電子檔案的形成與歸檔課件

電子檔案的形成及歸檔3/17/20231電子檔案的形成及歸檔1.電子檔案的產(chǎn)生2.電子文件的特性3.電子文件歸檔的組織管理4.電子文件的收集與積累5.電子文件的整理與歸檔6.電子文件的鑒定工作7.電子文件使用的載體與歸檔載體的推薦8.電子檔案的保存與維護(hù)9.電子檔案的利用與管理10.保證電子文件信息安全的技術(shù)措施11.保證電子文件信息安全的管理措施12.管理電子檔案的設(shè)備配置

3/17/202321.電子檔案的形成1.1電子計(jì)算機(jī)的誕生及發(fā)展為電子檔案的形成創(chuàng)造了先決的技術(shù)條件。1.2電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，是形成電子檔案的源動(dòng)力。

3/17/202332.1電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物

電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。

3/17/202352.2電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。其對(duì)設(shè)備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。例如電子文件對(duì)其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時(shí)難以互換。3/17/202362.3電子文件載體的非直讀性

電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理性質(zhì)，根本不可能看到。此外載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達(dá)600MB一4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點(diǎn)表示什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也不能讀取其內(nèi)容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。3/17/202372.4電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜

性及對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性（二）

電子文件的這種元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。此外，紙質(zhì)文陣由于在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實(shí)際往來和人工辦理各種手續(xù)，則其生成和運(yùn)作的背景信息也就自然地記錄在文件上了。電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)于的，操作者互不見面,體現(xiàn)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)或背景信息，就可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來問題。

3/17/202392.5電子文件信息與

載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者。在一些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長期處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境的使用者淡漠了對(duì)電子文件存儲(chǔ)于哪臺(tái)計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體以及什么位置的關(guān)心。這個(gè)特征給電子文沖的保管帶來許多新的問題，處理不好，會(huì)直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。3/17/2023102.5電子文件信息與載體的相分離性

文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使得電子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復(fù)雜得多。例如不同的載體往往適合存儲(chǔ)不同種類媒體的信息，就會(huì)造成同一份電子文件中的文、圖、聲、像在存儲(chǔ)時(shí)的載體分離現(xiàn)象。如果脫機(jī)保管，就可能造成混亂，甚至破壞電子文件的完整性。3/17/2023113.1加強(qiáng)電子文件

歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)

從電子文件的形成到歸檔，跨躍了多個(gè)部門。這些部門往往通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有時(shí)工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)加強(qiáng)組織管理，由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。3/17/2023133.2明確電子文件歸檔的

工作程序、內(nèi)容和要求

電子文件的歸檔，應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；有利于較好地執(zhí)行有關(guān)的規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，電子文件的歸檔工作程序包括：一是電子文件形成簽署、審批；二是收集積累；三是編制目錄；四是整理需歸檔的電子文件；五是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；六是檢測歸檔的電子文件；七是編制歸檔說明；八是存入磁、光介質(zhì)（含壓縮歸檔等方式）；九是復(fù)制備份；十是確定載體標(biāo)識(shí)。3/17/2023143.3要采取措施，保證電子

文件歸檔的質(zhì)量要求

歸檔工作是由文件管理轉(zhuǎn)換為檔案管理的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)檔案管理水平，因此必須有質(zhì)量控制措施，以保證這項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)搞好檔案部門和電子文件形成單位的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理和電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體，避免相互推諉扯皮?？紤]電子文件產(chǎn)生的環(huán)境不盡相同，把歸檔工作“納入有關(guān)管理制度”、“納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍”，從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。要嚴(yán)格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。3/17/2023154.1電子文件收集積累的重要性

電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時(shí)間間隔，在這一段時(shí)間內(nèi)，電子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一點(diǎn)痕跡。因此，為保證歸檔的電子文件的真實(shí)性，電子文件的收集積累工作必須從電子文件形成階段就開始。3/17/2023174.2電子文件的收集積累范圍，

按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

對(duì)于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應(yīng)及時(shí)收集積累，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。尤其是對(duì)“無紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。與紙質(zhì)文件不同，電子文件的讀取、還原，離不開其生成的技術(shù)設(shè)備條件、相關(guān)軟件和元數(shù)據(jù)，所以電子文件收集、積累還必須包括這些內(nèi)容。3/17/2023184.3電子文件的收集積累方法

