秘書學(xué)教案第八章秘書工作的規(guī)律與原則

第八章秘書工作的規(guī)律與原則

在領(lǐng)導(dǎo)工作實(shí)踐中，秘書在主輔配合中的近身綜合輔助是不可缺

少的，而且必須與領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)服務(wù)相適應(yīng)。領(lǐng)導(dǎo)者既要處理決策、指揮、

協(xié)調(diào)、控制等要?jiǎng)?wù)，又要處理經(jīng)常發(fā)生的日常事務(wù)。隨著組織規(guī)模的

擴(kuò)大和社會(huì)分工的細(xì)化，一方面，需要權(quán)責(zé)相對(duì)集中以求指揮統(tǒng)一、

步調(diào)一致，維護(hù)組織的整體性；另一方面，需要領(lǐng)導(dǎo)者透徹地了解各

方面的實(shí)際，保持與各相關(guān)方面的關(guān)系與溝通，處理組織中的各項(xiàng)事

務(wù)。這無(wú)疑加重了領(lǐng)導(dǎo)工作的負(fù)擔(dān)。這些負(fù)擔(dān)僅憑領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人之力

是難以承擔(dān)的。由此，就產(chǎn)生了與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的，近身綜合輔助充

當(dāng)參謀助手的秘書人員。

秘書在主輔配合中，近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要相

適應(yīng)規(guī)律：

一是揭示了一切秘書工作和所有秘書職能活動(dòng)中固有的最本質(zhì)

最穩(wěn)定的關(guān)系一一秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合關(guān)系；二是揭示了秘書工作的

基本特征一一領(lǐng)導(dǎo)近身綜合輔助性；三是指明了秘書工作的基本內(nèi)

容：綜合輔助，既辦文辦會(huì)辦事，提供事務(wù)服務(wù)，又出謀獻(xiàn)策，拾遺

補(bǔ)缺，提供參謀輔助；既充當(dāng)近身助手，又充當(dāng)近身參謀；四是指出

了秘書發(fā)揮職能作用的位置一一領(lǐng)導(dǎo)身邊，即“近身”；五是指出秘

書輔助必須與領(lǐng)導(dǎo)需要相適應(yīng)。秘書工作雖然經(jīng)歷了數(shù)千年的發(fā)展和

演變，雖然不同國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)，不同的組織管理中都有不同的運(yùn)

作方式的秘書工作，雖然秘書工作的內(nèi)容日益紛繁，但不同時(shí)代、不

同國(guó)度、不同組織、不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的秘書工作中，秘書輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)

輔助的需要相適應(yīng)的固有的本質(zhì)聯(lián)系未變；在領(lǐng)導(dǎo)近身綜合輔助的基

本特征未變；事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的綜合輔助的基本內(nèi)容未變；處于

領(lǐng)導(dǎo)身邊的近身職能位置未變。因此，與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身綜合輔助，

揭示了秘書工作的一般規(guī)律。

2．從現(xiàn)實(shí)實(shí)踐看秘書工作一般規(guī)律

秘書的一切工作實(shí)踐，都在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合中進(jìn)行，都要與領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)

服務(wù)需要相適應(yīng)，都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開而處于從屬和輔助地位。在

領(lǐng)導(dǎo)的一切工作事務(wù)中，秘書都要自始至終地、全面地發(fā)揮近身綜合

輔助作用，充當(dāng)操辦事務(wù)的助手、運(yùn)籌策劃的參謀。在重大決策的制

定過程中，要提供信息、參與運(yùn)籌策劃、收集意見和建議、擬定可行

方案；在決策執(zhí)行中，要收集信息進(jìn)

行反饋、參與督促檢查和綜合協(xié)調(diào)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)控，以實(shí)現(xiàn)決策

目標(biāo)；在管理事務(wù)中，凡是領(lǐng)導(dǎo)需要代勞的，都由秘書盡職盡責(zé)的代

勞；凡是領(lǐng)導(dǎo)工作需要服務(wù)的，都由秘書提供與時(shí)有效的服務(wù)；凡是

領(lǐng)導(dǎo)工作需要參謀輔助的，秘書都要竭盡全力地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

這一切都在主輔配合中進(jìn)行，都在領(lǐng)導(dǎo)近身綜合輔助中才能順利

地層開。組織管理中設(shè)置秘書崗位，領(lǐng)導(dǎo)者身邊配備秘書，就是為了

在領(lǐng)導(dǎo)者身邊配備綜合輔助的參謀助手，通過主輔配合，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工

作效能。秘書若不能在領(lǐng)導(dǎo)身邊提供有效的綜合輔助，不能在主輔配

合中促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高，就是失職。

在管理實(shí)踐中，協(xié)助主要領(lǐng)導(dǎo)人行使領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)的，有副職領(lǐng)導(dǎo)人

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人、財(cái)、物等要素管理的，有各職能部門負(fù)責(zé)人協(xié)助領(lǐng)

導(dǎo)人進(jìn)行運(yùn)籌策劃的，有專職的參謀咨詢?nèi)藛T和智囊人物。從某種意

義上講，這些人員的工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作都從不同方面有著不可低估的

輔助作用。但是，從這些人員的工作X圍和職責(zé)來(lái)看，都難以像秘

書那樣處于領(lǐng)導(dǎo)身邊，與時(shí)跟蹤領(lǐng)導(dǎo)工作，全方位、全過程地提供綜

合輔助，提供事務(wù)服務(wù)和參謀輔助；其他工作人員只能在某個(gè)層次、

某個(gè)領(lǐng)域、某個(gè)階段發(fā)揮輔助作用；都很難像秘書那樣形成領(lǐng)導(dǎo)近身

的主輔配合的一體化工作機(jī)制，只能在各自的職能X圍內(nèi)發(fā)揮作用。

秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合、近身綜合輔助，是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要，對(duì)秘書的

工作指派、授權(quán)理事和秘書的主動(dòng)服務(wù)與參謀活動(dòng)兩者結(jié)合的一個(gè)統(tǒng)

一的整體。這就是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)與其他工作人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)輔助的區(qū)別。

這也使秘書工作成為領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展、鋪墊、伸延的不可缺少的輔助

部分。

秘書在主輔配合中的近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要

相適應(yīng)，是秘書工作中固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的聯(lián)系和關(guān)系。秘書職

能活動(dòng)相當(dāng)廣泛，在辦文辦會(huì)辦事中有著各種往來(lái)關(guān)系和聯(lián)系，而這

些業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開的。一切關(guān)系和

聯(lián)系都以主輔配合近身綜合輔助為目的、為主體。這一固有的、最本

質(zhì)、最穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系，影響和制約著秘書的一切業(yè)務(wù)活動(dòng)，也對(duì)

秘書工作中其他方面的關(guān)系和聯(lián)系產(chǎn)生關(guān)鍵性的影響。在工作實(shí)踐

中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合默契，能有效提供綜合服務(wù)，秘書發(fā)揮參謀

助手作用的領(lǐng)域就大，與其他方面的關(guān)系和聯(lián)系也就更為緊密；反之，

配合不當(dāng)，綜合輔助不力，取得領(lǐng)導(dǎo)的信任程度不高，秘書就只能在

狹小的X圍內(nèi)被動(dòng)辦事，與其他方面的聯(lián)系也就很有限了。同時(shí)，

秘書加強(qiáng)與有關(guān)方面的聯(lián)系，保持良好的相互配合的關(guān)系，又能提高

主輔配合近身綜合輔助的有效性，更為充分地發(fā)揮事務(wù)服務(wù)和參謀輔

助的效能，使秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合更為緊密有效。

秘書在主輔配合中的近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要

相適應(yīng)規(guī)律，是規(guī)X秘書工作行為的重要依據(jù)。秘書工作的X圍有

一定的彈性。隨領(lǐng)導(dǎo)工作性質(zhì)、職責(zé)X圍和領(lǐng)導(dǎo)工作方式的不同，

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書輔助和服務(wù)的需要和要求也有所不同。遵循這一規(guī)律，有

利于秘書在主輔配合中準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，適時(shí)對(duì)路地為領(lǐng)導(dǎo)

工作服務(wù)和輔助，也有利于秘書在工作中避免盲目性和克服隨意性。

遵循秘書在主輔配合中近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要相

適應(yīng)規(guī)律，有利于秘書有序地安排繁雜的工作事務(wù)。秘書承擔(dān)著大量

日常事務(wù)，還必須與時(shí)處理突發(fā)事件和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。遵循這一規(guī)律，

就能在主輔配合中區(qū)分工作事務(wù)的輕重緩急，并作出妥善的安排，全

面周密地完成任務(wù)。

3．從未來(lái)發(fā)展看秘書工作一般規(guī)律

科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，管理實(shí)踐也在快速發(fā)展變化，未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)工

作面臨著更為復(fù)雜的多變的環(huán)境，更加需要全面、與時(shí)、準(zhǔn)確并高度

綜合的信息和廣博淵深的科學(xué)知識(shí)，需要更有活力的應(yīng)變適應(yīng)能力和

創(chuàng)新能力。雖然未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)其綜合素質(zhì)將得到進(jìn)一步提高，但僅憑個(gè)

人能力是很難適應(yīng)未來(lái)決策的需要的。因此，更需要秘書的近身綜合

輔助。就未來(lái)秘書工作而言，雖然以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代辦公設(shè)

