會展策劃與組織

/2014~2015年下學(xué)期期末論文會展策劃和組織期末作業(yè)學(xué)院：旅游學(xué)院班級：13級旅游管理3班姓名：王偉學(xué)號：201301210111指導(dǎo)老師：張欣孟子說：“兵馬未動，糧草先行”。會展策劃和組織是會展活動的靈魂，是會展活動的發(fā)端和核心，確定著整個會展工作的成敗。展會策劃的內(nèi)涵：策劃是一種以現(xiàn)實為基礎(chǔ)的對將來所從事活動的籌劃或謀劃。這就是說，策劃活動是以駕馭的現(xiàn)實信息材料為依據(jù)，以人們對這些信息資料的認知程度為標準，對將來的行為規(guī)范所作的規(guī)劃。所謂會展策劃，是指對會展的整體戰(zhàn)略和策略的運籌規(guī)劃。換言之，會展策劃是對會展的戰(zhàn)略和支配，以及實施并檢驗的全過程作預(yù)先的設(shè)計和規(guī)劃，會展策劃不是具體的業(yè)務(wù)，而是將會展目標具體化并形成決策的過程。會展策劃是一項浩大而困難的工程，須要從全局的、前瞻的、長遠的、動態(tài)的角度對會展活動進行支配和部署，從而保證會展活動的順當進行和會展目標的順當實現(xiàn)。整個策劃涵蓋范圍廣泛，包括對會展前期、會展進行過程中及會展活動結(jié)束后的各個細微環(huán)節(jié)、步驟進行全方位和多角度的規(guī)劃。會展策劃要素包括：名稱、內(nèi)容、地點、時間和組織機構(gòu)。這些要素相互聯(lián)系、相互作用，共同確定著會展活動能否勝利舉辦。會展策劃的內(nèi)容：會展策劃行為活動必需以市場為導(dǎo)向，因為會展活動要具有時代性和前瞻性，它是一項綜合性的工作，涉及諸多方面，一般來說，會展策劃的內(nèi)容主要有會展的調(diào)查和分析、會展的立項和決策、會展的運作和實施、會展的效果評價和測定。每一項都缺一不行。否則就會產(chǎn)生“蝴蝶效應(yīng)”，從而“牽一發(fā)而動全身”導(dǎo)致會展的失敗。在我們班組織的“校內(nèi)服裝展”就充分體現(xiàn)了這一點。會展活動是一個城市的“風向標”，已經(jīng)被認為是城市營銷中很重要的一張“名片”。大型展會涉及到社會上的諸多方面，如經(jīng)濟、政治、文化等因素。因為在我國不少展會都帶有政府色調(diào)，市場化運作勝利的如昆明的石博會比較少。在展會現(xiàn)場招商的功能逐步減弱的今日，要想充分發(fā)揮展會功能，只有一條路——功夫在展外，由在展會上找尋目標變?yōu)閷⒁延心繕随i定，將展會由招商大會變?yōu)楹灱s大會。那么在您進行展會時候就要有自己的策劃流程：

展會布展策劃流程一：對企業(yè)進行有針對性的市場調(diào)研。收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。

展會布展策劃流程二：制定具體完整的會展策劃方案。確定會展的目標市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預(yù)算。

展會布展策劃流程三：實施前的培訓(xùn)。讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟識策劃方案要求，駕馭實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

展會布展策劃流程四：印刷材料的設(shè)計制作。利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣揚，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶。

展會布展策劃流程五：展臺的布置及展示。設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。

展會布展策劃流程六：相關(guān)的會展服務(wù)。依據(jù)參與會議者的具體狀況以及人數(shù)多少支配相應(yīng)的車輛;依據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，舉薦不同的用餐地點;依據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式，設(shè)計特地的旅游線路，介紹下榻酒店旁邊的消遣設(shè)施。

展會布展策劃流程七：做好對活動的評估。

1、對企業(yè)進行有針對性的市場調(diào)研。收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。

