，同時(shí)也可以生成綜合的分析報(bào)表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報(bào)告等，可協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。

實(shí)施人力資源信息庫(kù)系統(tǒng)的過(guò)程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等，并依據(jù)軟件中所蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想來(lái)變更現(xiàn)行的體系。同時(shí)，實(shí)施過(guò)程也是一個(gè)反思先行制度，重組、改進(jìn)和提高管理水平的契機(jī)。人力資源信息系統(tǒng)是一個(gè)企業(yè)不行缺少的部分，它的內(nèi)容對(duì)于單位決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，所以人力資源信息庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)橛脩籼岣咦銐虻男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但始終以來(lái)隨用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著很多缺點(diǎn)，如：效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)人事信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，例如：檢索快速、查找便利、牢靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大的提高人事管理的效率，也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。因此，開(kāi)發(fā)一個(gè)運(yùn)行穩(wěn)定，功能完善的人力資源信息庫(kù)管理系統(tǒng)成為一種必要。在運(yùn)用人力資源信息系統(tǒng)時(shí)，全部客戶端對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的操作都是由應(yīng)用服務(wù)器完成的，大大提高了系統(tǒng)的平安性，緩解了數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)。采納嚴(yán)格的平安體系，通過(guò)遵循嚴(yán)格身份認(rèn)證和有限授權(quán)原則、全面確認(rèn)原則和平安跟蹤原則，保證了數(shù)據(jù)在處理和傳輸全過(guò)程的平安性。還能夠?qū)崿F(xiàn)與現(xiàn)有OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫連接。并且信息系統(tǒng)還具有模塊高度集成、信息實(shí)時(shí)共享、抗崩潰和海量數(shù)據(jù)處理實(shí)力。相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后，有關(guān)數(shù)據(jù)、資料就全面、實(shí)時(shí)的出現(xiàn)在系統(tǒng)中，并按設(shè)置提交到指定的部門(mén)和人員，無(wú)需重復(fù)的錄入或傳輸，實(shí)現(xiàn)全企業(yè)的信息共享，以最快的速度反映企業(yè)的運(yùn)行狀況。人力資源管理信息化建設(shè)是提高人力資本投資回報(bào)率的有效手段。通過(guò)信息化手段提高崗位管理、實(shí)力管理、績(jī)效管理實(shí)力可以大大提高企業(yè)人力資本投資回報(bào)率。依據(jù)對(duì)建立企業(yè)人力資源信息管理系統(tǒng)的分析可以總結(jié)出：人力資源信息管理系統(tǒng)的完善其再資源共享、學(xué)問(wèn)管理等方面的功能具有理論意義和現(xiàn)實(shí)意義。人是組織中最重要的資源，對(duì)員工的有效管理是企業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重要職能，是加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的有效保障。在人才競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的狀況下，須要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，協(xié)助管理者完成多方面的任務(wù)。一套完善的人力資源信息管理系統(tǒng)，可以使企業(yè)避開(kāi)發(fā)生一些不必要的問(wèn)題，公司能否找到適當(dāng)?shù)膯T工，取決于公司是否建立了一套完善的人力資源管理系統(tǒng)，因?yàn)椤斑x對(duì)人”會(huì)使公司的業(yè)務(wù)蒸蒸日上，“選錯(cuò)人”則會(huì)拖垮公司，一個(gè)企業(yè)基本上是考人來(lái)運(yùn)作的，用人的問(wèn)題干脆關(guān)系到企業(yè)的生死攸關(guān)，在用人方面不行掉以輕心，沒(méi)有一套好的人力資源信息管理系統(tǒng)，就無(wú)法吸引優(yōu)秀的人才，只有建立完善的人力資源管理系統(tǒng)，才能吸引更多適合本企業(yè)的嬉戲員工，擬定具體的機(jī)會(huì)，逐步進(jìn)行人員培訓(xùn)，建立和完善員工的聘請(qǐng)、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)