備要大幅度減輕秘書的事務(wù)工作，然而，未來(lái)事務(wù)的復(fù)雜性和多變性，

風(fēng)險(xiǎn)性和機(jī)遇性，利益主體的多元化和多種高科技對(duì)管理事務(wù)的影

響，使秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供有效服務(wù)和輔助的難度更大。

秘書工作遵循秘書在主輔配合中的近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書

公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)的規(guī)律。

一是有利于在主輔配合中，輔助領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)復(fù)雜多變的環(huán)

境，通過人機(jī)配合，為領(lǐng)導(dǎo)提供具有更高參考價(jià)值的高度綜合的信息；

二是有利于在主輔配合中進(jìn)行有效的智能共振，增強(qiáng)創(chuàng)新活力和

對(duì)客觀環(huán)境的應(yīng)變能力；

三是有利于秘書在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身輔助中，敏銳地預(yù)測(cè)風(fēng)

險(xiǎn)，把握機(jī)遇，充分地發(fā)揮參謀輔助作用；

四是有利于在主輔配合中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行組織協(xié)調(diào)工作，增強(qiáng)組

織的凝聚力和整體性；

五是有利于在領(lǐng)導(dǎo)近身了解多種科技知識(shí)介入領(lǐng)導(dǎo)管理活動(dòng)的

情況，不斷提高自己對(duì)科技知識(shí)水平在實(shí)際工作中應(yīng)用X圍的了解。

因此，從未來(lái)發(fā)展來(lái)看，秘書必須遵循在主輔配合中近身綜合輔

助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)規(guī)律。才能充分地發(fā)揮其職能作

用；領(lǐng)導(dǎo)者要有效地開展領(lǐng)導(dǎo)工作，也非常需要主輔配合近身綜合輔

助的秘書，充當(dāng)自己的參謀助手。

二、秘書工作一般規(guī)律的表述

秘書工作一般規(guī)律，即秘書在主輔配合中近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)

秘書公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)規(guī)律，揭示了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要。秘

書工作效果、秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的有效程度、秘書工作投入(即事

務(wù)服務(wù)與參謀輔助的投入)等要素間的關(guān)系和聯(lián)系。由于主輔配合受

領(lǐng)導(dǎo)與秘書價(jià)值觀念和認(rèn)識(shí)水平的影響，所以它是一個(gè)具有方向性的

矢量：當(dāng)主輔配合有利于事業(yè)公利時(shí)，它為正值；當(dāng)違背事業(yè)公利時(shí)，

為負(fù)值；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與秘書價(jià)值取向相反

時(shí)，以影響力大的決定正負(fù)值，一般領(lǐng)導(dǎo)的價(jià)值取向起主導(dǎo)作用。

從秘書工作一般規(guī)律的公式可以看出：

①領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的需要，與秘書在主輔配合中事務(wù)服

務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng)，才能取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作的滿

意，才能保持和諧的工作關(guān)系狀態(tài)。為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)近身綜合服務(wù)是

對(duì)秘書工作的根本要求。

②主輔配合的有效程度對(duì)秘書工作起著關(guān)鍵性作用。配合

有效程度高，秘書的事務(wù)服務(wù)和參謀輔助發(fā)揮的職能作用就大，否則，

作用就小。在主輔配合中，領(lǐng)導(dǎo)是主導(dǎo)方面，秘書是從屬與輔助方面，

只有兩者相匹配，其主輔配合的有效程度才能高。

③領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的需要，對(duì)秘書工作的職能X圍、職

能作用、職能地位等是決定性的。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)的需要，既有

時(shí)代和社會(huì)環(huán)境所決定的客觀需要，如不同的歷史時(shí)期，不同的社會(huì)

實(shí)踐環(huán)境下，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書公務(wù)輔助有著不同的需要；又有領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人

價(jià)值取向、整體素質(zhì)、工作作風(fēng)等決定的主觀需要，如不同階級(jí)、不

同價(jià)值觀、不同行業(yè)、不同個(gè)人特質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)秘書輔助有著特殊要

求。而且，這種主觀需要，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合方式和有效程度有

著關(guān)鍵性影響。領(lǐng)導(dǎo)的客觀需要和主觀需要，共同對(duì)秘書工作起著引

導(dǎo)和制約作用。

④秘書發(fā)揮其職能作用，是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要，適應(yīng)環(huán)境條件變化，

與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下，通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來(lái)的。在

事務(wù)服務(wù)和參謀輔助兩個(gè)方面投入的智力、體力、精力、時(shí)間量越大，

其發(fā)揮的功能作用越大。但秘書的投入，受主輔配合有效程度的制約，

秘書的職能作用，不得超越輔助地位。

三、秘書工作一般規(guī)律的運(yùn)用

秘書工作的一般規(guī)律適用于秘書工作的一切領(lǐng)域，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)如何發(fā)

揮秘書的職能作用也具有指導(dǎo)意義。

1.從目標(biāo)把握，堅(jiān)持主輔配合的正確方向

秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合的有效程度，首先決定于其配合的總體

目標(biāo)是否正確，秘書與領(lǐng)導(dǎo)各自的工作目標(biāo)是否一致。

從總體來(lái)看，我國(guó)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者與其秘書，其工作的宗旨和事、世

目標(biāo)，都是為人民服務(wù)，為促進(jìn)國(guó)家的現(xiàn)代化建設(shè)。只有堅(jiān)持為人民

服務(wù)的根本宗旨，從事業(yè)公利出發(fā)，保持工作方向的高度一致性，秘

書和領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合才能在工作實(shí)踐中有效地發(fā)揮作用，并不斷地提

高其有效性。

堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨，以事業(yè)公利為方向并非一經(jīng)確認(rèn)就永

恒不變的。在工作實(shí)踐中，還要接受種種考驗(yàn)。在金錢、物欲、個(gè)人

名位等誘惑下，要具有自我抗御能力和健全的監(jiān)控機(jī)制，才能在實(shí)踐

中始終如一地堅(jiān)持正確的方向，才能使秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合在事業(yè)

公利的基礎(chǔ)上和諧一致，充分發(fā)揮其作用。在總體方向的把握上，領(lǐng)

導(dǎo)是主導(dǎo)者，領(lǐng)導(dǎo)不僅要自身帶頭，事事從事業(yè)公利出發(fā)，而且要嚴(yán)

格要求自己的秘書對(duì)事業(yè)忠誠(chéng)、正派、無(wú)私；秘書卜是輔助者，秘書

要自覺遵紀(jì)守法，無(wú)私奉獻(xiàn)，同時(shí)還要發(fā)揮近身參謀作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)

者把握正確的方向。當(dāng)主輔配合在正向上保持高度一致性時(shí)，工作效

果最佳；反之，在負(fù)向上保持高度一致時(shí)，其危害性最大；在總體方

向不一致時(shí)，主輔配合失調(diào)。這是古往今來(lái)被無(wú)數(shù)事實(shí)所反復(fù)證明了

的，它反映了秘書工作一般規(guī)律在導(dǎo)向機(jī)制上的本質(zhì)特征。

除了要準(zhǔn)確把握正確的導(dǎo)向機(jī)制外，還要保持在具體工作目

標(biāo)上秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的和諧一致性。

作為領(lǐng)導(dǎo)者，其具體工作目標(biāo)就是組織管理目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)的決

策、指揮等一切領(lǐng)導(dǎo)行為，都要為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)服務(wù)，同時(shí)要以這一

目標(biāo)，引導(dǎo)和指導(dǎo)秘書有效地開展輔助和服務(wù)工作；作為秘書人員，

要盡職盡責(zé)地通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。特

別在發(fā)現(xiàn)實(shí)踐中出現(xiàn)新情況、新問題、新矛盾、新趨勢(shì)時(shí)，秘書應(yīng)該

與時(shí)地進(jìn)行準(zhǔn)確的分析研究，并將綜合分析的結(jié)果和研究的對(duì)策建議

提供給領(lǐng)導(dǎo)，以輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有．效調(diào)整、協(xié)調(diào)和控制；當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)

在某個(gè)時(shí)期、某個(gè)局部、某個(gè)階段、某項(xiàng)具體事務(wù)上，與總體工作目

標(biāo)有所偏離時(shí)，秘書應(yīng)與時(shí)發(fā)揮參謀作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)把握方向，以減

少或避免失誤；當(dāng)群眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正確的工作目標(biāo)不夠理解時(shí)，秘書應(yīng)通

過上情下達(dá)的職能活動(dòng)，幫助群眾理解；當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖與群眾

的正確意見和要求出現(xiàn)局部不一致時(shí)，秘書應(yīng)通過下情上達(dá)的職能活

動(dòng)，幫助領(lǐng)導(dǎo)將工作意圖與群眾愿望有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。這樣，就可有

效地維護(hù)組織整體目標(biāo)的一致性，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合也就更為和

諧一致。

領(lǐng)導(dǎo)與秘書的主輔配合，還反映在階段性目標(biāo)上。秘書人員應(yīng)

把領(lǐng)導(dǎo)工作的各階段的目標(biāo)，作為安排具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)。秘書

