企業(yè)檔案管理體制的變革與思考

企業(yè)檔案管理體制的變革與思考

企業(yè)檔案管理體制主要是指企業(yè)檔案管理的職能分配、組織體系、運(yùn)行機(jī)制與管理形式。我國企業(yè)檔案管理體制有宏觀和微觀之分，所謂“宏觀”是從國家、地方或行業(yè)、專業(yè)的角度確立對(duì)企業(yè)檔案工作的宏觀管理職能、組織原則和運(yùn)行機(jī)制，包括統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度以及監(jiān)督指導(dǎo)等；所謂“微觀”則是從企業(yè)自身的角度來確定本企業(yè)檔案的微觀管理模式、組織體系、運(yùn)行機(jī)制和管理形式，包括職能定位、隸屬關(guān)系、體系架構(gòu)和管理方式等，微觀管理體制是在宏觀管理體制的大背景下運(yùn)作的。筆者針對(duì)本企業(yè)30年來微觀檔案管理體制的不斷變革，引發(fā)思考，試圖通過對(duì)本企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的沿革、檔案管理職能的定位、檔案管理模式的變革等方面實(shí)況的剖析，尋求一條適應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的檔案工作新思路，重塑企業(yè)檔案管理新體制、新模式，更好地滿足新經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)對(duì)檔案和檔案工作新的需求。一、寶鋼檔案管理體制的歷次變革1.以工程資料為核心的工程檔案資料管理體制寶鋼于1978年建廠，建廠初期，上海寶山鋼鐵總廠工程指揮部（以下簡稱寶鋼指揮部）籌建科技資料室；1980年1月，成立寶鋼指揮部資料室；1987年8月，資料室更名為檔案資料處；1989年3月，寶鋼指揮部文書檔案管理業(yè)務(wù)由辦公室劃歸檔案資料處。從上述檔案機(jī)構(gòu)沿革可以看出，寶鋼建廠初期的檔案工作主要是圍繞工程項(xiàng)目建設(shè)而展開的，主要職能是工程資料和項(xiàng)目檔案的管理，包括工程資料的接收、翻譯、復(fù)制、分發(fā)以及項(xiàng)目檔案的分類、整理、保管和提供利用等。這一階段的檔案管理體制是以工程資料為核心的檔案資料管理體制。這一體制與當(dāng)時(shí)企業(yè)以工程項(xiàng)目建設(shè)為主線的管理需求相適應(yīng)，也為現(xiàn)階段工程資料與檔案的流程化、一體化管理奠定了基礎(chǔ)，只是檔案管理職能相對(duì)較弱。2.以檔案為核心的二級(jí)檔案管理體制寶鋼一期工程于1985年9月開始投產(chǎn)運(yùn)營；1986年6月，上海寶山鋼鐵總廠（以下簡稱寶鋼總廠）成立了檔案處，各二級(jí)廠、部設(shè)立了檔案科（室）；1988年10月，寶鋼一期工程科技檔案管理業(yè)務(wù)由寶鋼指揮部檔案資料處劃歸寶鋼總廠檔案處；1990年12月，寶鋼指揮部文書檔案管理業(yè)務(wù)也由寶鋼指揮部檔案資料處劃歸寶鋼總廠檔案處，隨即寶鋼指揮部檔案資料處更名為工程資料處。至此，寶鋼指揮部工程資料處（屬建設(shè)系統(tǒng)）和寶鋼總廠檔案處（屬生產(chǎn)運(yùn)營系統(tǒng)）以并列的兩個(gè)機(jī)構(gòu)運(yùn)行，分別行使工程資料和檔案管理職能。從上述檔案機(jī)構(gòu)沿革可以看出，為了確保投產(chǎn)后設(shè)備的正常運(yùn)行、生產(chǎn)的持續(xù)進(jìn)行，檔案管理工作漸漸從工程建設(shè)階段的工程資料管理工作中分離出來，改變了弱勢(shì)狀態(tài)，檔案管理職能逐漸強(qiáng)化。除工程資料管理業(yè)務(wù)繼續(xù)在寶鋼指揮部運(yùn)作外，其他檔案管理職能則由寶鋼總廠檔案處和二級(jí)廠、部檔案科（室）分別承擔(dān)、分級(jí)管理。至此，寶鋼的檔案管理工作拉開了序幕。這一階段的檔案管理體制也基本適應(yīng)當(dāng)時(shí)企業(yè)生產(chǎn)、管理和建設(shè)的需要，由于檔案與資料分屬兩個(gè)系統(tǒng)管理，職能明確，界面清晰，各司其職。