02附件1檔案管理制度

檔案管理制度

第一節(jié)

總

則

第一條

為了加強企業(yè)檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，依據(jù)國家《檔案法》和有關(guān)法規(guī)，結(jié)合我司實際狀況，特制定本制度。其次條

企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展中形成的，對企業(yè)、社會和國家有保存價值的各種文字、聲像、圖表和其他實物等不同形式的真實記錄，是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展的重要史料和憑證，是國家工商企業(yè)檔案的組成部分。

第三條

遼寧分公司所屬各分店必需加強檔案管理工作，指定主管領(lǐng)導，由辦公室負責支配專人專職或兼職負責檔案收集、登記、整理、保管和運用工作。

第四條

檔案管理實行分公司統(tǒng)一保管和下屬各分店分級保管相結(jié)合的管理方法，重要檔案資料由分公司辦公室統(tǒng)一保管，其他檔案由下屬各分店辦公室統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為已有。其次節(jié)管理體制和職責

第五條

公司設置檔案室及檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。檔案管理人員的基本職責為：

（一）貫徹執(zhí)行國家《檔案法》及本規(guī)定，并組織實施。

（二）收集、登記、整理、保管、供應運用本公司的檔案。

（三）負責剛好向分公司移交有關(guān)檔案資料。

（四）分公司檔案管理人員應督促、檢查下屬各分店的檔案管理工作，不定期實行檔案培訓。（五）負責檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務標準的制訂。（六）負責供應檔案利用服務。（七）嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

（八）承辦有關(guān)檔案工作的其他事宜。

第三節(jié)歸檔范圍、檔案分類和管理權(quán)限

第六條

凡屬企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展中形成的各類文書、資料、實物等原件或復印件，均應建檔、歸檔。主要范圍包括但不限于：

（一）分公司及下屬各分店內(nèi)部形成的重要文件、資料。

（二）分公司及下屬各分店土地運用證、房屋產(chǎn)權(quán)證以及與出售、出租公司資產(chǎn)有關(guān)的全部合同、協(xié)議、證照等。

（三）分公司及下屬各分店經(jīng)營品牌商戶檔案材料（詳見3商戶檔案材料明細單）（四）與有關(guān)單位、廠家、商戶簽訂的購銷、租賃合同（協(xié)議）等文本。

（五）新項目所形成的工程設計、立項、規(guī)劃、驗收、審批等全部圖紙、批件、證照等。

（六）公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中向政府和有關(guān)職能部門做出的請示、報告及批復、會議紀要等。

（七）員工聘請登記材料、退休員工檔案、勞動合同（協(xié)議）書、正式員工履歷、人員升遷任免文書、審批報表等人事資料。

（八）分公司及下屬各分店證照：營業(yè)執(zhí)照、代碼證、稅務登記證、物業(yè)資質(zhì)證、用水指標證、電梯年檢合格證、從業(yè)人員上崗證及必備的資格證書，包括物業(yè)從業(yè)人員資格證書、電工證、監(jiān)控員證、會計證等相關(guān)資格證書，下屬各分店要建立臺帳，分公司歸檔留存。

（九）公司章程、公司開業(yè)、變更、歇業(yè)登記；歷年年檢材料、驗資證明材料；公司及財務專用章印模；企業(yè)轉(zhuǎn)讓、破產(chǎn)清算材料等。

（十）公司與其他企事業(yè)單位、合作伙伴、商戶所發(fā)生的債權(quán)、債務清繳、結(jié)算憑證；企業(yè)所發(fā)生的各類法律糾紛，經(jīng)濟案件處理過程中相關(guān)材料、憑證。

