中國某投資控股公司檔案管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔中國灤河國際投資控股公司檔案管理辦法北大縱橫管理咨詢公司二○○四年三月

目錄第一章總則 2第二章檔案管理機構及其職責 3第三章檔案管理 5第四章檔案備份制度 7第五章獎懲條例 8第六章附則 9

第一章總則目的為了加強中國灤河國際投資控股發(fā)展有限公司（以下稱公司）的檔案管理，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規(guī)定。定義本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有留存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、分析報告、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。管理原則公司的檔案工作實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。辦公室負責檔案工作的統一管理，各部門負責本系統的檔案管理。適用范圍本規(guī)定適用于灤河國際的各部門、下屬公司(事業(yè)部)。

第二章檔案管理機構及其職責檔案管理：公司及各部門、員工都有保護檔案的義務。堅持部門收集、管理文件材料制度：各部門均應指定專(兼)職檔案員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知辦公室檔案管理人員。由各部門負責的檔案資料，在每年2月份之前，須將上一年的檔案移交到辦公室管理凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。檔案管理的職責劃分辦公室負責檔案的綜合管理，各部門負責本系統的檔案管理：辦公室（總裁辦公室、事業(yè)部綜合管理部、下屬公司辦公室）職責：負責整個公司檔案管理制度的建立健全；負責辦公室權限范圍內檔案的接收、整理、立卷、保管、借閱管理工作；負責指導監(jiān)督各部門的檔案管理工作；負責對各部門檔案管理人員的培訓；負責對各部門的檔案管理工作進行考核；負責收集檔案管理的先進技術、科學手段，逐步改善現行的檔案管理方法和手段，逐步實現檔案管理現代化。各部門及部門檔案管理人員職責：各部門負責本系統的檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷、保管、借閱、交接等工作。部門檔案管理人員職責：了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門職責范圍內的文件材料。認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的2月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向辦公室檔案員辦好交接簽收手續(xù)。承辦人員借用文件材料時，應積極地做好服務工作，并按規(guī)定辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。各位員工公司的每位員工都有責任將自己范圍內的檔案資料按規(guī)定及時送交相關檔案管理人員，并有義務保護公司檔案。

第三章檔案管理歸檔的范圍重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。本公司的請示與上級機關的批復。本公司反映主要職能活動的報告、總結。本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。信訪工作材料。本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。反映公司各項生產、技術、科研活動的有保存價值的技術文件、圖紙、信息、人事、財務資料、市場營銷資料、物資采購信息等。步驟：檔案管理的步驟分為收集、整理、分類、立卷四步。過程管理：屬于辦公室保管的檔案：公司及各下屬事業(yè)部/子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有。需要由辦公室自己整理保管的檔案在每季頭一個月的五日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊。屬于部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。監(jiān)督：辦公室負責對公司的檔案管理工作進行監(jiān)督：根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。銷毀：辦公室負責制定檔案銷毀的相關規(guī)定，重要的檔案資料須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。在業(yè)務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。借閱：辦公室負責制定公司檔案借閱的相關規(guī)定，各部門也要制定本部門保管檔案的借閱規(guī)定。因公事需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經相關人員核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。保密：對公司的檔案按照性質的不同，要制定不同的保密措施，由各級檔案管理人員和適用人員遵守之行。分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。

第四章檔案備份制度備份內容：公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

第五章獎懲條例處理原則有下列行為之一，據情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：1.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；3.涂改、偽造檔案；4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。獎勵原則對于符合下列條件的檔案管理部門/人員，給予50－500元的獎勵：完全按照公司的檔案管理規(guī)定開展本部門的檔案管理工作；檔案工作條理分明，及時準確；對公司的檔案管理工作起到了模范帶頭作用；對公司的檔案管理工作提出了很好的建議和意見。

第六章附則本辦法的擬定和修改由總裁辦公室負責，經總裁辦公會審核后批準執(zhí)行。本辦法由總裁辦公室負責解釋。本辦法自公布之日起實施。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔中國灤河國際投資控股公司信息管理辦法北大縱橫管理咨詢公司二○○四年三月

目錄第一章總則 2第二章組織與分工 3第三章信息處理 5第四章信息使用和反饋 7第五章附則 8

第一章總則目的信息系統是企業(yè)的神經中樞，信息系統是否有效直接關系到企業(yè)決策及行動的成敗。為使中國灤河國際集團投資有限公司（以下稱“灤河國際”）的信息管理規(guī)范化、系統化，特制定本辦法。管理原則和體制公司按集中與分散結合、縱向與橫向結合的原則建立信息管理系統。公司級信息管理由灤河國際總裁辦公室負責統籌和協調。各部門負責各職責范圍內的信息管理工作。