寶鋼指揮部工程資料處行使工程資料管理職能，注重的是工程項(xiàng)目的過程管理，當(dāng)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，則將項(xiàng)目檔案向?qū)氫摽倧S移交；而寶鋼總廠檔案處則行使檔案管理職能，注重的是各類檔案的管理。在檔案管理?xiàng)l線上實(shí)行二級(jí)檔案管理體制。二級(jí)檔案管理體制的主要特點(diǎn)是：在總廠和各二級(jí)廠部均設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員，二級(jí)廠部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的檔案工作相對(duì)比較重視，再加上當(dāng)時(shí)國家企業(yè)檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)活動(dòng)的蓬勃開展，也著實(shí)將檔案工作推向了一個(gè)高潮。只是二級(jí)檔案管理體制下的檔案隊(duì)伍相對(duì)龐大。3.以集中統(tǒng)一管理為原則的一級(jí)檔案管理體制1990年，在寶鋼總廠的統(tǒng)一部署下，各個(gè)業(yè)務(wù)條線（如人事、財(cái)務(wù)、公文等）逐步實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。即二級(jí)廠部不再設(shè)人事、財(cái)務(wù)等管理部門，相應(yīng)業(yè)務(wù)由總廠統(tǒng)一管理，人員派駐；同時(shí)，各二級(jí)廠部也不再有行文權(quán)。為了與企業(yè)管理體制相適應(yīng)，寶鋼總廠檔案處也開始醞釀實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理。通過調(diào)研、分析與策劃，1992年8月，二級(jí)廠部的檔案管理業(yè)務(wù)和人員全部劃歸了寶鋼總廠檔案處，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理由二級(jí)管理模式向一級(jí)管理模式的變革。1992年12月，寶鋼指揮部工程資料處又與寶鋼總廠檔案處合并為寶鋼總廠檔案處，實(shí)現(xiàn)了工程資料管理與檔案管理由分別管理向集中統(tǒng)一管理的變革。1993年6月，寶鋼集團(tuán)成立，寶鋼總廠檔案處也相繼更改為寶鋼集團(tuán)檔案處，掛靠總務(wù)部，檔案管理職能包括對(duì)寶鋼集團(tuán)緊密層企業(yè)檔案工作進(jìn)行歸口管理以及對(duì)寶山鋼鐵（集團(tuán)）公司（即原寶鋼總廠）的檔案資料實(shí)體進(jìn)行管理。這一變革實(shí)現(xiàn)了檔案工作的高度集中統(tǒng)一管理，檔案處的管理職能不僅向縱向進(jìn)行了延伸（二級(jí)廠部不再設(shè)檔案管理部門）；同時(shí)橫向的工程資料管理也與檔案管理進(jìn)行了歸并與整合。一級(jí)檔案管理體制的主要特點(diǎn)是：檔案工作可以在公司層面統(tǒng)籌規(guī)劃，避免機(jī)構(gòu)的重復(fù)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)扁平化管理。隨著檔案信息化建設(shè)的逐步深入，二級(jí)廠部可以通過遠(yuǎn)程調(diào)閱所需的檔案資料，檔案管理人員大幅度減少。4.集檔案、情報(bào)、圖書于一體的檔案情報(bào)管理體制1995年7月，寶鋼集團(tuán)總務(wù)部檔案處成建制劃出，與寶山鋼鐵（集團(tuán)）公司鋼鐵研究所科技信息中心合并，組建寶山鋼鐵（集團(tuán)）公司科技信息研究所（又名檔案處），檔案管理職能依舊。這一變革只是組織機(jī)構(gòu)的合并，沒有實(shí)質(zhì)性意義。檔案與情報(bào)、圖書信息沒有真正融合，檔案、情報(bào)、圖書管理仍然各行其是。5.以企業(yè)集團(tuán)檔案管理為核心的檔案管理體制1998年11月17目，國務(wù)院批準(zhǔn)以原寶山鋼鐵（集團(tuán)）公司為主體，聯(lián)合上海冶金控股（集團(tuán)）公司和上海梅山（集團(tuán)）公司，組建成立了上海寶鋼集團(tuán)公司（以下簡稱寶鋼集團(tuán)）。