企業(yè)公文寫作知識(shí)培訓(xùn)

二○一三年十一月企業(yè)公文寫作常用文體與寫作方法內(nèi)容第一章公司公文寫作常用文體第二章對外公文文體與寫作第三章對內(nèi)公文文體與寫作第四章個(gè)人應(yīng)用文體的寫作第五章有關(guān)寫作技巧提升的思考公司公文寫作常用文體第一章工作中經(jīng)常使用到的公文對外公文報(bào)告以公司名義發(fā)出的正式對外行文就特定事項(xiàng)向上級單位陳述工作、請求支持請示就特定事項(xiàng)向上級單位提出請求，上級單位需批示或回復(fù)情況說明以公司或公司下屬二級單位名義發(fā)出的對外行文就特定事項(xiàng)進(jìn)行的介紹或解說函以公司或公司下屬二級單位名義對外發(fā)出的平行文種就特定事項(xiàng)相互商洽、詢問、解答或請求批準(zhǔn)新聞報(bào)道以公司或下屬單位、組織名義撰寫的專題文稿以簡明扼要的文字，及時(shí)的概括敘述新近發(fā)生的重要事件協(xié)議以公司名義與對等方訂立的契約為確定某種法律關(guān)系、經(jīng)過協(xié)商一致達(dá)成簽署的記錄工作中經(jīng)常使用到的公文對內(nèi)公文通知面向全公司或特定群體/人員向特定對象告知或傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)公示以文書形式公開告知下屬，并要求了解與執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)講話稿特定人員用于特定活動(dòng)或場合在各種會(huì)議上發(fā)表的帶有宣傳、指示、總結(jié)性質(zhì)的講話文稿個(gè)人工作中使用到的文體論文不同發(fā)表媒介對論文的篇幅、理論高度、行文規(guī)范提出了不同要求，但都遵循通用體例和相似的基本方法。企業(yè)公文通用版式根據(jù)2012年7月公布的GB/T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定，公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）標(biāo)題字號：小二/三號標(biāo)題字體：黑體/仿宋加黑正文字號：小三/四號正文字體：仿宋行間距適當(dāng)加蓋印章：單一發(fā)文印章：端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。聯(lián)合行文印章：主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

標(biāo)題用語：關(guān)于通知公告決定報(bào)告請示申請函說明等開端用語：據(jù)、根據(jù)、依據(jù)、按照、為了、由于、關(guān)于、茲、鑒于等期請用語：請、懇請、提請、希、望、希望、盼等綜合用語：為此、至此、有鑒于此、綜上所述、總之等稱謂用語：本（公司、部門）、我（公司、部門）、該（單位、部門、人）、貴（單位）等。承啟用語：“根據(jù)…特作如下決定”“為了…提出如下方案”等批轉(zhuǎn)用語：批示、審批、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、公布、下發(fā)等。表態(tài)用語：應(yīng)、同意、批準(zhǔn)、遵照執(zhí)行、組織實(shí)施、供參考、酌情處理等征詢用語：可否、妥否、是否同意、如有不當(dāng)?shù)纫龜⒂谜Z：收、接、悉、收悉、驚聞、欣聞等結(jié)尾用語：“妥否，請批示”、“懇請支持”、“特此通知”、“特此報(bào)告”等企業(yè)公文通用語匯對外公文文體與寫作第二章一、紅頭文件文號：以發(fā)文單位命名，上行文為“西超字”、下行文為“西超發(fā)”按年度順序排列簽發(fā)人為企業(yè)負(fù)責(zé)人標(biāo)題中使用發(fā)文單位全稱事項(xiàng)訴求類別文件類型：報(bào)告：不需要收文單位批示或回復(fù)。通常用于對于事項(xiàng)情況的匯報(bào)或告知請示：收文單位須作出批示或回復(fù)。通常用于對事項(xiàng)是否推進(jìn)、是否許可等決策的請準(zhǔn)函：多用于平級之間行文，適用于事項(xiàng)的知會(huì)或協(xié)商主送單位（使用全稱）正文中首次出現(xiàn)，使用公司全稱陳述事項(xiàng)基本情況明晰闡述文件主旨與文題對應(yīng)，末段寫明“特此報(bào)告”、“特此請示”、“特此函告”等此處加蓋印鑒紅頭文件的發(fā)文機(jī)構(gòu)為發(fā)文單位的二級職責(zé)部門

