辦公室導入7S標準執(zhí)行

u/amerMi威門辦公室7S標準執(zhí)行一、整理內(nèi)容：1、定義：把辦公室要與不要的物品分開，要的留下，不要的清理出去?？傤悇澐植荒苡?不用 廢棄處理不再使用 不用 同上一年內(nèi) 很少用6個月至一年左右可用一次---很少用1?3個月左右用一次 較少使用1周用一次 經(jīng)常用1天用一次 頻繁使用2、內(nèi)容要點：使用周期劃分：把辦公物品分為一年用、一周用、一天用。辦公物料分類第一類、文字資料：如公告、通知、各部門文件、活動方案、員工手冊等；第二類、數(shù)據(jù)資料：如報表、統(tǒng)計表、分析表等跟數(shù)據(jù)有關的資料；第三類、書籍資料：如產(chǎn)品手冊、報刊雜志、宣傳資料等、公司培訓資料；第四類、報表表格：如日報表、周報表、月報表；第五類、客戶資料：如客戶檔案、廣告定制記錄、廣告增加記錄、投訴意見等;第六類、筆記本類：如會議記錄本、公司通訊錄、備忘錄等；第七類、辦公用具：如辦公電話、電腦、文件架、筆、計算器、訂書機、便簽、涂改液、橡皮擦等；第八類、個人用品：綠色植物、茶杯、手機、提包、筆記本等；存放原則：不用的東西不放在辦公現(xiàn)場，堅決清除干凈。不常用的東西放遠點（指定專用區(qū)）。偶爾使用的東西，集中放在工作場所指定地點。經(jīng)常用的東西放在作業(yè)區(qū)。3、整理的目的：改善和增加辦公及作業(yè)面積；辦公室及現(xiàn)場無雜物，行道通暢，提高工作效率；減少磕碰的機會，保障安全，提高質(zhì)量；消除管理上的混放、混料等差錯事故；有利于減少庫存量，節(jié)約資金；改變作風，提高工作情緒。二整頓內(nèi)容：1、定義：把需要的物品加以定點、定位、定量放置，并保持在需要時能立即取出。2、整頓的“5定”原則：定位、定點、定量、定員、定職定位：劃分合理區(qū)域定點：放在哪里合適定量：規(guī)定合適的數(shù)量定員：確定負責人u/amerMi定職：明確職責和時間3、內(nèi)容要點：要求：物品擺放要有固定的地點和區(qū)域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯；物品擺放目視化；物品擺放地點要安全、便捷。文件柜：存放第一類、第三類、第五類；文件柜內(nèi)資料擺放要求，統(tǒng)一劃分，統(tǒng)一標識，內(nèi)貼上文件”重要文件二“一般文件”、分類擺放，要求整齊整潔。防止丟失，混亂。文件架：存放第二類、第四類；文件架統(tǒng)一使用藍色文件夾，文件夾對折位置正中部分必須有該文件夾的類別標貼，統(tǒng)一采用4號宋體字標識，禁止在文件架上亂涂亂畫。辦公桌面：擺放第七類的辦公電話、電腦、文件架、計算器、第八類的綠色植物和茶杯，桌面物品要定位；電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾干凈。辦公隔欄：張貼公司通訊錄，采用標準的A4紙的1/2,每一個區(qū)域只允許帖一張錄（如四張辦公桌組合的區(qū)域，單面各一張通訊錄）帖于靠近顯示器的位置；專用柜：可能會再使用，一年內(nèi)用一兩次的；6個月至一年左右可用一次，抽屜：1?3個月左右用一次（除開月報表），放在辦公桌文件柜從上往下第三個抽屜；1周用一次（除開周報表），放在辦公桌文件柜從上往下第二個抽屜）；1天用一次，頻繁使用的；（辦公桌文件柜從上往下第一個抽屜）從上往下第四個抽屜可以放一些文件夾、辭典、筆記本、手紙等。