電子文件與電子檔案管理

北京市檔案局信息化處田雷2014年3月24日電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理Page

2三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件歸檔流程一、電子文件概述（簡）二、電子文件管理的通用要點四、電子檔案的管理五、電子檔案的移交Page

3一、電子文件概述（簡）（一）電子文件的概念和管理核心1.電子文件的定義

指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

－－－《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》Page

4檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。電子檔案：歸檔后的電子文件。檔案數字資源＝電子檔案＋檔案數字副本＋檔案電子目錄＋其他Page

5（一）電子文件和電子檔案的定義電子文件的根本特性：原生性電子文件具備的性質：載體唯一，內容原始、真實和

完整，是唯一原件傳統(tǒng)載體文件的數字化副本不是電子文件；用于紙質文件起草工作的電子版不是電子文件。XX這兩類數據不是電子文件！2.電子文件的管理核心

必須確保：真實、完整、可用和安全。《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）Page

6真實

電子文件的內容經過傳輸、壓縮、格式轉換等處理后依然保持不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內容包括全文信息和元數據。完整包括兩層含義，即電子文件內容的完整性和電子文件所依賴的計算機系統(tǒng)的完整性。電子文件內容的完整性指的是電子文件的全文信息和元數據無缺失，電子文件所依賴的計算機系統(tǒng)的完整性指的是可供電子文件讀取使用的計算機軟件和硬件裝配正確且無缺損?？捎弥鸽娮游募娜男畔⒑驮獢祿梢哉_讀取和展示，包括數據的可識別性、存儲環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。安全指電子文件生成、傳輸、存儲和備份的可信賴環(huán)境，確保電子文件在傳輸、存儲和遷移的過程中不會遭受刪除、篡改和破壞，且不會被非授權獲取。一、電子文件概述（簡）（二）電子文件的產生系統(tǒng)（1）OA（辦公自動化系統(tǒng)）；（2）ERP（企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）；（3）CAD（計算機輔助設計系統(tǒng)）；（4）CAM（計算機輔助制造系統(tǒng)）；（5）CAT（計算機輔助測試系統(tǒng)）；（6）CAPP（計算機輔助工藝設計系統(tǒng)）；（7）CAI（計算機輔助教學系統(tǒng)）；（8）GPS（全球定位系統(tǒng)）；（9）GIS（地理信息系統(tǒng)）；（10）E-MAIL（電子郵件系統(tǒng)）；（11）EDI（電子數據交換）；（12）EC（電子商務系統(tǒng)）；（13）EG（電子政務系統(tǒng)）；（14）數碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)；（15）A/D（模-數轉換系統(tǒng)，如掃描設備和光學字符識別軟件OCR）。Page

7電子文件產生的系統(tǒng)決定著電子文件的特征屬性和元數據，影響著電子文件管理軟件的開發(fā)及其文檔一體化管理流程的設計。一、電子文件概述（簡）（三）電子文件的構成要素

電子文件由內容、背景與結構所組成，背景信息與結構信息統(tǒng)稱為元數據。Page

81.內容

內容是表達行為主體的思想、意圖及措棕對象（客體）的過程、結果的信息，通俗的說就是文件內容信息。

內容是電子文件的主體部分。一、電子文件概述（簡）2.背景

背景是證明文件形成與辦理過程和文件之間相互關系的信息。一般包含以下內容：（1）文件的形成機構及其他相關責任人；（2）與文件有關或曾經有關的其他機構；（3）文件履行機構職責與目的；（4）文件的形成時間；（5）與文件有關的其他時間；（6）機構職能所體現的文件價值與重要性；（7）曾與文件有過關系的文件產生與保存系統(tǒng)；（8）該文件與其它文件和資料間的關系；（9）對該文件有影響的法律、協(xié)議、實踐、程序、計劃、條件與默契等。

背景信息直接與電子文件的真實相關，比如收發(fā)文批辦單上的內容就是背景信息。Page

9一、電子文件概述（簡）3.結構

結構是指電子文件內容信息的組織表達方式，如文字的段落安排，電子文件使用的代碼、數據結構、格式，以及載體、附件等方面的信息。

結構直接與電子文件的可用相關，是確保電子文件在長期保存過程中始終可以被理解和被利用的重要內容。Page

10電子文件的管理不是單純的對內容信息的管理過程，實質上是對電子文件內容信息、背景信息及結構信息綜合管理的過程。

需要強調的是，電子文件元數據的管理是電子文件管理領域非常重要的一個環(huán)節(jié)，元數據直接關系到電子文件的真實、完整、可用和安全，不可小視。一、電子文件概述（簡）（四）電子文件的類型和格式1.文本文件