為加強(qiáng)寶鋼集團(tuán)檔案工作，1999年8月，寶鋼集團(tuán)成立了檔案處，掛靠集團(tuán)辦公室，履行企業(yè)集團(tuán)檔案管理職能。同時(shí)，又受其核心子公司——寶山鋼鐵（集團(tuán)）公司委托，對(duì)其檔案資料進(jìn)行管理。此時(shí)，檔案管理與情報(bào)、圖書管理又一分為二。2000年2月3日，寶山鋼鐵股份有限公司（即原寶山鋼鐵（集團(tuán)）公司，以下簡稱寶鋼股份）正式注冊(cè)成立，并于2000年12月12日上市。其檔案工作仍舊委托寶鋼集團(tuán)檔案處進(jìn)行管理。這一階段的檔案工作開展得還是有聲有色，此時(shí)的寶鋼集團(tuán)檔案處具有雙重職能，一是作為寶鋼集團(tuán)的檔案管理部門，全面有效地履行集團(tuán)公司賦予的檔案管理職能，對(duì)各子公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，檔案實(shí)體則由各子公司自行管理；二是受寶鋼股份委托，對(duì)其檔案資料實(shí)體進(jìn)行管理。6.企業(yè)集團(tuán)與上市公司分別行使職能的檔案管理體制2002年8月，為規(guī)范上市公司運(yùn)作，原先寶鋼集團(tuán)與寶鋼股份合署辦公的管理體制被打破，分別成立了相應(yīng)的職能管理部門，為與公司管理體制相適應(yīng)，寶鋼集團(tuán)的檔案工作與寶鋼股份的檔案管理工作也進(jìn)行了分離，行使寶鋼集團(tuán)檔案管理職能的機(jī)構(gòu)為集團(tuán)辦公室，下設(shè)檔案業(yè)務(wù)塊；而行使寶鋼股份檔案管理職能的機(jī)構(gòu)為股份公司科技管理部，下設(shè)檔案室。這一階段的檔案工作，盡管由原來的檔案處降為檔案業(yè)務(wù)塊或檔案室，但管理職能未變，只是將以上的雙重職能進(jìn)行了分離。尤其是在寶鋼集團(tuán)辦公室設(shè)置了檔案管理職能，對(duì)各子公司檔案工作實(shí)行歸口管理還是富有成效的。7.企業(yè)集團(tuán)委托檔案管理職能的檔案管理體制2005年6月，寶鋼集團(tuán)與寶鋼股份的檔案工作再次進(jìn)行了歸并，寶鋼集團(tuán)不再設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，其檔案管理職能委托寶鋼股份檔案管理部門開展。而寶鋼股份科技管理部下般的檔案室與研究院下設(shè)的科技情報(bào)信息研究所也再次進(jìn)行了歸并，歸并后的寶鋼股份檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)在寶鋼股份研究院情報(bào)中心。與此同時(shí)，寶鋼股份對(duì)企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)進(jìn)行了收購，組成了新的寶鋼股份。而原寶鋼股份則變更為寶鋼股份屬下的寶鋼分公司（非法人單位）。此時(shí)，寶鋼股份研究院情報(bào)中心檔案管理室承擔(dān)三重職能：一是受寶鋼集團(tuán)（上一級(jí)管理單位）委托，履行其檔案管理職能，包括對(duì)其屬下的十多家子公司的檔案工作進(jìn)行歸口管理以及對(duì)寶鋼集團(tuán)總部各類檔案的實(shí)體進(jìn)行管理；二是履行寶鋼股份檔案管理職能，包括對(duì)其屬下的十多家子公司和四家分公司的檔案工作進(jìn)行歸口管理以及對(duì)寶鋼股份總部各類檔案的實(shí)體進(jìn)行管理；三是受寶鋼分公司（下一級(jí)管理單位）委托，履行其檔案管理職能，包括對(duì)其工程資料和各類檔案的實(shí)體進(jìn)行管理。可謂是“小機(jī)構(gòu)、大職能”。而此時(shí)的情報(bào)、檔案工作也仍舊是各行其是，相互無任何滲透。