第1章編輯聯(lián)合發(fā)文的公文

Office2010高級(jí)應(yīng)用案例教程

第一篇Word2010高級(jí)應(yīng)用第一篇Word2010高級(jí)應(yīng)用主要內(nèi)容：第1章編輯聯(lián)合發(fā)文的公文第2章編制“客戶資料卡”表格第3章編排長(zhǎng)文檔第4章制作電子報(bào)第5章批量制作含照片胸卡第1章編輯聯(lián)合發(fā)文的公文公文（指“紅頭”文件）是日常行政管理中使用最多的應(yīng)用文之一，行文要求很嚴(yán)格、版面要求很高，國(guó)家對(duì)公文制定了專門(mén)的行文規(guī)則——《GB/T9704-2012黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱GB，請(qǐng)下載此國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）。1.1任務(wù)描述以政府部門(mén)與企業(yè)聯(lián)合開(kāi)展“應(yīng)對(duì)全球金融危機(jī)，振興經(jīng)濟(jì)論壇”公務(wù)活動(dòng)為例，編輯印發(fā)開(kāi)展此論壇的通知文件。

分解任務(wù)1：編輯論壇通知文件分解任務(wù)2：制作發(fā)文單位圖章完成編排的聯(lián)合發(fā)文樣文1.2操作步驟

1.2.1編輯論壇通知文件參數(shù)計(jì)算和頁(yè)面設(shè)置右圖為A4型公文用紙的頁(yè)邊及版心尺寸表1-1GB標(biāo)準(zhǔn)公文版面要求參數(shù)類型項(xiàng)目參數(shù)頁(yè)面紙張類型A4尺寸210mm×297mm天頭（上白邊，上邊距）37mm±1mm訂口（左白邊，左邊距）28mm±1mm版心尺寸（不含頁(yè)碼）156mm×225mm頁(yè)碼格式－1－頁(yè)碼字體4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)字一字線字體4號(hào)一字線距版心7mm正文字體仿宋體3號(hào)每頁(yè)行數(shù)22行每行字?jǐn)?shù)28個(gè)漢字計(jì)算和設(shè)置右邊距和下邊距，精確控制版心尺寸根據(jù)以上參數(shù)計(jì)算：翻口（右邊距）＝210－156－28＝26（mm）地角（下邊距）＝297－225－37＝35（mm）通過(guò)頁(yè)面設(shè)置以上頁(yè)邊距，即可精確控制版心尺寸。推導(dǎo)Word“中文字號(hào)”、“磅”與“毫米”的換算關(guān)系（公式）根據(jù)1英寸＝25.4mm

和

1磅＝1/72吋這兩個(gè)基本單位關(guān)系，推導(dǎo)換算公式：表1-2第4列計(jì)算字大小的公式域代碼如式（1-3）：表1-2計(jì)算“中文字號(hào)”、“磅”與“毫米”的對(duì)應(yīng)值中文字號(hào)磅值字號(hào)示