使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數字或符號表達的文件。常見的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、PDF、HTML、XML等。適宜歸檔的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。Page

11一、電子文件概述（簡）Page

122.數據文件

以數據表格和數據庫形式存在的結構化數據記錄集。常見的產生數據文件的系統(tǒng)有：ACESS，FOXPRO、SQLSERVER、ORCLE、DB2等。數據文件應以其產生的數據庫環(huán)境為依托進行歸檔，維持數據原始面貌；或將數據文件轉換為可以脫離數據庫系統(tǒng)讀取的數據表文件歸檔。脫離數據庫系統(tǒng)歸檔的數據表文件以MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所生成的表格文件格式歸檔。一、電子文件概述（簡）3.圖形文件

根據一定的算法規(guī)則繪制的圖表、線圖等包括由點陣組成的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。常見的圖形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、DWG、EPS等。適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以TIFF、PNG、GIF格式歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。Page

13一、電子文件概述（簡）4.圖像文件

使用數字成像設備（掃描儀、數碼相機等）采集或制作的靜態(tài)影像記錄（畫面）。常見的圖像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、TIFF、RAW等。

適宜歸檔的圖像文件格式有：JPEG、TIFF。較為重要的拍攝圖像可以RAW格式歸檔。Page

14一、電子文件概述（簡）5.影像文件

用數字視頻捕獲設備錄入數字影像或用動畫軟件生成的多維動畫等動態(tài)影像記錄（畫面）。常見的影像文件格式有：MPEG、AVI、MOV、WMV、RMVB、FLV、MKV等。

適宜歸檔的影像文件格式有：MPEG、AVI。Page

15一、電子文件概述（簡）6.音頻文件

用數字聲音采集、編輯設備錄入或用編曲軟件制作的聲音記錄。常見的音頻文件有：MIDI、MP3、WAV、WMA、RA、RAM、AIFF等。

適宜歸檔的音頻文件格式有：WAV、MP3。Page

16一、電子文件概述（簡）（五）電子文件的歸檔方式2種方式：在線歸檔和離線歸檔。《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》Page

17在線歸檔指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。離線歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。一、電子文件概述（簡）Page

18二、電子文件管理的通用要點Page

19《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)〔2014〕3號）《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字〔2013〕2號）（一）電子文件管理原則

電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密等五項基本原則?！峨娮游募芾頃盒修k法》（廳字〔2009〕39號）Page

20統(tǒng)一管理對電子文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。全程管理對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。規(guī)范標準制定統(tǒng)一標準和規(guī)范，對電子文件實行規(guī)范化管理。便于利用發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。安全保密按照國家有關法律法規(guī)和規(guī)范標準的要求，采取有效技術手段和管理措施，確保電子文件信息安全。二、電子文件管理的通用要點（二）電子文件的管理職責

電子文件形成單位應當對本單位電子文件管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責，規(guī)范工作流程，落實保障措施。各單位文秘和業(yè)務部門負責電子文件日常處理；檔案部門負責歸檔電子文件管理；信息化部門負責為電子文件管理提供信息化支持；保密部門負責涉密電子文件的保密監(jiān)督管理。這里存在幾個要點需要注意：Page

21二、電子文件管理的通用要點2.電子文件產生部門的職責

電子文件的產生部門必須嚴格按照各單位電子文件和電子檔案的相關管理規(guī)定，完成電子文件的日常處理工作，在本單位檔案部門的指導下認真積累本部門形成的電子文件，完成電子文件的歸檔工作。Page

221.制度的建立

電子文件管理要納入單位文檔管理和信息化建設體系，明確主管領導和各職能部門的權責劃分，制訂完善的電子文件從產生到歸檔保存的各項管理制度，明確電子文件的歸檔范圍和保管期限。二、電子文件管理的通用要點3.電子文件管理部門的職責

電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個部門間需要加強協(xié)調與配合，形成良好的協(xié)同工作狀態(tài)。（1）檔案部門要在信息系統(tǒng)建設過程中充分介入，協(xié)助信息化部門提出滿足檔案工作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（《電子文件管理暫行辦法》明確規(guī)定：電子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時，應當組織文秘、業(yè)務、檔案、信息化、保密等部門提出電子文件管理的功能需求）。（2）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監(jiān)督。（3）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽取檔案部門的意見和建議，信息化部門盡可能的為電子文件管理提供科學的信息技術支撐，確保電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，保密部門則需要結合保密規(guī)定、檔案管理規(guī)定和信息技術的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。（4）根據電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等實行全過程監(jiān)控，負責對本單位的電子檔案進行管理和提供利用，保證管理工作的連續(xù)性。Page

