淺議提高房地產(chǎn)檔案管理能力的措施

淺議提高房地產(chǎn)檔案管理能力的措施淺議提高房地產(chǎn)檔案管理能力的措施

中圖分類號(hào)：TL372文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著城市建設(shè)和房地產(chǎn)業(yè)突飛猛進(jìn)的開(kāi)展，人們對(duì)房地產(chǎn)登記檔案信息的需求越來(lái)越大，相比之下，目前房地產(chǎn)檔案信息效勞的開(kāi)展相對(duì)于需求來(lái)說(shuō)有些滯后，不能完全滿足社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的需求。如檔案管理隊(duì)伍人員老化，素質(zhì)偏低，查詢效勞及管理人員嚴(yán)重缺乏，查詢效勞收費(fèi)水平偏低，工作方式有待改良，信息系統(tǒng)有待完善等，這些都制約著房地產(chǎn)檔案信息部門對(duì)外提供效勞的能力。

在新經(jīng)濟(jì)開(kāi)展形勢(shì)下如何做好房地產(chǎn)檔案管理工作，是擺在各級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)者面前的一個(gè)亟待解決的問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題也必須引起房地產(chǎn)檔案部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的重視，并認(rèn)真思考應(yīng)對(duì)對(duì)策。

1加強(qiáng)人才及人員保障，提高工作人員的綜合素質(zhì)

根據(jù)人力資本理論，人力資源是一個(gè)組織最珍貴的資源。因此，要提升一個(gè)組織的效勞社會(huì)的能力，首先管理層應(yīng)制定有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的人才引進(jìn)方案，通過(guò)引進(jìn)專業(yè)化高素質(zhì)的人才，給組織注入新的生機(jī)和活力，提高組織的創(chuàng)新能力和提高工作效率；二是加強(qiáng)教育培訓(xùn)?，F(xiàn)代的房地產(chǎn)檔案及檔案信息管理，已不再象從前一樣，這項(xiàng)工作要求工作人員不但具有檔案管理專業(yè)方面的知識(shí)，還要懂得房地產(chǎn)登記方面的相關(guān)規(guī)定、信息化管理及操作方面的技能、公文寫作及文檔編輯方面的能力等，還要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，如較好的人際溝通與交流能力，先進(jìn)的效勞理念等。在引進(jìn)人才，提高工作人員綜合素質(zhì)方面應(yīng)做好下列幾點(diǎn)：

1.1引進(jìn)人才。應(yīng)針對(duì)檔案及信息管理方面的單薄環(huán)節(jié)，引進(jìn)管理人才以加強(qiáng)檔案館的管理工作，改善效勞質(zhì)量，提高工作效率；引進(jìn)信息化方面的人才以加強(qiáng)信息化建設(shè)，以更先進(jìn)的系統(tǒng)功能應(yīng)對(duì)不斷增長(zhǎng)的查詢需求；引進(jìn)足夠的人手以應(yīng)付工作量不斷增長(zhǎng)的需要。

1.2加強(qiáng)培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)、技能、法律法規(guī)及職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，制定全方位的培訓(xùn)方案，內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)相結(jié)合，從而提高員工的綜合素質(zhì)，激發(fā)員工的工作熱情，樹立優(yōu)質(zhì)效勞的理念，培養(yǎng)員工積極向上的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提高他們的知識(shí)及技能水平，以更好地應(yīng)對(duì)更加復(fù)雜的業(yè)務(wù)及工作環(huán)境。

2強(qiáng)化績(jī)效考核，調(diào)開(kāi)工作積極性，提高工作效率。對(duì)于每一個(gè)員工來(lái)講都想掌握自己的命運(yùn)，但自己適合做什么、組織的目標(biāo)、價(jià)值觀念是什么、崗位職責(zé)是什么、自己如何有效地融入組織中、結(jié)合組織目標(biāo)如何開(kāi)發(fā)自己的潛能、發(fā)揮自己的能力、如何設(shè)計(jì)自己的職業(yè)人生等，這是每個(gè)員工十分關(guān)懷的問(wèn)題。目前房地產(chǎn)登記中心檔案館的員工多數(shù)為合同制員工，而且與正式員工相比，合同制員工的工資福利待遇要低很多，因此更要做好鼓勵(lì)工作，充沛調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

2.1明確標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。要制定明確而詳細(xì)的工作標(biāo)準(zhǔn)，并以此做為工作分析和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的規(guī)范；

2.2制定合理的獎(jiǎng)勵(lì)制度。制定能夠充沛激發(fā)職工冀望值的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)方法及執(zhí)行細(xì)那么，制定合理的報(bào)酬、福利、提升和其他鼓勵(lì)形式，激勵(lì)職工的積極性和發(fā)明性，并合理運(yùn)用到具體工作中去，特別是應(yīng)用到在工作人員中占絕大多數(shù)的合同制員工的管理中去；

2.3制定嚴(yán)格的考核制度。管理部門要根據(jù)規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格的工作分析和評(píng)估及考核，要把他們的獎(jiǎng)金與工作量掛鉤，并拉開(kāi)距離，獎(jiǎng)勤罰懶，讓干得多的職工多得，干得少的職工少得或不得獎(jiǎng)金；要把他們的工作優(yōu)劣與年終評(píng)優(yōu)結(jié)合起來(lái)，讓工作優(yōu)秀的員工能夠獲得榮譽(yù)稱號(hào)；要把他們的表現(xiàn)與職務(wù)升遷結(jié)合起來(lái)，讓他們明白即使是作為合同制員工，他們也可以憑借自己的努力升到管理層的位置。