例計(jì)算字大?。ê撩祝┌颂?hào)5國(guó)1.76七號(hào)5.5國(guó)1.94小六6.5國(guó)2.29六號(hào)7.5國(guó)2.65小五9國(guó)3.18五號(hào)10.5國(guó)3.70小四12國(guó)4.23四號(hào)14國(guó)4.94小三15國(guó)5.29三號(hào)16國(guó)5.64小二18國(guó)6.35二號(hào)22國(guó)7.76小一24國(guó)8.47一號(hào)26國(guó)9.17小初36國(guó)12.70初號(hào)42國(guó)14.82計(jì)算頁(yè)腳尺寸，精確控制頁(yè)碼位置完成頁(yè)面設(shè)置設(shè)置頁(yè)邊距、紙張、頁(yè)腳、文檔網(wǎng)格、字體，插入頁(yè)碼。將頁(yè)面設(shè)置保存為模板保存文件名可為：“GB標(biāo)準(zhǔn)公文頁(yè)面設(shè)置(模板).dotx”。在Word中，頁(yè)碼的縱向位置是由頁(yè)腳的尺寸確定。根據(jù)上述數(shù)據(jù)，計(jì)算符合GB頁(yè)碼位置的最大頁(yè)腳尺寸最大頁(yè)腳尺寸＝下邊距－頁(yè)碼一字線距版心距離－二分之一四號(hào)字高＝35－7－4.94÷2＝25.53mm可取值25.5mm。編制版頭內(nèi)容格式在GB中，將組成公文的各要素劃分為“版頭”、“主體”和“版記”三部分。公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。編制版頭內(nèi)容操作要領(lǐng)GB標(biāo)準(zhǔn)公文版頭的要求（見(jiàn)教材表1－3）用表格對(duì)“公文份數(shù)序號(hào)”等元素定位精確計(jì)算“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”的字號(hào)和縮放比（建議設(shè)置最大字號(hào)62磅，縮放比=100%～68.2%）精確設(shè)置發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的起始位置編排“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”用表格快速編排“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”步驟①在頁(yè)面第4行1列位置插入一個(gè)4行2列的表格。②設(shè)置表格寬度等于版心寬度156mm，居中。③合并第2列單元格。④輸入文字內(nèi)容。⑤設(shè)置“文件”二字格式。黑體或宋體加粗、62磅縮69%、紅色，中部居中。調(diào)整豎線。⑥設(shè)置單位名稱文字格式。標(biāo)宋加粗、紅色，字號(hào)29（或30）磅，分散對(duì)齊。⑦調(diào)小表1列行高。設(shè)固定行距38磅。⑧將表格線設(shè)為無(wú)框線。用表格制作聯(lián)合公文頭效果用EQ域快速編排“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”步驟①在頁(yè)面第4行1列位置插入EQ域代碼單擊“插入”→“文檔部件”→“域”→域?qū)υ捒颍骸癊Q”域→“域代碼”→“選項(xiàng)”→開(kāi)關(guān)：\A()→“添加到域”→“確定”選項(xiàng)→“確定”?；蛘甙碈trl+F9組合鍵插入域標(biāo)志

→在其中間輸入域名：EQ→輸入1個(gè)半角空格→輸入半角字符的域開(kāi)關(guān)：\A()。②輸入域的內(nèi)容在開(kāi)關(guān)\A()的圓括號(hào)內(nèi)輸入產(chǎn)生矩陣的發(fā)文單位名稱，每個(gè)名稱之間用半角逗號(hào)分隔。在域之后即右花括號(hào)外輸入“文件”二字。設(shè)文字字體為標(biāo)宋紅色。用EQ域快速編排“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”步驟（續(xù)）③按F9鍵更新域，顯示域結(jié)果④設(shè)置字體格式設(shè)“文件”二字62磅，縮放69%。單擊（選中）域，設(shè)字號(hào)28磅。⑤設(shè)置發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的分散對(duì)齊域中矩陣文字的分散對(duì)齊不能使用“開(kāi)始”功能區(qū)中的“分散對(duì)齊”

命令。正確方法：?jiǎn)螕粲颉碨hift+F9切換域代碼，或者右鍵單擊域→單擊“切換域代碼”，然后對(duì)所有字?jǐn)?shù)較少的行分別設(shè)置字間距，使之與最多字的一行分散（兩端）對(duì)齊。用EQ域快速編排“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”步驟（續(xù)）字間距計(jì)算公式：用此公式計(jì)算第2、3、4行單位名稱的字符間距分別等于3.50、14.00、1.56磅，設(shè)置字符間距后，EQ域制作聯(lián)合發(fā)文頭效果所示。EQ域制作聯(lián)合發(fā)文頭效果編制版頭內(nèi)容操作要領(lǐng)(續(xù)）編制“發(fā)文字號(hào)”制作精確定位的分割線制作精確定位直線常用繪圖和邊框線方法。GB規(guī)定分割線距“發(fā)文字號(hào)”下邊緣4mm，計(jì)算即為11.3磅，取11磅。可直接輸入“4毫米”，但不能輸入“4mm”。按照GB標(biāo)準(zhǔn)公文主體的要求編制主體內(nèi)容格式主體要素包括：主體要素包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件說(shuō)明、成文日期和印章（即公章）、附注、附件7部分內(nèi)容具體要求詳見(jiàn)GB。精確定位版記各要素版記要素主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、版記中的分割線。版記的位置版記置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。設(shè)置版記文字內(nèi)容字體和段落格式精確定位版記各要素（續(xù)）制作精確定位的版記中的分割線①繪制直線②復(fù)制直線③計(jì)算3條反線的精確位置尺寸