提包柜：存放提包、飯盒、衣服和個人生活用品。坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，離開辦公桌椅子不超過手肘到手掌的距離，離開半個小時以上，椅子應緊靠在辦公桌刖；垃圾簍：垃圾簍罩塑料袋，里面垃圾不能過滿，到三分之二時，必須清除，每天下班前必須將垃圾簍里的垃圾清理；辦公桌下：下不得堆積雜物；外衣、手袋嚴禁隨意放在辦公桌椅上。電腦主機：A四張辦公桌靠著的區(qū)域，每個人的電腦主機必須統(tǒng)一放在右邊（特殊情況另外考慮）；B兩張辦公桌相對擺放的區(qū)域，電腦主機統(tǒng)一擺放在一條線上，（如常靜和田景艷的位置，則電腦主機必須統(tǒng)一擺放靠著墻壁的位置）；C主機拖柜必須放在辦公桌下面，成一條線擺放，不準斜著、橫著擺放；電腦主機上面禁止放任何物品。顯示器：A、統(tǒng)一擺在辦公桌面的靠中間位置，顯示器不準斜著、橫著擺放；B、顯示器上禁止張貼任何東西，必須保持顯示器的干凈整潔；C面容：保持桌面干凈整潔。存檔：各種文件、報表、方案等都要有電子版并且存檔（本部門一份，人事備檔一份）。電腦（公司）儲存：桌面：只能允許出現(xiàn)我的文檔、我的電腦、回收站、Inter、網(wǎng)上鄰居、辦公QQ；C盤放軟件；D盤放公司和部門重要文件和半年/一季度才用一次的資料和文件；E盤用于辦公盤，一周和一月用的資料和文件；F盤屬于個人所用，如圖片、學習資料、學習心得等；每周一上午上班，在打開電腦之后立即執(zhí)行電腦垃圾清理：打開“開始”一一“運行”一一"％temp%”命令一一執(zhí)行刪除。u/amerMi管轄：每個人的辦公區(qū)域自行負責，自行管轄。就餐：在自己位置或其它位置就餐后，要打掃干凈。電話接聽：電話響鈴三聲之內(nèi)接聽電話，如果接聽人不在位置，采用就近原則，誰離電話最近，誰負責接聽，必須在三聲之內(nèi)接聽電話。會議室使用：公司小會議室只能用于部門開會，中午就餐，單向溝通。著裝：每日上班各位同仁要著裝簡潔，大方得體。3、整頓的目的：辦公室內(nèi)要定置管理，物品的合理擺放有利于提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。三清掃內(nèi)容：1、定義：把工作場所打掃干凈，將不需要的物品加以清除、丟棄，以保持工作場所干凈整齊。2、內(nèi)容要點：辦公室地面：需清掃干凈，要明亮、無異味，不能有任何果皮、紙屑、煙頭、明顯腳印、積水、灰塵。墻面：不得隨意圖畫，亂張貼，無腳印，無污垢。辦公設備：電腦、傳真機、復印機、打印機等要清潔干凈，無灰塵，無污垢，辦公桌面擺放物料不得零亂，下班后必須按標準擺放整齊。報表表單：超過保管年限的表單及時集中銷毀，保管年限內(nèi)的表單裝訂送人事部歸檔。辦公用品和文件：有破舊的辦公用品及無關的文件、設備，（如：不能用的破舊卡片、冊子、夾子、報刊、廢紙）等全部清掃出去。辦公區(qū)域死角：不留任何紙屑、扎堆物料，保證無明顯灰塵、無明顯污垢和垃圾，保證一眼看過去，沒有任何刺眼的垃圾物料。