只有將工作安排圍繞領(lǐng)導(dǎo)各階段的工作目標(biāo)、重點(diǎn)展開，才能做到

主輔配合，有效地發(fā)揮近身綜合輔助的作用。若兩相脫節(jié)，就會(huì)造成

領(lǐng)導(dǎo)在某些工作階段因得不到必要的工作服務(wù)和輔助而影響工作效

率；而秘書工作則由于主輔配合脫節(jié)而難以充分發(fā)揮輔助作用，甚至

會(huì)做無(wú)用功。

秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合，還落實(shí)在具體工作事務(wù)的目標(biāo)上。秘書開

展各項(xiàng)具體的服務(wù)和輔助活動(dòng)要以領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)具體工作目的為出發(fā)點(diǎn)。

領(lǐng)導(dǎo)者作出決定、召開會(huì)議、舉行會(huì)談、發(fā)布文件，處理各項(xiàng)具體事

務(wù)，都有著確定的、具體的目的，遵循與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身綜合輔助

規(guī)律，秘書必須對(duì)領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)具體工作目的準(zhǔn)確的了解和把握，并為領(lǐng)

導(dǎo)圓滿地實(shí)現(xiàn)工作目的，提供有效的服務(wù)和輔助。明確了領(lǐng)導(dǎo)工作的

具體目的，秘書才能明確自己該做什么，何時(shí)去做，怎樣才能做好。

只有這樣，秘書的近身綜合輔助才能在具體工作中充分發(fā)揮作用。

2.從主輔加深理解，提高綜合輔助的有效性

秘書工作的一般規(guī)律，揭示了秘書與領(lǐng)導(dǎo)在工作上是密不可分

的，在工作績(jī)效上是一體化的。領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效中，包含著秘書近身綜

合輔助有效發(fā)揮作用的績(jī)效；而領(lǐng)導(dǎo)與秘書彼此加深理解，是提高主

輔配合有效性的重要條件，也能有效地提高秘書綜合輔助和服務(wù)的效

率，進(jìn)而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。在實(shí)踐中，領(lǐng)導(dǎo)與秘書相互理解

和配合的程度，可分為以下四種狀況：

和諧共振型。這是領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的最佳狀況。領(lǐng)導(dǎo)理

解秘書工作，把培養(yǎng)和正確使用秘書作為優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)效能加以重視；秘

書也善于理解領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，主動(dòng)提高為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的

有效性，自覺地把輔助領(lǐng)導(dǎo)，提高工作效率和效益作為自身工作的出

發(fā)點(diǎn)。這樣就從主輔兩方面實(shí)現(xiàn)最佳配合，從而能取得最佳實(shí)際效果。

在這種狀態(tài)下，領(lǐng)導(dǎo)工作能得到有效的充分的秘書綜合輔助和服務(wù)；

秘書工作也能得到領(lǐng)導(dǎo)的有效指導(dǎo)和支持。兩者相得益彰。

領(lǐng)導(dǎo)牽引型。這種狀況是領(lǐng)導(dǎo)理解秘書工作的重要性，自身

能力強(qiáng)、素質(zhì)高、富有經(jīng)驗(yàn)，善于培養(yǎng)和使用秘書；秘書守職、勤奮，

但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作缺乏全面理解，不善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，能力和經(jīng)驗(yàn)

不足，缺乏主動(dòng)性，只能在領(lǐng)導(dǎo)的明確指示或指導(dǎo)下，才能順利完成

工作任務(wù)。其主輔配合的有效程度和工作績(jī)效雖比不上“和諧共振

型”，但在領(lǐng)導(dǎo)者的“牽引”下，也能取得較好的工作績(jī)效。從發(fā)展

看，在領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)和秘書的不斷努力下，秘書就能迅速地提高素質(zhì)增

長(zhǎng)才干，全面地理解領(lǐng)導(dǎo)工作，把握秘書工作一般規(guī)律，主輔配合關(guān)

系也就會(huì)由“領(lǐng)導(dǎo)牽引型”逐漸發(fā)展為“和諧共振型”。

秘書促動(dòng)型。產(chǎn)生這種狀況的原因，一般是領(lǐng)導(dǎo)者的水平不高，

能力不強(qiáng)，但有全心全意為人民服務(wù)的思想動(dòng)機(jī)，能夠虛心聽取別人

的意見和建議；而配備的秘書具有較高的水平和較強(qiáng)的工作能力，能

夠正確地理解領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，并能竭盡全力地輔助領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)

領(lǐng)導(dǎo)的近身“智囊”和助手。在這種情況下，只要領(lǐng)導(dǎo)者不妒賢嫉能，

胸襟開闊；秘書能甘當(dāng)配角，不侵權(quán)，不越權(quán)，不搞“秘書專政”，

誠(chéng)心誠(chéng)意的輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，其主輔配合也能取得一定的工作績(jī)效。隨

著領(lǐng)導(dǎo)才能、經(jīng)驗(yàn)的增長(zhǎng)，也可能會(huì)發(fā)展為“和諧共振型”。但若領(lǐng)

導(dǎo)人無(wú)容人之量，或者秘書懷有個(gè)人目的，這種主輔配合就會(huì)失調(diào)，

也就很難取得良好的工作績(jī)效。

配合失調(diào)型。形成這種狀況的原因，或者是由于領(lǐng)導(dǎo)與秘書的事

業(yè)功利目標(biāo)不一致，或者是素質(zhì)、性格不相匹配、或者感情上存在隔

閡、或者其他方面存在不和諧因素，致使彼此思想上缺乏溝通，工作

上難以配合。領(lǐng)導(dǎo)工作意圖難以被秘書理解，秘書工作的作用也不被

領(lǐng)導(dǎo)重視。在這種狀況下，領(lǐng)導(dǎo)工作難以得到秘書有效的近身綜合輔

助，秘書工作也難以得到領(lǐng)導(dǎo)的有效指導(dǎo)和支持。這種配合失調(diào)型的

狀況在管理實(shí)踐中是不允許也不可能長(zhǎng)期存在的。要么彼此加強(qiáng)溝

通，加強(qiáng)理解。特別是處于輔助地位的秘書應(yīng)該主動(dòng)地去理解領(lǐng)導(dǎo)，

適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的工作風(fēng)格和工作習(xí)慣；領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心秘書，理解秘書工作，

加強(qiáng)主輔配合的有效性，使之向“和諧共振型”發(fā)展。要么采取組織

措施，構(gòu)建新的和諧的主輔配合。

領(lǐng)導(dǎo)與秘書的相互理解與和諧配合是在實(shí)踐中形成的。只有領(lǐng)

導(dǎo)與秘書都共同遵從為人民服務(wù)的根本宗旨，在實(shí)踐中遵循秘書工

作的一般規(guī)律，加強(qiáng)溝通，就能逐漸形成和諧共振的主輔配合，秘

書的近身綜合輔助作用也就能不斷加強(qiáng)。

3．從主輔配合協(xié)調(diào)，提高綜合輔助的效率

秘書工作的一般規(guī)律，要求秘書在工作思維、工作節(jié)奏、工作進(jìn)

程上，都要保持和諧一致性。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)正在思考某個(gè)問題時(shí)，秘書應(yīng)進(jìn)

行輔助性思考，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、調(diào)研和事務(wù)性服務(wù)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)形

成某項(xiàng)工作意向時(shí)，秘書應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作意向展開、伸延、做好鋪墊

和準(zhǔn)備；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開展某項(xiàng)工作時(shí)，秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的目標(biāo)和要求，

開展辦文辦會(huì)辦事和處理信息等業(yè)務(wù)工作。只有這樣，才能在和諧的

主輔配合中提高近身綜合輔助的效率。

為了維護(hù)組織的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)一般要按客觀實(shí)際的需要安

排領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程；秘書工作進(jìn)程的安排應(yīng)從屬于和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)

工作進(jìn)程。從時(shí)序上講，年初、年中、年末領(lǐng)導(dǎo)都有不同的工作點(diǎn)；

秘書綜合輔助的重點(diǎn)必須與領(lǐng)導(dǎo)工作重點(diǎn)相契合。從工作環(huán)節(jié)上

講，決策前、決策中、決策執(zhí)行中、決策效果的總結(jié)評(píng)估等，領(lǐng)導(dǎo)工

作有不同的環(huán)節(jié)；秘書綜合輔助必須跟蹤不同環(huán)節(jié)的進(jìn)程，抓住不同

環(huán)節(jié)的重點(diǎn)。

秘書工作一般規(guī)律，要求秘書動(dòng)態(tài)地把握和滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的

需要，在主輔和諧配合中，提高近身綜合輔助的有效程度，促進(jìn)領(lǐng)工

作效率和效益的提鬲。

4．從主輔增強(qiáng)素質(zhì)，提高綜合輔助的效能

綜合素質(zhì)是一切工作人員工作表現(xiàn)和工作績(jī)效的內(nèi)在基礎(chǔ)。

良好的素質(zhì)基礎(chǔ)也是領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的重要條件。一般來(lái)

說，領(lǐng)導(dǎo)者是經(jīng)過實(shí)踐考驗(yàn)晉升上領(lǐng)導(dǎo)崗位的，應(yīng)該有良好的素質(zhì)

基礎(chǔ)；秘書也是經(jīng)過嚴(yán)格選拔的，也應(yīng)該有較好的素質(zhì)基礎(chǔ)。但

是，人的綜合素質(zhì)是在實(shí)踐中發(fā)展的，并以實(shí)踐發(fā)展的需要作為評(píng)價(jià)

