電子文件與電子檔案管理

北京市檔案局信息化處田雷2014年3月24日電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理Page

2三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件歸檔流程一、電子文件概述（簡(jiǎn)）二、電子文件管理的通用要點(diǎn)四、電子檔案的管理五、電子檔案的移交Page

3一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（一）電子文件的概念和管理核心1.電子文件的定義

指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

－－－《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》Page

4檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。電子檔案：歸檔后的電子文件。檔案數(shù)字資源＝電子檔案＋檔案數(shù)字副本＋檔案電子目錄＋其他Page

5（一）電子文件和電子檔案的定義電子文件的根本特性：原生性電子文件具備的性質(zhì)：載體唯一，內(nèi)容原始、真實(shí)和

完整，是唯一原件傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本不是電子文件；用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版不是電子文件。XX這兩類數(shù)據(jù)不是電子文件！2.電子文件的管理核心

必須確保：真實(shí)、完整、可用和安全?！峨娮游募芾頃盒修k法》（廳字〔2009〕39號(hào)）Page

6真實(shí)

電子文件的內(nèi)容經(jīng)過傳輸、壓縮、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內(nèi)容包括全文信息和元數(shù)據(jù)。完整包括兩層含義，即電子文件內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)無缺失，電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性指的是可供電子文件讀取使用的計(jì)算機(jī)軟件和硬件裝配正確且無缺損?？捎弥鸽娮游募娜男畔⒑驮獢?shù)據(jù)可以正確讀取和展示，包括數(shù)據(jù)的可識(shí)別性、存儲(chǔ)環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。安全指電子文件生成、傳輸、存儲(chǔ)和備份的可信賴環(huán)境，確保電子文件在傳輸、存儲(chǔ)和遷移的過程中不會(huì)遭受刪除、篡改和破壞，且不會(huì)被非授權(quán)獲取。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（二）電子文件的產(chǎn)生系統(tǒng)（1）OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）；（2）ERP（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）；（3）CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)）；（4）CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造系統(tǒng)）；（5）CAT（計(jì)算機(jī)輔助測(cè)試系統(tǒng)）；（6）CAPP（計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)系統(tǒng)）；（7）CAI（計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)系統(tǒng)）；（8）GPS（全球定位系統(tǒng)）；（9）GIS（地理信息系統(tǒng)）；（10）E-MAIL（電子郵件系統(tǒng)）；（11）EDI（電子數(shù)據(jù)交換）；（12）EC（電子商務(wù)系統(tǒng)）；（13）EG（電子政務(wù)系統(tǒng)）；（14）數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)；（15）A/D（模-數(shù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，如掃描設(shè)備和光學(xué)字符識(shí)別軟件OCR）。Page

7電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決定著電子文件的特征屬性和元數(shù)據(jù)，影響著電子文件管理軟件的開發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計(jì)。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（三）電子文件的構(gòu)成要素

電子文件由內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)所組成，背景信息與結(jié)構(gòu)信息統(tǒng)稱為元數(shù)據(jù)。Page

81.內(nèi)容

內(nèi)容是表達(dá)行為主體的思想、意圖及措棕對(duì)象（客體）的過程、結(jié)果的信息，通俗的說就是文件內(nèi)容信息。

內(nèi)容是電子文件的主體部分。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）2.背景

背景是證明文件形成與辦理過程和文件之間相互關(guān)系的信息。一般包含以下內(nèi)容：（1）文件的形成機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人；（2）與文件有關(guān)或曾經(jīng)有關(guān)的其他機(jī)構(gòu)；（3）文件履行機(jī)構(gòu)職責(zé)與目的；（4）文件的形成時(shí)間；（5）與文件有關(guān)的其他時(shí)間；（6）機(jī)構(gòu)職能所體現(xiàn)的文件價(jià)值與重要性；（7）曾與文件有過關(guān)系的文件產(chǎn)生與保存系統(tǒng)；（8）該文件與其它文件和資料間的關(guān)系；（9）對(duì)該文件有影響的法律、協(xié)議、實(shí)踐、程序、計(jì)劃、條件與默契等。

背景信息直接與電子文件的真實(shí)相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景信息。Page

9一、電子文件概述（簡(jiǎn)）3.結(jié)構(gòu)

結(jié)構(gòu)是指電子文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的段落安排，電子文件使用的代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，以及載體、附件等方面的信息。

