某鐵路工程合同部分監(jiān)理管理辦法

合同管理辦法第一章總則第一條為加強成都市域鐵路有限責(zé)任公司（以下簡稱公司）的合同管理，提高合同質(zhì)量，落實在合同簽訂、履行及管理過程中各相關(guān)部門的職責(zé)，明確有關(guān)的管理流程，全面、準確地掌握過程動態(tài)，科學(xué)有序的全過程控制工程投資、工期和質(zhì)量，維護公司的合法權(quán)益，提高公司效益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和鐵道部有關(guān)規(guī)定，依據(jù)《公司章程》，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱合同是指公司與平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，具體包括建設(shè)工程合同、委托合同、采購合同、借款合同、保險合同以及其它各類民事合同（或協(xié)議）。第三條簽訂和履行合同應(yīng)遵守國家法律、法規(guī)和政策，尊重社會公德，不得擾亂社會經(jīng)濟秩序和損害社會公共利益，堅持平等、自愿、公平和誠實信用原則，嚴格按照合同約定行使權(quán)利、履行義務(wù)。合同管理機構(gòu)和職責(zé)第四條公司是合同管理主體，應(yīng)當(dāng)建立健全合同管理機構(gòu)，設(shè)置合同管理部門，配備合同管理人員，配備或聘用專職法律顧問，加強合同管理隊伍建設(shè)，不斷完善合同管理制度，提高合同管理水平。第五條公司設(shè)立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組?？偨?jīng)理為領(lǐng)導(dǎo)小組組長，負責(zé)合同管理中的重大決策和各部門的協(xié)調(diào)工作；公司分管領(lǐng)導(dǎo)和各部門負責(zé)人為小組成員，協(xié)助總經(jīng)理做好各專業(yè)合同管理工作。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)合同管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，主要負責(zé)指導(dǎo)有關(guān)制度的制訂和監(jiān)督執(zhí)行，研究審定公司合同，審核合同管理獎、懲建議。合同管理部門、承辦部門和法律顧問應(yīng)在公司授權(quán)范圍內(nèi)履行合同管理職責(zé)。第六條公司實行合同歸口管理。計劃財務(wù)部負責(zé)公司合同的歸口管理工作。合同管理部門的基本職責(zé)是：1.組織學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行有關(guān)合同管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度；2.擬訂本公司合同管理制度和辦法并檢查監(jiān)督其執(zhí)行；3.負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)本公司所屬單位的合同管理工作，協(xié)助法定代表人辦理法人授權(quán)委托書手續(xù)，組織對本公司所屬單位合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；4.負責(zé)審查合同文本，參與本公司合同的論證、談判、起草和簽訂工作；5.協(xié)助公司負責(zé)人組織重要經(jīng)營合同的談判，做好合同訂立的各項準備工作，研究合同的法律依據(jù)和財務(wù)風(fēng)險，并提出規(guī)避意見；6.建立合同管理臺賬，督促合同的履行，匯總并按季度反饋合同履行情況，并就合同補充、修改和變更等提出處理方案；7.負責(zé)本公司有關(guān)合同糾紛案件的訴訟或仲裁工作；8.負責(zé)本公司的合同檢查工作，向公司負責(zé)人提出改進意見或獎懲建議；10.指導(dǎo)配合各部門辦理合同的報批、簽證和公證等事項；11.承辦其他有關(guān)合同管理工作。第七條公司實行合同部門承辦。公司各業(yè)務(wù)部門是合同承辦部門，根據(jù)其職責(zé)職能具體承辦相關(guān)合同業(yè)務(wù)。其主要職責(zé)是：研究相關(guān)法律法規(guī)和調(diào)研市場情況，提供決策依據(jù)；按授權(quán)代表公司與簽約人進行談判；審查簽約人的資質(zhì)、資信和履約能力；按《合同法》的規(guī)定和項目的具體要求。起草合同文本及相關(guān)報送材料文件，履行報批手續(xù)；合同簽訂后全面履行合同。視合同執(zhí)行情況，必要時提出變更或解除的建議；合同執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛時，參與糾紛的處理。