素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。有的人本來(lái)有良好的素質(zhì)，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)或秘書職務(wù)后得到

了更多實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)，并自覺加強(qiáng)了理論與實(shí)際方面的學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)

素質(zhì)和思想素質(zhì)都得到迅速提高；有的人本來(lái)素質(zhì)也不錯(cuò)，但擔(dān)任領(lǐng)

導(dǎo)或秘書后，或忙于工作事務(wù)，或滋生了自滿情緒，放松了理論與實(shí)

踐方面的學(xué)習(xí)，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與秘書的綜合素質(zhì)都

不高的情況下，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合的效果一定較差；當(dāng)兩者綜合

素質(zhì)不相匹配時(shí)，主輔配合也會(huì)出現(xiàn)不相匹配。由此，兩方面都不斷

地自覺地提高自身素質(zhì)是優(yōu)化主輔配合的重要途徑。領(lǐng)導(dǎo)者不斷提高

自身素質(zhì)，是不斷提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的重要條件，也能為秘書作出榜

樣，促進(jìn)秘書素質(zhì)的提高，秘書不斷提高素質(zhì)，能有效增強(qiáng)工作能力，

也能優(yōu)化對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的近身綜合輔助。兩方面的素質(zhì)都能在實(shí)踐中得到不

斷提高，就能有效地增強(qiáng)主輔配合的效能，而秘書近身綜合輔助效能

也能得到不斷提高。

秘書發(fā)揮近身綜合輔助的職能作用，是在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的

特定職能環(huán)境中運(yùn)作的。秘書工作的一般規(guī)律就是揭示雙方相互

作用下的規(guī)律。離開了主輔配合的相互作用，就脫離了秘書工作

的本質(zhì)關(guān)系和聯(lián)系，也就不成其為秘書工作了。

第二節(jié)秘書工作的特殊規(guī)律

所謂特殊規(guī)律，是指某種或某類事物所特有的規(guī)律，它只能在特

定的領(lǐng)域中起作用。秘書工作的特殊規(guī)律，是指秘書工作在發(fā)展和運(yùn)

作實(shí)踐中，不同領(lǐng)域所特有的規(guī)律，它是不同領(lǐng)域里固有的、本質(zhì)的、

穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系，是秘書工作一般規(guī)律在秘書活動(dòng)特定領(lǐng)域的體

現(xiàn)。

一、秘書工作發(fā)展規(guī)律

唯物辯證法認(rèn)為，矛盾是事務(wù)發(fā)展的動(dòng)力。事物內(nèi)部的自身

矛盾推動(dòng)事物運(yùn)動(dòng)的發(fā)展；矛盾對(duì)立面又同一又斗爭(zhēng)，推動(dòng)事物的運(yùn)

動(dòng)發(fā)展；矛盾的同一性和斗爭(zhēng)性相結(jié)合構(gòu)成事物運(yùn)動(dòng)和發(fā)展的內(nèi)在的

源泉和動(dòng)力。運(yùn)用唯物辯證法對(duì)我們揭示秘書工作發(fā)展規(guī)律，提供了

一條科學(xué)的途徑。只有研究秘書工作產(chǎn)生、發(fā)展的矛盾，才能正確認(rèn)

識(shí)秘書工作的發(fā)展規(guī)律。

1．秘書工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)律

社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，促進(jìn)了人類社會(huì)管理和領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展，而

管理和領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展，必然促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)近身綜合服務(wù)和輔助的秘書工

作的發(fā)展。

在人類社會(huì)生產(chǎn)力極為低下的奴隸制神權(quán)行政時(shí)期，最大的

奴隸主國(guó)王近身的“巫”“史”秘書性人員，以解釋“天意”的方式，

綜合輔助體現(xiàn)“天意”的國(guó)王；在封建宗法行政時(shí)期，大小封建諸侯

身邊，有持不同治國(guó)興邦之策的“士”，提供綜合輔助，兩者雙向選

擇，合則留，不合則去；在封建集權(quán)行政時(shí)期，皇帝號(hào)稱“天子”，

主宰一切，皇帝身邊的大小官吏性秘書人員為皇帝草擬帝命、處理章

奏參議朝政、提供綜合輔助。在我國(guó)近現(xiàn)代自然經(jīng)濟(jì)和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，

秘書是各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)身邊內(nèi)部事務(wù)的“管家”、“秀才”和“筆桿子”，

充當(dāng)綜合輔助的參謀助手。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期，秘書在各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)身

邊，溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)組織運(yùn)轉(zhuǎn)各要素，全面輔助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)職能，

提供綜合服務(wù)和輔助的參謀助手。

從上述秘書工作體制發(fā)展變化的沿革可以看出，秘書與領(lǐng)導(dǎo)

主輔配合的方式、秘書工作的內(nèi)容、秘書工作的X圍等，都是與社

會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展水平相適應(yīng)的，隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展的。

秘書工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)規(guī)律揭示了不同的社會(huì)

生產(chǎn)力狀況下有不同的領(lǐng)導(dǎo)體制，不同的領(lǐng)導(dǎo)體制要求有與之相匹配

的不同的近身綜合輔助的秘書工作體制。當(dāng)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展促進(jìn)作為

上層建筑的管理和領(lǐng)導(dǎo)體制發(fā)生變化時(shí)，秘書工作體必然隨之發(fā)展和

變化。在社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的推動(dòng)下，新的管理

和領(lǐng)導(dǎo)體制的產(chǎn)生，舊的管理和領(lǐng)導(dǎo)體制的消亡，必然引出新的秘書

工作體制產(chǎn)生，舊的秘書工作體制的消亡。在秘書工作體制發(fā)展變化

中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的形式、作用、綜合輔助的方式、X圍、內(nèi)

容等均必然有所發(fā)展和變化。

2．秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工狀況相適應(yīng)的規(guī)律

秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工狀況相適應(yīng)的規(guī)律，和秘書

工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)律，是有著緊密聯(lián)系的。后者

對(duì)前者起著決定作用。不同的歷史發(fā)展階段有著不同的生產(chǎn)力狀況，

有著不同的社會(huì)分工狀況，有著不同的領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書工作體制，秘

書工作職業(yè)化的程度也有所不同。

秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工狀況相適應(yīng)規(guī)律揭示了人類社

會(huì)分工越充分，秘書工作職業(yè)化程度越高，秘書工作所涉與的領(lǐng)域越

廣泛，而且，隨著社會(huì)分工的細(xì)化，秘書職業(yè)內(nèi)也出現(xiàn)了越來(lái)越細(xì)致

的分工。

社會(huì)分工的發(fā)展，是生產(chǎn)力發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要標(biāo)志。秘書工

作職業(yè)化發(fā)展，是社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的組成部分。在奴隸社會(huì)，社會(huì)只

有初步分工。作為領(lǐng)導(dǎo)者體現(xiàn)“天意”的國(guó)王，與解釋“天意”的“巫”

“史”秘書性人員，雖有主輔之分，但“巫”“史”通過“解釋天意”，

對(duì)國(guó)王具有較大的影響力和制約力，既有主輔關(guān)系，又有制約關(guān)系，

而且，“巫”“史”集近身綜合輔助、主持XX事務(wù)、歷史記錄、歷法、

科技文化等事務(wù)于一身，這是當(dāng)時(shí)社會(huì)分工尚不充分的體。到了農(nóng)業(yè)、

畜牧業(yè)、手工業(yè)等有了明晰分工的封建社會(huì)，秘書性官吏與君主之間，

就只有主輔從屬關(guān)系沒有制約關(guān)系了，就成為了“君要臣死臣不敢不

死”的絕對(duì)服從。秘書性官吏只有在服從君主需要的前提下，發(fā)揮參

謀助手作用，提供綜合輔助。這時(shí)的秘書性官吏與XX、科技文化人

士的職能有了明確的分工。但是，秘書性官吏對(duì)君主是輔助者，對(duì)下

屬又是領(lǐng)導(dǎo)者，手中執(zhí)掌著一定的權(quán)力，秘書與官吏并沒有明確分開，

秘書性官吏是封建農(nóng)業(yè)社會(huì)的社會(huì)分工狀態(tài)下的產(chǎn)物。在以大機(jī)器生

產(chǎn)為重要標(biāo)志，工、農(nóng)、商、科技、教育、金融、司法等各業(yè)社會(huì)分

工比較充分的近現(xiàn)代社會(huì)，即資本主義社會(huì)和社會(huì)主義社會(huì)，才有了

職業(yè)化的秘書，政權(quán)體系以外的各社會(huì)領(lǐng)域的秘書工作也逐步得到了

發(fā)展。中國(guó)半封建半殖民地的近現(xiàn)代社會(huì)中，雖生產(chǎn)力不發(fā)達(dá)，仍處

于社會(huì)分工不充分的農(nóng)業(yè)社會(huì)，但也有了少量大機(jī)器生產(chǎn)，民族

工商業(yè)與其他各行業(yè)在艱難的條件下，也已萌生并緩慢地發(fā)展，因此

也出現(xiàn)了少量的職業(yè)秘書。

隨著當(dāng)代社會(huì)生產(chǎn)力突飛猛進(jìn)地發(fā)展，社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，秘書

工作職業(yè)化也得到了長(zhǎng)足發(fā)展。秘書工作已成為從業(yè)人數(shù)眾多，

遍與社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域的社會(huì)職業(yè)。這個(gè)社會(huì)職業(yè)，有特定的從業(yè)要