這一階段的檔案工作，作為企業(yè)集團(tuán)的檔案管理職能大大削弱，寶鋼股份研究院情報(bào)中心檔案管理室的大部分力量（包括人、財(cái)、物的配置）均用于寶鋼分公司的建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理的事務(wù)性工作之中，由于人力有限，所謂履行寶鋼集團(tuán)檔案工作的歸口管理職能，只是做些有問必答、有求必應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作以及一年一度上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)等一些必須上傳下達(dá)的工作，根本談不上履行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督檢查等管理職能。8.推行“一體化”管理的檔案管理體制寶鋼新一輪（2006年—2010年）的發(fā)展戰(zhàn)略是推行“一體化”管理。2007年，隨著寶鋼股份“一體化”管理工作的逐步深入，采購、銷售、人事、財(cái)務(wù)、工程設(shè)備、設(shè)計(jì)等各管理?xiàng)l線紛紛在公司層面推行“一體化”管理。基于公司“一體化”管理思路，寶鋼檔案管理部門也積極與機(jī)構(gòu)策劃部門一起商討公司檔案“一體化”管理的運(yùn)行體制，經(jīng)過半年的醞釀、調(diào)研、方案設(shè)計(jì)，提出了在寶鋼股份成立檔案中心、集中統(tǒng)一管理寶鋼股份及其分公司檔案工作的設(shè)想。2008年2月，寶鋼股份檔案中心成立，掛靠股份公司辦公室，寶鋼股份研究院情報(bào)中心檔案管理室的管理職能和管理人員全部劃轉(zhuǎn)檔案中心，并要求在年內(nèi)將寶鋼股份屬下的四家分公司的檔案及檔案管理人員全部劃轉(zhuǎn)檔案中心，實(shí)行統(tǒng)一管理，人員派駐。至此，情報(bào)與檔案工作再次分離。同年4月，檔案中心又再次劃歸寶鋼股份研究院情報(bào)中心，檔案管理職能未變，各分公司檔案及檔案管理人員則全部劃轉(zhuǎn)寶鋼股份研究院情報(bào)中心檔案管理室。目前，此項(xiàng)工作尚在進(jìn)行之中。這一變革使寶鋼股份研究院情報(bào)中心檔案管理室的管理職能在管理范圍上進(jìn)一步擴(kuò)大，涉及寶鋼集團(tuán)、寶鋼股份的檔案工作以及四家分公司的檔案管理與工程資料管理工作。如此“小機(jī)構(gòu)”行使如此“大職能”，給檔案管理部門增大的壓力和困難是可想而知的。二、企業(yè)檔案管理體制變革的實(shí)況剖析縱觀寶鋼30年來檔案管理體制的變革，可以看出無外乎四個(gè)方面的變化。一是橫向的工程資料管理與檔案管理的分分合合；二是橫向的情報(bào)工作與檔案管理的合合分分；三是縱向的二級(jí)檔案管理向一級(jí)檔案管理的變革，接著又向檔案“一體化”管理的推進(jìn)；四是承擔(dān)檔案管理職能角色的多變。筆者認(rèn)為：首先，工程資料管理與檔案管理的合二為一，為工程資料與項(xiàng)目檔案的流程化管理創(chuàng)造了條件，由于對(duì)項(xiàng)目檔案形成的源頭工程資料實(shí)施了管控，有效地保證了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。這一管理模式在企業(yè)建設(shè)時(shí)期不失為一種有效的管理模式，只是由于工程資料注重的是過程管理（包括工程資料的分發(fā)、復(fù)制、還原、交工驗(yàn)收等），具有時(shí)效性，牽涉了檔案管理人員過多的精力，以至于檔案管理最注重的開發(fā)利用工作無力開展。其次，情報(bào)工作與檔案管理的合二為一，其目的是旨在通過對(duì)存量檔案進(jìn)行深層次加工、提煉后，與收集的情報(bào)、圖書等信息資源進(jìn)行有效整合，為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息服務(wù)。然而，只是組織機(jī)構(gòu)的合并，管理毫無滲透、融合，則無法達(dá)到預(yù)期的目的和效果，這樣簡單的、形式上的合二為一并無意義。第三，二級(jí)檔案管理向一級(jí)檔案管理的變革以及向檔案“一體化”管理的推進(jìn)，均是在公司整個(gè)管理體制變革的大背景、大環(huán)境下進(jìn)行的，無可非議，其目的在于更好地統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)公司檔案工作，統(tǒng)一公司檔案管理制度、管理方式以及檔案信息管理平臺(tái)，更優(yōu)質(zhì)、高效地為企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)提供服務(wù)。