第八條合同管理人員的基本要求應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德；熟悉相關(guān)法律法規(guī)，具有一定的經(jīng)濟管理和鐵路專業(yè)知識，了解本公司的經(jīng)營管理情況；應(yīng)當(dāng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)考核合格后方可上崗。第九條合同管理人員的基本職責(zé)負責(zé)審查本單位簽訂的合同文本；指導(dǎo)合同的具體承辦人做好相關(guān)調(diào)查論證工作，參與合同的談判、起草、簽訂，協(xié)助辦理合同變更、解除以及合同糾紛處理等事項；3.負責(zé)管理合同臺賬，妥善保管合同文本、相關(guān)文件、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料；4.監(jiān)督檢查本單位合同履行情況，向領(lǐng)導(dǎo)提出有關(guān)合同管理的意見和建議，匯總分析報送有關(guān)合同管理情況及統(tǒng)計資料。法律顧問的基本職責(zé)受理本公司的法律咨詢；受委托起草合同文本；審查合同；協(xié)助處理合同糾紛；受委托代理訴訟或仲裁；對公司人員進行法律知識培訓(xùn)。合同的簽訂第十一條合同簽訂一律采用書面形式，嚴禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。國家規(guī)定采用標準合同文本的必須采用標準合同文本。第十二條公司對外簽訂合同以本公司的名義進行。公司法定代表人可授權(quán)代理人以本公司名義對外簽訂合同。授權(quán)對外簽訂合同的應(yīng)當(dāng)持有《法人授權(quán)委托書》。授權(quán)委托書應(yīng)當(dāng)注明授權(quán)委托事項、權(quán)限和期限，加蓋公司法人公章并由公司法定代表人簽字。代理人簽訂合同必須在授權(quán)范圍和期限內(nèi)行使代理權(quán)，禁止越權(quán)代理。涉及對外投資、擔(dān)保、借款、不動產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、涉外及其他法律關(guān)系復(fù)雜、履行期較長的合同不得授權(quán)簽訂。第十三條合同承辦部門在合同簽訂前應(yīng)驗證合同對方當(dāng)事人有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資信狀況，驗明合同對方當(dāng)事人是否具有簽訂合同的主體資格，審查合同對方的主辦（經(jīng)辦）人是否具有代理權(quán)及其權(quán)限，查驗上述資料的真實性、合法性、并保存有關(guān)資料。合同技術(shù)條款等有關(guān)內(nèi)容，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工負責(zé)該部分內(nèi)容的談判、起草工作。第十四條公司必須建立健全合同簽訂審查制度，公司主要負責(zé)人和公司合同管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及合同管理人員按照職責(zé)分工承擔(dān)合同審查職責(zé)。合同審查由公司合同管理部門組織實施。合同須經(jīng)法律顧問論證并出具書面審查意見方可對外簽訂。第十五條合同審查實行聯(lián)簽審查責(zé)任制度。在合同正式簽訂前，合同承辦人應(yīng)當(dāng)將擬簽合同文本送相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、合同管理部門負責(zé)人和本公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審查聯(lián)簽。參與審查的部門對合同提出異議或修改意見的，應(yīng)當(dāng)補辦聯(lián)簽手續(xù)，協(xié)商一致后，公司法定代表人或代理人方可正式對外簽訂合同。第十六條合同審查應(yīng)當(dāng)采用會議審查和會簽審查兩種方式進行。不論采取何種方式審查，均應(yīng)做出審查記錄，并妥善保存。第十七條合同審查內(nèi)容1.合同是否符合法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范。2.合同雙方權(quán)利、義務(wù)是否明確、清楚。3.各項費用計算與支付方式是否正確、清楚。4.合同內(nèi)容與談判或招標不一致的問題是否解決。5.公司與簽約方的組織和技術(shù)接口是否建立并保持。6.簽約方的要求是否雙方都已明確并形成文件。7.