求、特定的工作內(nèi)容、專門的職業(yè)教育體系和專門的職業(yè)管理規(guī)X。

秘書社會(huì)職業(yè)出現(xiàn)了向不同行業(yè)、不同層次、不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域、不同崗

位的分工發(fā)展。這是當(dāng)代社會(huì)分工細(xì)化在秘書工作職業(yè)化發(fā)展中的體

現(xiàn)。

3.秘書機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)的規(guī)律

在歷史發(fā)展實(shí)踐中，秘書機(jī)構(gòu)的職能在不斷地演變。秘書工

作機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)的規(guī)律，是由秘書工作體制與

社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)律所決定的，并與秘書工作職業(yè)化發(fā)展有

著緊密的聯(lián)系。在不同的社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展?fàn)顩r條件下，有不同的領(lǐng)導(dǎo)

體制與權(quán)力分配體制，也就有不同的秘書工作體制和秘書機(jī)構(gòu)職能。

秘書機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)的規(guī)律，揭示了不

同的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制，決定秘書機(jī)構(gòu)的職能與影響力的強(qiáng)度和

X圍；秘書機(jī)構(gòu)職能與影響力不得超越對(duì)領(lǐng)導(dǎo)從屬和輔助的限度，更

不能侵越領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力和職能地位。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制發(fā)生變化時(shí)，秘

書機(jī)構(gòu)的職能與影響力也必然隨之變化。

在我國(guó)秘書工作發(fā)展史上，周朝已有成型的太史寮作為外朝秘

書性機(jī)構(gòu)，并在王宮內(nèi)設(shè)置秘書性官吏。秦統(tǒng)一后，由丞相府和御史

府分理中央政府的主要秘書工作。漢以尚書臺(tái)取代丞相府。曹魏以中

書省取代尚書臺(tái)。晉設(shè)門下省分中書省之權(quán)。經(jīng)南北朝的演變，隋設(shè)

中書省(內(nèi)史省)、門下省、尚書省三省相互配合相互制約處理中央政

權(quán)主要秘書事務(wù)。唐宋承繼隋制，仍設(shè)三省，并在皇宮內(nèi)另設(shè)翰林學(xué)

士院作為皇帝的機(jī)要秘書機(jī)構(gòu)。元只設(shè)中書省，另以蒙古翰林院為皇

帝的機(jī)要秘書機(jī)構(gòu)。明廢相制，設(shè)內(nèi)閣、六科、通政司、司禮監(jiān)分理

秘書事務(wù)。清初承明制，康熙一度以南書房、軍機(jī)處為皇帝的機(jī)要秘

書處，以削內(nèi)閣之權(quán)；雍正、乾隆后，以軍機(jī)處替代內(nèi)閣，成為最重

要的秘書機(jī)構(gòu)。雍正還增設(shè)奏事處，以收受密奏。

從上述變化中可見，新設(shè)的秘書機(jī)構(gòu)不斷地取代原有的主要

秘書機(jī)構(gòu)，新設(shè)的秘書機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)一定時(shí)期后，職權(quán)由弱到強(qiáng)，不斷膨

脹；職位和影響不斷上升，由中低級(jí)官吏組成的辦事機(jī)構(gòu)變?yōu)闄?quán)臣把

持的政權(quán)中樞機(jī)構(gòu)，到了最高統(tǒng)治者認(rèn)為危與到皇權(quán)或侵越皇權(quán)時(shí)，

就要削其職權(quán)，讓職位較低的親近官吏組成新的秘書機(jī)構(gòu)取代。這樣

不斷地新立、權(quán)力膨脹、削弱、解體，往復(fù)出現(xiàn)“膨脹回位”現(xiàn)象，

是官吏性秘書時(shí)代秘書機(jī)構(gòu)職能變化的顯著特征。它是由君主與官吏

性秘書機(jī)構(gòu)主輔配合權(quán)力分配體系中固有的矛盾決定的。

在現(xiàn)代秘書工作中，領(lǐng)導(dǎo)者與秘書機(jī)構(gòu)的主輔配合在新的權(quán)

力分配體制中構(gòu)建。領(lǐng)導(dǎo)者受領(lǐng)導(dǎo)集權(quán)的支持和制約，擁有法定

的權(quán)力和相應(yīng)的責(zé)任；秘書機(jī)構(gòu)和秘書只是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的

辦事機(jī)構(gòu)和輔助人員，沒有決斷的權(quán)責(zé)。辦文辦會(huì)辦事必須由領(lǐng)

導(dǎo)決定，辦文辦會(huì)辦事的秘書，與獨(dú)當(dāng)一面的官員有了明確的劃

分。現(xiàn)代“謀斷分工”體制，使秘書部門只有對(duì)決策服務(wù)和參謀的職

能，而沒有決斷和參與決斷的權(quán)力，這就杜絕了現(xiàn)代秘書機(jī)構(gòu)的職能

膨脹。因此，現(xiàn)代管理系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)酌秘書機(jī)構(gòu)的職能一般是比

較穩(wěn)定的，其從屬性和輔助性不易改變?，F(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)體制一般具有職權(quán)

控制能力和對(duì)秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和制約能力。因此，官吏秘書機(jī)構(gòu)時(shí)期

周期性出現(xiàn)的“膨脹回位”現(xiàn)象，在現(xiàn)代秘書機(jī)構(gòu)中很少發(fā)生?，F(xiàn)代

秘書工作中雖然也有少數(shù)“秘書干政”、“秘書專政”的消極現(xiàn)象，

但這只是少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)與秘書的個(gè)人關(guān)系變異而出現(xiàn)的主輔配合不正常

所造成的，并不是一個(gè)歷史時(shí)期整體性的秘書機(jī)構(gòu)職能的變化。

秘書機(jī)構(gòu)在工作運(yùn)作中，必須嚴(yán)守從屬輔助地位，不得越權(quán)越位；

否則就會(huì)干擾領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體系的正常運(yùn)作。秘書人員也要恪守本

分，按主輔配合的組織要求，規(guī)X自己的行為，積極發(fā)揮綜合輔助

的作用。

二、秘書專項(xiàng)職能活動(dòng)規(guī)律

秘書專項(xiàng)職能活動(dòng)規(guī)律，是秘書工作一般規(guī)律在各項(xiàng)職能活

動(dòng)中的具體體現(xiàn)，它在各項(xiàng)秘書職能活動(dòng)的特定領(lǐng)域內(nèi)起作用。，

1．經(jīng)常性工作的規(guī)X化、程序化、科學(xué)化規(guī)律

經(jīng)常性工作的規(guī)X化、程序化、科學(xué)化規(guī)律，揭示了在秘書處

理經(jīng)常性工作的實(shí)踐中，隨著經(jīng)驗(yàn)的積累和對(duì)各經(jīng)常性工作的有關(guān)要

素之間聯(lián)系和關(guān)系的科學(xué)認(rèn)識(shí)的深入，為了提高效率和加強(qiáng)管理，必

然要制定有關(guān)工作規(guī)X、工作程序和科學(xué)可行的工作要求，并盡可能

納入以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)，使這些工作實(shí)

現(xiàn)規(guī)X化、程序化、科學(xué)化。

這一規(guī)律在發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書工作中已經(jīng)得到了體現(xiàn)，在我國(guó)

不少條件較好的單位的秘書工作中也有所體現(xiàn)。而且，它揭示了

秘書經(jīng)常性工作發(fā)展的方向。秘書經(jīng)常性工作的規(guī)X化、程序化、

科學(xué)化，是辦公自動(dòng)化的重要條件。只有規(guī)X化、程序化、科學(xué)化

的工作過程，才能納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這樣做，有利于提高秘書工

作的質(zhì)量和效率，有利于克服工作中的隨意性，增強(qiáng)規(guī)X性和準(zhǔn)確

性，有利于使秘書工作與管理科學(xué)化相匹配。

從某種意義上講，經(jīng)常性工作規(guī)X化、程序化、科學(xué)化的水平，體

現(xiàn)了秘書機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

2.秘書知識(shí)、能力、素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)的規(guī)律

秘書的知識(shí)、能力、素質(zhì)，既有共性又有個(gè)性。秘書職業(yè)對(duì)秘書

知識(shí)、能力、素質(zhì)有著共性要求，不同行業(yè)系統(tǒng)，不同層次領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

的秘書工作，對(duì)秘書知識(shí)能力又有著各自特殊的要求。在秘書工作實(shí)

踐中，秘書的知識(shí)、能力、素質(zhì)，有著與其具體的職能要求相適應(yīng)的

規(guī)律。

秘書知識(shí)、能力、素質(zhì)與其具體的職能要求相適應(yīng)的規(guī)律，揭示

了秘書知識(shí)、能力、素質(zhì)，必須與所在組織的行業(yè)性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)者的職

責(zé)分工、職權(quán)X圍、管理層次，以與秘書業(yè)務(wù)知識(shí)和涉與各方面的

職能要求相適應(yīng)，呈現(xiàn)出既有一定廣度，又有一定深度的知識(shí)能力素

質(zhì)，可用“T”型知識(shí)能力素質(zhì)模式圖表示(見高職教材p224圖7一

1)。這種“T”型素質(zhì)模式的結(jié)構(gòu)是：

符合具體職能要求的知識(shí)、能力、素質(zhì)，是在理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐鍛

煉相結(jié)合后逐漸形成的。專業(yè)學(xué)習(xí)和秘書職業(yè)培訓(xùn)，能為秘書的知識(shí)、

能力、素質(zhì)奠定良好的基礎(chǔ)，而要全面符合具體秘書工作圖7—1崗

位的職能要求，必須在實(shí)踐活動(dòng)中不斷學(xué)習(xí)和鍛煉。

客觀實(shí)踐活動(dòng)是不斷發(fā)展的，秘書具體的職能要求也是動(dòng)態(tài)發(fā)展

的。秘書應(yīng)在工作實(shí)踐中，遵循秘書知識(shí)、能力、素質(zhì)與具體職能要

求相適應(yīng)的規(guī)律，根據(jù)所在組織的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作輔助與服務(wù)的需

要，不斷增強(qiáng)和擴(kuò)展其知識(shí)、能力、素質(zhì)，使之動(dòng)態(tài)地保持與客觀要

求相符的知識(shí)能力的廣度和深度。

3.領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的寫作規(guī)律

這一規(guī)律揭示了秘書公務(wù)寫作所表達(dá)的是組織意圖，即領(lǐng)導(dǎo)意

圖，所寫作的各類文稿的立意應(yīng)由代表組織意圖的領(lǐng)導(dǎo)人提出。這就

確定了寫作的目的、中心、主題、觀點(diǎn)、關(guān)鍵提法、重要內(nèi)容等要素

的規(guī)X性。只有不違背領(lǐng)導(dǎo)的立意，秘書草擬文稿的寫作才能具有

符合要求的基礎(chǔ)。所謂“忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)”

一是指全面理解領(lǐng)導(dǎo)的立意，領(lǐng)會(huì)組織意圖和領(lǐng)導(dǎo)意圖，全面理

解領(lǐng)導(dǎo)立意的前提、環(huán)境，要達(dá)到的目的、對(duì)象與其相關(guān)要素，這樣

才能忠實(shí)地表達(dá)和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)立意；

二是要完整地把握領(lǐng)導(dǎo)的思路、全面地掌握有關(guān)材料，主次分明

地針對(duì)有關(guān)問題，抓住本質(zhì)和關(guān)鍵，實(shí)事求是地進(jìn)行表達(dá)，這樣才能

使文稿符合“完整”的要求；

三是要在準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)立意的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確把握要表達(dá)內(nèi)容中各

要素的關(guān)系和聯(lián)系，準(zhǔn)確有序地安排文稿的結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)確規(guī)X地表達(dá)

有關(guān)觀點(diǎn)和提法，準(zhǔn)確地選擇相應(yīng)的文種和遵從文種的寫作規(guī)X，準(zhǔn)

確把握有關(guān)數(shù)據(jù)、材料，準(zhǔn)確清晰地使用行文語(yǔ)言等，這就需要秘書

具備良好的公務(wù)寫作才能。

這一寫作規(guī)律，揭示了秘書公務(wù)寫作必須要在實(shí)事求是的基礎(chǔ)

上，將忠實(shí)于領(lǐng)導(dǎo)立意的原則性，與完整、準(zhǔn)確表達(dá)的規(guī)X性和靈

活性結(jié)合起來(lái)。忠實(shí)于領(lǐng)導(dǎo)立意并非照搬領(lǐng)導(dǎo)口述的所有語(yǔ)言，而是

要把握領(lǐng)導(dǎo)授意的主旨和關(guān)鍵，并將領(lǐng)導(dǎo)一貫的思想、組織目標(biāo)、上

級(jí)精神、有關(guān)政策法規(guī)有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)；“完整準(zhǔn)確表達(dá)”，需要將領(lǐng)

導(dǎo)立意按領(lǐng)導(dǎo)的思路全面展開，層層分析，既需要規(guī)X地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)

的原意，不加“水分”，不滲入個(gè)人意圖；又要富有新意地構(gòu)建有機(jī)

聯(lián)系的結(jié)構(gòu)和忠實(shí)原意基礎(chǔ)上的清晰、曉暢、具體、生動(dòng)、明快、簡(jiǎn)

潔、莊重的表達(dá)。在撰擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿時(shí)，還要符合領(lǐng)導(dǎo)人的個(gè)性特征。

這就是秘書草擬公務(wù)文稿的客觀要求，也是其關(guān)鍵、難點(diǎn)和價(jià)值之所

在。

秘書在公務(wù)寫作中，既不能像個(gè)人學(xué)術(shù)論文和文學(xué)創(chuàng)作那樣圍繞

自己觀點(diǎn)或感悟，根據(jù)自己的知識(shí)積累和生活積累，用邏輯推理或藝

術(shù)手法自由發(fā)揮；也不能像錄音機(jī)和記錄那樣照搬、照錄全部原話。

忠實(shí)表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)立意的過程，實(shí)際上是對(duì)組織目標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)意圖、有關(guān)政

策法規(guī)和針對(duì)的具體問題加深理解的過程，是對(duì)組織要表達(dá)的觀點(diǎn)、

內(nèi)容具體、明確的表達(dá)并使之系統(tǒng)化并具有邏輯性的過程。

第三節(jié)對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律在秘書工作中的運(yùn)用

對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律揭示了事物與事物間普遍聯(lián)系的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容，揭示

了事物發(fā)展變化的內(nèi)在源泉。運(yùn)用對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律，有利于深入地認(rèn)識(shí)

秘書工作各要素的聯(lián)系和關(guān)系，有利于正確理解和把握秘書工作的一

般規(guī)律和特殊規(guī)律。遵循對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律，正確處理秘書工作中各要素、

各相關(guān)方面的聯(lián)系和關(guān)系，在主輔配合、近身綜合輔助的工作實(shí)務(wù)中

就能提高工作效率，優(yōu)化工作效果。

一、事務(wù)與政務(wù)

秘書的職能活動(dòng)既要參與政務(wù)，又要處理事務(wù)。事務(wù)工作是經(jīng)常

的、大量的；參與政務(wù)是輔助性的，隨機(jī)進(jìn)行的，兩者都有不可替代

的作用。秘書若僅只能做一些事務(wù)性工作，就難以充分發(fā)揮其“參謀

助手”的職能作用；若忽視事務(wù)工作，一則失去了參與政務(wù)的依據(jù)(辦

文、辦會(huì)、辦事過程中能夠收集組織內(nèi)外的大量信息)，二則失去了

通過為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)向其提出參謀建議的機(jī)會(huì)，也就難以參與政務(wù)。由于

秘書特殊的職能地位，其參與政務(wù)和掌管事務(wù)是緊密相聯(lián)、不可分割

的。從工作內(nèi)容看，事務(wù)與政務(wù)是不同的職能，統(tǒng)一到秘書的職能活

動(dòng)中，就能全面地發(fā)揮其參謀助手的職能作用，也只有這樣，兩方面

統(tǒng)一起來(lái)，才能算得上優(yōu)秀的秘書人才。

秘書通過輔助決策，提出參謀建議參與政務(wù)，一般是隨機(jī)性的。

在實(shí)際工作中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)在一起工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖、工作內(nèi)

容、工作方式、工作態(tài)度和能力等都十分了解，同時(shí)也了解問題發(fā)生、

發(fā)展的始末，這就有利于秘書隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，相機(jī)提出意見和建議，

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決問題也就比較迅速，這就避免了擱置或拖拉而使矛盾問

題擴(kuò)大化的現(xiàn)象。

秘書的這種隨機(jī)參與效應(yīng)，是由于其從掌管事務(wù)中獲取大量信

息，不僅了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，而且了解實(shí)踐中的問題和困難。這樣，參

與政務(wù)提出的建議和看法，就比較容易切合實(shí)際，比較容易被采納實(shí)

施。秘書的事務(wù)工作越做得有成效，越能取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，同時(shí)也越

能取得有價(jià)值的信息，參與政務(wù)，提出的參謀建議也就越有效。也就

是說，秘書只有把參與政務(wù)與掌管事務(wù)統(tǒng)一聯(lián)系起來(lái)，才能產(chǎn)生良好

的隨機(jī)參與效益。

二、被動(dòng)與主動(dòng)

從秘書服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和組織管理工作的地位看，其工作是被動(dòng)的。

秘書必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作和管理工作的需要，提供公務(wù)服務(wù)。但在具體

的工作中，秘書必須根據(jù)組織運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展的趨勢(shì)，主動(dòng)提供給領(lǐng)導(dǎo)各方

面的公務(wù)服務(wù)，因此，這就有一個(gè)在被動(dòng)中求主動(dòng)的問題。

要處理好秘書活動(dòng)中被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系，必須在實(shí)際工作中，既

要注重務(wù)實(shí)求真、準(zhǔn)確地了解現(xiàn)狀，又要注意分析各方面的變化和發(fā)

展，把握住未來(lái)發(fā)展的態(tài)勢(shì)、工作中具有一定的超前性。也就是說，

要立足現(xiàn)狀，著眼于未來(lái)的發(fā)展，既能搞好眼前的工作，又能順應(yīng)發(fā)

展的趨勢(shì)，這就是超前一務(wù)實(shí)效應(yīng)。在這里，務(wù)實(shí)是基礎(chǔ)，脫離了這

個(gè)基礎(chǔ)，“超前”只是毫無(wú)根據(jù)的猜想；超前是先導(dǎo)，把握住事物發(fā)

