電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運用

第第頁電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運用一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運用的作用

電子政務(wù)是現(xiàn)代信息技術(shù)與政府機構(gòu)建立信息資源共享的重要平臺，既包括信息化資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息化人才，也包括政府信息化建設(shè)中的各類法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系等。在今天，信息資源已經(jīng)成為現(xiàn)代社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，檔案信息資源尤為關(guān)鍵。就當(dāng)前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運用，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是從檔案管理的內(nèi)涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現(xiàn)社會化趨勢；二是電子政務(wù)對檔案管理的綜合運用涉及面更廣、更深。作為現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)的有效平臺，電子政務(wù)環(huán)境是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來整合各個信息孤島，以實現(xiàn)對各個孤立的檔案資源進(jìn)行跨庫連接、信息共享。對于該平臺的運行及發(fā)展，需要從保障信息資源暢通互動中，促進(jìn)各檔案管理機構(gòu)間的互補、吸收。同時，借助于檔案信息平臺，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發(fā)及應(yīng)用上來滿足社會對檔案信息的多種應(yīng)用。如利用4G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成隨時隨地的接入，實現(xiàn)快速檢索及應(yīng)用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區(qū)域性、部門內(nèi)的使用，且在互聯(lián)互通管理上需要花費更多的時間和物質(zhì)成本。電子政務(wù)環(huán)境下突破了時空局限，并從信息資源、技術(shù)資源和人力資源的協(xié)同開發(fā)上提高了檔案信息管理綜合效益。

二、電子政務(wù)環(huán)境下我國檔案信息綜合運用現(xiàn)狀

檔案信息是人類智慧的結(jié)晶，匯聚著認(rèn)識世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務(wù)環(huán)境下，我國檔案管理綜合運用工作也取得了一定成就。一是對于數(shù)字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網(wǎng)工程”以來，經(jīng)過多年的發(fā)展，對于電子政務(wù)環(huán)境下的信息資源整合已經(jīng)初具規(guī)模，特別是隨著政府機關(guān)職能轉(zhuǎn)變和深化機構(gòu)改革中，各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當(dāng)前，98%的政府機關(guān)建成了網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，并在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的協(xié)同發(fā)展中，最大化地整合了各類業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農(nóng)等12個業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了關(guān)聯(lián)，以統(tǒng)一化信息平臺規(guī)范了我國電子政務(wù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動基本實現(xiàn)，以檔案管理信息化服務(wù)為主體的電子政務(wù)環(huán)境，將網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布、政府信息公開等檔案資源進(jìn)行了分層開發(fā)，特別是對政府網(wǎng)站，從對公眾的開放上，逐步形成了機構(gòu)政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機會，也從檔案信息服務(wù)中加強了政府與公眾間的互動。可見，電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合管理，應(yīng)該從構(gòu)建良性的、滿足政府與公眾雙向互動的有效平臺，并借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化平臺，最大化地滿足公眾對檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護(hù)照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。

