行政辦公室公文管理制度

行政辦公室公文管理制度1、目的為加強(qiáng)公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本管理規(guī)定。發(fā)文的處理擬稿：按照各部門經(jīng)理，擬辦的原那么。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦，按規(guī)定要求擬稿。1.1.2核稿：由部門經(jīng)理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送行政人事部審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。1.1.3簽發(fā)：以公司名義對外的發(fā)文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。1.1.4編號：由辦公室統(tǒng)一登記、編號、計(jì)算份數(shù)等。1.1.5打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。.6分發(fā)：由辦公室助理統(tǒng)一分發(fā)，原稿與正文1份（原件）存檔。收文的處理拆封：當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的，由辦公室拆封；署名有關(guān)部門的，由部門拆封；由政府部門所發(fā)的文件，由辦公司拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。1.1.2登記：凡明確是公司收文的，不管以何種形式收到，都統(tǒng)一由辦公司登記、編號。各部門收到的由部門登記、編號。3擬辦：辦公室根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，由辦公室助理呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門辦理。1.1.5交辦：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文書人員應(yīng)提出辦理時限，加強(qiáng)催促催辦。1.1.6辦結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然后存檔。2、行文標(biāo)準(zhǔn)公司文件類根據(jù)用途，公司文件分外行文與內(nèi)行文。外行文指公司對外的各種正式公文與函件，主要包括合同、函、意向書、協(xié)議、承諾書、問卷、公告、通知等，也包括公司向集團(tuán)呈報的上行文，如總結(jié)、計(jì)劃、報告、請示、報總部審批備案等的制度等公文。內(nèi)行文指僅用于公司內(nèi)部交流、會商、通報、規(guī)定、紀(jì)要、存檔、標(biāo)準(zhǔn)所用的各種正式與非正式文件。主要包括交流材料、工程材料、報告、案例分析、總結(jié)、計(jì)劃、會議紀(jì)要、部門申請、公司規(guī)章制度、檔案目錄等。、行文標(biāo)準(zhǔn)2.1題目一般情況：黑體，3號，3倍行距，居中。題目較長須分行顯示，標(biāo)準(zhǔn)為：黑體，3號，1.5倍行距，另空一行。有副標(biāo)題的，標(biāo)準(zhǔn)為：主標(biāo)題為黑體，3號，副標(biāo)題為仿宋，小3號，1.5倍行距，另空一行。2.2正文（1）、字體、字號與行距全部采用仿宋字體，首行縮進(jìn)兩字符。外行文字號采用4號字，行距固定值28磅。內(nèi)行文非正式文件一般采用小4號字，1.5倍行距。正式文件采用外行文標(biāo)準(zhǔn)。行文一般要求：言簡意賅，語言通順流暢，用詞恰當(dāng)。（2）、標(biāo)號根據(jù)需要，預(yù)設(shè)5級標(biāo)號：1級標(biāo)號：為“一、”，頂格，一般要求加粗。如特別需要突出標(biāo)題或美觀排版，可設(shè)為2倍行距，或段前段后間距設(shè)為0.5行（以下同）。2級標(biāo)號：為“（一）"，左空2字，或首行縮進(jìn)2字符。3級標(biāo)號：為“1、”，左空2字，或首行縮進(jìn)2字符。4級標(biāo)號：為“（1）”，左空2字，或首行縮進(jìn)2字符。5級標(biāo)號：為“①”,左空2字，或首行縮進(jìn)2字符。一般情況，均需按級別循序使用標(biāo)號。假設(shè)文章結(jié)構(gòu)層次不太復(fù)雜，可將3級標(biāo)號“1、”直接用作2級標(biāo)號。一般不允許反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一條”格式，條下的標(biāo)號要求仍須遵從5級標(biāo)號要求。（3）、段落段落正文一般左空2字或首行縮進(jìn)2字符。使用硬回車結(jié)束另起一段。段前段后間距一般設(shè)為0,有特殊需要的可設(shè)為0.5行。