23二、電子文件管理的通用要點（三）電子文件的形成與收集

電子文件在形成、辦理與收集過程中，應當具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：（1）能夠有效表現所載內容并可供調取查用；（2）能夠保證電子文件及其元數據自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改；（3）在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內容真實、完整。涉密電子文件的原件形式應當符合國家有關保密法律法規(guī)的規(guī)定。

這里存在以下幾個問題需要重點注意：Page

24二、電子文件管理的通用要點1.電子文件形成部門的收集范圍

反映本系統(tǒng)、本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的電子文件均應被保留，包括文件內容的定稿和元數據。同時，應保留文件的歷次修改痕跡，對于重要的法規(guī)性文件應保留其歷次修改稿。Page

252.電子文件的安全管理措施

電子文件的安全管理包含三個層面的含義：一是電子文件形成單位應當對電子文件形成的過程稿及其相關信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定；二是保證電子文件不會遭受非授權的篡改、損壞和滅失；三是應隨時對電子文件進行備份，定期存儲于能夠脫機保存的載體上。二、電子文件管理的通用要點3.電子文件的格式要求

各單位所采用的電子文件格式應盡量使用前面介紹過的適宜歸檔的文件格式，確保其長期可讀。對于使用專業(yè)軟件產生的專業(yè)格式的電子文件，應當注意連同專業(yè)軟件一并收集。Page

264.元數據的記錄

對于各類電子文件，均應在形成之初記錄其產生時的硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)和數據庫系統(tǒng)，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環(huán)境和文件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產商名稱、軟件名稱、文件格式名稱，還應標注它們的版本號。上面列出的元數據項僅為電子文件比較基本的結構類元數據，我國目前正在逐漸出臺不同類型電子文件元數據的采集標準，已經發(fā)布的有DA/T46-2009《文書類電子文件元數據方案》等，各單位在研發(fā)信息系統(tǒng)的過程中，應在元數據采集和記錄方面注意參考這些標準。二、電子文件管理的通用要點（四）電子文件的歸檔1.電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限（1）歸檔范圍

依據《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005），并參照國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規(guī)定，將反映本系統(tǒng)、本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文件、數據文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。Page

27二、電子文件管理的通用要點

在確定電子文件歸檔范圍時，特別應注意以下類型電子文件的歸檔工作：記錄本單位核心業(yè)務和重要工作成果的數碼照片、影像文件以及紙質文件掃描獲得的圖像文件；本單位內部管理、政務信息資源共享建設以及綜合統(tǒng)計工作中形成的數據文件；本單位公務活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和各類數據庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；與電子文件相對應的元數據和背景信息。Page

28二、電子文件管理的通用要點（2）保管期限

依據國家檔案局有關檔案保管期限的規(guī)定，按照電子檔案的保存和利用價值劃分電子檔案的保管期限。Page

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市檔案局將于今明兩年出臺專門的《電子文件歸檔范圍和保管期限表編制指南》，各單位應結合實際制作《電子文件歸檔范圍和保管期限表》。二、電子文件管理的通用要點2.電子文件的歸檔時間電子文件應在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應在第二年6月底前完成。已經實現信息系統(tǒng)全程管理電子文件的單位應在電子文件辦理完畢后實時歸檔。Page

303.電子文件的鑒定和檢測

電子文件歸檔時的鑒定和檢測工作由文件形成部門、信息化部門、保密部門和檔案部門共同承擔，依照本單位的相關規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍、密級及劃定保管期限，對電子文件進行真實、完整、可用和安全的鑒定、檢測，并由相關責任人確認。二、電子文件管理的通用要點4.電子文件的歸檔格式和存儲介質電子文件應采用符合國家規(guī)定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔（使用前面介紹過的適宜歸檔的電子文件格式），對于其他文件格式應在確保電子文件真實、完整、可用、安全的前提下進行格式轉換后歸檔，對于無法轉換的或采用專業(yè)軟件生成的電子文件，應將其處理和解讀所依賴的計算機軟件一并歸檔。采取物理歸檔方式的單位，存儲電子文件的介質推薦使用移動硬盤或一次寫光盤，若使用移動硬盤進行歸檔，需要注意的是必須由檔案部門提供專用的移動硬盤，該移動硬盤不得用于除歸檔外的任何用途。屬于國家秘密的電子文件應當使用專用保密存儲介質存儲，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。此外，通過軟件加密的電子文件應解密后歸檔，通過軟件壓縮的電子文件應解壓縮后歸檔。Page

