《實(shí)用秘書(shū)學(xué)》課件模塊二 辦公室日常事務(wù)管理

模塊二辦公室日常事務(wù)管理竭紅云辦公室日常事務(wù)管理單元一辦公室環(huán)境布置和管理單元二日常資料處理方法單元三接打電話工作單元四印章管理單元五值班工作安排布置單元六時(shí)間安排與計(jì)劃單元七接待工作辦公室環(huán)境辦公室環(huán)境安排辦公室環(huán)境布置單元一辦公室環(huán)境布置和管理辦公室氛圍的營(yíng)造辦公室環(huán)境管理空氣環(huán)境管理保健與安全管理聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理視覺(jué)環(huán)境管理單元一辦公室環(huán)境布置和管理辦公室整理秘書(shū)整理辦公室的注意事項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理單元一辦公室環(huán)境布置和管理單元二日常資料處理方法每天清晨的工作辦公室的整理秘書(shū)的形象日常資料處理紙質(zhì)來(lái)文電子來(lái)文登記批閱傳閱歸檔清退單元三接打電話工作模塊二辦公室日常事務(wù)管理接打電話的原則與基本要求表達(dá)規(guī)范、正確禮貌熱情、語(yǔ)氣清晰和婉簡(jiǎn)潔保密注意時(shí)間過(guò)濾電話的注意事項(xiàng)和基本要求接聽(tīng)重要電話接聽(tīng)糾纏電話過(guò)濾恐嚇電話過(guò)濾代接電話過(guò)濾嘮叨電話接聽(tīng)電話的程序及技巧接聽(tīng)電話的程序接聽(tīng)電話的步驟接聽(tīng)電話的技巧撥打電話的程序和技巧撥打電話的程序和技巧：選擇合適時(shí)間，告知身份，詢(xún)問(wèn)是否方便，電話內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，撥錯(cuò)電話需致歉，電話結(jié)束及時(shí)說(shuō)再見(jiàn)。掌管印章是秘書(shū)部門(mén)或秘書(shū)的一項(xiàng)重要的日常工作。單位印章的刻制要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定，印章的啟用要嚴(yán)格按照工作流程，任何人不得擅自使用公章。單元四印章管理印信憑證的一種印章、專(zhuān)用印章、套印章、鋼印、手章、名章、戳記公章分為國(guó)際公章和國(guó)內(nèi)公章印章的概念及種類(lèi)印章的刻制啟用印章的審批和使用印章的保管印章的使用印章的停用印章是使用與管理單元四印章管理

值班是為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通。值班任務(wù)比較繁雜，要認(rèn)真做好管理工作，處理好上傳下達(dá)及來(lái)函來(lái)電。同時(shí)要建立健全值班制度，使之制度化，督促檢查，及時(shí)處理。最后要做好值班工作記錄。值班的含義與分類(lèi)值班工作的基本內(nèi)容和要求值班工作的管理值班工作的注意事項(xiàng)單元五值班工作安排布置保證工作秩序、確定信息暢通兼職輪流值班堅(jiān)守值班崗位認(rèn)真處理事務(wù)作好值班記錄熱情接待客人加強(qiáng)安全保衛(wèi)辦理上司交辦的事項(xiàng)上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外認(rèn)真處理來(lái)函、來(lái)電負(fù)責(zé)值班人員安排隨時(shí)掌握上司的外出活動(dòng)協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作建立健全值班制度督促檢查單元六時(shí)間安排與計(jì)劃各種接待、約會(huì)商務(wù)旅行活動(dòng)參加各類(lèi)會(huì)議實(shí)際檢查或指導(dǎo)各類(lèi)重大活動(dòng)和安排領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的安排日程安排的內(nèi)容年度計(jì)劃表月工作日程表周工日程表每天的工作日程表日程安排的編制形式時(shí)間管理的內(nèi)涵、方法、要素時(shí)間管理的分類(lèi)時(shí)間管理的一般原則時(shí)間管理統(tǒng)籌兼顧安排規(guī)劃效率原則突出重點(diǎn)留有余地適當(dāng)保密事先同意日程安排的基本要求安排約會(huì)的基本原則安排約會(huì)的方法安排約會(huì)的方式安排約會(huì)單元七接待工作020103接待的準(zhǔn)備工作親切迎客熱情待客招待禮貌送客環(huán)境準(zhǔn)備物質(zhì)準(zhǔn)備輔助用品準(zhǔn)備心理準(zhǔn)備接待規(guī)格種類(lèi)