第二章組織與分工管理分工和內容綜合信息系統由總裁辦公室負責。主要范圍為國家、地方法律法規(guī)、政策文件，國家、地方社會經濟、科技發(fā)展動態(tài)，本公司及相關企業(yè)經營管理，公司整體規(guī)劃、計劃及有關綜合統計匯總信息、材料，公司訂閱的圖書、報刊、雜志資料。行政信息由總裁辦公室負責。主要范圍為地方政府、上級企業(yè)文件、指示，公司各類公文、來函電記錄，辦公用品功能和市場價格，車輛運行、維修及消耗情況。人力資源信息由人力資源部負責。主要范圍為國家、地方勞動人事，工資福利，社會保障政策，人才市場的供求信息，市場薪酬水平變動趨勢、公司的人力資源狀況、公司的人員流動信息、公司的人員素質狀況、人事、工資檔案，以及人員培訓、考核、考勤記錄等人力資源信息。財務信息由財務管理部負責。主要范圍為國家財務、會計、稅收、利率、匯率制度、政策，國家通用的會計、審計、稅收慣例、準則，公司融資、社會資金走向，金融、貨幣、財政信息；公司上級、本部和下屬企業(yè)的各種財務報表，資金計劃、籌資信息、財務分析報告、財務評價報告、相關金融機構的信息等等。發(fā)展信息由戰(zhàn)略發(fā)展部負責。主要范圍為行業(yè)發(fā)展信息、國家政策信息、投資環(huán)境，投資項目，技術專利市場，公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，企業(yè)成功、失敗案例匯集等。生產信息由企業(yè)管理部負責。主要包括生產計劃、生產記錄、生產技術信息、生產資料信息、產成品記錄、生產周報、生產月報、產品品種、產品質量等。市場營銷信息由商貿事業(yè)部負責。主要包括市場需求信息、市場變化趨勢、客戶信息、經銷商信息、產品銷售記錄、銷售渠道管理信息、銷售工作分析、銷售量、市場推廣記錄、市場潛在需求信息、競爭對手信息等。物流信息由物流中心負責。主要包括產品、物資的進、銷、存記錄、供應商信息、運輸商信息、原材料市場信息、燃料市場信息等。其他信息。根據實際情況可由各部門建立。各級信息網絡部負責本級信息網絡系統的建立和管理，是信息管理的技術管理部門。

第三章信息處理信息處理程序灤河國際信息處理流程包括信息的收集、加工、傳遞、貯存、使用等幾個環(huán)節(jié)。信息收集來源灤河國際內部各部門已有的生產、經營、管理活動所記載的信息；灤河國際各部門；外部公共圖書、情報信息機構收集的；通過社會調查、外出考察獲得的專題信息；互聯網；通過其他方式獲得有用信息。信息載體1、企業(yè)內各種統計報表和分析報告；2、報紙、期刊、雜志；3、統計年鑒；4、書籍；5、論文與報告；6、原始記錄和文件；7、音像制品。信息收集方式1、原件；2、剪貼復印；3、文摘卡片；4、簡錄等；5、互聯網絡；6、內部局域網7、ERP系統。信息的加工加工方式：篩選：從公司發(fā)展的角度考慮，分清主次、輕重緩急進行有側重點的選擇。鑒別：核實和查證，去偽存真，衡量效用。分類：按灤河國際需要分類。綜合：對信息進行整理分析，撰寫分析報告。信息表現形式1、文字；2、表格；3、圖式；4、影像、錄音等。信息傳遞

傳遞方式：空間傳遞：通過閱讀、宣傳、會議、電話、網絡、郵政等傳遞信息。時間傳遞：通過寫字、印刷、影像、錄音等媒體隨時間流逝而傳遞。

傳遞方向：灤河國際內部傳遞。在灤河國際內自上而下、自下而上、平行、交叉?zhèn)鬟f信息。內外傳遞。

傳遞時間：各種信息傳遞可根據具體情況規(guī)定其時限。信息的存儲建立信息文檔檔案；磁盤、光盤存儲；信息存儲電子化，即ERP系統。

第四章信息使用和反饋信息的使用（一）用途為領導決策服務，即信息自下而上的傳遞，提供決策依據、素材；為貫徹各部門日常經營管理事務服務，即信息自上而下的傳遞；為各部門日常經營管理事務服務，由各個