快遞企業(yè)代收貨款資金管理探析 - 電子商務(wù)物流

快遞企業(yè)代收貨款資金管理探析-電子商務(wù)物流摘要：快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)，是綜合利用快遞業(yè)務(wù)現(xiàn)有條件和優(yōu)勢(shì)，為適應(yīng)市場(chǎng)需求而推出的一項(xiàng)快遞業(yè)務(wù)延伸效勞工程，是快遞企業(yè)為各類郵購(gòu)公司、電子商務(wù)公司、商貿(mào)企業(yè)等單位提供快速傳遞實(shí)物、代收貨款并代為統(tǒng)一結(jié)算的一種特殊業(yè)務(wù)。本文結(jié)合快遞企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)代收貨款資金管理的相關(guān)問題進(jìn)行分析與探討。關(guān)鍵詞：快遞企業(yè)；代收貨款；資金管理

中圖分類號(hào)：F406.71文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1001-828X06-0-01

2008年4月22日，國(guó)家郵政局發(fā)布了?關(guān)于加強(qiáng)快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)管理》的通知，要求各省、自治區(qū)、直轄市郵政管理局加強(qiáng)監(jiān)督管理，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)開展——對(duì)代收貨款業(yè)務(wù)加強(qiáng)監(jiān)督管理，按照“誰(shuí)經(jīng)營(yíng)，誰(shuí)負(fù)責(zé)〞的原那么，催促快遞企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部管理，制定和完善操作流程和風(fēng)險(xiǎn)防控措施。代收貨款業(yè)務(wù)開展的市場(chǎng)需求和相關(guān)政策的制定，從另一個(gè)側(cè)面反映了對(duì)代收貨款業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)管理的迫切需求，本文將從代收貨款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與資金管控方面結(jié)合方面，探索分析代收貨款業(yè)務(wù)資金管理要求。

一、資金管理是代收貨款業(yè)務(wù)開展的一把“雙刃劍〞

代收貨款業(yè)務(wù)是快遞企業(yè)業(yè)務(wù)多元化的一種，為了方便寄件人和收件人，快遞公司在為寄件人(一般為賣方)進(jìn)行商品快遞效勞的同時(shí)，向收件人(一般為買方)收取商品貨款，然后統(tǒng)一結(jié)算返還給賣方。按照常規(guī)，快遞公司提供代收貨款效勞會(huì)收取一定的手續(xù)費(fèi)，同時(shí)由于快遞公司向收件人收取貨款和支付給寄件人存在時(shí)間差，可以為快遞企業(yè)帶來可觀的資金沉淀，成為了快遞公司非常態(tài)的一種融資伎倆，充沛體現(xiàn)了業(yè)務(wù)帶來的資金時(shí)間價(jià)值，這也是近年來代收貨款業(yè)務(wù)在很多快遞企業(yè)迅速開展的一個(gè)重要原因。

但是，代收貨款資金在快遞企業(yè)體現(xiàn)資金時(shí)間價(jià)值的同時(shí)，也帶來了很大的資金管理風(fēng)險(xiǎn)。2008年年初，先后有DDS和深圳豐達(dá)速遞公司因代收貨款的不標(biāo)準(zhǔn)操作而出現(xiàn)隱患，其中DDS因?yàn)樵谶\(yùn)營(yíng)中將代收貨款資金挪作他用，導(dǎo)致企業(yè)資金鏈斷裂而倒閉；深圳豐達(dá)速遞公司那么出現(xiàn)分公司負(fù)責(zé)人卷款出走，導(dǎo)致分公司損失上百萬(wàn)代收貨款資金。資金管理成為了代收貨款業(yè)務(wù)甚至是企業(yè)開展的一把雙刃劍，資金沉淀利用得好，可以給企業(yè)帶來一定現(xiàn)金流，產(chǎn)生資金周轉(zhuǎn)效益，但是如果資金把控出現(xiàn)漏洞，不可防止會(huì)給企業(yè)造成較大的資金損失，甚至出現(xiàn)由于資金鏈斷裂而導(dǎo)致企業(yè)倒閉的嚴(yán)重后果。

二、代收貨款處理流程分析

從代收貨款業(yè)務(wù)流程分析，資金流是代收貨款業(yè)務(wù)有別于其他普通快遞業(yè)務(wù)的最主要特征，實(shí)現(xiàn)代收貨款資金的有效管理，最主要一點(diǎn)就是結(jié)合代收貨款業(yè)務(wù)操作流程，從業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)出發(fā)，實(shí)現(xiàn)資金流、實(shí)物流和信息流“三流合一〞實(shí)時(shí)監(jiān)控。

(一)實(shí)物流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

郵件實(shí)物流轉(zhuǎn)過程，郵件經(jīng)過“收寄-內(nèi)部處理-投遞〞環(huán)節(jié)，根本與普通快遞郵件流轉(zhuǎn)一致，需要特別注意是下列環(huán)節(jié)：

1.郵件收寄。在收寄環(huán)節(jié)，需檢查收寄詳情單是否填寫收件人應(yīng)付款額，字跡清晰，一般不得進(jìn)行涂改。

2.郵件投遞。郵件投遞前，由投遞班組按照代收貨款郵件進(jìn)行登記，重點(diǎn)登記每件郵件應(yīng)收貨款金額。

投遞人員根據(jù)收寄詳情單對(duì)代收貨款郵件進(jìn)行收款，收款方式一般為現(xiàn)金方式或者銀聯(lián)卡支付方式，收取款項(xiàng)核對(duì)無(wú)誤后，由收件人在詳情單上進(jìn)行簽收確認(rèn)。

