參觀與接待禮儀

第九章

日?；顒佣Y儀日?；罨顒佣Y儀包括:參觀接待、典禮與儀式、晚會與舞會等參觀與接待禮儀參觀，是組織向公眾宣傳自己的工藝流程、技術(shù)力量、生產(chǎn)規(guī)模、環(huán)境條件、產(chǎn)品管理、企業(yè)文化，向公眾釋疑解惑，深化公眾對組織的了解，獲得公眾支持的一條重要途徑。參觀是生產(chǎn)型企業(yè)最為常見的活動。參觀可分為幾類：1、按參觀目的，分為訂貨性參觀和學(xué)習(xí)性參觀2、按參觀性質(zhì)，分為考察性參觀和一般性參觀3、按參觀時(shí)間，分為定期安排的集中參觀和日常隨時(shí)來的分散參觀4、按參觀方式，有應(yīng)邀來廠和自行來廠之分5、按參觀對象，有一般對象，如學(xué)生、社區(qū)公眾、職工家屬等，有特殊對象，即與該企業(yè)有各種直接或間接利害關(guān)系的人員，如客戶、新聞媒體、行政機(jī)關(guān)、科研部門、協(xié)作單位等。參觀參觀接待禮儀對于參觀活動來說，接待很關(guān)鍵，因此，對參觀者，秘書人員要做到細(xì)致周到、精心安排。一、對于組團(tuán)接來參觀的人員〔即正式參觀、有利益關(guān)系的參觀〕、秘書應(yīng)安排企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在接待中出面，在他們正式參觀前講話，表示歡送；接待室要備茶水、座位。二、將參觀作為一種公關(guān)手段，準(zhǔn)備充分，準(zhǔn)備到位，使參觀者對企業(yè)或產(chǎn)品有較全面和深入的了解，并獲得其美譽(yù)。三、參觀重點(diǎn)可放在榮譽(yù)陳列室、廠房、設(shè)施和工作現(xiàn)場上。應(yīng)擬好參觀線路，由專人引領(lǐng)參觀，由專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場解說。對于客人提問，解答要簡潔。四、作為一個(gè)合格的秘書，應(yīng)提前會同相關(guān)部門約定重點(diǎn)參觀場所，對其加以整理和修飾〔場所衛(wèi)生及工作人員的精神狀態(tài)都要好，紀(jì)律要嚴(yán)明，務(wù)必給客人留下好印象。〕參觀活動要有保密意識，不能夠?qū)腿说囊笠桓艥M足，該保密的一定要婉拒參觀。五、如須安排食宿，參見宴會接待一章。典禮與儀式逢重大節(jié)日、紀(jì)念日、重要事件發(fā)生，企業(yè)常常舉行隆重的儀式或慶典活動。企業(yè)典禮通常有開業(yè)典禮、落成典禮、簽字典禮、開幕典禮、奠基典禮、表彰典禮、志慶典禮等。如按內(nèi)容分，那么分為開始性典禮，要求強(qiáng)調(diào)斗志與希望，有結(jié)束性典禮，強(qiáng)調(diào)圓滿和喜慶。開業(yè)典禮是企業(yè)中最重要的典禮，要求熱烈、隆重。這一章里我們著重講開業(yè)典禮。開業(yè)典禮開業(yè)典禮的組織1一、確定日期，宜選擇節(jié)假晶和有紀(jì)念意義的日子，中國還講究黃道吉日，可通過日歷初步篩選出幾個(gè)日子，供領(lǐng)導(dǎo)選擇確定。二、確定參加典禮的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓名單，嘉賓以業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、社會名流為主，同時(shí)邀請新聞界人士。名單可由領(lǐng)導(dǎo)圈定初步范圍，秘書落實(shí)后交領(lǐng)導(dǎo)最終確定。確定名單后，提前一周發(fā)出請柬〔請柬禮儀參見前一章〕。三、確定開業(yè)典禮的工作人員，由于典禮是形象工程，工作人員要挑選儀表佳舉止優(yōu)雅、反響敏捷的人擔(dān)任，并確定一個(gè)主管人員。工作人員佩戴胸卡或胸花，著裝盡量統(tǒng)一。四、布置慶典場地。開業(yè)典禮一般設(shè)在店門，也可租用一個(gè)條件羅好的地方舉行。場地要營造喜慶氣氛，可通過懸掛標(biāo)語、條幅、彩帶、宮燈，立氣拱門，擺放花籃等方式來進(jìn)行。對于音響要提前準(zhǔn)備并要試音，保證通暢。為每一位在主席臺或貴賓席就座的嘉賓準(zhǔn)備好臺簽。準(zhǔn)備好飲用水，如有紀(jì)念品，也提前準(zhǔn)備好。開業(yè)典禮的組織2五、典禮應(yīng)有1至4名主持人，視其規(guī)模大小而定。主持人要優(yōu)雅大方、機(jī)敏幽默，可由企業(yè)人員擔(dān)任，也可聘請專業(yè)主持人，但要提前做好詳細(xì)溝通。六、典禮入口到有專人接待引導(dǎo)，隆重的典禮要有來賓衣帽存放點(diǎn)，各項(xiàng)議程安排要緊湊，尤其是各發(fā)言人之間的時(shí)間要緊湊〔在來賓入座之時(shí)，要檢查各發(fā)言人是否到場，如未到場，要改變發(fā)言安排，不可出現(xiàn)“空檔〞〕。典禮結(jié)束時(shí)，主辦單位的代表要向來賓致謝并道別。七、典禮結(jié)束之后，應(yīng)由負(fù)責(zé)人引導(dǎo)來賓進(jìn)行參觀。八、安排好有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人、流名、新聞界人士的招待宴會。如需發(fā)新聞稿，應(yīng)提前準(zhǔn)備好通稿〔即新聞初稿〕提供給記者，可提高效率。

