第二章 第二節(jié) 文書收發(fā)傳遞處理

秘書起草撰寫公文與撰寫其他文章不同，公文撰寫有嚴(yán)格的規(guī)范要求，這是秘書在“辦文”中，尤其是在撰文中必須遵守的。知識(shí)回顧：公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)可以包括以下11部分（見圖4-4）。公文的結(jié)構(gòu)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文字號(hào)公文標(biāo)題成文日期主送機(jī)關(guān)公文生效標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)“寫文”產(chǎn)生的作用，靠“走文”才能發(fā)揮。因此文書的收發(fā)傳遞處理工作必須規(guī)范化。第二節(jié)文書的收發(fā)傳遞處理本節(jié)要點(diǎn)一、《辦法》中規(guī)定的

收發(fā)文處理程序二、文書處理工作中應(yīng)

注意的事項(xiàng)一、《辦法》中規(guī)定的收發(fā)文

處理程序文書的收發(fā)傳遞處理工作是秘書部門的重要任務(wù)之一，為了使機(jī)關(guān)各部門能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書要一絲不茍地做好文書管理工作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。（一）發(fā)文的處理程序

機(jī)關(guān)撰制并向外發(fā)出的一切文件，統(tǒng)稱發(fā)文。在日常生活中，主要按以下程序進(jìn)行。發(fā)文的處理程序草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印用印登記注辦分發(fā)發(fā)文的處理程序草擬亦稱擬稿，是秘書接受領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文意圖之后，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行草擬公文的過程。

草擬1

審核亦稱核稿，是指機(jī)關(guān)秘書部門或負(fù)責(zé)擬稿的業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人對(duì)所擬文稿的審核過程。

審核2

審核的重點(diǎn)內(nèi)容包括以下五種（見圖4-6）。審核的內(nèi)容審核的內(nèi)容看文件內(nèi)容是否符合黨的方針、政策和國(guó)家的法律、法令規(guī)定，是否符合“一文一事”的規(guī)定看文字是否通順準(zhǔn)確簡(jiǎn)明看提出的要求措施是否可行看用什么名義和格式行文，是否符合規(guī)范要求看有無發(fā)文的必要

簽發(fā)簽發(fā)是文書經(jīng)有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)上司核準(zhǔn)簽字，準(zhǔn)予發(fā)出。3

簽發(fā)的關(guān)鍵是時(shí)間問題，及時(shí)簽發(fā)對(duì)文書極為重要，但是簽發(fā)的核心工作并不是秘書的事。對(duì)于秘書來說應(yīng)做好一下三點(diǎn)。秘書在簽發(fā)中的任務(wù)秘書在簽發(fā)中的任務(wù)準(zhǔn)確理解簽發(fā)中的修改意見或批示，在進(jìn)一步修改公文時(shí)，以最準(zhǔn)確的文字，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見秘書要選準(zhǔn)呈上簽發(fā)的時(shí)間準(zhǔn)確地確定要簽發(fā)的文書，因?yàn)橛械奈臅⒉恍枰灠l(fā)復(fù)核

《辦法》第五章“發(fā)文辦理”第二十九條規(guī)定：“公文正式印刷前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。4繕印

繕印是對(duì)經(jīng)復(fù)核沒有問題的定稿進(jìn)行技術(shù)加工，制作文書的正式的過程。5

用印

用印是指在有必要加蓋印章的文書正本上加蓋機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人印章的過程。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，在制發(fā)中一般都要經(jīng)過蓋章這一環(huán)節(jié)。6

文書印章蓋在正文落款處，疊印在發(fā)文機(jī)關(guān)和日期上。要注意：印章名稱要與發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一致，否則要加以說明。印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準(zhǔn)確。一般落款印要“騎年蓋月”。印章只蓋在公文正本上。1234

登記

登記是指根據(jù)本機(jī)關(guān)文書處理的具體要求與發(fā)取簿式或卡片式、聯(lián)單式、活頁式的登記方式。7發(fā)文登記表發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)密級(jí)文件標(biāo)題發(fā)文單位共印份數(shù)發(fā)出份數(shù)擬稿單位簽發(fā)人備注

分發(fā)

分發(fā)亦稱封發(fā)，是指對(duì)撰制登記好的文書封裝、發(fā)出的過程。分發(fā)是一項(xiàng)細(xì)致的工作，是將向外發(fā)出的文書信函進(jìn)行封裝、發(fā)出的過程。8注辦

注辦是對(duì)發(fā)出的文書的辦理情況做出必要的說明，注明辦理結(jié)果的環(huán)節(jié)?！白⑥k”一般是發(fā)文登記內(nèi)容的一項(xiàng)，是對(duì)文書已經(jīng)發(fā)出情況的注明。其作用是便于今后查考。9案例分析：

XX省文物局為配合國(guó)家文物局的文物普查工作，需向全省各地市發(fā)一份《XX省文物局關(guān)于認(rèn)真做好文物普查工作的通知》。局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過目。但領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內(nèi)容簡(jiǎn)單，不會(huì)出什么差錯(cuò)。就自作主張，將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關(guān)系不錯(cuò)，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。二、來文的立卷歸檔工作

來文處理后的立卷歸檔工作是整個(gè)辦文工作很重要的一環(huán)。

（一）公文辦理的要求公文辦理階段是公文發(fā)生實(shí)際效力的時(shí)期，也是行文的目的所在。其效率和質(zhì)量如何，直接影響著辦文的效果，甚至影響著機(jī)關(guān)工作的效果。

據(jù)此，公文處理的要求包括以下四點(diǎn)：

圖4-25公文處理的要求1.準(zhǔn)確無誤2.講究時(shí)效

3.安全保密

4.統(tǒng)一管理（二）立卷立卷

立卷：是指秘書部門將辦理完畢的、具有保存價(jià)值的一個(gè)個(gè)零散文件，按照它們內(nèi)在的聯(lián)系，分門別類地組成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷。其中每一個(gè)案卷都是若干具有共同特征、互為聯(lián)系、經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件的集合體。

1（二）立卷

主要包括三方面的含義（見圖4-26）。

圖4-26立卷的含義立卷的含義

文件立卷必須依照科學(xué)的方法與原則進(jìn)行必須是具有保存價(jià)值的文件才需要立卷只有辦理完畢的文件才能立卷文件立卷的范圍

要保證把有查考價(jià)值的文件完全完整地保存下來，就要弄清楚哪些文件需要立卷，哪些文件不需要立卷，以確定文件立卷的范圍。

2（三）歸檔

歸檔：是指各類社會(huì)組織在其工作活動(dòng)中形成的文件材料，待處理完畢后，將其中有一定保存價(jià)值者，由文書處理部門和承辦部門按照立卷的原則和方法整理立卷，定期向機(jī)關(guān)檔案室轉(zhuǎn)交，并由檔案室集中統(tǒng)一保管。

建立健全歸檔制度，對(duì)于文書工作和檔案工作均具有十分重要的意義（見圖4-28）。圖4-28建立健全歸檔制度的重要意義

通過歸檔，將文件轉(zhuǎn)化成檔案，由機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一地科學(xué)管理，以便于機(jī)關(guān)各個(gè)部門使用

歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。沒有歸檔工作，文件積