商務(wù)信函的寫法介紹參考

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信函是公司的臉面，它對(duì)于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務(wù)信函的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾點(diǎn)：

信頭：

一般來(lái)講，商業(yè)信函均使用印有l(wèi)etterhead的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。

信內(nèi)地址：

寫在信紙的左上角，編號(hào)和日期下方。

挨次是從小到大：

公司名稱或收信人姓名、職務(wù)

房屋或大樓名稱

大樓號(hào)碼及所在街道或路的名稱

省市名稱及郵編

國(guó)家名稱

稱呼敬語(yǔ)：如知道對(duì)方姓名，就用dearmr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對(duì)方姓名，可用dearsir,dearmadam,也可用：towhomifmayconcern。如對(duì)方職務(wù)較高，則最好用其職務(wù)名稱，如：dearprof.smith,deardr.henson等。稱呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。

正文

結(jié)束敬語(yǔ)：如稱呼用dearsir/dearsirs/dearmadam,結(jié)束敬語(yǔ)就應(yīng)用yoursfaithfully。如稱呼用dearmr.john/dearmr.smith,結(jié)束敬語(yǔ)就應(yīng)用yourssincerely。

署名

英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清楚(clearness)、簡(jiǎn)明(conciseness)、完好(completeness)和禮貌(courtesy)。信函的語(yǔ)調(diào)也是同樣重要的，它表達(dá)了你對(duì)收信人的看法，適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)將會(huì)給雙方制造良好的溝通氣氛。

商務(wù)信函的寫法介紹2

稱謂是對(duì)收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必需的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號(hào)。書寫時(shí)有以下兩種稱謂：

〔1〕泛指尊稱?！熬粗氐摹焙蠹臃Q謂并加冒號(hào)，如“敬重的先生”、“敬重的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“敬重的辦公室主任”、“敬重的財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)”、“敬重的銷售部經(jīng)理”等。

〔2〕詳細(xì)稱謂。即詳細(xì)指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語(yǔ)。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此熟悉或者特別熟識(shí)的狀況。由于這種稱謂能夠表達(dá)寫信人與收信人之間的情感與親密關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“敬重的辦公室石主任”、“敬重的財(cái)務(wù)部張部長(zhǎng)”、“敬重的銷售部王經(jīng)理”等。

商務(wù)信函的寫法介紹3

口語(yǔ)化

每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次溝通。人都是感性的，所以您需要在您的信函里表達(dá)感性的一面。然而許多人都有一種誤會(huì)，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)當(dāng)用一種特別的“生意腔”，于是把一封原來(lái)應(yīng)當(dāng)是熱忱而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“yourletterhasbeenreceived”，“yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。其實(shí)我們簡(jiǎn)潔的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)潔明白的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱忱，友好，就象兩個(gè)伴侶之間的談話那樣簡(jiǎn)潔，自然，人性化。

想象一下，假如您由于無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時(shí)，您會(huì)怎么說(shuō)？我想您會(huì)說(shuō)“iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在電話中您會(huì)這樣說(shuō)，為什么在信件中要改成“itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡(jiǎn)潔，自然，人性化。

語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)

由于您寫的信函都是有其目的。性的，所以您信函里所采納的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)當(dāng)符合您的目的。在寫之前先不妨認(rèn)真考慮一下，您寫這封信函是想到達(dá)一個(gè)什么樣的目的，您盼望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸告性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。

真誠(chéng)

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠(chéng)是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必需能夠充分表達(dá)您的真誠(chéng)。不管說(shuō)什么，都要帶著您的誠(chéng)意去說(shuō)。把寫好的信函拿起來(lái)讀一遍，確保假如此時(shí)對(duì)方正在電話中與您通話，他肯定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。

直接

跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函肯定要寫得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。假如是不符合主題或者對(duì)信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請(qǐng)毫不留情的舍棄它們。由于這些內(nèi)容不僅不能使溝通通暢，反而會(huì)混淆視聽，非但不能讓讀者感愛好，反而會(huì)讓他們惱火，產(chǎn)生反感。

禮貌

我們這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)潔用一些禮貌用語(yǔ)比方y(tǒng)ourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要表達(dá)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和境況的看法。假如本著這樣的看法去跟別人溝通，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)伴侶，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。

特殊要留意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并敬重對(duì)方的觀點(diǎn)。假如對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公正時(shí)，請(qǐng)表現(xiàn)一下您的高姿勢(shì)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明您的觀點(diǎn)，但留意要講究禮節(jié)禮貌，避開用冒犯性的語(yǔ)言。

還要提示一點(diǎn)，中國(guó)人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會(huì)變成阿諛奉承，真誠(chéng)過了頭，也會(huì)變成天真稚嫩。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能到達(dá)預(yù)期的效果。

簡(jiǎn)潔

就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)潔，清晰，簡(jiǎn)單理解。用常見的單詞，避開生僻或者拼寫冗雜的`單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，由于短句更簡(jiǎn)單理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比方，您前面寫了“goodshavebeensent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。由于這樣寫會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

精確

當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者詳細(xì)的信息時(shí)，比方時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使溝通的內(nèi)容更加清晰，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。

針對(duì)性

請(qǐng)?jiān)卩]件中寫上對(duì)方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是特地給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然，假如您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“dearsirs”or“dearsirormadam”。

語(yǔ)言樸實(shí)

前面我們說(shuō)過，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。依據(jù)西方的語(yǔ)言習(xí)慣，他們更情愿使用簡(jiǎn)練而樸實(shí)的語(yǔ)言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量避開華麗冗雜的詞句。

回復(fù)快速準(zhǔn)時(shí)

給買家的回復(fù)，千萬(wàn)要快速準(zhǔn)時(shí)。由于買家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。假如您的回復(fù)不夠準(zhǔn)時(shí)，就可能由于搶不到先機(jī)而失去商機(jī)。

標(biāo)題

這一點(diǎn)是特殊針對(duì)寫電子郵件的。或許許多人都沒有意識(shí)到，事實(shí)上，e-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對(duì)方的