剪彩儀式剪彩儀式在現(xiàn)代商業(yè)中較為常見，也常常作為開業(yè)典禮的重要組成，此外，在開工、落成典禮上也常常使用。剪彩儀式與開業(yè)典禮的程序有所相似。需要注意的幾個(gè)問題有:1、日期一定要選擇無風(fēng)無雨的，最好是天氣晴朗，確定日期之前應(yīng)關(guān)注天氣預(yù)報(bào)，大型剪彩的日期天氣可直接向氣象部門咨詢。2、如發(fā)放紀(jì)念品，紀(jì)念以輕便小巧為宜，上面印制公司名稱；3、參加剪彩的禮儀小姐，應(yīng)統(tǒng)一服裝，服裝顏色以紅色系的喜慶色為主。4、剪彩的剪刀要多備一兩把，以妨領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)邀請嘉賓。5、剪彩儀式通常安排在上午，預(yù)示蒸蒸日上。報(bào)告會、慶祝會的組織1、日期選擇：跟慶典不一樣的是，由于報(bào)告會非公眾型商務(wù)活動，而是一種內(nèi)部活動〔業(yè)內(nèi)活動〕，所以不應(yīng)占用來賓的休息時(shí)間，一般設(shè)在臨近周末的工作日當(dāng)中〔具體哪一天視會議天數(shù)而定〕。2、會場選擇：一般在室內(nèi)，會議室可視規(guī)模大小來選擇，如系對外的大中型會議，一般是到酒店租用會議室，外地客人可就地住宿。3、主席臺、貴賓臺、工作人員的安排跟慶典相似。4、程序：主持人宣布會議開始——按職位大小和禮賓次序介紹在主席臺或貴賓席就坐的領(lǐng)導(dǎo)人——請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)致詞——請有關(guān)人員發(fā)表演說或講話——主持人總結(jié)〔如有互換禮物的程序可在此時(shí)舉行〕——退場〔主席臺和貴賓臺的先退，其他人員后退〕探望探望：通常有探病和慰問兩種類型。一、探病，探病的目的有二：一是寬慰病人，二是表達(dá)關(guān)心，一定要從這兩個(gè)角度出發(fā)。探病的本卷須知：1、遵守院方的探病時(shí)間，如探在家的病人，以下午為宜。與病人敘話的時(shí)間，視其精神狀態(tài)和興奮度而定，通常在15分鐘至1小時(shí)之間。2、前往探望的人數(shù)不宜太多，最多不超過4人，以免病房嘈雜，空氣污濁。3、敘話應(yīng)親切自然，以寬慰為目的，談一些讓病人快樂的話題，