展的趨勢(shì)后，做現(xiàn)實(shí)工作就更有方向性，更為主動(dòng)。秘書有效地運(yùn)用

超前一務(wù)實(shí)效應(yīng)，不僅能夠提高工作效率，而且能促進(jìn)組織取得長(zhǎng)遠(yuǎn)

的工作效果。

三、綜合性與專業(yè)性

在各職能系統(tǒng)之間，秘書部門是綜合部門，秘書工作是綜合性工

作。但是，就秘書的專項(xiàng)實(shí)務(wù)方面，大量的日常工作中需要秘書具有

專門的技能。也就是說，秘書不僅要熟悉組織運(yùn)轉(zhuǎn)各方面的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，

而且要精通本職專項(xiàng)實(shí)務(wù)所必備的工作技能，如機(jī)敏的辦事技能，熟

練的公共關(guān)系技能，準(zhǔn)確流暢的語(yǔ)言表述技能，規(guī)X的辦公操作與

信息溝通技能，靈活的協(xié)調(diào)技能等等。這些都體現(xiàn)出秘書的專業(yè)性。

優(yōu)秀的秘書應(yīng)當(dāng)具備“T”型能量，也就是既要有比較廣泛的綜

合知識(shí)能量，又要有頗為深厚的專業(yè)知識(shí)方面的能量。運(yùn)用廣泛的知

識(shí)功底，綜合各方面情況；運(yùn)用比較深厚的專業(yè)知識(shí)，熟練地完成工

作任務(wù)。這種“T”型能量效應(yīng)，不僅能使秘書成為綜合處理各項(xiàng)事

務(wù)的雜家，而且使其成為能出色完成秘書工作任務(wù)的專家。

四、維持與適應(yīng)

在實(shí)際工作中，秘書要通過溝通協(xié)調(diào)，督促檢查，辦文辦事辦會(huì)等職

能活動(dòng)，維持組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，又要通過對(duì)內(nèi)對(duì)外的公務(wù)交往，

廣泛地收集信息，密切把握環(huán)境條件的變化，并通過參謀建議，輔助

決策等職能活動(dòng)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者，適應(yīng)環(huán)境條件的變化，采取必要的應(yīng)

變措施。秘書在維持組織本質(zhì)特征和適應(yīng)環(huán)境變化中發(fā)揮職能作用，

才能全面地促進(jìn)組織管理效益。

秘書工作中，既要維持組織的本質(zhì)屬性和固有的特點(diǎn)，又要促進(jìn)

組織適應(yīng)外界環(huán)境。維持組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，與秘書的參與政務(wù)和掌管事

務(wù)有著緊密聯(lián)系，組織只有既能維持整體運(yùn)轉(zhuǎn)，又能適應(yīng)環(huán)境條件的

變化，才能具有生機(jī)與活力。秘書職能活動(dòng)的維持一適變效應(yīng)，是構(gòu)

成組織生機(jī)與活力的不可缺少的一部分。

五、聽命與勸諫

在秘書的職能活動(dòng)中，既要聽命辦事，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦

的事務(wù)，又要在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)查研究提出參謀建議，對(duì)

領(lǐng)導(dǎo)的某些失誤與疏漏，給予提醒和規(guī)勸，而這種提醒和規(guī)勸，僅供

領(lǐng)導(dǎo)參考，視需要采納。在實(shí)際工作中，秘書既能聽命辦事，不折不

扣地完成工作任務(wù)，又能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出規(guī)勸和建議，才能全面地輔助領(lǐng)

導(dǎo)完成工作任務(wù)。

秘書必須為領(lǐng)導(dǎo)工作提供公務(wù)服務(wù)，既要聽命于領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)助手；

又要隨時(shí)提出勸諫，發(fā)揮參謀作用。這就需要秘書的職能活動(dòng)與其思

維活動(dòng)，既要與領(lǐng)導(dǎo)同步，又要與領(lǐng)導(dǎo)異步。秘書與領(lǐng)導(dǎo)思維和行為

同步，才能夠配合默契，領(lǐng)導(dǎo)所想的、需要的，正是秘書想到的，正

在做的，這樣的秘書才是領(lǐng)導(dǎo)得心應(yīng)手的助手。秘書與領(lǐng)導(dǎo)思維和行

為異步，是秘書根據(jù)工作發(fā)展的態(tài)勢(shì)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，提出對(duì)未來(lái)對(duì)策有

價(jià)值的參謀建議方案；秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)已作出的決策，和已采取的措施，

根據(jù)實(shí)踐的效果，分析研究發(fā)現(xiàn)問題，提出補(bǔ)充修正性意見和建議，

才能起到勸諫性參謀作用。秘書職能活動(dòng)與其思維活動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)同步一

異步效應(yīng)，有利于強(qiáng)化秘書參謀助手作用。

六、宣傳與XX

秘書既要把上級(jí)的有關(guān)政策、領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，向群眾作宣傳，

讓群眾充分地理解；又要對(duì)某些問題，保守XX。對(duì)必要的宣傳事項(xiàng)，

錯(cuò)誤地列為XX內(nèi)容，就會(huì)脫離群眾，影響宣傳效果，從而也就會(huì)影

響有關(guān)方針政策的貫徹實(shí)施；對(duì)必須XX的事項(xiàng)，有意無(wú)意地泄露出

去，或者錯(cuò)誤地作為宣傳的內(nèi)容，就會(huì)因失密而使工作受到重大的損

失。秘書必須將宣傳與XX的界限嚴(yán)格地區(qū)分開，同時(shí)，還要注意其

中的聯(lián)系，有分寸地妥善處理。

秘書職能活動(dòng)，既要把領(lǐng)導(dǎo)的決策指令透徹地傳遞給各組織成

員，又要保守XX，既要當(dāng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的窗口與門戶，又要保存XX材

料，做到守口如瓶。秘書在組織信息溝通中，起著“閥門”作用。對(duì)

需要宣傳的，“閥門”開啟，盡量傳播到組織的各個(gè)相關(guān)方面；需要

XX的，“閥門”緊閉，滴水不漏，嚴(yán)守XX。秘書的“閥門效應(yīng)”，

實(shí)際上在組織管理中，起到了有效的信息控制作用。它不僅能有效地

控制信息的流向，而且能調(diào)節(jié)信息的流量，使組織管理系統(tǒng)內(nèi)外的信

息，按照組織的利益和運(yùn)轉(zhuǎn)需要流動(dòng)。

七、謀劃與執(zhí)行

秘書職能活動(dòng)中，要經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，參與對(duì)決策、計(jì)劃、

措施的謀劃。或者提出參謀建議方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇；或者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意

圖和想法進(jìn)行展開和具體化；或者參與對(duì)各種可行方案的論證和分

析；或者對(duì)初定方案的補(bǔ)充、修正和優(yōu)化；或者將已作出的決策方案

條理化并表述為規(guī)X的文件等等。秘書如果缺乏這種謀劃能力，就

很難完成其職能任務(wù)。然而，秘書活動(dòng)中的謀劃，又不同于領(lǐng)導(dǎo)者和

專職參謀咨詢?nèi)藛T。它既不具有領(lǐng)導(dǎo)者將謀劃結(jié)果付諸實(shí)施的職權(quán)，

又不具有專職智囊人物出謀獻(xiàn)策的專業(yè)性。秘書的謀劃與謀略和奉命

執(zhí)行，緊密地聯(lián)系在一起。

秘書職能活動(dòng)中，必須善于將謀劃與執(zhí)行結(jié)合起來(lái)，將二者辯證

地統(tǒng)一于職能X圍之內(nèi)。在執(zhí)行各項(xiàng)職能任務(wù)中了解情況，發(fā)現(xiàn)問

題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，把握動(dòng)向與規(guī)律，進(jìn)行謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策；

同時(shí)，在參與組織管理的謀劃中，聯(lián)系實(shí)際情況，分析各種管理謀略

的客觀可行性和實(shí)際可受性。秘書將謀劃與執(zhí)行結(jié)合起來(lái)，就能更好

地在決策層和執(zhí)行之間，起到橋梁和協(xié)調(diào)作用。

秘書職能活動(dòng)中，既參與決策方案的謀劃，又協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決斷時(shí)的

論證，還要參與決策計(jì)劃的執(zhí)行實(shí)施。這就通過秘書的職能活動(dòng)，把

管理系統(tǒng)中的“謀劃一決斷一執(zhí)行”連接起來(lái)。這不僅有利于決策的

制定、貫徹與實(shí)施，而且有利于執(zhí)行狀況的反饋、決策的修正和優(yōu)化，

執(zhí)行的控制和調(diào)整，使組織的決策與執(zhí)行系統(tǒng)聯(lián)系更為緊密，使組織

的管理信息系統(tǒng)更為靈便，使行政指揮系統(tǒng)更為有效。

八、全面與重點(diǎn)

秘書的職能X圍相當(dāng)廣泛，對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)的全面情況都必須關(guān)注，

對(duì)各位領(lǐng)導(dǎo)人，各職能部門，乃至各組織成員，均要提供全面的工作

服務(wù)，對(duì)各方面的方針政策、法規(guī)制度，都要全面了解和把握。總之，

秘書工作必須全面，否則就會(huì)發(fā)生疏漏或失誤。同時(shí)，就具體秘書人

員而言，必須把握住工作重點(diǎn)；就服務(wù)對(duì)象而言，要重點(diǎn)為主要領(lǐng)導(dǎo)