31二、電子文件管理的通用要點5.電子文件的異質歸檔

具有永久或定期30年以上保存價值的電子文件，應異質為紙質文件或縮微膠片同時歸檔。Page

32二、電子文件管理的通用要點Page

33三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程Page

34北京市檔案局關于印發(fā)《辦公自動化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》的通知（京檔發(fā)〔2006〕11號）（一）登記電子文件

為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均應由文件形成部門在《電子文件目錄》中登記。Page

35文件編號題名形成部門形成日期文件類別載體編號載體型號載體類型密級保管期限備注

電子文件目錄三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程

同時，每種格式的待歸檔電子文件均應由文件形成部門在《電子文件登記表》中登記。Page

36硬件環(huán)境（主機、網絡服務器型號、制造廠商等）

操作系統(tǒng)

數據庫系統(tǒng)

相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）

記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式

填表人（簽名）

年

月

日審核人（簽名）

年

月

日電子文件登記表三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程電子文件的登記需要注意以下幾個問題：

1.《電子文件目錄》和《電子文件登記表》必須隨電子文件一并向檔案部門移交。2.《電子文件登記表》和《電子文件目錄》應作為重要的元數據項目與電子文件同時保存。3.電子文件異質為其他載體形式的，其《電子文件登記表》和《電子文件目錄》應制作相應載體形式的版本一并保存。Page

37三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程（二）電子文件歸檔流程

電子文件歸檔的一般程序是：鑒定→填寫歸檔處理單→給予歸檔標識→預歸檔→調整歸檔電子文件→檢測歸檔電子文件→歸檔。Page

38三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程1.鑒定

電子文件形成或辦理部門對本部門辦結庫中的電子文件進行鑒定，鑒定的內容包括：審核電子文件的真實、完整、可用和安全，核對其內容和簽章；鑒別電子文件的價值，確定其存舍；根據電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。辦結庫：是信息系統(tǒng)應在各業(yè)務部門設置的邏輯存儲位置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業(yè)務部門應將辦理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結庫積累。集中存貯，統(tǒng)一處理。檔案部門具有瀏覽辦結庫的權限。Page

39三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程2.填寫歸檔處理單

經鑒定應當歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負責填寫《歸檔處理單》，內容包括：文件標題、發(fā)文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保管期限、是否限制利用等10項?！稓w檔處理單》中的歸檔號和歸檔時間在后續(xù)流程中填寫。Page

40文件標題

發(fā)文字號

責任者

主題詞

形成時間

承辦部門

密級

保管期限

限制利用

歸檔時間

歸檔責任人

歸檔號

歸檔處理單三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程3.給予歸檔標識

賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由系統(tǒng)自動排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。Page

414.預歸檔

文件形成或辦理部門對電子文件進行預歸檔，預歸檔后的電子文件從各部門辦結庫進入到預歸檔庫，其管理權限同時向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。預歸檔庫：是信息系統(tǒng)在檔案部門設置的邏輯存儲位置。業(yè)務部門可以隨時對本部門辦結庫中的電子文件鑒定并進行預歸檔操作后，按類別、機構或問題保存在此庫中。三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程5.調整歸檔的電子文件

檔案部門對預歸檔庫中的電子文件進行調整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內容。檔案部門如對某部門預歸檔的文件有修改意見，可以自行修改，或將文件退回，由該部門兼職檔案人員進行修改后再重新預歸檔。Page

426.檢測歸檔的電子文件

檔案部門負責對電子文件的元數據進行檢測。7.歸檔

檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數據庫。三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程Page

43四、電子檔案的管理Page

44《北京市“十二五”時期檔案信息化發(fā)展規(guī)劃》（京檔發(fā)〔2011〕20號）《辦公自動化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》（京檔發(fā)〔2006〕11號）《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)〔2014〕3號）《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字〔2013〕2號）（一）基礎設施建設

電子文件形成單位應當配備電子文件管理、利用的設施設備?！峨娮游募芾頃盒修k法》（廳字〔2009〕39號）

應當包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計算機設備和載體存放設施等，以及電子檔案利用所需的空間和設施設備等。Page

