文書檔案整理

文書檔案整理（一）新保管期限的執(zhí)行時(shí)間及編目方式各級機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。從“001、002、003……”開始用流水號(hào)新編盒號(hào)。2/5/20231（二）歸檔文件整理規(guī)則1.確定文件整理單位：每份文件為一件，或與一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí)，可為一件：2/5/20232（1）正本與定稿為一件；（2）正文與附件原則上為一件（如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多，則各為一件）；（3）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；（4）處理單與文件為一件；（5）來文與復(fù)文為一件（也可各為一件）；（6）會(huì)議記錄一次為一件（如果幾次會(huì)議研究同一問題則為一件）；（7）報(bào)表、名冊、圖表等應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）為一件。2/5/20233

2.劃分保管期限：按《檔案保管期限表》的規(guī)定，確定每份文件的保管期限。 基本分類方法：（1）保管期限——年度分類法，其分類方案為；永久：2007年、2008年、2009年……30年：2007年、2008年、2009年……10年：2007年、2008年、2009年……本方案是兩級分類法，適用于機(jī)構(gòu)人員較少、業(yè)務(wù)量小、發(fā)文較少的單位。2/5/20234

（2）保管期限--年度—問題分類法

永久：2007年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……2008年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……2009年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……

30年：2007年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……2008年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……2009年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……

10年：2007年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……2008年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……2009年黨群類業(yè)務(wù)類行政類……

本方案是三級分類法，適用于機(jī)構(gòu)人員多、下設(shè)機(jī)構(gòu)較多、業(yè)務(wù)量大、發(fā)文多的單位。2/5/20235（三）歸檔文件整理方法

裝訂分類排列編號(hào)裝盒編目2/5/20236

（三）歸檔文件整理方法１.確定分類方法，制定分類方案每個(gè)立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定。具體方法如下： 第一步：按保管期限分類，根據(jù)歸檔文件內(nèi)容劃定的不同保管期限進(jìn)行分類。第二步：按年度分類，同一保管期限的文件根據(jù)歸檔文件形成的年度進(jìn)行分類。文件簽發(fā)日期（即落款日期）為文件所屬年度。其中，跨年度形成的文件分類，應(yīng)視不同情況作不同處理?？缒甓鹊臅?huì)議形成的文件放在會(huì)議閉幕年；跨年度的請示與批復(fù)放在批復(fù)年；跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年。

2/5/20237第三步：按機(jī)構(gòu)分類，是指根據(jù)單位內(nèi)設(shè)承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。采用機(jī)構(gòu)分類法不能同時(shí)采用問題分類法。其中，由業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)或辦公室名義發(fā)文的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)；由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同承辦處理的文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu)。一般按照“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”來分2/5/20238

２、確定保管期限

永久、定期定期有30年和10年2/5/20239３、歸檔文件的排列

歸檔文件應(yīng)按“件”為單位排列裝訂。同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文本，中文本、漢文本在前，外文本、少數(shù)民族文字文本在后。（主要的在前，次要的在后）2/5/202310歸檔文件的排列，按照事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、非訴訟案件、刊物等成套性文件可集中排列。

同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時(shí)間的先后順序或按文件的重要程度排列。

具有保存價(jià)值，但未及時(shí)歸檔的文件，應(yīng)排列在當(dāng)年同一保管期限的相應(yīng)類別歸檔文件的最后。對排列在最后且與相應(yīng)類別中的某件歸檔文件相關(guān)聯(lián)的文件，可在歸檔文件目錄備注中注明“此件與X件為同一事由”。2/5/202311４.裝訂文件的基本要求：將原來文件上帶有的會(huì)生銹的金屬物去掉(短期的可不用去釘)，并用細(xì)線或其他對紙張無損害的粘合劑重新將文件縫（粘）合。（1）頁數(shù)較少的文件用膠水粘貼文件的左上角；（2）頁數(shù)較多的文件用不銹鋼夾，在文件左上側(cè)5㎝左右處交錯(cuò)裝訂每一份文件；（3）較厚的文件用三孔一線的方法用綿線裝訂；（4）保管期限為短期的文件可不拆原有的金屬裝訂物。2/5/202312大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處。減少文件受損，便于閱讀。小于16開紙規(guī)格的文件，要按A4（或16開）規(guī)格進(jìn)行托裱。

裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用左側(cè)裝訂的，要將左、下側(cè)對齊；采用上側(cè)裝訂的，要將左、上側(cè)對齊。

2/5/2023135、文件的編頁文件的排列確定之后，要用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號(hào)，凡有正式文字的頁面，無論正面背面都要編號(hào)。文件中有圖文的頁面為一頁。每件歸檔文件以原有頁碼為序；無頁碼的文件以件為單位，從“1”開始編制流水頁碼。一份歸檔文件編一個(gè)流水號(hào)，每份文件都要從“1”開始編寫頁碼。

2/5/202314注意：（1）凡是文件中有效文字的頁面都要編頁碼，正面的編在右上角空白處，反面的寫在左上角空白處；（2）原文件編有流水頁碼，并與實(shí)際內(nèi)容相對應(yīng)的可不再重新編寫頁碼；（3）原文件編制的頁碼不連續(xù)的，需編寫連續(xù)頁碼；（4）隨文件一起歸檔的文件處理單（呈批表）一般放在文件末頁，并一起編寫頁碼；（5）頁碼一般用號(hào)碼機(jī)或2Ｂ鉛筆編寫。2/5/202315

6、蓋歸檔章歸檔文件應(yīng)按分類、排列的次序逐件編號(hào)，并在文件首頁右上角空白處加蓋歸檔章，填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)字跡材料應(yīng)符合存檔要求。2/5/202316編號(hào)

由檔案室將歸檔章的各個(gè)項(xiàng)目依次填寫；

全宗號(hào)：是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2000”。

保管期限：是指文件在歸檔時(shí)劃定的保管期限，直接標(biāo)注“永久”、“30年”、“10年”。

機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。不設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）的立檔單位此項(xiàng)可不填。

件號(hào)：件號(hào)又分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。室編件號(hào)按文件排列順序按年逐件編流水號(hào)。

頁數(shù)：是指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。填寫歸檔章內(nèi)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用碳素墨水等符合檔案保護(hù)要求的書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。

2/5/202317全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)/問題保管期限館編件號(hào)歸檔章樣式全宗號(hào)041年度2007室編件號(hào)021機(jī)構(gòu)/問題人事類保管期限永久館編件號(hào)2/5/202318

以機(jī)構(gòu)分0412011015辦公室302/5/202319

以問題分0412011010人事類永久2/5/202320

7、歸檔文件目錄及封面

歸檔文件目錄及封面統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙大小，目錄用紙應(yīng)選擇質(zhì)地牢靠、耐磨損的紙張，以保證其使用壽命。2/5/202321

從以下幾方面編制歸檔文件目錄

件號(hào)：用三位數(shù)數(shù)字填寫室編件號(hào)。

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。

文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

題名：文件標(biāo)題。文件沒有題名或題名不規(guī)范，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“[]”號(hào)。日期：文件的形成時(shí)間。具體填寫日期要用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20030416。

頁數(shù)：填寫每件歸檔文件的實(shí)際頁數(shù)。指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。

備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。

2/5/202322

填寫歸檔文件目錄應(yīng)注意：（1）使用檔案管理軟件時(shí)要準(zhǔn)確填寫應(yīng)著錄的項(xiàng)目，做到不漏填，并要求規(guī)范統(tǒng)一；（2）填寫責(zé)任者時(shí)要求規(guī)范統(tǒng)一，填寫文件形成單位的全稱或規(guī)范簡稱，并要求用詞統(tǒng)一；（3）填寫文號(hào)時(shí)要將文件的字、年度及號(hào)數(shù)填寫齊全；2/5/202323