滿足合同要求的技術(shù)能力和按期交付能力等是否已得到公司有關(guān)方面的確認。8.合同所涉及的事項，是否按照公司章程及有關(guān)規(guī)定得到批準。9.公司按照合同將發(fā)生費用支出的，應(yīng)審查是否符合董事會批準的預(yù)算規(guī)定。第十八條合同內(nèi)容一般包括以下條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標的，數(shù)量，質(zhì)量，價款或者酬金，履行期限，地點和方式，違約責(zé)任，解決爭議的方法以及合同生效條件等。對公司權(quán)益影響較大或可能存在風(fēng)險的合同條款，必須對當(dāng)事人雙方的權(quán)利義務(wù)做出明確的約定。同時，依據(jù)《擔(dān)保法》的有關(guān)規(guī)定要求對方當(dāng)事人提供履行合同的擔(dān)保。第十九條合同談判由公司法定代表人或由其代理人和公司合同管理部門負責(zé)人共同參加，合同具體承辦部門有關(guān)人員根據(jù)需要參加談判并提供有關(guān)的技術(shù)資料。第二十條公司合同管理部門負責(zé)人保證最終簽訂的合同與通過審查的合同一致，公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽字后，由公司綜合部加蓋公司合同專用章，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，辦理合同簽訂的報批、備案、登記或簽證、公證等手續(xù)。如果授權(quán)代理人在合同上簽字，則應(yīng)在合同簽署時附上法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書。第二十一條正式簽署的合同按照合同分類進行編碼，并與合同審查記錄及合同文本、電子文件以及附件等一起歸檔備案。第二十二條合同的簽訂應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人各方的法定代表人或其授權(quán)代理人簽字，并加蓋當(dāng)事各方單位的合同專用章（或法人公章），同時需提供法定代表人身份證明書，授權(quán)代理人簽字的，還應(yīng)提供授權(quán)委托書。第二十三條簽訂合同正本、副本數(shù)按需要確定，正副本應(yīng)區(qū)別標明，合同簽訂后交公司合同管理部門留存，其余部分由公司合同管理部門負責(zé)及時編號分發(fā)。復(fù)制合同必須事先征得公司合同管理部門同意。合同的發(fā)放均應(yīng)進行登記。第二十四條需要經(jīng)國家有關(guān)部門或上級主管機關(guān)批準、登記或備案的合同，履行相應(yīng)的手續(xù)。第四章合同專用章管理第二十五條合同專用章管理1.專用章僅用于以公司名義對外簽訂的合同；2.公司合同專用章由綜合部負責(zé)保管，做到專人專管，所有用章均需由經(jīng)辦人員簽字登記；3.加蓋合同專用章之前必須經(jīng)公司負責(zé)人確認簽字；非合同的其他文稿不允許蓋合同專用章，空白紙張不得蓋合同專用章。第五章合同的履行第二十六條依法成立的合同應(yīng)全面履行，不得隨意變更合同條款或放任違約行為。如合同不能履行應(yīng)當(dāng)及時采取補救措施減少損失。因不可抗力因素影響合同履行的應(yīng)當(dāng)及時通知對方當(dāng)事人，同時采取積極措施減少損失，并注意保存有關(guān)證據(jù)。第二十七條合同承辦部門應(yīng)當(dāng)建立合同承辦專人負責(zé)制度，承辦人發(fā)生變化時，必須做好資料的完整移交，承辦人對合同談判、履行過程中雙方往來的電報、傳真、會議紀要、文件、圖表、電子郵件等文件資料，應(yīng)當(dāng)收集和妥善保管，并通過部門移交給公司合同管理部門備案。對于對方當(dāng)事人提出的有關(guān)合同履行問題，應(yīng)當(dāng)咨詢公司合同管理部門后及時起草書面說明回復(fù)對方，不得拖延，避免造成經(jīng)濟損失。第二十八條合同承辦人應(yīng)當(dāng)隨時掌握合同履行的動態(tài)。發(fā)現(xiàn)對方不履行或者不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)積極與對方當(dāng)事人協(xié)商，催促其履行合同約定義務(wù)，同時應(yīng)將其不履行或不完全履行合同的情況及時書面報告本單位負責(zé)人和合同管理部門，并協(xié)助在索賠期限內(nèi)收集和保存證據(jù)，及時索賠。第二十九條公司合同承辦部門應(yīng)嚴格按照合同約定檢查和督促合同的履行，并將合同履行情況及時反饋給公司合同管理部門。