三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合運用中的問題及改進(jìn)方向

電子政務(wù)環(huán)境為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化資源整合創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，但在檔案信息整合與電子政務(wù)信息資源互聯(lián)互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內(nèi)容上來看具有重合性，特別是傳統(tǒng)政府機構(gòu)在政務(wù)活動中對各類文件的存儲與記錄，既有法律法規(guī)等政策性文件，還有涉及各項具體業(yè)務(wù)的統(tǒng)計類信息，這些信息在數(shù)字化過程中又產(chǎn)生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務(wù)信息價值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數(shù)字化難題，隨著政府信息化建設(shè)及各類檔案館信息化建設(shè)的加快，其信息資源都面臨著數(shù)字化的共同難題，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，以及紙質(zhì)文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統(tǒng)化資源在重組及編制上因數(shù)據(jù)源的差異性，還存在較多的標(biāo)準(zhǔn)化難題；再者，對于政務(wù)信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據(jù)全宗理論，對于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結(jié)合時間、價值、內(nèi)容等不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，從而實現(xiàn)信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，由于經(jīng)費等因素的影響，整個建設(shè)進(jìn)度較為緩慢，對于已經(jīng)建成的檔案類網(wǎng)站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設(shè)規(guī)劃缺乏明確性，多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)采用相關(guān)站點的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強。對于檔案信息數(shù)字化規(guī)范及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)的制定相對混亂，其因素源自社會各檔案信息所有者，未能從建設(shè)伊始就加強數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一化管理，以致于檔案信息結(jié)構(gòu)模式較多，格式不統(tǒng)一，如異構(gòu)數(shù)據(jù)庫現(xiàn)象嚴(yán)重、對于各檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)缺乏有效的規(guī)范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)化、開放性互聯(lián)環(huán)境的形成，對于電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得檔案信息收到更多的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩(wěn)定的關(guān)鍵。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看，需要從三個方面加以應(yīng)對。一是做好數(shù)字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規(guī)范等方面進(jìn)行整合，優(yōu)化電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于數(shù)字化檔案信息特點及作用的明確，從數(shù)字化檔案信息管理中構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源交換平臺，切實從分散異構(gòu)的檔案信息資源庫中進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化，實現(xiàn)有效組合和銜接，增強檔案信息資源的可控性、動態(tài)性和可持續(xù)性；針對檔案信息資源與社會其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協(xié)調(diào)各檔案信息管理部門間的融合，利用統(tǒng)一用戶界面及檢索方法，實現(xiàn)各類用戶隨時隨地獲取有效信息，發(fā)揮數(shù)字檔案信息的服務(wù)效益。二是注重對檔案信息部門與圖書、情報信息的融合，對于數(shù)字檔案信息資源在統(tǒng)一建設(shè)中，不僅要從自身進(jìn)行整合，還要兼顧電子政務(wù)環(huán)境下，圖書、情報信息的資源整合，以構(gòu)建政府行政與檔案信息一站式服務(wù)格局。同時，針對信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級檔案管理機構(gòu)、檔案信息服務(wù)機構(gòu)以及圖書、情報機構(gòu)間數(shù)字化信息的非統(tǒng)一現(xiàn)狀，要強化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協(xié)同、統(tǒng)一中，強化信息交換，構(gòu)建暢通的信息資源共享機制，以便于各類檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效融合與集成。三是要強化對數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的銜接與整合，隨著各級檔案機構(gòu)自身網(wǎng)站建設(shè)的推廣，在對外進(jìn)行檔案信息服務(wù)的同時，應(yīng)該多與政府網(wǎng)站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務(wù)及網(wǎng)絡(luò)辦公方面，要從現(xiàn)階段政府網(wǎng)站與數(shù)字檔案網(wǎng)站的有效對接中，提升民眾對檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。

四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對策

在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)及綜合運用上，高校憑借其自身信息技術(shù)優(yōu)勢及電子政務(wù)信息化發(fā)展契機，通過多方調(diào)研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務(wù)、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現(xiàn)在五個方面。

（一）注重專業(yè)隊伍建設(shè)，深化校企合作

2008年江蘇鹽城師范學(xué)院檔案館通過參觀考察等活動，立足自身檔案信息化管理實際，從構(gòu)建高效數(shù)字化檔案資源建設(shè)中，積極組建專業(yè)隊伍，并成立了由館長為首的數(shù)字檔案管理開發(fā)與建設(shè)小組。一方面組織人員參加專業(yè)培訓(xùn)，強化對信息化檔案業(yè)務(wù)知識及技能的學(xué)習(xí)，提升團隊的業(yè)務(wù)水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協(xié)作，通過技術(shù)服務(wù)來優(yōu)化工作重心，促進(jìn)整個檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序進(jìn)行。

