《會展管理應用方案》

會展管理應用方案：廣州X科技公司參展應用方案一、方案目標廣州X科技公司三十周年慶典，突出公司對于節(jié)能環(huán)保的專注，因為專注，所以專業(yè)；1、接觸新客戶；2、提升企業(yè)形象；3、與顧客互動；4、促銷現(xiàn)有產(chǎn)品；5、新品發(fā)布；6、獲取競爭對手的情報；7、趕超競爭對手；8、提升士氣；9、獲取銷售訂單；10、接觸分銷商等二、方案內(nèi)容（一）展前A、展臺準備：1、參展主題的確定；高新科技創(chuàng)造節(jié)能文明社會2、展位的確定；A368（9平米）3、展位的布置；包括：物料準備；展臺總體設計（不僅要恢弘大氣，更要體現(xiàn)新穎和創(chuàng)意）；4、前期工作準備包括工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展臺人員布置展臺工作（包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、以及后續(xù)工作等，進行分工），并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道并理解此次展出的目的。（2）管理安排。包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等。（3）行政安排。包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。5、檢查核對參展的各項內(nèi)容是否到位，包括展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料、貿(mào)易條款以及各設備工具等。6、展會后勤工作：確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現(xiàn)場。7、代理商參會可以參加抽獎獲得數(shù)碼攝像機和手機等獎品。8、客戶邀請與信息搜集委派1-3名人員負責會前的客戶邀請與信息搜集工作，職責如下：（1）上門送請柬（最好直接送到?jīng)Q策者手中），并嘗試邀請10-20個潛在的高端客戶到公司的展臺前參觀展臺，并準備一些較獨特的產(chǎn)品作為禮物贈給邀請來的10到20位客戶。（2）到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。B、代理商邀請及策略：1、由渠道人員提前通過發(fā)送邀請函的方法約好意向代理商和意向合作者參加展會，2、準備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給代理商，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。3、制作印有公司標志和名稱的掛繩于現(xiàn)場免費派發(fā)給參觀者，由于這些掛繩通常都制作精美，所以大部分參觀者得到這些掛繩后都很樂意掛在自己的入場證上，參觀者佩帶著這些醒目的掛繩在場內(nèi)走動，等于許多流動的廣告牌在免費為我們公司作宣傳。（二）展中：合作促銷活動：A.促銷政策的實施，當場簽訂代理合作的代理商給予一定的優(yōu)惠（待確定）B.當場簽訂的代理商可以按條件獲得MP3、攝像機、數(shù)碼相機等贈品；C.媒體報道：1、公司網(wǎng)站進行同步報道；2、深圳、北京等媒體報道；3、網(wǎng)站各大論壇/BBS/博客的宣傳；4、其他活動策劃（三）展后：1、代理商的追蹤跟進。2、后續(xù)的宣傳主要是針對展會所洽談的代理商和意向合作客戶的跟蹤追訪，把在展會上的火熱場面刻成光盤，進行形象整合，再包裝。3、網(wǎng)站的后續(xù)報道；三、方案參與者：1、主要籌劃：（1）總籌劃：周總（2）總指揮：謝云濤2、參展人員組確定(人員名單由謝云濤安排、周波審批)（1）前臺組員：邱真如、唐婷、郭麗瑩（2）禮儀組員：韓宇飛、田露（3）品嘗組員：萬婷婷、唐婷（4）業(yè)務組員：謝云濤、邵正旺、李子、周云峰、姜浩明、黃偉勝（5）調(diào)研組員：邵正旺（6）物流組員：姜浩明（7）后勤組員：萬婷婷（8）重要備注：所有參展人員必須熟練掌握會展的產(chǎn)品知識、價格及招商政策、并能熟練地與客戶進行溝通、交流、洽談。四、方案實施方式1、人員分組（1）每組人員明確責任，各負其責，保證參展工作有條不紊的進行。（田露）（2）主打產(chǎn)品：展會以蜂蜜系、茶系列、干果系類、果脯系類（新疆產(chǎn)品）為主打產(chǎn)品2、人員及物資流通安排（1）前臺組、后勤組、物流組長——負責同其他部門協(xié)調(diào)整做好公司參展車輛調(diào)配、司機安排等工作。（2）前臺組、業(yè)務組、后勤組、物流組就參展人員是隨車還是買票坐車，經(jīng)公司開會討論，經(jīng)領導批準后作出安排，物資自帶或是辦理托運的運輸安排，需要強調(diào)的是要特別注意生鮮類產(chǎn)品的運輸問題。（3）建議參展人員全部坐火車，物資盡量全部走物流，就安全性來說較為妥當。3、展會期間后勤保障工作（即后勤組）（1）展會期間的礦泉水及其他相關物品的準備。（2）展會期間協(xié)助其他組人員工作。（3）展會期間工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等。（4）展會期間參展人員的宿、膳、行、日程等安排。（5）檢查核對參展的各項內(nèi)容是否到位，包括展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料、合同、各設備、工具等。4、確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現(xiàn)場。五、方案費用1、參展費用：（10000元）2、展示廳的搭建費（12000元）3、宣傳物品的制作費用（3000元）4、相關禮品的準備（5000元）5、媒體費用（15000元）6、參展人員的住宿飲食費用（24000元）合計：590000元六、實施進度監(jiān)督安排時間完成事項2019年9月08日至2019年9月15日擬定項目方案、制定計劃2019年9月16日至2019年09月2