劍橋秘書核心模塊《辦公室管理》課件

職工培訓(xùn)核心模塊

《辦公室管理》中國人民大學(xué)教授、博士生導(dǎo)師管理學(xué)博士）68171799EMAIL：hhj5857@

職工培訓(xùn)核心模塊

《辦公室管理》1引子:關(guān)于《辦公室管理》AcademyAwards

美國電影藝術(shù)科學(xué)院獎(jiǎng)CambridgeCareerAwardsInOfficeAdministration劍橋辦公管理國際職業(yè)證書中國教育部考試中心與英國劍橋大學(xué)考試委員會共同設(shè)置的項(xiàng)目引子:關(guān)于《辦公室管理》AcademyAwards2考試內(nèi)容與等級考試內(nèi)容與等級3文字處理有效打字機(jī)或文字處處理機(jī)1.初識打字機(jī)及字處理機(jī)2.正確使用鍵盤的鼠標(biāo)3.提高輸入速度和精確度4.文件的存檔保管5.選用合適的幫助資源WORD的使用及商業(yè)文檔的制作1.準(zhǔn)確地生成WORD文檔2.校對和更正文本3.商業(yè)信函的格式及其它文字處理有效打字機(jī)或文字處處理機(jī)4溝通與項(xiàng)目管理

項(xiàng)目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。其中：“一次性”是指項(xiàng)目有明確的開始和結(jié)束時(shí)間；“獨(dú)特”是指項(xiàng)目所創(chuàng)造的產(chