審計(jì)檔案管理的統(tǒng)一與高效

審計(jì)檔案管理的統(tǒng)一與高效

審計(jì)檔案工作，是指審計(jì)機(jī)關(guān)建立審計(jì)檔案并進(jìn)行收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交的活動(dòng)以及對(duì)下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理是審計(jì)檔案管理的基本原則按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員在工作中必須努力做到：一是認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律法規(guī)，擬定審計(jì)檔案工作規(guī)章制度，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定做好審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)以及工作檢查、總結(jié)、培訓(xùn)、研究等活動(dòng)，并在此前提下對(duì)本機(jī)關(guān)各部門(mén)審計(jì)文件材料的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督及指導(dǎo)，定期對(duì)本機(jī)關(guān)庫(kù)存審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)對(duì)本機(jī)關(guān)和本地區(qū)的審計(jì)檔案收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，并按規(guī)定向上一級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)報(bào)送審計(jì)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表，如期移交應(yīng)由同級(jí)檔案館保管的審計(jì)檔案。二是作為上一級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)，要監(jiān)督和指導(dǎo)下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)檔案管理工作，按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交審計(jì)檔案。三是各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)都要建立審計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)本機(jī)關(guān)和本地區(qū)審計(jì)檔案的立卷、歸檔、利用等情況及時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，按規(guī)定向上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)報(bào)送。四是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)審計(jì)組織，對(duì)接受審計(jì)機(jī)關(guān)委托審計(jì)所形成的文件材料，應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，移交委托單位檢查、歸檔，自行保存審計(jì)案卷的副本，其他材料的處理要與有關(guān)單位商辦。二、完整與安全是對(duì)審計(jì)檔案管理的基本要求審計(jì)檔案管理的完整性是指每一個(gè)年度審結(jié)的審計(jì)項(xiàng)目和完成的調(diào)查項(xiàng)目案卷、每一項(xiàng)目所產(chǎn)生的審計(jì)文件材料以及每一案卷內(nèi)重要文件的各次稿本都要收集齊全。審計(jì)文件材料立卷采用按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的方法，實(shí)行誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷、邊審計(jì)邊收集整理、審結(jié)卷成的原則，上年度的審計(jì)文件材料立卷后應(yīng)于本年六月底以前歸檔。審計(jì)檔案管理的安全性是指審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)檔案專用庫(kù)房，配置必要的設(shè)備，建立健全保管制度，定期進(jìn)行保管狀況檢查。對(duì)損毀、丟失、涂改、偽造、出賣(mài)、轉(zhuǎn)賣(mài)、擅自提供審計(jì)檔案者或者因玩忽職守造成審計(jì)檔案損失的檔案工作人員，由主管部門(mén)對(duì)直接負(fù)責(zé)人和其他有關(guān)責(zé)任人依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。三、保存與利用是審計(jì)檔案管理的目的和歸宿在立卷管理方面，首先，歸入審計(jì)案卷的文件材料必須是審計(jì)監(jiān)督項(xiàng)目或?qū)徲?jì)調(diào)查項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的專門(mén)性業(yè)務(wù)文件材料，通常包括：(1)立項(xiàng)性文件材料，如審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)實(shí)施方案；(2)證明性文件材料，如審計(jì)證據(jù)（含承諾書(shū)）、審計(jì)工作底稿；(3)結(jié)論性文件材料，如審計(jì)報(bào)告、審定審計(jì)報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書(shū)、復(fù)核意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)建議書(shū)、移送處理書(shū)、審計(jì)處罰決定書(shū)、審計(jì)聽(tīng)證告知書(shū)、審計(jì)文書(shū)送達(dá)回證；(4)其他備查文件材料。審計(jì)文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重復(fù)立卷。未經(jīng)核實(shí)的或與審計(jì)事項(xiàng)無(wú)關(guān)的文件材料、不重要的文件修改稿不得歸入審計(jì)案卷。案卷封面要整潔、書(shū)寫(xiě)要規(guī)范，文件要整齊有序、組裝嚴(yán)密。其次，文件材料的組合采用按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的基本方法。一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或幾個(gè)卷，多卷項(xiàng)目在分卷時(shí)應(yīng)防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性。最后，審計(jì)方案經(jīng)批準(zhǔn)后，審計(jì)組應(yīng)確定本項(xiàng)目立卷責(zé)任人，并提出明確要求。項(xiàng)目審計(jì)實(shí)施開(kāi)始后，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集本審計(jì)項(xiàng)目的文件材料。項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)以后，立卷責(zé)任人要對(duì)本審計(jì)項(xiàng)目的全部文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，如遇有個(gè)別審計(jì)文件材料與行政文件或?qū)徲?jì)綜合管理文件在內(nèi)容上相互交叉、難以劃分時(shí)，應(yīng)在保證審計(jì)檔案完整的前提下確定取舍，必要時(shí)可在審計(jì)檔案和行政文書(shū)檔案中“同時(shí)立卷”。對(duì)立卷責(zé)任人整理出的項(xiàng)目審計(jì)文件材料，由審計(jì)組組長(zhǎng)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處責(zé)成立卷責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)救。檢查合格后，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)文件目錄，填制備考表、書(shū)寫(xiě)案卷封面等。此外，還要做好審計(jì)案卷裝訂工作和審計(jì)證物的處理工作。在歸檔管理方面，主要包括歸檔存放、保管和利用等項(xiàng)工作。其具體要求是：審計(jì)文件材料的歸檔必須堅(jiān)持以項(xiàng)目審計(jì)案卷為單位進(jìn)行交換，無(wú)特殊情況不得向檔案部門(mén)移交單份文件材料；對(duì)準(zhǔn)備歸檔的審計(jì)案卷，要由相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)部門(mén)在逐卷檢查合格的基礎(chǔ)上登記造冊(cè)，填寫(xiě)“審計(jì)檔案移交清冊(cè)”，由機(jī)關(guān)檔案人員逐卷清點(diǎn)驗(yàn)收，移交人和接收人在清冊(cè)上簽字蓋章；審計(jì)案卷的歸檔時(shí)間不得遲于該審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后次年六月底之前。審計(jì)檔案管理的目的就是為了更好地利用。為了更好地利用審計(jì)檔案，一是應(yīng)根據(jù)工作需要編制案卷目錄、全引目錄、審計(jì)項(xiàng)目專題卡片（目錄）等檔案檢索工具，做到查找案卷迅速、準(zhǔn)確。二是審計(jì)檔案一般不對(duì)外借閱，必須借閱者須經(jīng)審計(jì)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱審計(jì)檔案僅限定在審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部，審計(jì)機(jī)關(guān)以外的單位不得查閱，但有特殊情況需要查閱審計(jì)檔案或者要求出具審計(jì)檔案證明的，須經(jīng)該審計(jì)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三是審計(jì)文件材