(二)資金流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

從投遞員收款開始，代收貨款資金就進(jìn)入投遞企業(yè)內(nèi)部環(huán)節(jié)，直至結(jié)算付款給收寄人，資金內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)主要流程包括下列方面：

1.終端繳款。按照上述提到收款方式，由投遞人員實(shí)現(xiàn)終端繳款回籠，一般為現(xiàn)金收款或銀聯(lián)卡支付方式。

2.內(nèi)部流轉(zhuǎn)。(1)投遞管理部門。投遞人員收款后將現(xiàn)金或銀行回單、詳情單交回投遞管理部門，由投遞部門進(jìn)行款項(xiàng)核對(duì)，核對(duì)內(nèi)容包括收款現(xiàn)金或銀行回單金額、詳情單確認(rèn)金額和投遞登記信息，三者一致時(shí)進(jìn)行確認(rèn)。(2)分公司管理部門。一般從投遞部門款項(xiàng)往上一層級(jí)繳款的機(jī)構(gòu)為分公司，由于收款分布到各個(gè)市或縣，因此分公司管理部門視各快遞公司管理機(jī)構(gòu)所定。如，某快遞公司設(shè)置機(jī)構(gòu)情況為：省公司-市分公司-縣分公司-縣XX投遞部，則資金流轉(zhuǎn)的過程可以逐級(jí)上繳，也可以直接從縣投遞部上繳至省公司，但是在信息處理上必須體現(xiàn)逐級(jí)匯總核對(duì)確認(rèn)過程

3.對(duì)外結(jié)算。資金歸集到省分公司或市分公司(具體視對(duì)外結(jié)算主體而定)后，由省分公司或市分公司集中統(tǒng)一對(duì)收寄客戶進(jìn)行結(jié)算，資金流不再存于快遞企業(yè)內(nèi)部。

(三)信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

在快遞企業(yè)中，一般均有相應(yīng)信息系統(tǒng)用于郵件查詢跟蹤，對(duì)于代收貨款業(yè)務(wù)，信息須從收寄環(huán)節(jié)開始至投遞回款情況，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管

理。信息包括實(shí)物流轉(zhuǎn)和資金流兩個(gè)方面，能實(shí)施未投遞信息、未回款信息的催投和催繳警示，并在一定時(shí)期內(nèi)設(shè)置預(yù)警信息，由投遞部門、分公司各級(jí)管理進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。三、代收貨款資金管理措施倡議(一)重點(diǎn)強(qiáng)化投遞終端繳款管理資金管理中投遞員繳款是最終端資金來源，這也是資金監(jiān)控中一個(gè)單薄的環(huán)節(jié)。針對(duì)終端繳款，一是要做好投遞員出班和歸班管理，投遞員在出班時(shí)必須按照貨款金額和實(shí)物進(jìn)行出貨登記，歸班時(shí)必須根據(jù)收到貨款和歸回貨物進(jìn)行登記，業(yè)務(wù)主管人員進(jìn)行核銷審核，杜絕投遞款漏繳和少繳；二是要對(duì)于單筆代收貨款超額度的要嚴(yán)格執(zhí)行跟班投遞制度，實(shí)施投遞主管跟班投遞或雙人投遞，以保證貨款回收的平安；三是盡量減少現(xiàn)金收款方式，采用銀聯(lián)卡支付方式，減少假鈔收取現(xiàn)象。

(二)加強(qiáng)欠款的及時(shí)追繳

由于代收貨款額度一般都比擬大,如果超過較長(zhǎng)時(shí)間才對(duì)貨款進(jìn)行清繳，有可能已經(jīng)給局部具有作案動(dòng)機(jī)人員可乘之機(jī)，因此，對(duì)于欠款必須及時(shí)跟蹤清繳，必要時(shí)組成專項(xiàng)欠款管理小組，對(duì)下級(jí)欠款及時(shí)清理，降低資金沉淀風(fēng)險(xiǎn)。

(三)實(shí)行郵件投遞和交接平衡合攏管理

對(duì)到達(dá)各投遞部門的代收貨款郵件必須進(jìn)行實(shí)物信息登記，包括郵件號(hào)碼、進(jìn)口日期，貨款金額等重要信息，每日根據(jù)投遞實(shí)物和貨款金額進(jìn)行平衡合攏，嚴(yán)格交接手續(xù)，執(zhí)行每天盤點(diǎn)留投郵件的制度。平衡合攏內(nèi)容包括三個(gè)方面：一是當(dāng)天收款金額與投遞信息一致；二是未投實(shí)物件數(shù)+退件+已投實(shí)物件數(shù)=當(dāng)天分配總投遞件數(shù)；三是未投郵件和退件必須當(dāng)天將實(shí)物歸回投遞部進(jìn)行核銷。

(四)建立資金監(jiān)控管理平臺(tái)

針對(duì)代收貨款業(yè)務(wù)實(shí)物經(jīng)轉(zhuǎn)、信息傳遞和