第二章會計電算化制度及項目實施

第二章：會計電算化制度及項目實施一、會計電算化法規(guī)制度（一）相關法律法規(guī)1989年，財政部頒布了第一個會計電算化的法規(guī)《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》；（1990年1月1日起施行）1993年修訂的《會計法》第一次將會計電算化問題納入法律規(guī)范。1994年，財政部頒布了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》；（1994年7月1日起施行）1996年，發(fā)布了《會計電算化工作規(guī)范》、《會計基礎工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》；1999年10月31日九屆全國人大十二次會議又重新修訂了《會計法》，增加了在關會計電算化的內(nèi)容，并于2000年7月1日起開始實施的新《會計法》，為進一步加強會計電算化管理提供了法律支持。一、會計電算化法規(guī)制度隨著時間推移，一部分已經(jīng)發(fā)布的會計電算化法規(guī)制度已不再具有效力，根據(jù)財政部2011年第10號公告，目前依有效的會計電算化規(guī)章主要包括《會計電算化管理辦法》《會計核算軟件基本功能規(guī)范》《會計基礎工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》。一、會計電算化法規(guī)制度（二）《會計法》對會計電算化的規(guī)定1、對會計核算軟件及會計資料的基本規(guī)定（1）采用計算機進行會計核算的單位，使用的會計核算軟件必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。（2）二是電子計算機生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。2、對會計賬簿登記、更正的規(guī)定登記賬簿是以審核無誤的會計憑證為依據(jù)，在賬簿上連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄經(jīng)濟業(yè)務的專門方法，是會計核算的中心環(huán)節(jié)。一、會計電算化法規(guī)制度（三）《會計電算化管理辦法》的主要規(guī)定1、是明確會計電算化的主管部門會計電算化的主管部門是財政部，其主要任務是研究制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃并組織實施等；國務院業(yè)務主管部門按照《會計電算化管理辦法的規(guī)定》，依據(jù)業(yè)務分工具體負責本部門的會計電算化管理工作。中國人民解放軍總后勤部財務部具體負責軍隊的會計電算化管理工作。2、對會計核算軟件提出的具體要求。3、對實行會計電算化的單位提出的具體要求。（軟、硬件及制度）4、明確會計電算化的監(jiān)督管理要求。二、會計核算軟件的要求（一）會計核算軟件的基本要求1、會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效率；2、會計核算軟件應當按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表；3、會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照；4、會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能；5、會計核算軟件應當符合GB/T19581-2004《信息技術會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標準的要求；二、會計核算軟件的要求6、會計核算軟件在設計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況；7、會計核算軟件應當具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能；8、單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應當建立相應的審批手續(xù)；9、會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務。二、會計核算軟件的要求（二）會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求會計電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的輸入方式包括手工錄入、存儲介質導入以及由其他業(yè)務系統(tǒng)傳入等。輸入的數(shù)據(jù)主要有三大類：初始數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)和原始憑證數(shù)據(jù)。二、會計核算軟件的要求1、對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求（1）．輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關資料；包括各級會計科目名稱、編號、年初數(shù)、期初數(shù)、累計發(fā)生額及有關數(shù)量指標等。（2）．輸入需要在本期進行對賬的未達賬項；（3）．選擇會計核算方法；包括固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。（4）．定義自動轉賬憑證；（5）．用戶設置；包括設置每個用戶的登錄名、登錄密碼、姓名、操作權限等。二、會計核算軟件的要求2、對記賬憑證輸入的基本要求會計核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能。輸入內(nèi)容應包括記賬憑證日期、記賬憑證編號、業(yè)務摘要、會計科目名稱或編碼、金額、附件張數(shù)等。軟件應當對記賬憑證編號的連續(xù)性進行控制。二、會計核算軟件的要求3、對記賬憑證的控制功能會計軟件應當提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國家統(tǒng)一的會計制度要求：（1）．正在輸入的記賬憑證編號與已輸入的記賬憑證編號重復的，予以提示并拒絕保存；（2）．以編號方式輸入會計科目的，自動顯示該代碼所對應的會計科目名稱；（3）．借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額的，予以提示并拒絕保存；二、會計核算軟件的要求（4）．有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，予以提示并拒絕保存；（5）．正在輸入的收款憑證借方科目或付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，予以提示并拒絕保存；（6）．會計核算軟件應提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能；（7）．對同一張記賬憑證，應當具有權限控制功能。防止同一用戶對同一張憑證具有輸入、修改和審核權。二、會計核算軟件的要求4、對原始憑證輸入的基本要求（1）．