電子文件的收集積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行，由于記錄系統(tǒng)有自動(dòng)記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫時(shí)間等。

用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。3/17/2023196.電子文件的鑒定工作（一）

電子文件的歸檔鑒定工作，是指鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。3/17/2023216.電子文件的鑒定工作（二）

電子文件的鑒定內(nèi)容，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是歸檔電子文件的原始性、準(zhǔn)確性、完整性。即是否是形成時(shí)的，或通過審批更改的電子文件；是否是產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)或經(jīng)過事務(wù)處理并有結(jié)果的電子文件，是否是組成完整的系統(tǒng)的電子文件。二是確定電子文件的價(jià)值和保管期限。這主要取決于電子文件內(nèi)容所含信息的價(jià)值及社會(huì)對(duì)它的需要，要根據(jù)國家關(guān)于檔案保管期限表確定其保管期限。3/17/2023227.電子文件使用的載體及歸檔載體的推薦1、電子文件使用的載體介紹。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息數(shù)字化記錄技術(shù)也在不斷地發(fā)展。目前，信息數(shù)字化記錄載本育磁性、光學(xué)性和磁光性等類型。2、電子文件歸檔應(yīng)選擇記錄載體。選擇載體的依據(jù)是：（1）盡量選擇有國際和國家標(biāo)準(zhǔn)的載體；（2）有發(fā)展前途的，其使用的軟硬件應(yīng)有多個(gè)供應(yīng)渠道；（3）載體內(nèi)在性能穩(wěn)定。耐久性得到公認(rèn)；（4）能較方便地進(jìn)行保護(hù)；（5）載體及其記錄所必備的軟硬件，價(jià)格便宜并為用戶所能接受；（6）能較容易地檢測出載體的質(zhì)變現(xiàn)象，以便能在載體變化之前將文件復(fù)制到新的載體上。

3/17/2023238.1要保證電子檔案載體

物理上的安全

電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。

3/17/2023258.2要保證電子檔案

內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確

電子檔案來自各個(gè)方面，往往是在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編徘上也不盡一致，這種在技術(shù)和形式上的差異，必然導(dǎo)致在以后還原時(shí)，所采用的技術(shù)與方法的不同。因此，除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。

3/17/2023268.5要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行

有效的檢測與維護(hù)

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于四年。3/17/2023299.電子檔案的利用與管理1、電子檔案提供利用的方法。

（1）提供拷貝，檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。（2）通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。（3）直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。2、電子檔案的利用管理。(1)使用權(quán)限的審核。（2）拷貝的提供與回收。（3）利用中的安全措施。3/17/20233010.保證電子文件信息

安全的技術(shù)措施

電子文件是高科技的產(chǎn)物，信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。目前這方面的技術(shù)主要有：1.簽署技術(shù)。2.加密技術(shù)。3.身份驗(yàn)證。4.防火墻。5.防寫措施。3/17/20233111.保證電子文件信息

安全的管理措施1、電子文件的制作過程要責(zé)任分明。2、電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。3、建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。4、建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度。5、加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理。6、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。3/17/20233212.檔案館管理電子

檔案的設(shè)備配置1、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。2、存儲(chǔ)及輸出設(shè)備。3、軟件和程序。4、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)。

3/17/20233312.1數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是在電子計(jì)算機(jī)的外存儲(chǔ)器上，按一定組織方式存儲(chǔ)在一起的，相互有關(guān)且具有最小冗余度和可共享的、具有較高獨(dú)立性的、能確保安全和完整的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是用于組織和存取大宗數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，它是有關(guān)電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)（硬件與基本軟件）、數(shù)據(jù)庫及其描述機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫管理、用戶及其應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫管理員等幾方面組成的總體。

3/17/20233412.2存儲(chǔ)及輸出設(shè)備信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需要相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)外部設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)。主要有：磁盤存儲(chǔ)器、磁盤、磁帶和磁帶機(jī)，光盤和光盤驅(qū)動(dòng)器等。信息擻據(jù)的利用需要相應(yīng)的輸出設(shè)備。主要有：終端（通常有一個(gè)鍵盤和一個(gè)顯示裝置的組成），打印機(jī)等。

3/17/20233512.3軟件和程序軟件，即電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使用的各種程序和文檔。軟件中最重要的是操作系統(tǒng)，它是對(duì)電子計(jì)算機(jī)軟硬件資源進(jìn)行管理和