上行（指對公司外部）紅頭文件通常用于公司重大事項(xiàng)的報(bào)告、重要項(xiàng)目的申請、勞動(dòng)人事主要情況的報(bào)告等。

體例：第一段：闡述行文原因、主旨第二段：圍繞主旨，闡明事項(xiàng)第三段：歸納，明確訴求二、報(bào)告（一般文體）首段闡明報(bào)告事由、緣起（簡短報(bào)告一二段可合并）次段點(diǎn)明具體事項(xiàng)點(diǎn)題（對外撰寫報(bào)告時(shí)，要在文首明確標(biāo)示匯報(bào)、報(bào)告等確指性語句概括、有條理、清晰完整的報(bào)告主旨事項(xiàng)末段歸納、總結(jié)并闡明期許（簡短報(bào)告可陳述事項(xiàng)后直接結(jié)尾，無須此段。企業(yè)公文中，正文末段和落款之間間隔為三行對外報(bào)送的報(bào)告通常針對對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中某項(xiàng)工作中的特定事項(xiàng)。寫作注意事項(xiàng)：1.主旨明確。一份報(bào)告一般圍繞一項(xiàng)中心事項(xiàng)展開。2.要有該份報(bào)告撰寫緣由的簡要描述（如：根據(jù)某規(guī)定、某要求、某約定，根據(jù)某事項(xiàng)的重要程度等）。3.條理清晰。或使用數(shù)字排序，逐條闡述，或使用邏輯推演，層層遞進(jìn)。切忌闡述主旨事項(xiàng)時(shí)過多追溯背景或過度描述細(xì)節(jié)。4.語言應(yīng)嚴(yán)肅準(zhǔn)確，不使用感情色彩濃重的語匯。三、情況說明標(biāo)題可采用“主旨+情況說明”或直接以“情況說明”作為標(biāo)題背景/起因過程最終情況公文末段一般應(yīng)點(diǎn)明文題。如“特此說明”、“特此函告”、“特此通知”等情況說明是一種常用對外公文，主送對象可以是具體的某一外部團(tuán)體或個(gè)人，也可視作公司對外廣泛發(fā)布的信息。通常用于對某具體事宜的解說、解釋或陳述。寫作注意事項(xiàng)：1.情況說明通常篇幅較短。由于是針對特定具體事宜的說明，因此事件的緣起、背景、經(jīng)過等均應(yīng)盡量精煉。但全文必須邏輯完整。2.情況說明的行文中，應(yīng)多使用陳述句，一般不提出訴求。3.用于疑難事項(xiàng)的解釋說明時(shí)，對于事件原因的分析應(yīng)盡量完整，須陳述一條以上原因時(shí)，可采用序號分段方式加以強(qiáng)調(diào)，以增強(qiáng)事件結(jié)果的合理性。可以寫出主送對象。此處空白時(shí)，視作廣泛對外公布希望對方重點(diǎn)關(guān)注的信息，可通過序號分段、字體加黑等方式加以突出，但切忌重復(fù)強(qiáng)調(diào)。四、(邀請、承諾、說明、委托、詢證、通知）函邀請函的標(biāo)題首行為邀請事項(xiàng)，可視邀請函的版式設(shè)計(jì)而選擇居中或左對齊置于全文最顯眼位置，必要時(shí)使用裝飾性字體邀請對象的稱謂前使用尊稱邀請要素：時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)（或可標(biāo)明是否安排接機(jī)、交通指引、受邀人類別等）現(xiàn)行公文中，“此致敬禮”格式用于主旨為致敬、邀約等事項(xiàng)的信函Word2003/2007版本均有該格式自動(dòng)生成功能承諾函應(yīng)說明作出承諾事項(xiàng)的基本事實(shí)、事實(shí)成立時(shí)間。這是承諾有效且有效范圍可控的前提承諾函是主體對于特定事項(xiàng)作出的“同意接受、同意執(zhí)行”的表達(dá)。承諾一經(jīng)作出，主體不得加以拒絕。點(diǎn)明題旨，承諾內(nèi)容文字應(yīng)準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡練，避免出現(xiàn)非確指性界定或描述承諾函可以標(biāo)示該承諾的適用范圍，以避免被接收方濫用除非必要情形，承諾的接收方一般不在文首標(biāo)示五、賀信、唁電開篇點(diǎn)題