結(jié)構(gòu)直接與電子文件的可用相關(guān)，是確保電子文件在長(zhǎng)期保存過程中始終可以被理解和被利用的重要內(nèi)容。Page

10電子文件的管理不是單純的對(duì)內(nèi)容信息的管理過程，實(shí)質(zhì)上是對(duì)電子文件內(nèi)容信息、背景信息及結(jié)構(gòu)信息綜合管理的過程。

需要強(qiáng)調(diào)的是，電子文件元數(shù)據(jù)的管理是電子文件管理領(lǐng)域非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，元數(shù)據(jù)直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，不可小視。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（四）電子文件的類型和格式1.文本文件

使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。常見的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、PDF、HTML、XML等。適宜歸檔的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。Page

11一、電子文件概述（簡(jiǎn)）Page

122.數(shù)據(jù)文件

以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)記錄集。常見的產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件的系統(tǒng)有：ACESS，F(xiàn)OXPRO、SQLSERVER、ORCLE、DB2等。數(shù)據(jù)文件應(yīng)以其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫環(huán)境為依托進(jìn)行歸檔，維持?jǐn)?shù)據(jù)原始面貌；或?qū)?shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為可以脫離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。脫離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)歸檔的數(shù)據(jù)表文件以MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所生成的表格文件格式歸檔。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）3.圖形文件

根據(jù)一定的算法規(guī)則繪制的圖表、線圖等包括由點(diǎn)陣組成的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。常見的圖形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、DWG、EPS等。適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以TIFF、PNG、GIF格式歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。Page

13一、電子文件概述（簡(jiǎn)）4.圖像文件

使用數(shù)字成像設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）采集或制作的靜態(tài)影像記錄（畫面）。常見的圖像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、TIFF、RAW等。

適宜歸檔的圖像文件格式有：JPEG、TIFF。較為重要的拍攝圖像可以RAW格式歸檔。Page

14一、電子文件概述（簡(jiǎn)）5.影像文件

用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動(dòng)畫軟件生成的多維動(dòng)畫等動(dòng)態(tài)影像記錄（畫面）。常見的影像文件格式有：MPEG、AVI、MOV、WMV、RMVB、FLV、MKV等。

適宜歸檔的影像文件格式有：MPEG、AVI。Page

15一、電子文件概述（簡(jiǎn)）6.音頻文件

用數(shù)字聲音采集、編輯設(shè)備錄入或用編曲軟件制作的聲音記錄。常見的音頻文件有：MIDI、MP3、WAV、WMA、RA、RAM、AIFF等。

適宜歸檔的音頻文件格式有：WAV、MP3。Page

16一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（五）電子文件的歸檔方式2種方式：在線歸檔和離線歸檔?！侗本┦须娮游募w檔與電子檔案管理辦法》Page

17在線歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。離線歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）Page

18二、電子文件管理的通用要點(diǎn)Page

19《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號(hào)）《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)〔2014〕3號(hào)）《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字〔2013〕2號(hào)）（一）電子文件管理原則

電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密等五項(xiàng)基本原則?！峨娮游募芾頃盒修k法》（廳字〔2009〕39號(hào)）Page

20統(tǒng)一管理對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。全程管理對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理。便于利用發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。安全保密按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（二）電子文件的管理職責(zé)

電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位電子文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實(shí)保障措施。各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部門負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件管理提供信息化支持；保密部門負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管理。這里存在幾個(gè)要點(diǎn)需要注意：Page

21二、電子文件管理的通用要點(diǎn)2.電子文件產(chǎn)生部門的職責(zé)

電子文件的產(chǎn)生部門必須嚴(yán)格按照各單位電子文件和電子檔案的相關(guān)管理規(guī)定，完成電子文件的日常處理工作，在本單位檔案部門的指導(dǎo)下認(rèn)真積累本部門形成的電子文件，完成電子文件的歸檔工作。Page

221.制度的建立

電子文件管理要納入單位文檔管理和信息化建設(shè)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的權(quán)責(zé)劃分，制訂完善的電子文件從產(chǎn)生到歸檔保存的各項(xiàng)管理制度，明確電子文件的歸檔范圍和保管期限。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)3.電子文件管理部門的職責(zé)

電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個(gè)部門間需要加強(qiáng)協(xié)調(diào)與配合，形成良好的協(xié)同工作狀態(tài)。（1）檔案部門要在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中充分介入，協(xié)助信息化部門提出滿足檔案工作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（《電子文件管理暫行辦法》明確規(guī)定：電子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保密等部門提出電子文件管理的功能需求）。（2）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監(jiān)督。（3）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽取檔案部門的意見和建議，信息化部門盡可能的為電子文件管理提供科學(xué)的信息技術(shù)支撐，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保密部門則需要結(jié)合保密規(guī)定、檔案管理規(guī)定和信息技術(shù)的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。（4）根據(jù)電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程監(jiān)控，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的電子檔案進(jìn)行管理和提供利用，保證管理工作的連續(xù)性。Page