第三十條公司合同管理部門對所簽訂的合同進行動態(tài)管理，定期了解對方當(dāng)事人的資信和履約能力變動情況，對合同履行中出現(xiàn)的問題給予解釋、解決，發(fā)現(xiàn)問題及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。第六章合同的變更和解除第三十一條合同變更是指合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、履行地點和方式、違約責(zé)任和解決爭議方法等的改變。第三十二條合同生效后任何一方當(dāng)事人不得單方面變更或者解除合同。確需變更或解除的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方當(dāng)事人協(xié)商一致并簽訂書面協(xié)議。第三十三條當(dāng)事人協(xié)商一致的變更或者解除合同的協(xié)議，視為新合同，應(yīng)當(dāng)按照合同審查程序履行審查聯(lián)簽手續(xù)。當(dāng)事人簽訂的變更或者解除合同的協(xié)議、文書、電報等資料應(yīng)當(dāng)一并與原合同裝訂入卷，不得分散存放。第三十四條對方當(dāng)事人要求變更或解除合同的，公司合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時通知合同管理部門，報告合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，審查對方當(dāng)事人的理由是否正當(dāng)。對于符合合同變更或解除條件，同意變更或解除的，按照審查聯(lián)簽程序與對方當(dāng)事人簽訂變更或解除協(xié)議。因?qū)Ψ疆?dāng)事人變更或解除合同造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)當(dāng)在變更協(xié)議中明確賠償數(shù)額和方式，并及時向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出索賠。需要向人民法院或者仲裁機構(gòu)請求變更或者撤銷合同的，應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的期限內(nèi)提出。第三十五條合同變更的原則1.合同變更的批準必須按規(guī)定的程序進行。2.合同的變更均應(yīng)簽署補充協(xié)議，并根據(jù)合同約定的費用計算原則確定變更費用。第三十六條合同的解除必須按照《合同法》及本辦法的規(guī)定辦理。對于特殊情況下合同履行過程中的終止，必須及時辦理終止手續(xù)，收集終止合同給公司帶來的經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，為糾紛的處理做好準備。第三十七條合同終止時，承辦部門做好終止記錄，收集履行合同過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟往來和結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)，并將資料交合同管理部門保存。第三十八條合同簽訂時按照法律規(guī)定或者約定辦理了批準、登記、公證等手續(xù)的，在變更、撤銷或者解除合同時仍應(yīng)需辦理相應(yīng)的批準、登記、公證等手續(xù)。第七章合同糾紛處理第三十九條合同中應(yīng)當(dāng)約定合同糾紛處理條款，對于涉外合同還應(yīng)當(dāng)明確選擇合同適用的法律和語言。第四十條合同糾紛的主要處理方式：1.和解或調(diào)解；2.仲裁或訴訟。第四十一條合同的糾紛處理優(yōu)先采用和解或調(diào)解方式處理。和解或調(diào)解不成的，可選擇仲裁或訴訟。選擇仲裁作為解決合同糾紛方式的，應(yīng)當(dāng)在合同中約定仲裁條款或者單獨簽訂仲裁協(xié)議，明確約定仲裁事項和仲裁機構(gòu)。選擇訴訟方式解決合同糾紛的，盡量約定具有管轄權(quán)的公司法人所在地法院。第四十二條發(fā)生合同糾紛后公司合同承辦部門或承辦人員應(yīng)及時報告本單位負責(zé)人，并通報合同管理部門，在其指導(dǎo)下妥善處理糾紛。必要時，相關(guān)業(yè)務(wù)部門給予協(xié)助。第四十三條如在合同執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛，與合同履行有關(guān)的部門應(yīng)及時分析查明原因，提出解決指導(dǎo)意見并通報合同管理部門，及時與對方協(xié)商解決；對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事項，與履行合同有關(guān)的部門應(yīng)及時分析查明原因，通過取證按照合同規(guī)定及時、合理、準確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求。