225÷22×1=10.2mm，

225÷22×3=30.7mm，

225×22×4=40.9mm。④設(shè)置3條反線的精確位置尺寸精確定位版記各要素（續(xù)）第1條直線精確定位的尺寸設(shè)置:選中第1條直線，選擇“繪圖工具_(dá)格式”→“排列”→“位置”→“其他布局選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“布局”對(duì)話框。精確定位版記各要素（續(xù)）版記排版完成的效果：1.2.2制作發(fā)文單位圖章的操作步驟繪制一個(gè)基準(zhǔn)圖章按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，不同級(jí)別或不同類別單位的印章，其規(guī)格要求（尺寸大?。┦遣煌摹１景咐雌笫聵I(yè)單位和公司的公章規(guī)格制作?；鶞?zhǔn)圖章參數(shù)：采用宋體、14磅，文本填充和文本輪廓顏色為紅色，高和寬為3.1cm，浮在文字上面，文本效果為上彎??；五角星星尖直徑等于1.4cm。圖章制作過(guò)程2.復(fù)制和修改基準(zhǔn)圖章復(fù)制和修改基準(zhǔn)圖章為其它圖章復(fù)制3個(gè)，取消組合，修改單位名稱的藝術(shù)字大小和字間距，重新對(duì)齊和組合。3.將圖章移至文檔目標(biāo)位置將圖章移至文檔目標(biāo)位置調(diào)整圖章間的間隔調(diào)整圖章的對(duì)齊1.3相關(guān)知識(shí)

1.3.1域的有關(guān)知識(shí)域的構(gòu)成Word中的域是由域標(biāo)志、域名、域開(kāi)關(guān)和其它相關(guān)的元素組成。如下圖所示。2.域的組成元素與語(yǔ)法含義項(xiàng)

目（元素）名

稱語(yǔ)法含義域標(biāo)志用“插入”→“文檔部件→域”命令，或用Ctrl+F9組合鍵由程序自動(dòng)生成的兩側(cè)各有一個(gè)半角空格的一對(duì)花括號(hào)。具有邏輯性，可嵌套使用。但不能手工從鍵盤(pán)直接輸入花括號(hào)“{}”。域代碼位于域標(biāo)志中的文本。由域名和域開(kāi)關(guān)組成，不區(qū)分大小寫(xiě)，必須用半角空格分隔。英文引號(hào)內(nèi)的文本可使用全角字符，其它都使用半角字符。域代碼文本不論多長(zhǎng)都不得強(qiáng)制換行。域結(jié)果域代碼轉(zhuǎn)換產(chǎn)生的值。可使用Shift+F9組合鍵在域結(jié)果與域代碼間切換。DATE域名域的合法、有效名稱。\@域開(kāi)關(guān)指定域結(jié)果的顯示方式，與域名間至少有一個(gè)半角空格。\*格式域開(kāi)關(guān)為域結(jié)果設(shè)定特定格式MERGEFORMAT開(kāi)關(guān)項(xiàng)在插入域?qū)υ捒蛑羞x擇了“更新時(shí)保留原格式”則有此項(xiàng)。域底紋以底紋方式突出顯示域，域底紋不會(huì)被打印。表1-4域的組成元素與語(yǔ)法含義3.域的分類根據(jù)域作用范圍的不同，Word中把域分成九大類共74個(gè)域。4.域的操作快捷鍵功

能Ctrl+F9插入域標(biāo)志Shift+F9域結(jié)果與域代碼間切換Alt+F9顯示或隱藏文檔中所有域的域代碼F9更新特定的、當(dāng)前的域Ctrl+F11鎖定域Ctrl+Shift+F11解除對(duì)域的鎖定Ctrl+Shift+F9將域轉(zhuǎn)化為靜態(tài)文本表1-5常用域的快捷鍵⑴插入