（十一）公司創(chuàng)業(yè)史上有價值的各類紀念物品，錄音帶、錄（攝）像帶、畫冊、圖片、照片等。

（十二）科技資料、專利及獲省、部級以上名優(yōu)產(chǎn)品稱號證書、注冊商標、企業(yè)榮譽證書、獎杯、獎牌、重要紀念品等。

（十三）公司相關(guān)財務數(shù)據(jù)、表格、文件等。

（十四）分公司總經(jīng)理和下屬各分店店長認為有必要歸檔的其他資料。

第七條

檔案分類應當科學合理、編號規(guī)范。檔案分類應依據(jù)文件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素分類。集團、分公司各類檔案一般先以部門區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依依次分為若干小類。各分店檔案可以依據(jù)文件的存檔范圍進行分類。檔案分類應切合好用，名稱應簡明扼要，以充分表明檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，如案卷較多，一個檔案盒不夠運用時，可分為兩個以上的檔案盒存放，并于小類之后增設“卷次”編號，以便查考。每一檔案盒內(nèi)首頁應設“書目表”。各分店的文件存檔范圍應當包括集團、分公司發(fā)文；會議紀要（總裁辦公會會議紀要、月度經(jīng)營分析會會議紀要、分公司會議紀要、各分店例會會議紀要）；合同；至外函/對內(nèi)函；企業(yè)內(nèi)部資料等。各分店各類資料應妥當保管、編號連貫、有序放置，不得有缺號、丟失資料的現(xiàn)象，并對集團、分公司文件傳達剛好、組織學習，注明集團、分公司會議召開的內(nèi)容要點。特殊是各分店的各類合同，應采納集團標準化手冊中統(tǒng)一的格式合同，假如沒有采納集團格式合同，應當上報集團公司審批；合同的簽批權(quán)限應當符合《集團合同管理方法》，合同存檔時的編號應主要包括年度號、（類別和）依次號；存檔的合同必需是原件且有雙方代表人簽字的。各分店應當記錄并保留本公司具有里程碑意義或者重大影響事務的資料，比如留存開業(yè)記錄的照片、光盤；留存本地主流媒體進行的報道和評論；留存記錄加入本地相關(guān)協(xié)會的資料；留存各分店店長在各種公眾場合的講話稿、發(fā)言稿等材料；保存獲得本地舉辦的具有影響力的榮譽證書、牌匾。第八條分公司及下屬各分店檔案管理權(quán)限范圍、檔案移交方法：

（一）分公司歸檔資料范圍：1.上述第六條第（四）款相關(guān)資料原件；2.上述第六條第（三）款中沈陽地區(qū)各分店經(jīng)營品牌商戶檔案材料；

3.分公司及下屬各分店法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、國家（地方）稅務登記證以及相關(guān)證件內(nèi)容變更登記等每年年檢后的原件掃面件及復印件；4.分公司及下屬各分店土地運用證、房屋產(chǎn)權(quán)證及與出租、出售公司資產(chǎn)有關(guān)的重要合同、協(xié)議等原件；

5.分公司注冊商標原件；

6.集團及分公司經(jīng)營管理過程中相關(guān)資料；

7.其他需由分公司保管的重要檔案。

（二）下屬各分店歸檔資料范圍：

1.上述第六條除需分公司統(tǒng)一存檔的其他相關(guān)資料；

2.屬分公司統(tǒng)一歸檔資料涉及本店面材料的復印件；3.下屬各分店經(jīng)營管理過程中相關(guān)資料；

4.其他需由下屬各分店保管的檔案；

（三）檔案移交方法：

屬于分公司歸檔范圍內(nèi)的相關(guān)資料原件由下屬各分店檔案管理人員單獨匯總整理，列清檔案明細，原則上每周一向分公司辦公室移交，重大事項的檔案資料分公司檔案管理部門可隨時要求上報移交。沈陽地區(qū)下屬各分店經(jīng)營品牌商戶檔案材料由下屬各分店業(yè)務部檔案管理人員依據(jù)《商戶檔案材料明細單》相關(guān)內(nèi)容及要求，單獨匯總整理，列清檔案明細，原則上每月15日前向分公司運營管理部移交；由分公司運營管理部檔案管理人員將封存品牌商戶的檔案材料單獨匯總整理，列清檔案明細，原則上次年1月向分公司辦公室移交。分公司及下屬各分店各部門檔案均需移交至辦公室進行存檔，其中人資檔案、財務報表、憑證等數(shù)據(jù)型涉密檔案、在利用的商戶檔案需在次年1月31日前向所屬辦公室提交存檔書目備查，檔案材料由人力資源部（各分店辦公室）、財務部、運營管理部（業(yè)務部）入柜存檔，并統(tǒng)一放置在企業(yè)檔案室保管。其余檔案均需提交辦公室統(tǒng)一存檔，任何部門不得私自留存檔案材料的原件及復印件。下屬各分店參照分公司檔案移交方法，做好將檔案匯總并移交至辦公室進行統(tǒng)一管理的相關(guān)工作。

第四節(jié)

檔案的保管第九條檔案保管詳細要求：歸檔的文件、資料必需完整。1.分公司各部、下屬各分店、各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營中形成的檔案材料，應剛好移交檔案管理人員。嚴禁經(jīng)辦人私自留存檔案材料，送交時應確保文件齊全，圖文字跡清晰，格式標準統(tǒng)一，并辦理移交手續(xù)。2.電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與平安。（二）檔案管理人員對接收的檔案材料要進一步整理，破損的材料要進行修補或復制，復制件附在原件后，裝訂部位過窄或有字跡的材料，應用紙張加襯邊。紙面過大的材料，應按卷宗大小折疊整齊。字跡難以分辨的材料，應附抄件。（三）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須精確，分類清晰、歸類精確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必需一樣，并保持案卷之間的聯(lián)系。（四）檔案管理人員應依據(jù)檔案材料的形成時間或自然依次，用阿拉伯數(shù)字逐頁編碼，頁碼位置在文件正面右上角，空白頁面不編號；聲像、照片、圖片等材料應當用文字標明錄音、攝像、實物的對象、時間、地點等。（五）歸檔材料分類整理后，分別裝訂成卷。每類材料首頁應加蓋檔案戳，注明案卷號碼、書目、裝入檔案盒。歸檔材料中如有文件、材料說明，均應填寫備考表。同時對立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填寫清晰。（六）歸檔材料應填寫檔案檢索卡，建立檔案檢索系統(tǒng)。（七）機密材料、科技成果材料、專利材料、商標、密碼等，應有專柜單獨保存，嚴禁外傳或傳泄。（八）財務檔案管理方法由分公司財務部另行支配。（九）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用常見的要適當增加歸檔份數(shù)。第五節(jié)檔案的利用第十條檔案管理員編制檔案檢索工具，依據(jù)各類檔案的特點建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機著錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)建條件。第十一條檔案管理員須熟識所保管檔案的狀況，主動了解公司各項工作，搞好檔案供應利用。第六節(jié)檔案保管期限的劃分及鑒定第十二條檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。對公司在肯定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第十三條

依據(jù)集團要求，依下列規(guī)定辦理：永久保存：公司章程；股東名冊；集團發(fā)文；分公司發(fā)文；董事會、股東會會議記錄；財務報表；政府機關(guān)核準文件；不動產(chǎn)全部權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設計圖；租賃合同等重要的協(xié)議；訴訟文書；其他經(jīng)核定須永久保存的文書。長期保存：預算、決算書類；財務會計憑證；獎金、工資等有關(guān)文書材料；其他經(jīng)核定須保存10年的文書。短期保存：期滿或解除的一般合同；其他經(jīng)核定須保存5年的文書。1年保存：結(jié)案后無長期保存必要或者臨時性的文書。第七節(jié)保密范圍和密級確定第十四條公司保密事項包括但不限于：（一）公司中長期發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展方向、年度經(jīng)營管理目標及考核獎懲方案、經(jīng)營管理模式的相關(guān)內(nèi)容、重大經(jīng)營管理決策、營銷策略、招商策略、新項目開發(fā)、可行性探討等重大決策及決策中涉及的隱私事項等；

（二）公司財務會計資料、銀行開戶信息、財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表、分析報告等；

（三）超市銷售商品等大宗物資選購 支配、價格，企業(yè)財產(chǎn)保險內(nèi)容等；

（四）各類標的額巨大或重要客戶的合同、協(xié)議等；

（五）股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會及各種重要會議的會議紀要、尚未公開的會議確定、決議、會議記錄及其他各類信息等；

（六）市場攤位布局、裝修設計方案、銷售資料、商戶（供應商）信息、合作伙伴信息、客戶（消費者）名單及檔案、業(yè)務流程、經(jīng)營數(shù)據(jù)、攤位定價方案、減免實惠政策及主要經(jīng)濟指標等；

（七）工程建設相關(guān)的立項、規(guī)劃、審批等相關(guān)文件、證照、圖紙；

（八）一般性合同、協(xié)議，設備圖紙、技術(shù)說明書等檔案資料；

（九）標準化管理手冊、員工內(nèi)部培訓手冊、信息化管理軟件、勞動人事資料等；

（十）其他經(jīng)公司確定或員工應當清晰須要保密的事項。

一般性確定、通報、通知、行政管理資料等公開發(fā)布或標明可公示的文件不屬于保密范圍。第十五條密級確定（一）絕密：是公司最重要的隱私，一旦泄露會使公司利益聲譽等遭遇特殊嚴峻的損害。上述第十三條第1、2、3款為絕密級。

（二）機密：是公司重要的隱私，一旦泄露會使公司利益聲譽等遭遇嚴峻損害。上述第十三條第4、5、6款為機密級。

（三）隱私：是公司一般性的隱私，一旦泄露會使公司利益聲譽等遭遇損害。上述第十三條第7、8、9、10款為隱私級。第八節(jié)檔案保密規(guī)定及罰則第十六條檔案保密規(guī)定（一）嚴格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。（二）接收和移出檔案，必需仔細清點、核對交接清單。（三）嚴格執(zhí)行借閱制度，絕不隨意擴大借閱范圍，對須要出具檔案證明的，要仔細核對摘抄內(nèi)容。（四）整理檔案應在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。（五）檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續(xù)。（六）公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入檔案室，下班前必需把借閱的檔案資料入庫。（七）發(fā)覺檔案丟失，損壞要剛好報告。（八）各公司有條件的應專設檔案室，暫無特地檔案室的要依據(jù)檔案管理要求，做好防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外線）、防塵等工作。（九）聲像檔案應按保存期限定期檢查、復制。（十）檔案管理人員必需定期對檔案進行檢查清點，做好檢查記錄。對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案，要剛好實行防治措施，修補或復制。發(fā)覺案卷丟失的，應馬上向主管領(lǐng)導報告，并快速查找。（十一）各公司要逐步采納現(xiàn)代化檔案管理方法，提高檔案管理水平和利用效率。（十二）檔案卷皮、卷盒、書目頁、備考表等參照《中華人民共和國國家標準GB9708-88》及《檔案法》有關(guān)規(guī)定制訂。第十七條罰則依據(jù)集團2001年10月22日制定的《獎懲規(guī)定》其次項懲罰規(guī)定第2款嚴峻過失、第3款重大過失相關(guān)條款，及盡然之家《勞動合同》附件一《保守商業(yè)機密與競業(yè)限制協(xié)議書》中相關(guān)規(guī)定，將罰則細化如下：（一）凡泄露公司絕密級檔案者，公司有權(quán)不經(jīng)預報馬上解除與其的勞動關(guān)系，要求其在支付違約金的同時賠償公司的實際損失；如情節(jié)嚴峻，公司有權(quán)依據(jù)《中華人民共和國刑法》其次百一十九條的規(guī)定，追究其刑事責任。

