案例12多樣的辦公模式

多樣的辦公模式新鑫公司為保證市場占有份額，在對老產(chǎn)品進行改良之余，決定研發(fā)一批新產(chǎn)品。總經(jīng)理給研發(fā)部提出了要求，希望新產(chǎn)品能在銷售旺季到來之前，通過產(chǎn)品鑒定。研發(fā)部王經(jīng)理提出了一系列困難，如時間緊、人手不足、辦公室太擁擠、雜事也太多等，影響效率?？偨?jīng)理說，只要你們保證新產(chǎn)品能按時通過鑒定，這些困難公司會全力解決。并把這個任務(wù)交給了助理小王，希望他在三天內(nèi)提出解決方案。多樣的辦公模式小王經(jīng)過深思熟慮，向總經(jīng)理提出了建議方案，考慮到研發(fā)部的工作性質(zhì)、現(xiàn)有的辦公條件、交通擁擠狀況以及現(xiàn)在發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以改變研發(fā)部的辦公模式，實行彈性工作時制。小王認為可以讓研發(fā)人員領(lǐng)到具體任務(wù)后，在家辦公，無須再在上下班路上花費時間，而且時間支配的自由度比較大。由研發(fā)部王經(jīng)理對研發(fā)人員的工作進展情況進行監(jiān)督檢查，也可以由其臨時召集人員碰頭，已解決緊急或需要相互配合的工作問題。對于研發(fā)人員人手不夠的問題，小王認為可以以合同的形式短期聘用一些自由職業(yè)者加入到研發(fā)團隊，項目完成后解除合同，可以節(jié)約人工成本。王助理的方案提出后，總經(jīng)理和研發(fā)部人員都很滿意。隨著競爭的加劇，社會的發(fā)展以及信息技術(shù)的進步，組織為了節(jié)省人、財、物等各方面的開支，提高工作效率，那種全體員工定點上，下班的傳統(tǒng)工作模式已不適應(yīng)某些企業(yè)的經(jīng)營需要，導(dǎo)致傳統(tǒng)的辦公模式發(fā)生變化，出現(xiàn)一些諸如在家工作，遠程工作、虛擬辦公室，臨時辦公桌、彈性時間、兼職工作、合同工作、交叉工作、項目團隊等新的辦公模式。據(jù)相關(guān)資料報道，Google中國公司的辦公區(qū)，就好像某個宿營地，各式各樣的帳篷搭建在辦公桌旁。員工們各展所長，將自己的“地盤”裝飾的向自家客廳的一角，軟坐墊、太師椅和毛絨玩具隨處可見。最有特色的事一株一米多高的仙人掌被擺放在一間小辦公室內(nèi)，仙人掌上還是貼記事帖的好地方。這種舒適的辦公環(huán)境有利于人與人之間的溝通和合作，這對從事高智力、又創(chuàng)造性工作的人十分有利，能夠突破常規(guī)思維，激發(fā)創(chuàng)造力。

秘書應(yīng)該掌握每種新的辦公模式的優(yōu)缺點和相應(yīng)的管理方法，從而能夠根據(jù)公司的變化，提出切實可行的辦公模式方案，一保證人盡其能，人盡其用，人盡其責(zé)，大大加快公司的經(jīng)營效益。秘書趙青沒有遵守公司對于報銷和領(lǐng)辦公用品的制度規(guī)定。公司對于辦公用品的領(lǐng)用一般都由專門的秘書負責(zé)，目的是為了既能保證供應(yīng)又能防止浪費。同時，為了提高辦事效率，不過多地占用秘書的時間，一般都規(guī)定一個專門領(lǐng)用辦公用品的時間，讓大家集中領(lǐng)取。再者，規(guī)定秘書掌握一些零用現(xiàn)金，目的是方便小額的報銷。但是同時也規(guī)定，報銷和領(lǐng)用辦公用品必須要有部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字才能有效，秘書見簽字才能辦理。趙青礙于情面，為自己的好朋友而破壞了公司的規(guī)定，是十分失職的。

分析與評述一.彈性工作時間的辦公模式的優(yōu)點和缺點是什么？針對這種辦公模式應(yīng)該怎樣進行有效的管理？思辨題1、彈性工作制可以減少缺勤率、遲到率和員工的流失。

2、彈性工作制可以增進員工的生產(chǎn)率。有一項研究發(fā)現(xiàn)，在所調(diào)查的公司中，彈性工作制使拖拉現(xiàn)象減少了42%，生產(chǎn)率增加了33%。對這種結(jié)果的解釋是，彈性工作制可以使員工更好地根據(jù)個人的需要安排他們的工作時間，并使員工在工作安排上能行使一定的自主權(quán)。其結(jié)果是，員工更可能將他們的工作活動調(diào)整到最具生產(chǎn)率的時間內(nèi)進行，同時更好地將工作時間同他們工作以外的活動安排協(xié)調(diào)起來3、彈性工作制增加了工作營業(yè)時限，減少了加班費的支出（例如，德國某公司采取該制度后，加班費減少了50%二、你認為王助理針對公司研發(fā)部的情況設(shè)計的解決方案如何？2.對于問題的實際分析，決定了解決方案的針對性和有效性，如果解決方案本身有欠缺，那么可能在執(zhí)行中導(dǎo)致更多的問題，達不到預(yù)期的效果。1.王助理的做法是對的，考慮周到。3.解決方案的產(chǎn)生過程，大致可分為：確定問題對象和影響范圍→分析問題→提出解決問題的辦法和建議→成本規(guī)劃和可行性分析→執(zhí)行→后期跟進和交互修正→總結(jié)。三、你認為傳統(tǒng)的辦公模式有什么優(yōu)勢？它是否可以被新的辦公模式所替代？1.創(chuàng)造數(shù)字化辦公環(huán)境，突破溝通障礙，可基于INTERNET技術(shù)實現(xiàn)全球化遠程辦公和移動辦公。2.加強組織行為管理，監(jiān)控制度執(zhí)行與工作績效，工作任務(wù)實時