當(dāng)接到對方的索賠要求時，接到的部門和人員應(yīng)在接到當(dāng)日將其送交合同管理部門，會同合同管理部門認真研究并及時處理。第四十四條若是鐵路企業(yè)（或單位）之間發(fā)生合同糾紛的，應(yīng)當(dāng)按照鐵路內(nèi)部經(jīng)濟糾紛調(diào)解原則進行調(diào)解，調(diào)解不成的，申請仲裁或提起訴訟。第四十五條需要經(jīng)過訴訟、仲裁解決的合同糾紛，由合同管理部門為主，公司法律顧問和相關(guān)部門協(xié)助處理。第四十六條發(fā)生合同糾紛需要通過訴訟或者仲裁解決的，統(tǒng)一由公司合同管理部門登記、審查，由公司法定代表人委托公司法律顧問代理訴訟或仲裁。必要時，也可外聘律師代理訴訟或仲裁，但外聘律師應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司法律顧問認可。訴訟或仲裁方案應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)商一致并經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組同意。第四十七條合同糾紛解決后代理訴訟或仲裁的法律顧問或外聘律師，應(yīng)當(dāng)在結(jié)束之日起10個工作日內(nèi)向公司法定代表人提交書面報告，并將案件有關(guān)材料裝訂送合同管理部門存檔。第八章合同監(jiān)督與檔案管理第四十八條公司合同管理應(yīng)當(dāng)接受上級主管部門的檢查和監(jiān)督。公司及所屬單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同的監(jiān)督檢查制度。公司合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期或不定期地組織開展對本公司及所屬單位合同檢查。第四十九條合同檢查的主要內(nèi)容1.合同管理制度的建立與落實情況；2.合同管理檔案、臺賬建立情況；3.合同的簽訂與履行情況；4.合同糾紛的處理情況；5.合同管理人員配備情況及培訓(xùn)工作；6.對于違反合同管理制度、造成經(jīng)濟損失人員的責(zé)任追究情況。第五十條合同檢查人員履行合同檢查職責(zé)時，被檢查單位應(yīng)當(dāng)如實反映本單位合同管理情況，提供相關(guān)文件、資料、并對檢查事項涉及的問題做出合理解釋和說明。第五十一條合同檢查人員在檢查中發(fā)現(xiàn)需要整改的問題應(yīng)當(dāng)與被檢查單位交換意見并提出整改要求。被檢查單位應(yīng)當(dāng)按要求予以改正并將整改情況報告檢查部門。檢查中發(fā)現(xiàn)被檢查單位存在合同管理漏洞，或者合同承辦人員有失誤，對公司資產(chǎn)安全構(gòu)成隱患的，檢查人員有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提出對責(zé)任人的處理建議。第五十二條公司應(yīng)當(dāng)將合同管理作為對本公司及所屬單位的考核內(nèi)容。因違反合同管理規(guī)定造成經(jīng)濟損失的部門和個人，要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第五十三條公司合同管理部門要建立合同管理臺帳和檔案，收集、整理各類合同的檔案資料并進行歸檔管理，定期做好統(tǒng)計分析。第五十四條合同及與合同有關(guān)的補充協(xié)議、會議紀要、信函、電報、傳真、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺帳及其他形式的文件均作為合同履行動態(tài)信息匯總歸檔的組成部分。第五十五條合同履行完畢，合同承辦部門向公司合同管理部門提交合同履行的工作報告，經(jīng)審查后，及時地連同合同、結(jié)算書及一切往來文書、經(jīng)濟鑒證、變更記錄、竣工驗收證書等所有資料裝訂成冊，移交公司檔案室存檔。涉及需要保密的內(nèi)容，按照保密的規(guī)定辦理。第九章獎懲規(guī)定第五十六條對于在合同管理工作中做出突出成績的，為公司避免或挽回經(jīng)濟損失的部門或個人，應(yīng)當(dāng)予以表彰或獎勵。對于在合同管理工作中違反相關(guān)規(guī)定，給公司造成一定經(jīng)濟損失的，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。第五十七條對違反規(guī)定授權(quán)或超越授權(quán)范圍擅自簽訂合同的部門或單位，責(zé)令改正并給予主要負責(zé)人和直接責(zé)任人員警告處分；拒不改正或造成經(jīng)濟損失的