23二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（三）電子文件的形成與收集

電子文件在形成、辦理與收集過程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：（1）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；（2）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改；（3）在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。涉密電子文件的原件形式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。

這里存在以下幾個(gè)問題需要重點(diǎn)注意：Page

24二、電子文件管理的通用要點(diǎn)1.電子文件形成部門的收集范圍

反映本系統(tǒng)、本單位、本部門工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均應(yīng)被保留，包括文件內(nèi)容的定稿和元數(shù)據(jù)。同時(shí)，應(yīng)保留文件的歷次修改痕跡，對(duì)于重要的法規(guī)性文件應(yīng)保留其歷次修改稿。Page

252.電子文件的安全管理措施

電子文件的安全管理包含三個(gè)層面的含義：一是電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件形成的過程稿及其相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定；二是保證電子文件不會(huì)遭受非授權(quán)的篡改、損壞和滅失；三是應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，定期存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)3.電子文件的格式要求

各單位所采用的電子文件格式應(yīng)盡量使用前面介紹過的適宜歸檔的文件格式，確保其長(zhǎng)期可讀。對(duì)于使用專業(yè)軟件產(chǎn)生的專業(yè)格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)注意連同專業(yè)軟件一并收集。Page

264.元數(shù)據(jù)的記錄

對(duì)于各類電子文件，均應(yīng)在形成之初記錄其產(chǎn)生時(shí)的硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環(huán)境和文件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產(chǎn)商名稱、軟件名稱、文件格式名稱，還應(yīng)標(biāo)注它們的版本號(hào)。上面列出的元數(shù)據(jù)項(xiàng)僅為電子文件比較基本的結(jié)構(gòu)類元數(shù)據(jù)，我國(guó)目前正在逐漸出臺(tái)不同類型電子文件元數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)發(fā)布的有DA/T46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等，各單位在研發(fā)信息系統(tǒng)的過程中，應(yīng)在元數(shù)據(jù)采集和記錄方面注意參考這些標(biāo)準(zhǔn)。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（四）電子文件的歸檔1.電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限（1）歸檔范圍

依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005），并參照國(guó)家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本系統(tǒng)、本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文件、數(shù)據(jù)文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。Page

27二、電子文件管理的通用要點(diǎn)

在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，特別應(yīng)注意以下類型電子文件的歸檔工作：記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工作中形成的數(shù)據(jù)文件；本單位公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件；本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；與電子文件相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。Page

28二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（2）保管期限

依據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，按照電子檔案的保存和利用價(jià)值劃分電子檔案的保管期限。Page

29

市檔案局將于今明兩年出臺(tái)專門的《電子文件歸檔范圍和保管期限表編制指南》，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際制作《電子文件歸檔范圍和保管期限表》。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)2.電子文件的歸檔時(shí)間電子文件應(yīng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)在第二年6月底前完成。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。Page

303.電子文件的鑒定和檢測(cè)

電子文件歸檔時(shí)的鑒定和檢測(cè)工作由文件形成部門、信息化部門、保密部門和檔案部門共同承擔(dān)，依照本單位的相關(guān)規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍、密級(jí)及劃定保管期限，對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全的鑒定、檢測(cè)，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)4.電子文件的歸檔格式和存儲(chǔ)介質(zhì)電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的、適合長(zhǎng)期保存的文件存儲(chǔ)格式歸檔（使用前面介紹過的適宜歸檔的電子文件格式），對(duì)于其他文件格式應(yīng)在確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全的前提下進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后歸檔，對(duì)于無法轉(zhuǎn)換的或采用專業(yè)軟件生成的電子文件，應(yīng)將其處理和解讀所依賴的計(jì)算機(jī)軟件一并歸檔。采取物理歸檔方式的單位，存儲(chǔ)電子文件的介質(zhì)推薦使用移動(dòng)硬盤或一次寫光盤，若使用移動(dòng)硬盤進(jìn)行歸檔，需要注意的是必須由檔案部門提供專用的移動(dòng)硬盤，該移動(dòng)硬盤不得用于除歸檔外的任何用途。屬于國(guó)家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。此外，通過軟件加密的電子文件應(yīng)解密后歸檔，通過軟件壓縮的電子文件應(yīng)解壓縮后歸檔。Page