賀信常用：欣聞、喜聞、祝賀、恭賀

唁電常用：驚聞、驚悉、悲痛、沉痛致電的主體的情況以及與我公司的關(guān)系（致信、致電的核心原因）

賀信、唁電等特殊公文應(yīng)遵循常用表達(dá)習(xí)慣，表達(dá)祝賀或哀悼時(shí)應(yīng)有禮、真誠、節(jié)制樂而不淫，哀而不傷這是公文寫作中表達(dá)情感傾向時(shí)的通用原則六、新聞報(bào)道新聞?wù)鎸?shí)性原則：五要素（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件經(jīng)過、發(fā)生的原因）新聞?wù)Z言要素：具體實(shí)在、簡明精煉、通俗易懂、生動(dòng)形象新聞報(bào)道基本方法：概括事實(shí)、精選事例、再現(xiàn)場景、對比襯托

新聞報(bào)道時(shí)，盡量使用意義鮮明的動(dòng)詞、含義確切的名詞和數(shù)詞。文章結(jié)構(gòu)簡單明了，用詞通俗化、口語化。新聞標(biāo)題原則：準(zhǔn)確、簡約、吸引受眾再現(xiàn)場景概括事實(shí)精選事例精選事例具體實(shí)在的細(xì)節(jié)新聞報(bào)道不是事實(shí)的簡單復(fù)述，依據(jù)新聞受眾及傳播目標(biāo)，會(huì)呈現(xiàn)出鮮明的傾向性觀點(diǎn)和導(dǎo)向，這是新聞報(bào)道的關(guān)鍵性功能之一。七、協(xié)議通常情況下，標(biāo)的物的出讓方、委托方為甲方，受讓方，受委托方為乙方協(xié)商目的的準(zhǔn)確是協(xié)議成立且有效的前提協(xié)議須明確約定協(xié)商目的的達(dá)成途徑協(xié)議須標(biāo)明適用情形協(xié)議訂立者的履責(zé)能力是協(xié)議成立且有效的另一必要前提對內(nèi)公文文體與寫作第三章對內(nèi)公文行文注意事項(xiàng)十二部、一室、五個(gè)制造廠均為公司下屬“部門”，對內(nèi)公文中應(yīng)使用“公司屬各部門、公司屬相關(guān)部門、各制造廠、各職能部室、各生產(chǎn)班組”等規(guī)范稱謂。

“單位”這一稱謂不應(yīng)用語公司內(nèi)部公文中對特定對象的指代。

公司組織結(jié)構(gòu)圖一、通知各部門發(fā)布的對內(nèi)通知應(yīng)標(biāo)明來文單位及文號，文號通常以年度為單位順序排列發(fā)布的通知應(yīng)加蓋印鑒，在OA系統(tǒng)發(fā)布應(yīng)加蓋電子印鑒。