或?qū)陬I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)而言，要善于抓重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵；

對(duì)方針政策法規(guī)制度而言，要重點(diǎn)理解并重視理解和運(yùn)用引導(dǎo)組織運(yùn)

轉(zhuǎn)的主要法規(guī)制度和方針對(duì)策，以免在重大問題上出現(xiàn)偏差，從而在

重大問題上堅(jiān)持原則。

秘書只有將重點(diǎn)為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)和全面為組織管理統(tǒng)一起來(lái)，才

能切實(shí)體現(xiàn)其服務(wù)職能。只有重點(diǎn)把握中心任務(wù)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的情況，

才能體現(xiàn)出其信息職能；只有全面理解和掌握各方面方針政策法規(guī)的

同時(shí)，重點(diǎn)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實(shí)大政方針政策和組織管理的重大決策，

才能真正起到參謀助手作用。

九、規(guī)X性與隨機(jī)性

秘書辦文辦會(huì)辦事，都有著自身的規(guī)律性。把握住工作中的規(guī)律，

不僅有利于保證工作的質(zhì)量，而且有利于提高工作效益。同時(shí)。秘書

在日常工作中，要處理大量隨機(jī)發(fā)生的問題，只有與時(shí)、準(zhǔn)確地完成

隨機(jī)發(fā)生的工作任務(wù)，才能確保組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書職能活動(dòng)既有

規(guī)X性，又有隨機(jī)性。秘書有規(guī)X的職能活動(dòng)，維系著機(jī)關(guān)辦公事

務(wù)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供有序的服務(wù)。秘書職能活動(dòng)的隨機(jī)性，

能夠應(yīng)付突發(fā)事故或隨機(jī)事件，使組織運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)工作不受干擾，以

確保組織的動(dòng)態(tài)穩(wěn)定。秘書只有將工作中的規(guī)X性和隨機(jī)性統(tǒng)一起

來(lái)，才能保證其工作主動(dòng)有序的進(jìn)行，靈活機(jī)動(dòng)地完成任務(wù)。

十、間接性與直接性

秘書無(wú)論出謀獻(xiàn)策還是辦文理事，都必須通過領(lǐng)導(dǎo)和各執(zhí)行部門

才能發(fā)揮作用，其發(fā)揮效益，有一定的間接性；同時(shí)，秘書的各項(xiàng)工

作對(duì)組織管理，都能產(chǎn)生直接的影響，直接影響組織管理效益。秘書

在工作實(shí)踐中，既要注意其工作的間接效益性，從決策和執(zhí)行中，分

析自己工作的間接效果，進(jìn)而不斷地改進(jìn)工作，提高效益，又要認(rèn)真

分析各項(xiàng)具體工作對(duì)組織管理各方面的具體的、直接的影響，加強(qiáng)工

作的責(zé)任感，改進(jìn)工作的方法和技巧。

秘書職能活動(dòng)的效益，間接地體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)和各子系統(tǒng)的效益中。

秘書的職能影響，滲透到組織各個(gè)方面，直接聯(lián)系著組織的上下左右，

聯(lián)系著組織的內(nèi)外。因此，秘書在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中，能夠充分地發(fā)揮綜合

協(xié)調(diào)作用，使組織各子系統(tǒng)之間，領(lǐng)導(dǎo)與組織成員之間，組織與環(huán)境

之間，通過秘書的信息溝通和各種職能活動(dòng)，配合更加和諧，組織運(yùn)

轉(zhuǎn)更能具有整體效益。

秘書職能活動(dòng)中的對(duì)立統(tǒng)一現(xiàn)象與對(duì)立統(tǒng)一的應(yīng)用，遠(yuǎn)不止表現(xiàn)

在上面列舉的這些方面，但僅就以上列舉的這些方面，對(duì)秘書活動(dòng)的

影響也是相當(dāng)大的。善于運(yùn)用對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律去認(rèn)識(shí)事物，處理問題，

秘書職能活動(dòng)才能順應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展符合組織管理的需要，取得滿意的

成效，否則秘書認(rèn)識(shí)事物、處理問題，就會(huì)有失偏頗，出現(xiàn)疏漏和失

誤。

第四節(jié)秘書工作中的有關(guān)原則

在實(shí)踐需要的基礎(chǔ)上，以科學(xué)的規(guī)律為依據(jù)，形成的行為標(biāo)準(zhǔn)和

衡量相應(yīng)事物的準(zhǔn)則，就是原則。在秘書工作實(shí)踐中，遵循秘書工作

的一般規(guī)律和特殊規(guī)律以與對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律，在處理各項(xiàng)事務(wù)中按相應(yīng)

的原則辦事，有利于提高工作的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)工作的規(guī)X性，

克服隨意性，有利于避免或減少疏漏和失誤。

一、一般性原則

秘書工作中的一般性原則，指的是在全部秘書職能活動(dòng)中，都應(yīng)

遵守的原則。它是秘書工作一般規(guī)律的具體體現(xiàn)，是秘書工作對(duì)秘書

工作行為的客觀要求，也是評(píng)價(jià)秘書職能活動(dòng)的重要準(zhǔn)則。

1.正面效益原則

所謂正面效益原則，就是秘書工作價(jià)值取向必須符合事業(yè)公利、

組織公利，必須以有效補(bǔ)益和優(yōu)化社會(huì)效益、組織管理效益和領(lǐng)導(dǎo)工

作效益為出發(fā)點(diǎn)，必須在工作效能作用指向、工作過程指向、心理與

思維指向和素質(zhì)發(fā)展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標(biāo)。

嚴(yán)格遵從正面效益原則，秘書才能把握和堅(jiān)持正確的工作目標(biāo)，

避免個(gè)人目標(biāo)違背和偏離事業(yè)發(fā)展的正確目標(biāo)，并為著實(shí)現(xiàn)事業(yè)發(fā)展

目標(biāo)和組織管理與領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，挖掘自己的潛能，創(chuàng)造性地開展工

作，充分地發(fā)揮工作效能。

遵從這一原則，秘書才能在每一項(xiàng)事務(wù)、每一道程序、每一個(gè)環(huán)

節(jié)，全部具體工作過程中，都為實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)和各項(xiàng)具體目標(biāo)而努力，

嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、效率標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)和工作要求辦事；

遵從這一原則，秘書才能端正思想動(dòng)機(jī)，無(wú)私奉獻(xiàn)，甘當(dāng)無(wú)名英

雄，才能具有良好的心理素質(zhì)，具有頑強(qiáng)的意志力，在工作中不怕困

難，不怕疲勞，不怕挫折，堅(jiān)定不移地努力完成工作任務(wù)；

遵從這一準(zhǔn)則，秘書才能為實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)大的事業(yè)目標(biāo)和具體的任務(wù)目

標(biāo)，自覺地加強(qiáng)理論和實(shí)踐能力的學(xué)習(xí)和磨煉，不斷地提高自己的思

想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，永不滿足，通過強(qiáng)化自身的工作效能，促進(jìn)事業(yè)

的發(fā)展。

2．以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心原則

以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心原則是指秘書的一切職能活動(dòng)，必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)

工作展開，按領(lǐng)導(dǎo)工作的需要提供全面、周密、與時(shí)、有效的服務(wù)。

在工作目標(biāo)上，與領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)保持高度的一致性；在工作計(jì)劃

上，以為完成領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃服務(wù)為依歸；在工作行為上，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工

作展開；在工作活動(dòng)中，注重樹立和維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，突出領(lǐng)導(dǎo)，隱蔽

自己，甘居幕后；在工作謀劃上，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)出謀獻(xiàn)策，拾遺

補(bǔ)缺；在時(shí)間、精力和智能上，注重對(duì)領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)益，做好鋪墊、代勞、

拓展等綜合服務(wù)工作；在溝通聯(lián)絡(luò)上，充分發(fā)揮紐帶和橋梁作用，密

切領(lǐng)導(dǎo)與群眾、領(lǐng)導(dǎo)與社會(huì)公眾、領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)組織、領(lǐng)導(dǎo)與往來(lái)單位

的關(guān)系和聯(lián)系，使領(lǐng)導(dǎo)耳聰目明，代表公眾利益開展領(lǐng)導(dǎo)工作，樹立

和維護(hù)良好的領(lǐng)導(dǎo)形象和組織形象。

遵從這一原則，秘書才能從紛繁的工作任務(wù)中抓住有序安排工作

的關(guān)鍵，分清主次，有效地提供綜合服務(wù)；遵從這一原則，秘書才能

準(zhǔn)確地把握發(fā)揮職能作用的有效途徑；遵從這一原則，才能充分地體

現(xiàn)秘書工作價(jià)值。

3．具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原則

具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原則，是指在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，各秘書崗位的

分工、各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接、首尾相連，形成“閉環(huán)回路”和連

續(xù)運(yùn)作的工作流程，維護(hù)工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，充分

發(fā)揮整體功能。

遵從具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原則，秘書的辦文工作必須將草擬、

審批、制發(fā)等發(fā)文處理環(huán)節(jié)，與收受、分辦、擬辦、催辦、注辦等收

文處理環(huán)節(jié)形成相互銜接、首尾相連，分工配合的