45（二）電子檔案的著錄

電子檔案的著錄可以參照相應類型的傳統(tǒng)載體檔案的著錄項目進行。

國家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規(guī)則，目前已有《北京市數碼照片歸檔與管理辦法》，具體的著錄項目不會與傳統(tǒng)載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據國家和北京市相關政策文件的出臺隨時調整。四、電子檔案的管理（三）電子檔案的命名規(guī)則與存儲結構

電子檔案的文件名命名：使用檔號命名。電子檔案的存儲結構：“保管期限－形成年度－組”3級文件夾結構存儲。組是指反映同一問題或事由的問題集合，如某次會議、項目或活動等。Page

46四、電子檔案的管理（四）電子檔案的長期保存策略1.制度體系建設

按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內容安全保密防護體系，執(zhí)行嚴格的安全保密管理制度。制訂完善的《電子文件（檔案）長期保存計劃》，《計劃》至少包括電子檔案的保管環(huán)境需求、備份機制、定期抽檢方案、遷移規(guī)范、應急響應體系等內容。備份、抽檢和遷移等工作必須進行詳盡記錄，并存檔。Page

47四、電子檔案的管理2.電子檔案的保管環(huán)境需求

電子檔案的保管環(huán)境應符合GB50174-2008《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》、GB/T2887-2011《計算機場地通用規(guī)范》、GB/T9361-2011《計算機場地安全要求》等國家標準的要求，以上標準始終以最新修訂版本為準。Page

48四、電子檔案的管理3.電子檔案的備份機制

（1）多套備份

電子檔案的備份應至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機本地備份、一套脫機異地備份。對于有需求的單位，應當增加一套在線熱備份。

（2）異地備份電子文件形成單位的電子檔案，已經移交至同級國家綜合檔案館的，由檔案館向北京市信息安全容災備份中心備份，未向同級國家綜合檔案館移交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災備份中心備份。

（3）備份介質電子檔案的脫機備份載體應選用磁帶或硬磁盤。Page

49四、電子檔案的管理4.電子檔案的定期抽檢方案檢查方法包括人工抽檢和技術檢測。其中，人工抽檢主要檢驗存儲在脫機載體中的電子檔案，每滿2年抽檢一次，抽檢工作應在3個月內完成，抽樣率不低于電子檔案總量的10％；技術檢測主要檢驗系統(tǒng)中運轉的在線數據，通過電子檔案真實和完整性檢測、存儲器I/O性能檢測等技術，遍歷檢測系統(tǒng)中運行的全部電子檔案數據和存儲器，每滿1年檢測一次，檢測工作應在5個工作日內完成。在定期檢查過程中發(fā)現問題應及時采取補救措施。Page

50四、電子檔案的管理5.遷移規(guī)范

電子檔案的遷移一般包含介質間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質間的遷移一般發(fā)生在電子檔案存儲介質臨近使用壽命時；系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案數據格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級時。

（1）介質間遷移保存在脫機載體中的電子檔案應每滿4年遷移一次，數據遷移至新載體后即刻進行一次檢查。原備份載體至少再保存4年，保存期滿后按相關保密規(guī)定處理，用作電子檔案備份的載體不得用于其他任何用途。

此外，檔案部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記，設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應及時進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于4年。保留期滿后，載體按保密要求進行處置。

（2）系統(tǒng)間遷移

各單位進行信息系統(tǒng)升級改造時，檔案部門要密切配合信息化部門，及時將電子檔案真實、完整、可用和安全的遷移至新的系統(tǒng)中。原系統(tǒng)中的數據保留時間不少于4年。保留期滿后，載體按保密要求進行處置。Page

51四、電子檔案的管理6.應急響應體系

各單位應將電子檔案的管理納入信息安全應急響應體系當中，確保任何突發(fā)事件不會對電子檔案的保管產生安全隱患。對于未制訂信息安全應急響應體系的單位，檔案部門應向信息化部門提出建議。Page

52四、電子檔案的管理（五）電子檔案的利用要求

1.反映電子檔案利用過程的相關信息應當記錄和保存。2.加強電子檔案利用基礎設施建設，建立健全相關制度，采取有效措施促進信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定時間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用。3.屬于信息公開范圍的電子檔案的利用，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行；不屬于信息公開范圍的電子檔案，按照國家有關檔案、保密、信息安全、知識產權保護等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內提供利用。4.凡帶密級尚未解密或內部使用不宜公開的電子檔案不得在因特網、或與因特網采取邏輯隔離