31二、電子文件管理的通用要點(diǎn)5.電子文件的異質(zhì)歸檔

具有永久或定期30年以上保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)異質(zhì)為紙質(zhì)文件或縮微膠片同時(shí)歸檔。Page

32二、電子文件管理的通用要點(diǎn)Page

33三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程Page

34北京市檔案局關(guān)于印發(fā)《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》的通知（京檔發(fā)〔2006〕11號(hào)）（一）登記電子文件

為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均應(yīng)由文件形成部門在《電子文件目錄》中登記。Page

35文件編號(hào)題名形成部門形成日期文件類別載體編號(hào)載體型號(hào)載體類型密級(jí)保管期限備注

電子文件目錄三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程

同時(shí)，每種格式的待歸檔電子文件均應(yīng)由文件形成部門在《電子文件登記表》中登記。Page

36硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等）

操作系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）

記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式

填表人（簽名）

年

月

日審核人（簽名）

年

月

日電子文件登記表三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程電子文件的登記需要注意以下幾個(gè)問題：

1.《電子文件目錄》和《電子文件登記表》必須隨電子文件一并向檔案部門移交。2.《電子文件登記表》和《電子文件目錄》應(yīng)作為重要的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目與電子文件同時(shí)保存。3.電子文件異質(zhì)為其他載體形式的，其《電子文件登記表》和《電子文件目錄》應(yīng)制作相應(yīng)載體形式的版本一并保存。Page

37三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程（二）電子文件歸檔流程

電子文件歸檔的一般程序是：鑒定→填寫歸檔處理單→給予歸檔標(biāo)識(shí)→預(yù)歸檔→調(diào)整歸檔電子文件→檢測(cè)歸檔電子文件→歸檔。Page

38三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程1.鑒定

電子文件形成或辦理部門對(duì)本部門辦結(jié)庫中的電子文件進(jìn)行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，核對(duì)其內(nèi)容和簽章；鑒別電子文件的價(jià)值，確定其存舍；根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。辦結(jié)庫：是信息系統(tǒng)應(yīng)在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)位置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將辦理完畢的電子文件隨時(shí)存入本部門辦結(jié)庫積累。集中存貯，統(tǒng)一處理。檔案部門具有瀏覽辦結(jié)庫的權(quán)限。Page

39三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程2.填寫歸檔處理單

經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)填寫《歸檔處理單》，內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門、密級(jí)、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等10項(xiàng)?！稓w檔處理單》中的歸檔號(hào)和歸檔時(shí)間在后續(xù)流程中填寫。Page

40文件標(biāo)題

發(fā)文字號(hào)

責(zé)任者

主題詞

形成時(shí)間

承辦部門

密級(jí)

保管期限

限制利用

歸檔時(shí)間

歸檔責(zé)任人

歸檔號(hào)

歸檔處理單三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程3.給予歸檔標(biāo)識(shí)

賦予電子文件歸檔號(hào)，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。Page

414.預(yù)歸檔

文件形成或辦理部門對(duì)電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進(jìn)入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時(shí)向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄歸檔處理單中的歸檔時(shí)間項(xiàng)。預(yù)歸檔庫：是信息系統(tǒng)在檔案部門設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)位置。業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)對(duì)本部門辦結(jié)庫中的電子文件鑒定并進(jìn)行預(yù)歸檔操作后，按類別、機(jī)構(gòu)或問題保存在此庫中。三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程5.調(diào)整歸檔的電子文件

檔案部門對(duì)預(yù)歸檔庫中的電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號(hào)是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對(duì)某部門預(yù)歸檔的文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進(jìn)行修改后再重新預(yù)歸檔。Page

426.檢測(cè)歸檔的電子文件

檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)。7.歸檔

檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程Page

43四、電子檔案的管理Page

44《北京市“十二五”時(shí)期檔案信息化發(fā)展規(guī)劃》（京檔發(fā)〔2011〕20號(hào)）《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》（京檔發(fā)〔2006〕11號(hào)）《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號(hào)）《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)〔2014〕3號(hào)）《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字〔2013〕2號(hào)）（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號(hào)）

應(yīng)當(dāng)包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計(jì)算機(jī)設(shè)備和載體存放設(shè)施等，以及電子檔案利用所需的空間和設(shè)施設(shè)備等。Page

45（二）電子檔案的著錄

電子檔案的著錄可以參照相應(yīng)類型的傳統(tǒng)載體檔案的著錄項(xiàng)目進(jìn)行。

國(guó)家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規(guī)則，目前已有《北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法》，具體的著錄項(xiàng)目不會(huì)與傳統(tǒng)載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據(jù)國(guó)家和北京市相關(guān)政策文件的出臺(tái)隨時(shí)調(diào)整。四、電子檔案的管理（三）電子檔案的命名規(guī)則與存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