（4）填寫題名：

A：要求照實(shí)抄錄，不得隨便改動(dòng)。如文件沒有題名或雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容或成份的應(yīng)重新撰寫。將重寫的題名附于原題名后外加“[]”。

Ｂ：“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只注一個(gè)或部分人名，著錄時(shí)則需要在題名之后加上該文任免的涉及本單位其他有關(guān)人員的名字并外加“[]”；

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（5）填寫日期時(shí)，一般填寫其形成日期，在日無法考證時(shí)填寫到年月，在月份無法考證時(shí)，填寫到年；（6）填寫頁數(shù)時(shí)，填該文件的總頁數(shù)，有效文字的頁面都要統(tǒng)計(jì)在內(nèi)；（7）備注欄的填寫用以注明歸檔文件的變化情況及盒號(hào)等；2/5/202325歸檔文件目錄

件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注2010年度080省檔案局甘檔發(fā)[2010]18號(hào)關(guān)于印發(fā)《甘肅省行政村檔案管理辦法》的通知2010030210007081XXXXX局二O一二年工作計(jì)劃201004165………………………………2/5/202326

歸檔文件目錄封面格式

歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，保管期限按永久、30年、10年分類填寫，綜合性較強(qiáng)的目錄機(jī)構(gòu)（問題）一般不填，全宗名稱應(yīng)使用規(guī)范化全稱。

2/5/202327目錄封面歸檔文件目錄

全宗名稱：會(huì)寧縣檔案局年度：2007----

保管期限：永久

機(jī)構(gòu)（問題）：2/5/202328

8.備考表備考表是機(jī)關(guān)檔案部門對歸檔文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施，用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表的編制備考表盒內(nèi)文件情況說明：整理人：檢查人：年月日2/5/202329備考表的編制

備考表盒內(nèi)文件情況說明：

整理人：檢查人：年月日2/5/2023309、裝盒按照件號(hào)順序（小號(hào)在上，大號(hào)在下）將文件依次裝入檔案盒中，盒滿另裝；對不同年度、不同期限的文件不能裝入同一盒內(nèi)。根據(jù)盒內(nèi)文件的多少選擇合適的檔案盒。檔案盒由本轄區(qū)內(nèi)檔案局統(tǒng)一監(jiān)制。在盒內(nèi)文件之后裝入填好的《備考表》。2/5/202331檔案盒正面

會(huì)寧縣檔案局2/5/202332盒脊填寫(兩級分類)全宗號(hào)041年度2007保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室051058館盒號(hào)003全宗號(hào)041年度2007保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室059館盒號(hào)004全宗號(hào)041年度2007保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室001021館盒號(hào)001全宗號(hào)041年度2007保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室022050館盒號(hào)002全宗號(hào)041年度2007保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室060078館盒號(hào)0052/5/202333盒脊填寫(兩級分類)全宗號(hào)041年度2007保管期限30機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室056068館盒號(hào)003全宗號(hào)041年度2007保管期限30機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室069080館盒號(hào)004全宗號(hào)041年度2007保管期限30機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室001022館盒號(hào)001全宗號(hào)041年度2007保管期限30機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室023055館盒號(hào)002全宗號(hào)041年度2007保管期限30機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室081088館盒號(hào)0052/5/202334盒脊填寫(兩級分類)全宗號(hào)041年度2007保管期限10機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室051058館盒號(hào)003全宗號(hào)041年度2007保管期限10機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室059060館盒號(hào)004全宗號(hào)041年度2007保管期限10機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室001021館盒號(hào)001全宗號(hào)041年度2007保管期限10機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室022050館盒號(hào)002全宗號(hào)041年度2007保管期限10機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)室061098館盒號(hào)0052/5/202335盒脊填寫(三級分類)全宗號(hào)132年度2011保管期限永久