(4)、標(biāo)點(diǎn)符號標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)根據(jù)行文語言正確使用。必須在全角狀態(tài)下輸入。(5)、特殊格式2.2.3表格①一般情況圖標(biāo)要求簡潔直觀。②數(shù)據(jù)表一般采用Word、excel原表數(shù)據(jù)，以便改動。特殊情況采用圖片格式粘貼。③格式要求：外行文，小四號，內(nèi)行文，五號，仿宋字體，背景無填充顏色，全表格線，默認(rèn)粗細(xì)。特別情況可根據(jù)需要調(diào)整。標(biāo)題居上，根據(jù)章節(jié)及表格循序情況設(shè)置，格式為：“表2-5:XXXXXXXXX表”。2.2.4頁碼居中插入頁碼，采用普通格式。1.3附件正文中有附件的，一般在附件位置標(biāo)明“見附件”。有多個附件的，一般在其后附加該附件的順序數(shù)，采用“見附件1”的格式。特殊情況，確有必要且附件較多時，可在正文結(jié)束后單獨(dú)附加附件列表，字體行距同正文，每行均加粗顯示。附件內(nèi)容一般在正文結(jié)束后的下一頁附加。多個附件的，在一個附件內(nèi)容結(jié)束后的下一頁附加。格式為：新頁首行頂格寫“附件1:"，另起一行寫附件題目及正文。一般情況附件行文標(biāo)準(zhǔn)依照本暫行方法標(biāo)準(zhǔn)。假設(shè)附件僅為參考性或重要性較低時，可參照內(nèi)行文相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4封面需添加封面時，題目放在封頁第五行處，即首行后空4行后寫。采用黑體、2號字、加粗、居中。題目多行時采用2倍行距。封面落款一般為公司名稱與成文時間，放在距封頁尾行4行處，采用仿宋體、4號字、加粗、居中、2倍行距。簽章一般簽章應(yīng)將公司名稱、部門名稱、成文時間等信息全部蓋壓，如不能全部蓋壓時，應(yīng)首先蓋壓時間，或在時間上加蓋印章。騎縫章盡量使每頁均有，必須確保首頁與尾頁上的外弧線清晰。簽章要清晰端正居中。裝訂標(biāo)準(zhǔn)外行文一般比擬正式，普通裝訂一般為左側(cè)裝訂，在距離頁面上下緣約7厘米處分別裝訂，裝訂距離左側(cè)頁面1厘米。如加裝簡易塑封面的，也須先裝訂后再加裝塑封面，以免文件脫落缺頁。頁面設(shè)置一般為：左側(cè)4厘米，右側(cè)2.5厘米。上下頁邊距根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整，以美觀為準(zhǔn)。內(nèi)行文，正式公文遵從外行文裝訂標(biāo)準(zhǔn)。非正式公文，一般采用簡單裝訂，只在左上角處裝訂即可。頁邊距左右對稱設(shè)置，根據(jù)需要調(diào)整以上文字僅為“當(dāng)當(dāng)城”書面材料參考標(biāo)準(zhǔn)，如有改動，另行通知。3、文件管理制度3.1目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準(zhǔn)確的處理和平安有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。3.2工作流程：文件分類：3.2.1通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如會簽單、報告、工作聯(lián)系函、會議文件等。3.2.3外來文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等3.2.4外送文件：即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等3.2.5專用文件：只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件?？傄螅?.2.6文件處理必須做到及時、準(zhǔn)確、平安。內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號清楚。3.2.8文件的管理一般要經(jīng)過如下幾個環(huán)節(jié):(1)、文件由相關(guān)部門或個人擬寫，并進(jìn)行編號登記；假設(shè)以公司名義對外行文那么由行政辦公室統(tǒng)一編號。(2)、文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的部門經(jīng)理審核簽發(fā)；需要多個部門批準(zhǔn)的，須進(jìn)行會簽，簽發(fā)時須注明簽發(fā)時間。(3)、登記：收發(fā)文(除便條、介紹信、回執(zhí)等)應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。(4)、發(fā)放：資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。制度文件換版時，由行政辦公室根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。(5)、借閱：文件需要借閱或復(fù)印時，借閱人應(yīng)填