項(xiàng)目秘書職責(zé)范圍及任務(wù)20110526

賽鼎工程有限公司標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目秘書職責(zé)范圍及任務(wù)HT-第1頁(yè)共3頁(yè)范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于項(xiàng)目秘書崗位人員或指定擔(dān)任項(xiàng)目秘書人員。項(xiàng)目秘書的崗位及職責(zé)項(xiàng)目秘書崗位設(shè)立于項(xiàng)目管理部，屬項(xiàng)目秘書組。項(xiàng)目秘書由項(xiàng)目管理部主任根據(jù)項(xiàng)目具體情況統(tǒng)一安排調(diào)配，并受其指派在某個(gè)（或幾個(gè)）項(xiàng)目（全過(guò)程）承擔(dān)本崗位任務(wù)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作。為保證項(xiàng)目經(jīng)理能把主要時(shí)間和精力用于項(xiàng)目管理最重要的問(wèn)題上，每個(gè)項(xiàng)目可配備一名項(xiàng)目秘書?；疽笤陧?xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)下，了解項(xiàng)目的概況、組織、組成、工作計(jì)劃、內(nèi)外關(guān)系等。掌握計(jì)算機(jī)操作，熟練文字（中、英文）處理軟件的使用。懂得計(jì)算機(jī)文件管理。注意業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，建立工程概念，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高工作質(zhì)量，有相應(yīng)的英語(yǔ)基礎(chǔ)。項(xiàng)目秘書在上崗前應(yīng)接受必要的辦公設(shè)備（如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等）操作及維護(hù)培訓(xùn)。任務(wù)范圍工程文件收發(fā)、復(fù)制、傳遞將來(lái)往條件和來(lái)自上級(jí)部門、制造廠商/分承包方、業(yè)主、施工現(xiàn)場(chǎng)的各種公文信函、電報(bào)傳真、合同/協(xié)議文本、圖紙資料等及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行收發(fā)、復(fù)制、傳遞到相關(guān)方面。工程資料及檔案管理按照項(xiàng)目所規(guī)定的文件類別及編碼系統(tǒng)，整理、編號(hào)、保管工程資料及檔案。文件入庫(kù)賽鼎工程有限公司20批準(zhǔn)20實(shí)施賽鼎工程有限公司20批準(zhǔn)20實(shí)施HT-20HT工程階段性工作結(jié)束時(shí)，按照公司工程檔案入庫(kù)規(guī)定，清理工程資料，并辦理入庫(kù)歸檔。項(xiàng)目文秘作好項(xiàng)目會(huì)議記錄，會(huì)后整理成文，并打宇形成文件，經(jīng)有關(guān)人員審查并簽署后發(fā)往有關(guān)單位及部門。在項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)下，起草項(xiàng)目規(guī)定、項(xiàng)目通知、項(xiàng)目備忘錄、項(xiàng)目對(duì)外信函/傳真、項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)等，待項(xiàng)目經(jīng)理審查并簽署后發(fā)往有關(guān)單位及部門。協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理填寫項(xiàng)目各種報(bào)表。接待與會(huì)務(wù)4.5.1負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中所有來(lái)人來(lái)客的接待聯(lián)系（外賓除外），包括：前往車站/機(jī)場(chǎng)接送、車票/機(jī)票訂購(gòu)、食宿安排等。協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好各種項(xiàng)目會(huì)議的人員組織，落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)，準(zhǔn)備會(huì)議文件，負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)工作及會(huì)議記錄。4.6行政管理項(xiàng)目集中時(shí)，與有關(guān)部門聯(lián)系，安排集中人員辦公室，準(zhǔn)備、分配必備的辦公用品，并進(jìn)行登記管理。對(duì)于項(xiàng)目配備的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)及計(jì)算機(jī)（不包括設(shè)計(jì)人員從部室借用的計(jì)算機(jī)），應(yīng)負(fù)責(zé)其日常管理及維護(hù)。4.7其它完