通知通常用于臨時(shí)性事項(xiàng)，發(fā)文單位應(yīng)以年為單位歸檔或留存。

通知的撰寫原則：具體、平實(shí)、精確針對會(huì)議、活動(dòng)的召開的通知，應(yīng)盡量詳盡描述參會(huì)相關(guān)的準(zhǔn)備事項(xiàng)、注意事項(xiàng)針對某事項(xiàng)下發(fā)的通知，應(yīng)明示需要開展的工作內(nèi)容、要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)二、公示

公示的用途：就某事項(xiàng)預(yù)先告群眾周知，用以征詢意見，改善工作。公示的原則：公開性：具有較強(qiáng)的透明度周知性：公示的根本目的體現(xiàn)在周知性，暨使關(guān)注者廣泛了解，并參與其中?？茖W(xué)性：公示的時(shí)間、事項(xiàng)的內(nèi)容均應(yīng)科學(xué)合理。民主性：公示的過程與結(jié)果都公開、公平、公正，有群眾參與和監(jiān)督。公示的背景，體現(xiàn)公開性、周知性原則公示內(nèi)容應(yīng)簡明、邏輯清晰、無歧義，體現(xiàn)科學(xué)性原則體現(xiàn)民主性三、會(huì)議紀(jì)要公司生產(chǎn)經(jīng)營中通常使用的會(huì)議紀(jì)要包括“工作會(huì)議紀(jì)要”、“聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要”兩類。紀(jì)要原則：紀(jì)實(shí)性、概括性、條理性會(huì)議紀(jì)要正文的撰寫方式：1.概括敘述式：體現(xiàn)與會(huì)者共同意志，適用于對會(huì)議宗旨、號召的宣貫2.分列標(biāo)題式：用于綜合性會(huì)議，一般分列決議事項(xiàng)，用于對今后任務(wù)的闡述、部署（公司生產(chǎn)經(jīng)營工作中常用該模式的紀(jì)要，作為某項(xiàng)工作開展的決策和執(zhí)行依據(jù)）3.發(fā)言記錄式：用于小型會(huì)議，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，以記錄為主要功能成文的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類別編列文號結(jié)尾處一般辟出專門段落，提出號召、希望、要求四、講話稿講話稿篇幅不宜過長，發(fā)言時(shí)間一般控制在5分鐘之內(nèi)高屋建瓴，點(diǎn)出主旨承上啟下的樞紐，是全文題眼之所在真正的講話對象，對本次活動(dòng)起到推動(dòng)作用，呼應(yīng)會(huì)議主旨表層意義的講話對象開篇擺明立場本次活動(dòng)的意義具體做法與成效歸結(jié)到活動(dòng)的目的、本體的態(tài)度本體與活動(dòng)主體的邏輯聯(lián)系本體對該事項(xiàng)的認(rèn)識(shí)與方略啟承轉(zhuǎn)合個(gè)人應(yīng)用文體的寫作第四章論文論文主題論證的基本觀點(diǎn)理論依據(jù)/方法提出問題分析問題分析問題解決問題引論本論結(jié)論分析問題、解決問題的支點(diǎn)、基礎(chǔ)，全文以此為力量支撐展開無論探討理論問題，還是構(gòu)建解決模型的論文，均應(yīng)遵循提出命題、基于某種方法分析問題、得出結(jié)果的論文構(gòu)建框架。寫作技巧提升的思考第五章一、公文寫作的原則行文過程文章架構(gòu)文字原則完善細(xì)節(jié)依據(jù)“從主干到枝節(jié)”的原則寫作在表意準(zhǔn)確、完整的前提下，使用盡可能簡短的文字。每層意思表達(dá)完整后，應(yīng)使用句號。避免“一逗到底”。依據(jù)內(nèi)容需要，分段表述更明白。邏輯貫通，一氣呵成，對重要事項(xiàng)的表述，宜強(qiáng)調(diào)，不宜重復(fù)申明。用語準(zhǔn)確、節(jié)制、不卑不亢，宜使用“請、敬請”等期請語氣