（二）凡泄露公司機密級檔案者，屬重大過失，公司將視情節(jié)輕重，賜予其辭退或開除，并保留追究其刑事責任的權(quán)利。

（三）凡泄露公司隱私級檔案者，屬嚴峻過失，公司將視情節(jié)輕重，賜予其降職或降級處分，并處以200元-1000元罰款。第九節(jié)

檔案的借閱、運用第十八條

要建立完善的檔案借閱、運用制度。凡需運用檔案的單位和個人，必需持有介紹信、證明、證件，經(jīng)檔案管理人員及主管領(lǐng)導批準并辦理相關(guān)借閱、運用手續(xù)后方可運用，借閱檔案要有特地的書面記錄（后附借閱檔案申請表）。沈陽地區(qū)商戶檔案由分公司運營管理部統(tǒng)一管理，沈陽地區(qū)下屬各分店履行歸檔義務、享有借閱權(quán)利，即將商戶檔案材料統(tǒng)一上報分公司運營管理部歸檔，在須要查閱商戶檔案時統(tǒng)一向分公司運營管理部借閱。第十九條

查閱檔案應有特地場所，留意監(jiān)護。運用人查閱檔案時，不得脫離管理人員監(jiān)控，不得修改、污損、標注、撕拆、抽頁、銷毀和轉(zhuǎn)借檔案材料。其次十條

除司法和行政執(zhí)法機關(guān)外，其他單位和人員運用本公司檔案均應支付費用，標準按物價部門規(guī)定執(zhí)行。第十節(jié)

附

則其次十一條

員工因職務上的須要所持有或保管的一切記錄著公司隱私信息的文件、資料、圖表、筆記、報告、信件、傳真、磁帶、磁盤、儀器以及其他任何形式的載體，均歸公司全部，而無論這些隱私信息有無商業(yè)上的價值，應當于離職時，或者于公司提出懇求時，返還全部屬于公司的財物，包括記載著公司隱私信息的一切載體，必需交清與公司有關(guān)的檔案資料，并辦理相關(guān)手續(xù)。其次十二條

檔案材料經(jīng)過三年后，確認已無保存價值須要銷毀的，須經(jīng)分公司或各分店主管檔案工作的領(lǐng)導批準后，指定二人在規(guī)定的場所銷毀，監(jiān)銷人和檔案管理人應在銷毀清冊上簽字（后附檔案銷毀清冊）。其次十三條

本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1.檔案借閱一覽表（借用檔案申請單）2.檔案銷毀清冊3.商戶檔案材料明細單附件1：檔案借閱一覽表（適用公司內(nèi)部）序號借閱日期檔案名稱借閱方式機密程度借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理簽批審批人簽字及看法辦公室檔案管理人簽字歸還日期備注1□原件□復印件□查閱2□原件□復印件□查閱3□原件□復印件□查閱4□原件□復印件□查閱5□原件□復印件□查閱6□原件□復印件□查閱7□原件□復印件□查閱8□原件□復印件□查閱9□原件□復印件□查閱10□原件□復印件□查閱11□原件□復印件□查閱12□原件□復印件□查閱借用檔案申請單（適用分公司、店面間借用）借用門店/部門借用人部門經(jīng)理檔案名稱借用日期年月日所需份數(shù)歸還日期年月日用檔事由是否原件□原件□復印件□傳真件□掃描件審批人簽字辦公室檔案保管人備注注：為便于檔案保存完整，非特殊或重大事務，檔案原件概不借出。借用檔案申請單（適用分公司、店面間借用）借用門店/部門借用人部門經(jīng)理檔案名稱借用日期年月日所需份數(shù)歸還日期年月日用檔事由是否原件□原件□復印件□傳真件□掃描件審批人簽字辦公室檔案保管人備注注：為便于檔案保存完整，非特殊或重大事務，檔案原件概不借出。附件2：