（二）積極組建軟硬件平臺，創(chuàng)造檔案信息化管理綜合運用環(huán)境

檔案信息資源綜合管理工作離不開先進(jìn)的軟硬件平臺環(huán)境的支撐，在硬件平臺建設(shè)上，該院檔案館全面分析當(dāng)前檔案管理業(yè)務(wù)需求，配置了2臺HP服務(wù)器，1臺Juniper防火墻，3臺Cisco路由器，高性能計算機8臺，多功能一體機3臺，A3、A4掃描儀各2臺，復(fù)印機2臺，為全校檔案信息化建設(shè)提供了硬件保障。在軟件建設(shè)上，結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理實際，從軟件的先進(jìn)性、靈活性、可移植性等方面開發(fā)了新系統(tǒng)，使其體系結(jié)構(gòu)更加開放，系統(tǒng)維護(hù)更加安全、可靠，特別是在功能模塊設(shè)置上，以現(xiàn)代數(shù)字化信息管理綜合運用為指導(dǎo)，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉(zhuǎn)換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計，既兼顧了傳統(tǒng)用戶的使用習(xí)慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與實施

依據(jù)全宗管理理念，對于檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)流程進(jìn)行全面優(yōu)化，特別是針對全宗館藏檔案信息進(jìn)行清理與統(tǒng)計，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對策，結(jié)合自身實際來進(jìn)行靈活運用。如針對歷屆新生錄取名錄進(jìn)行逐年掃描與統(tǒng)計，對歷屆畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績、登記表進(jìn)行掃描與統(tǒng)計，對相關(guān)文件的索引目錄進(jìn)行掃描與統(tǒng)計，完成數(shù)據(jù)的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以實現(xiàn)模糊查詢。如輸入學(xué)生信息上的某一關(guān)鍵詞，將會顯示與之相關(guān)的錄取名冊、畢業(yè)登記表及成績等信息。對院校相關(guān)的各類重要文件、項目文檔等資料進(jìn)行掃描并統(tǒng)一管理，便于各部門管理人員進(jìn)行快捷檢索與應(yīng)用。需要強調(diào)的是，在新數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，針對舊數(shù)據(jù)庫中的信息與館藏紙質(zhì)文件的對照與核實，依據(jù)《高等院校檔案實體分類法》要求，分別對相關(guān)數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換，特別是對于原館藏資料中未錄入的紙質(zhì)案卷，重新進(jìn)行整理與核實，以實現(xiàn)館藏信息資源的全面數(shù)字化。

（四）實現(xiàn)檔案信息管理應(yīng)用與學(xué)校OA系統(tǒng)的在線對接

檔案管理系統(tǒng)軟件平臺建設(shè)，在與院校OA系統(tǒng)的拓展與對接上，更好地實現(xiàn)了檔案信息資源的共享與開發(fā)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)與OA接口的開發(fā)，并通過構(gòu)建中間庫來滿足校園內(nèi)外其他系統(tǒng)對檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術(shù)的應(yīng)用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時庫中進(jìn)行篩選，直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統(tǒng)平臺在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進(jìn)行了全面整合，突破了傳統(tǒng)采編人員低效、重復(fù)的工作強度限制，利用計算機輔助技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個編研工作節(jié)省了時間，降低了勞動量，提升了工作效率。

（五）構(gòu)筑安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺

檔案信息綜合運用對數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性提出更高要求，為了確保檔案信息資源的真實性、可靠性和完整性，需要從檔案管理業(yè)務(wù)部門的實際需求分析上，進(jìn)一步梳理檔案信息管理流程，構(gòu)建全面的檔案信息應(yīng)用過程監(jiān)控體系，實現(xiàn)對數(shù)字化文件的全面管理。如利用權(quán)限分配技術(shù)，針對檔案信息管理系統(tǒng)中的用戶進(jìn)行分配不同的權(quán)限，所有用戶的使用都在軟件的監(jiān)控下進(jìn)行，為