電線、網(wǎng)絡線：不要超出桌子外沿，不能凌亂的隨意擺在地上，要用膠布固定在一起，電源插頭、插座要固定，不能松動和歪斜。飲水機：要擦洗干凈，機身和水桶上不能有污垢和灰塵，水槽的水不能超過槽沿，飲水機柜里只能存放一次性杯子，不能存放其他任何東西。用過的杯子要立即清除，不能放在飲水機柜里。綠色植物：保持綠色植物的葉子無灰塵、無污垢，盆子內(nèi)無果皮紙屑口痰，無蟲子，無明顯積水。會議室：桌面不能放任何其他東西，桌布要保持干凈整潔，桌布不能折疊，不能歪斜覆蓋在桌上，凳子必須僅靠會議桌；保持會議室的空氣暢通。3、清掃的目的：讓辦公室（&展廳）清潔明亮，一塵不染四清潔內(nèi)容：1、定義：整理、整頓、清掃之后要認真維護，使現(xiàn)場保持完美和最佳狀態(tài)。2、內(nèi)容要點：清潔，是對前三項活動的堅持與深入，從而消除發(fā)生安全事故的根源。創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使職工能愉快地工作。辦公環(huán)境：要整齊，而且要做到清潔衛(wèi)生，互相監(jiān)督辦公區(qū)域的前三項內(nèi)容，不能隨意破壞和故意破壞，做到辦公區(qū)域的清、爽、齊、靜。辦公物品：要清潔，隨時發(fā)現(xiàn)隨時改正，自動清掃。形體清潔：待人要講禮貌、要尊重別人，說話語氣要溫和；辦公區(qū)域不能大聲吵罵、吼叫，掛電話要輕拿輕放，取放任何物品都要輕拿輕放；服裝要清潔，儀表要整潔，u/amerMi及時理發(fā)、刮須、修指甲、洗澡，不能畫濃妝，要畫淡妝等；空氣清潔：進一步消除混濁的空氣、粉塵、噪音和污染源。物品清潔：任何時候都要保持物品的干凈整齊，不能亂放，不能弄臟。3、清潔的目的：創(chuàng)造有一個清潔的環(huán)境。五素養(yǎng)內(nèi)容：1、定義：要努力提高人員的素養(yǎng)，養(yǎng)成嚴格遵守規(guī)章制度的習慣和作風，素養(yǎng)是7S”活動核心，沒有人員素質(zhì)的提高，各項活動就不能順利開展。2、內(nèi)容要點：遵守公司《員工手冊》有關規(guī)定，遵守公司各項規(guī)章制度及法律法規(guī)。加強自身素養(yǎng)。不斷自我學習和提升。不斷創(chuàng)新和思考。保持團隊的協(xié)作溝通氛圍。3、素養(yǎng)減壓：（可考慮實行）連續(xù)工作兩小時，請休息5分鐘，但是不允許打擾別人的工作；音樂減壓：11點到11點10分，休息10分鐘，放一首輕松明快的曲子（可考慮實行）說話減壓：10分鐘休息時間內(nèi)，幾個人可以在一起說幾個笑話，說幾個故事；（可考慮實行）按摩減壓：10分鐘休息時間內(nèi)，幾個人可以圍著一個圈，互相給對方按摩肩部、頭部、腰部等等（可考慮實行）計劃減壓：養(yǎng)成排時間表和擬定計劃，告訴自己肯定能行，不要讓否定的聲音圍繞自己，總是認為自己不行，把自己增壓；回憶減壓：記住今天至少發(fā)生的一件好的事情，把這件好事情記錄下來，會帶給你愉快的心情；創(chuàng)造減壓：可以自己根據(jù)某一首歌曲去編排舞蹈，按照自己喜歡的方式去編排；瑜伽減壓：冥想，每天只需要5分鐘的時間，找一個自己最舒服的坐姿坐下來，專注自己的一呼一吸，慢慢的就會讓你的精神很愉快，很寧靜。深呼吸減壓：每隔一個小時，就可以深呼吸一次。