質(zhì)量管理體系應(yīng)用對檔案資料工作的新要求

質(zhì)量管理體系應(yīng)用對檔案資料工作的新要求

辛蘭葉進(jìn)霞夏春英隨著地勘單位市場化程度的提高，顧客（委托勘查、施工項(xiàng)目的甲方或下達(dá)項(xiàng)目的主管部門）除了對其提供的最終產(chǎn)品——成果報(bào)告的質(zhì)量有很高的期望外，也越來越關(guān)注提供者產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的質(zhì)量。而目前由于多數(shù)顧客對地勘專業(yè)不熟悉或從效率考慮，往往特別信任通過專業(yè)組織審核的單位。我們山東省魯南地質(zhì)工程勘察院自2003年1月通過GB/T19001-2000idtISO9001：2000質(zhì)量管理體系（QMS）認(rèn)證三年來，將顧客關(guān)心的作業(yè)過程作為質(zhì)量目標(biāo)組織管理，明確了產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的準(zhǔn)則和方法，滿足了顧客的多項(xiàng)訴求。目前我院已順利通過三年復(fù)審。從質(zhì)量管理體系運(yùn)行文件化的要求看，質(zhì)量記錄（大量的表現(xiàn)為地質(zhì)檔案資料）作為評價(jià)質(zhì)量管理體系有效性的客觀證據(jù)必須齊全、完整，并持續(xù)改進(jìn)。這就給地質(zhì)檔案資料工作提出了新要求。

一、QMS要求檔案資料工作滲透各級各部門

長期以來，地勘單位檔案資料工作一般僅限于技術(shù)部門，主要服務(wù)對象為地質(zhì)勘查類工程項(xiàng)目及技術(shù)人員。GB/T19001-2000idtISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)要求建立文件化的質(zhì)量管理體系加以實(shí)施。為了保證產(chǎn)品符合QMS文件化的要求，我院將要求轉(zhuǎn)化為內(nèi)部所有組織和員工的質(zhì)量職責(zé)，明確了QMS主要條款的職能分配。其中QMS文件控制和質(zhì)量記錄控制歸口院技術(shù)質(zhì)量部管理。而院檔案資料室作為技術(shù)質(zhì)量部的一個部門在QMS組織中得到強(qiáng)化，在質(zhì)量記錄控制方面被賦予一級管理科室職能，職責(zé)涉及全部29項(xiàng)條款中的21項(xiàng)。檔案資料室有職責(zé)分階段和隨時(shí)指導(dǎo)、督促、檢查各部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好各類文件、資料和質(zhì)量記錄的控制。比如各種管理軟件的購買，過去一般是由所需部門提出，院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可購買。安裝使用完畢，也是由部門自行處置。QMS則要求購買軟件由所需經(jīng)常代表院和技術(shù)質(zhì)量部參與“專檢”和“三級檢驗(yàn)”，確保施工獲取的各種記錄、資料真實(shí)完整，符合發(fā)放和歸檔要求。

為了確保向顧客提供完整、整潔的成果產(chǎn)品，QMS要求對各階段產(chǎn)品進(jìn)行防護(hù)。如規(guī)定文字類的記錄、圖件及其相關(guān)資料應(yīng)確保整潔、清晰、完整，并注意防潮、防火、防污染等；巖樣、礦樣、水樣等實(shí)物在搬運(yùn)、存貯時(shí)應(yīng)登記在案，并注意保護(hù)好各種標(biāo)識。這些都需要檔案資料部門工作人員親自督促指導(dǎo)。

三、QMS給檔案資料工作人員提出了新要求

QMS堅(jiān)持“以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)”和“全員參與”的原則。為了確保顧客的要求和期望得到充分理解并加以實(shí)現(xiàn)，檔案資料工作人員除了要熟悉檔案資料管理業(yè)務(wù)外，還要注重提高多學(xué)科知識的修養(yǎng)。如為防止原始資料、實(shí)物資料及相關(guān)文件發(fā)生混淆，QMS要求在產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程中采用不同方法識別和標(biāo)識產(chǎn)品，規(guī)定a、對不同的勘查、施工產(chǎn)品如鉆孔、淺井、樣品、報(bào)告、圖紙等分別進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明名稱、編號、地點(diǎn)、時(shí)間、責(zé)任人等，以區(qū)分不同產(chǎn)品的特定性能；b、標(biāo)識產(chǎn)品的不同狀態(tài)，用以區(qū)分施工產(chǎn)品的待檢、合格、不合格，以及勘查、施工設(shè)計(jì)或成果報(bào)告的草稿、送審稿、成品等狀態(tài)；c、使用的各類工程設(shè)備、監(jiān)測設(shè)備、試樣等均應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識；d、成品報(bào)告應(yīng)有單位專用的圖簽和編號，必要時(shí)加蓋不同的印章；等等，使之具有可追溯性。這就要求檔案資料工作人員熟悉各種標(biāo)識，具有明辨是非的能力，以便指導(dǎo)檢查實(shí)際作業(yè)。另外，由于院檔案資料室（單位內(nèi)唯一的二級管理部門）被直接納入QMS認(rèn)證審核的范圍，明顯增強(qiáng)了檔案資料工作人員的責(zé)任。如成品批準(zhǔn)放行后必須兩日內(nèi)送達(dá)顧客，部門設(shè)備完好率100%，等等，都比過去要求有較大提高。總之，地勘單位質(zhì)量管理體系應(yīng)用和認(rèn)證給地質(zhì)檔案資料工作提出了許多新要求。與此同時(shí)，QMS也豐富了地質(zhì)檔案資料工作內(nèi)容，促進(jìn)了檔案資料工作的不斷進(jìn)步。

摘要：地勘單位質(zhì)量管理體系應(yīng)用和