在輸入記賬憑證的同時，輸入相應原始憑證。（2）．在記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計軟件自動生成記賬憑證。注：記賬憑證通過審核或記賬后，對相應的原始憑證不能直接進行修改。二、會計核算軟件的要求（三）會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求會計數(shù)據(jù)輸出包括屏幕查詢、打印、保存到存儲介質以及通過數(shù)據(jù)接口傳輸?shù)狡渌麡I(yè)務系統(tǒng)等多種形式。1、屏幕查詢的基本要求在會計電算化下，無須每天將會計賬務數(shù)據(jù)打印輸出，平時的查賬需求可以通過屏幕查詢來滿足。屏幕查詢一般應當實現(xiàn)對以下內(nèi)容的查詢：（1）．各級會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和當前余額等項目（2）．本期輸入的記賬憑證、原始憑證二、會計核算軟件的要求（3）本期和以前各期的總賬和明細賬（4）往來項目的結算情況（5）本期和以前各期的會計報表對以上查詢內(nèi)容，會計軟件應當顯示其是否已經(jīng)結賬。如果需要，也可以對屏幕查詢的內(nèi)容進行打印輸出。二、會計核算軟件的要求2、打印輸出的基本要求對會計核算軟件打印輸出的要求主要包括以下內(nèi)容：（1）應當提供打印輸出原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬、會計報表的功能（2）在總賬和明細賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下，總賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代（3）在保證會計賬簿清晰的條件下，打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少（4）對于業(yè)務量較少的賬戶，提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能二、會計核算軟件的要求（四）、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求1、會計核算軟件應當具有記賬功能2、會計核算軟件應當提供自動進行銀行對賬的功能3、會計核算軟件應當提供按照規(guī)定的會計期間結賬的功能4、會計核算軟件應當具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表的功能5、會計軟件應當采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)的未授權訪問、復制、篡改、刪除三、會計電算化崗位及其權限設置的基本要求（一）電算化會計崗位的劃分及職責會計電算化的崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。1、基本會計崗位：基本會計崗位與手工會計的各崗位相對應，基本會計崗位必須由持有會計證的人員擔任，可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應符合內(nèi)部控制的要求。（1）會計主管；（2）出納；（3）會計核算各崗；（4）稽核；（5）會計檔案管理。三、會計電算化崗位及其權限設置的基本要求2、電算化會計崗位：電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計核算軟件系統(tǒng)的工作崗位。分為：（1）電算主管：負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗?？捎蓵嬛鞴芗嫒巍＃?）軟件操作：負責會計核算軟件具體使用操作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級水平。一般可由基本會計崗位的會計人員兼任。具體職責是：A、負責所分管業(yè)務的數(shù)據(jù)輸入、處理、備份和輸出（包括打印輸出憑證、賬簿、報表）。B、對審核記賬人員提出的錯誤會計數(shù)據(jù)進行修改。C、對操作中發(fā)現(xiàn)的問題，進行記錄并向電算化維護員報告。D、出納人員應做到“日清月結”。三、會計電算化崗位及其權限設置的基本要求（3）審核記賬：負責憑證的審核記賬。要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級水平，可由會計主管兼任。具體職責是：A、審核原始憑證的真實性、正確性，對不合規(guī)定的原始單據(jù)不作為記賬憑證依據(jù)。B、審核記賬憑證，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性、會計科目和會計數(shù)據(jù)的正確性，以及附件的完整性。C、對通過審核的憑證及時記賬。D、進行結賬操作。E、打印有關的賬、表。三、會計電算化崗位及其權限設置的基本要求（4）電算維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。此崗位要求具備計算機和會計知識，達到電算化中級水平。（5）電算審查：對電算化系統(tǒng)運行進行監(jiān)督，防范利用電算化系統(tǒng)的舞弊。要求具備計算機和會計知識，達到電算化中級水平。（6）數(shù)據(jù)分析：負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到電算化中級水平。三、會計電算化崗位及其權限設置的基本要求電算化會計崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。會計電算化崗位及其權限設置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據(jù)人員的變動進行相應調整。電算主管負責設定各操作人員的權限。具體操作人員只有修改自己口令的權限，無權更改自己和他人的操作權限。三、會計電算化崗位及其權限設置的基本要求（二）中小企業(yè)實行會計電算化的崗位設置中小企業(yè)實行會計電算化后的電算化會計崗位設置，應該注意滿足不相容職務相分離的要求，比如出納和記賬審核不應是同一人；軟件開發(fā)人員不能進行軟件操作、處理會計業(yè)務。較小單位電算化會計崗位的設置，可由會計主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會計人員任操作員和電算維護員，還應單獨設立出納崗位。四、會計電算化系統(tǒng)的試運行1、含義：是指會計電算化系統(tǒng)使用的最初階段讓人工與計算機同時進行會計處理的雙軌運行過程。（強調手工會計與電算化都在進行）2、時間：試運行一般應放在年初、年末、季初和季末等特殊會計時期（原因：取得全面的人機數(shù)據(jù)，也能最全面地估計出可能出現(xiàn)的問題）。前期以人工為主，計算機為輔，后期逐漸以計算機處理為主。運行時間一般為3~6個月，最好能跨越一個會計年度。四、會計電算化系統(tǒng)的試運行3、過程分為四個階段：試運行前的準備階段、試運行階段、過渡階段和正式運行四個階段。（1）試運行前的準備階段：主要是建立電算化工作環(huán)境。（2）試運行階段：全面檢驗所取得的會計軟件在核算結果和核算方法上的正確性及人員分工合理