3改良完善檔案信息系統(tǒng)，提高效勞能力

結(jié)合目前房地產(chǎn)登記及檔案信息管理現(xiàn)狀，在信息化管理方面，提出提高效勞能力及管理水平的措施如下：

3.1房地產(chǎn)檔案影像信息采集效勞方面。與已有房地產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫集成的接口，建立高效的影像獲取機(jī)制；支持多種影像設(shè)備包括數(shù)碼相機(jī)、高拍儀、掃描儀、攝像頭等主流影像采集設(shè)備；支持黑白、灰度、彩色三種影像獲取模式；自動(dòng)進(jìn)行無(wú)損圖像壓縮，實(shí)現(xiàn)各種格式多頁(yè)文件混合壓縮；支持圖像有損壓縮和無(wú)損壓縮；并提供圖像自動(dòng)質(zhì)檢功能。

3.2房地產(chǎn)檔案信息查閱管理方面。提供可控的、統(tǒng)一的、集中的業(yè)務(wù)前臺(tái)查詢效勞，包括登記查詢?nèi)诵畔ⅲO(shè)置查詢?nèi)藱?quán)限，查詢預(yù)覽，打印管理；提供查詢費(fèi)用管理，功能包括計(jì)算查詢及打印費(fèi)用，可以進(jìn)行費(fèi)用預(yù)交、補(bǔ)交和結(jié)算；提供檔案查詢收費(fèi)明細(xì)和工作量統(tǒng)計(jì)；為內(nèi)部系統(tǒng)整合提供查詢接口效勞。對(duì)收費(fèi)單據(jù)核對(duì)后收費(fèi)，為收費(fèi)處提供發(fā)票打印功能，收費(fèi)審核后，打印檔案資料或證明并蓋章。

3.3房地產(chǎn)檔案信息平安機(jī)制方面。建立檔案信息的防篡改機(jī)制；建立檔案信息版本控制機(jī)制；提供變更歷史回溯機(jī)制；建立檔案信息訪問(wèn)權(quán)限控制；建立檔案信息變更查閱日志機(jī)制；可以進(jìn)行部分修補(bǔ)、文件保密級(jí)別設(shè)置、自動(dòng)糾偏、字體加深等操作等。

3.4房產(chǎn)影像檔案系統(tǒng)管理。建立高效的房地產(chǎn)影像檔案信息存儲(chǔ)空間管理并建立方便快捷的影像檔案信息查詢利用操作方式；建立海量檔案信息數(shù)據(jù)的備份策略；提供檔案歸檔存儲(chǔ)效勞；支持光盤組織和刻錄子系統(tǒng)；設(shè)置用戶的根本信息、操作權(quán)限、查詢和打印權(quán)限；系統(tǒng)根本參數(shù)，包括檔案文件保密類型、收費(fèi)規(guī)范、查詢?nèi)祟悇e、查詢?nèi)藱?quán)限、庫(kù)房密集架參數(shù)；日志管理功能，包括查詢和導(dǎo)出系統(tǒng)日志信息，信息系統(tǒng)自動(dòng)生成，主要包括用戶操作檔案，如增添、刪除、更改的信息。

3.5與金融機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)方面。應(yīng)加快金融聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研發(fā)，與各大金融機(jī)構(gòu)就聯(lián)網(wǎng)方式及費(fèi)用收取等方面盡快達(dá)成協(xié)議，實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)以方便金融部門對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的利用并節(jié)省房地產(chǎn)檔案管理人力資源。

3.6查詢伎倆方面。盡快推出網(wǎng)上查詢、查詢和自助查詢等多種效勞伎倆，可以從一定程度上解放勞動(dòng)力，方便大眾查詢，提高房地產(chǎn)檔案信息的社會(huì)利用率。通過(guò)以上對(duì)房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的改造，提高其運(yùn)行的效率和質(zhì)量，加強(qiáng)工作管理及平安管理，提高其社會(huì)利用率，那么可以進(jìn)一步提升C市房地產(chǎn)檔案信息的效勞能力。

4改良工作方式，優(yōu)化工作流程，提高工作效率

4.1改變影像檔案采集方式，提高影像檔案的清晰度，提高電子檔案的利用率。為了提高房地產(chǎn)登記的受理、審核及檔案信息利用等方面的效率，倡議不再登記由受理人員進(jìn)行數(shù)碼拍照，使用物理案卷進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批，同時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)檔案掃描人員對(duì)物理檔案進(jìn)行高清晰化掃描并進(jìn)行整理，除提高電子檔案的可利用度外，提高房地產(chǎn)檔案的整理速度。通過(guò)這種方式，物理檔案入庫(kù)后就可封存，幾乎可以不動(dòng)，檔案信息查詢工作人員利用電子檔案就可直接對(duì)外提供利用，既可以愛(ài)護(hù)物理檔案不受損，又可以節(jié)約調(diào)取物理檔案的時(shí)間，提高查詢工作效率。

4.2整合查詢窗口，統(tǒng)一工作規(guī)范，進(jìn)行考核鼓勵(lì)。房地產(chǎn)檔案信息查詢