電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析

電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析

隨著科技的開(kāi)展和計(jì)算機(jī)的遍及，檔案管理水平也取得了飛速的提升，從傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)一步開(kāi)展成如今的電子檔案管理。電子檔案管理提升了辦事效率，方便了人們的生活，但是，它同樣存在著平安風(fēng)險(xiǎn)和不健全的問(wèn)題。在當(dāng)今社會(huì)，各行各業(yè)都采取計(jì)算機(jī)的方式管理檔案，數(shù)據(jù)逐漸增大，給管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。因此，對(duì)于電子檔案管理的研究是十分有意義的。

1電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)等伎倆來(lái)記錄文件內(nèi)容并且保留管理。記錄過(guò)程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保留。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差別，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿(mǎn)足檔案管理部門(mén)要求的情況下，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定方案或者安頓時(shí)間，以便相關(guān)部門(mén)把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門(mén)進(jìn)行回收和處理。這一過(guò)程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2在方式上

二者的歸檔方式具有一些差別。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過(guò)程為：工作人員通過(guò)相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有獨(dú)自的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過(guò)程操作起來(lái)比擬繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比擬簡(jiǎn)單，開(kāi)證明就可以辦理。

1.3在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差別。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保留。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改良，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保留。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保留好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比擬高，需要枯燥平安的環(huán)境，因此更加困難。

1.4在管理的辦法方面

電子檔案管理的方式比擬復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類(lèi)，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類(lèi)別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5在查詢(xún)使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差別。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無(wú)需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶(hù)的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過(guò)個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢(xún)或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理那么需要向相關(guān)部門(mén)進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫助查找才能使用檔案，這個(gè)過(guò)程效率比擬低，浪費(fèi)時(shí)間。

2電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無(wú)論是在保留方式上，還是在查詢(xún)使用方面，都節(jié)省了珍貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專(zhuān)業(yè)管理軟件的開(kāi)發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和標(biāo)準(zhǔn)。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境愛(ài)護(hù)作出了一些奉獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹(shù)木的砍伐，愛(ài)護(hù)了樹(shù)木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開(kāi)支，防止了不必要的浪費(fèi)。

2.2電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些缺乏，主要有下列幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國(guó)法律部門(mén)已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)，受法律愛(ài)護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問(wèn)題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不平安性也給電子檔案管理帶來(lái)了不平安性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤(pán)損壞現(xiàn)象那么不利于檔案的保留。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)伎倆進(jìn)行保留，并且還要通過(guò)加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過(guò)期、老化或亟待更新等問(wèn)題，長(zhǎng)時(shí)間保留或許會(huì)出現(xiàn)無(wú)法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保留。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)藏以及長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長(zhǎng)期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3可采取的措施

〔1〕根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的方案安頓，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

〔2〕由于電子檔案的信息處理都是通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

〔3〕保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保留需要適度的環(huán)境，保留檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的平安。

〔4〕健全電子檔案查詢(xún)使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過(guò)身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的平安。

4結(jié)束語(yǔ)

電子檔案的管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，在一定程度上提升了管理的效率，節(jié)省了時(shí)間和金錢(qián)，且有助于國(guó)家的環(huán)境愛(ài)護(hù)。在這些方面，運(yùn)用電子檔案管理方式進(jìn)行檔案管理具有較大的優(yōu)勢(shì)，同樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理