2、制定具體完整的會展策劃方案。確定會展的目標市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預(yù)算。

3、實施前的培訓(xùn)。讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟識策劃方案要求，駕馭實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

4、印刷材料的設(shè)計制作。利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣揚，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶。

5、展臺的布置及展示。設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。

6、依據(jù)參與會議者的具體狀況以及人數(shù)多少支配相應(yīng)的車輛;依據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，舉薦不同的用餐地點;依據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式，設(shè)計特地的旅游線路，介紹下榻酒店旁邊的消遣設(shè)施。

7、做好對活動的評估。開好總結(jié)會，做好善后公關(guān)工作。對于我們班策劃的“校內(nèi)服裝展”個人體會對于本次“校內(nèi)服裝展”就這樣“夭折”了，我認為真的是太惋惜了。因為作為文案組的我們在那幾個星期每天都在不斷修改不斷完善，或許是第一次做，沒有什么閱歷，很想把它做好，但自己又實力有限，力不從心。在這里我不是說我們文案組做的多，別的組做的少，我信任我們班每個同學(xué)都想全力以赴去做好它，辦好這次展會活動，從而打造出我們昆明學(xué)院旅游學(xué)院13級會展管理3班的名聲，但事和愿違，真心感到很惋惜。下面我談?wù)勎覍Α胺b展”的看法以及建議：為什么“招展、招商”成為本次展會“夭折”的重要環(huán)節(jié)。要知道“天下沒有免費的午餐”。商人都是有利可圖的，而我們的校內(nèi)服裝展對他們的吸引力小，感覺就像是他們參與了對他們的影響沒有多大影響，反而還會增加他們的物流、人員負擔。場地公關(guān)活動沒有協(xié)調(diào)好。由于場地的緣由，導(dǎo)致展會進程停滯。3.班級同學(xué)有的主動性不高，激情度不夠。始終人各有異，有懶的有勤奮的，有時還會產(chǎn)生“羊群效應(yīng)”，所以責任到人很重要。4.沒有找到昆明學(xué)院市場的“痛點”！雖然衣食住行中的衣是人們生活的必需品，但要知道時代變更了，同學(xué)們的生活質(zhì)量提高了，追求也提高了，正如馬斯洛的需求法則就能充分說明這一點。然而網(wǎng)購已經(jīng)成為了當代高校生的主流，西門的路邊攤等嚴峻充斥著。雖然主題還是感覺不錯，但實際操作下來就有一種“高不沾，低不成”的感覺，因為問題就重點出現(xiàn)在了招展、招商環(huán)節(jié)。而主要的還有市場調(diào)研沒有做到位，而且問卷調(diào)查大都是找熟人做的。5.籌備時間短。我加過一個江蘇的會展專業(yè)同學(xué)QQ，她說他們學(xué)校也要辦一個校內(nèi)自辦展，時間和我們的大體一樣，但他們對于會展的主題及策劃在大二上學(xué)期就已經(jīng)策劃好，下學(xué)期就重點招展、招商。6.同學(xué)們?nèi)狈Π緹?，“挫傷”熬煉不夠，招商、招展受到一點挫折，就沒有志氣了。我們應(yīng)當怎樣來規(guī)避這些問題？進行大量的市場調(diào)研，科學(xué)的設(shè)計問卷調(diào)查，不實行引導(dǎo)式問卷調(diào)查；選擇一個具有可行性的主題，充分挖掘商家的需求來勸服參展商、贊助商；協(xié)調(diào)好場地，保衛(wèi)科解決不了，我們可以去找上級領(lǐng)導(dǎo)來解決；在大二上學(xué)期解決好我們展會的前期打算，調(diào)動同學(xué)們的主動性?？偨Y(jié)：雖然本次服裝展會沒有辦成，但也讓我們學(xué)到了許多閱歷和教訓(xùn)，要知道“要辦好一次展會，并不是紙上談兵就行了”，支配恒久趕不上變更快，要防患于未然。