3、素養(yǎng)的目的：打造一個文明和諧、高效高能、健康愉快的團隊。六節(jié)約：1、定義：就是對時間、空間、能源等方面合理利用，以發(fā)揮它們的最大效能，從而創(chuàng)造一個高效率的，物盡其用的工作場所。2、內(nèi)容要點：電：人離開辦公桌30分鐘，必須關閉電腦、風扇，下班時，必須關閉一切電源。水：喝多少水就倒多少水，禁止隨意浪費，給客人倒水，一般倒一次性杯子的三分之二則可；禁止用飲用水洗碗、擦桌面、澆灌綠色植物；辦公室人員禁止使用一次性杯子，給客戶使用的一次性杯子，如客戶持續(xù)需要喝水，則只能使用客戶原來的一次性杯子。紙張：打印、復印在公司內(nèi)部流傳的通知、公告、活動草案、制度草案、員工簡歷表、晉升表、辭職表、市場調(diào)查表、銷售數(shù)據(jù)分析表等一般公文和報表時，必使用已經(jīng)作廢的但是另一面可以用的A4紙，已經(jīng)使用的那一面用筆畫一個大叉；只有對外公文、u/amerMi合同、協(xié)議書、重要報告、重要財務數(shù)據(jù)資料等才可以使用新的A4紙。筆：所有辦公使用的筆，必須以舊換新，換筆時只能換筆芯，實在不能用的筆筒，按照整頓標準進行清理，不得隨意在別人的桌上去拿筆使用，自己的筆自己保管，如果自己的筆丟失了，自己負責買，只有實在用完了，才可以去以舊換新使用。拖把：每次托完地后，一定要清洗干凈，甩干，放于通風位置。抹布：每次使用后，必須清洗干凈，放置于固定位置，禁止隨意撕扯抹布，丟仍抹布。3、節(jié)約的目的：節(jié)約物質(zhì)，減少浪費七安全內(nèi)容：1、定義：就是要維護人身與財產(chǎn)不受侵害，創(chuàng)造一個零故障，無意外事故發(fā)生的工作場所。2、內(nèi)容要點：電腦：合理掌握電腦的使用安全知識，每周殺毒一次；個人電腦設置自己掌握的密碼；公司電腦禁止存放容量過大而無用的資料；主機：禁止外插其他與工作無關的外盤；主機上禁止置放任何重物；顯示屏：禁止用手觸摸顯示屏，如顯示屏有污垢和灰塵時，應用柔軟的紙巾輕輕擦拭，禁止用書本和其他物品拍打顯示屏；鼠標：禁止拍打鼠標，猛烈點擊鼠標；鍵盤：禁止猛烈拍打鍵盤，防止將水、灰塵和其他雜物掉進鍵盤里，如不小心將灰塵、水和其他雜物掉進鍵盤，應立即將鍵盤翻轉，用手輕輕在鍵盤背面敲擊，用柔軟紙巾吸干鍵盤上的水滴。網(wǎng)線：安插水晶頭時，應注意力度，禁止摔、扯、揉水晶頭；文件架：禁止將重物放置在文件架上，導致文件架彎曲、破損；門窗：開關門時，動作應輕緩；不得在門窗上懸掛任何物品；下班時，應關好門窗，當日值日應檢查門窗是否完全關好。滅火器：消防栓附近一米范圍內(nèi)禁止堆放雜物，禁止玩弄、敲打滅火器裝置。鑰匙：保管好公司鑰匙和部門文件柜鑰匙，防止丟失，禁止將公司鑰匙、部門鑰匙隨意放置；印章：必須將公司的法人專用章和財務專用章交給出納和財務經(jīng)理專人保管，杜絕將印章隨意放置，必須放置在固定的柜子里上鎖看管。重要合同、稅務登記冊、注冊登記本：必須專人保管，重要合同必須放置于固定的檔案柜里上鎖保管，稅務登記冊和注冊登記冊必須放置在固定位置，杜絕任何人隨意挪動和涂畫、撕扯?，F(xiàn)金、支票：統(tǒng)一由出納保管，公司內(nèi)部禁止存放大量現(xiàn)金，少量現(xiàn)金必須放