電子檔案的文件名命名：使用檔號(hào)命名。電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：“保管期限－形成年度－組”3級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)。組是指反映同一問題或事由的問題集合，如某次會(huì)議、項(xiàng)目或活動(dòng)等。Page

46四、電子檔案的管理（四）電子檔案的長(zhǎng)期保存策略1.制度體系建設(shè)

按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度。制訂完善的《電子文件（檔案）長(zhǎng)期保存計(jì)劃》，《計(jì)劃》至少包括電子檔案的保管環(huán)境需求、備份機(jī)制、定期抽檢方案、遷移規(guī)范、應(yīng)急響應(yīng)體系等內(nèi)容。備份、抽檢和遷移等工作必須進(jìn)行詳盡記錄，并存檔。Page

47四、電子檔案的管理2.電子檔案的保管環(huán)境需求

電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合GB50174-2008《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》、GB/T2887-2011《計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī)范》、GB/T9361-2011《計(jì)算機(jī)場(chǎng)地安全要求》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，以上標(biāo)準(zhǔn)始終以最新修訂版本為準(zhǔn)。Page

48四、電子檔案的管理3.電子檔案的備份機(jī)制

（1）多套備份

電子檔案的備份應(yīng)至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機(jī)本地備份、一套脫機(jī)異地備份。對(duì)于有需求的單位，應(yīng)當(dāng)增加一套在線熱備份。

（2）異地備份電子文件形成單位的電子檔案，已經(jīng)移交至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的，由檔案館向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份，未向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份。

（3）備份介質(zhì)電子檔案的脫機(jī)備份載體應(yīng)選用磁帶或硬磁盤。Page

49四、電子檔案的管理4.電子檔案的定期抽檢方案檢查方法包括人工抽檢和技術(shù)檢測(cè)。其中，人工抽檢主要檢驗(yàn)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體中的電子檔案，每滿2年抽檢一次，抽檢工作應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)完成，抽樣率不低于電子檔案總量的10％；技術(shù)檢測(cè)主要檢驗(yàn)系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)的在線數(shù)據(jù)，通過電子檔案真實(shí)和完整性檢測(cè)、存儲(chǔ)器I/O性能檢測(cè)等技術(shù)，遍歷檢測(cè)系統(tǒng)中運(yùn)行的全部電子檔案數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)器，每滿1年檢測(cè)一次，檢測(cè)工作應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成。在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。Page

50四、電子檔案的管理5.遷移規(guī)范

電子檔案的遷移一般包含介質(zhì)間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質(zhì)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)臨近使用壽命時(shí)；系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案數(shù)據(jù)格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級(jí)時(shí)。

（1）介質(zhì)間遷移保存在脫機(jī)載體中的電子檔案應(yīng)每滿4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進(jìn)行一次檢查。原備份載體至少再保存4年，保存期滿后按相關(guān)保密規(guī)定處理，用作電子檔案?jìng)浞莸妮d體不得用于其他任何用途。

此外，檔案部門每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記，設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于4年。保留期滿后，載體按保密要求進(jìn)行處置。

（2）系統(tǒng)間遷移

各單位進(jìn)行信息系統(tǒng)升級(jí)改造時(shí)，檔案部門要密切配合信息化部門，及時(shí)將電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全的遷移至新的系統(tǒng)中。原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保留時(shí)間不少于4年。保留期滿后，載體按保密要求進(jìn)行處置。Page

51四、電子檔案的管理6.應(yīng)急響應(yīng)體系

各單位應(yīng)將電子檔案的管理納入信息安全應(yīng)急響應(yīng)體系當(dāng)中，確保任何突發(fā)事件不會(huì)對(duì)電子檔案的保管產(chǎn)生安全隱患。對(duì)于未制訂信息安全應(yīng)急響應(yīng)體系的單位，檔案部門應(yīng)向信息化部門提出建議。Page

52四、電子檔案的管理（五）電子檔案的利用要求

1.反映電子檔案利用過程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。2.加強(qiáng)電子檔案利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度，采取有效措施促進(jìn)信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。3.屬于信息公開范圍的電子檔案的利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不屬于信息公開范圍的電子檔案，按照國(guó)家有關(guān)檔案、保密、信息安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。4.凡帶密級(jí)尚未解密或內(nèi)部使用不宜公開的電子檔案不得在因特網(wǎng)、或與因特網(wǎng)采取邏輯隔離