然而，當(dāng)初二級(jí)檔案管理向一級(jí)檔案管理變革時(shí)，曾經(jīng)出現(xiàn)管理脫節(jié)現(xiàn)象，即：二級(jí)廠部由于不設(shè)檔案管理部門，作為上一級(jí)的檔案管理部門對(duì)其設(shè)備變更信息不掌握、無法控制，致使庫存圖紙與實(shí)際不符現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，當(dāng)公司意識(shí)到這個(gè)問題時(shí)，花費(fèi)了大量人力和財(cái)力才得以彌補(bǔ)。如今，“一體化”管理體制的運(yùn)作已經(jīng)不是一個(gè)公司內(nèi)部處室與二級(jí)廠部之間的關(guān)系，而是公司總部與下屬分公司乃至再下屬二級(jí)廠部之間的關(guān)系，其信息掌握程度、協(xié)調(diào)難度更是可想而知。目前的檔案管理“小機(jī)構(gòu)”要承擔(dān)如此范圍廣、任務(wù)重（每年均有幾百個(gè)在建和技改項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收）的管理職能，是否能達(dá)到預(yù)期的效果只有等待實(shí)踐來檢驗(yàn)。此外，承擔(dān)檔案管理職能角色的多變主要是指檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。一是在企業(yè)集團(tuán)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)檔案管理職能，同時(shí)兼管屬下一個(gè)或多個(gè)子公司的檔案資料管理職能，這種自上而下的管理能發(fā)揮一定的效用，然而由于管理范圍過廣，配備的人員相應(yīng)就較多，這種在企業(yè)集團(tuán)職能管理部門不斷精簡機(jī)構(gòu)和人員的呼聲中還存在著一支如此龐大的檔案隊(duì)伍現(xiàn)象，顯然不合時(shí)宜；二是企業(yè)集團(tuán)不設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，其檔案工作委托屬下某子公司管理，這種自下而上的管理缺乏一定的權(quán)威性，效果將大打折扣；三是企業(yè)集團(tuán)和各子公司分別設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，分別行使檔案管理職能，這種管理體制能克服前兩種體制帶來的弊病，各司其職，對(duì)企業(yè)檔案工作整體水平的提高有一定的促進(jìn)作用。三、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制的定位與思考寶鋼是改革開放后誕生的企業(yè)，是改革開放的產(chǎn)物，但并不是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，改革開放初期仍處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期。而計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，企業(yè)檔案工作實(shí)行的是“條塊”結(jié)合、以條為主的宏觀管理體制，國家檔案行政部門和中央各級(jí)專業(yè)主管機(jī)關(guān)都有責(zé)任對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，企業(yè)的檔案管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方式基本雷同；隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立和發(fā)展以及現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)法人享有充分的生產(chǎn)經(jīng)營管理的自主權(quán)，擁有自己決定內(nèi)部機(jī)構(gòu)的權(quán)力，企業(yè)可以根據(jù)自身情況和市場(chǎng)變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式，企業(yè)檔案工作可以有更大的自主發(fā)展空間，單一、雷同的企業(yè)檔案管理體制逐漸被打破，取而代之的是企業(yè)檔案管理的個(gè)性化。因此，從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的寶鋼及寶鋼檔案工作，同樣經(jīng)歷了以國家宏觀調(diào)控到企業(yè)自主管理的一個(gè)發(fā)展過程，從寶鋼30年來檔案管理機(jī)構(gòu)的沿革、檔案管理職能的分配、檔案管理模式的變革等可以看出寶鋼的檔案管理體制隨著時(shí)代的變遷，發(fā)生了很大變化，有利也有弊。然而適合的才是最有效的。通過對(duì)上述檔案管理體制變革的剖析，結(jié)合新時(shí)期企業(yè)檔案工作實(shí)際，筆者認(rèn)為企業(yè)檔案管理體制和管理模式可以有以下幾種方案：一是企業(yè)集團(tuán)必須設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)和人員可以歸屬辦公室，僅承擔(dān)企業(yè)集團(tuán)檔案管理職能。根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，企業(yè)檔案管理部門職能包括：貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。在企業(yè)集團(tuán)設(shè)置了檔案管理機(jī)構(gòu)，上述職能就能名正言順的履行，就能起到承上啟下的作用。反之，企業(yè)集團(tuán)委托下屬單位行使檔案管理職能，機(jī)構(gòu)的不對(duì)等，效果則事倍功半。除在企業(yè)集團(tuán)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)外，屬下的各子公司（獨(dú)立法人單位）也應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，掛靠部門可以根據(jù)企業(yè)性質(zhì)決定。由此建立起一個(gè)企業(yè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，方能有效開展檔案工作，提升企業(yè)檔案管理整體水平。二是當(dāng)企業(yè)已從建設(shè)階段向生產(chǎn)與建設(shè)并列運(yùn)行階段發(fā)展時(shí)期，企業(yè)集團(tuán)屬下可以設(shè)置一個(gè)工程建設(shè)單位和若干個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營單位，而工程資料管理與檔案管理職能則可以分屬上述兩類單位。因?yàn)楣こ藤Y料管理講究的是時(shí)效和過程管理，在實(shí)施過程管理中需要與工程建設(shè)條線的有關(guān)職能管理部門密切配合，為此，將工程資料管理納入工程建設(shè)單位，與規(guī)劃管理、設(shè)計(jì)管理、工程管理、工程設(shè)備管理等部門融合在一起，可以進(jìn)一步提高協(xié)同管理效率；同時(shí)，由一套固定的、專職的工程資料管理隊(duì)伍開展工程資料接收、分發(fā)、翻譯、復(fù)制等管理，比在各單位均設(shè)置工程資料管理隊(duì)伍更趨合理，便于管理方式和管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。此外，這支動(dòng)態(tài)的工程資料管理隊(duì)伍，根據(jù)建設(shè)單位的要求將全部項(xiàng)目文件收集整理后向相關(guān)生產(chǎn)運(yùn)營單位檔案管理部門移交后可繼續(xù)下一個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)，而各生產(chǎn)運(yùn)營單位則無須再配備一定數(shù)量的工程資料管理人員、不需考慮是否還有再建工程。將檔案管理工作從工程資料管理中分離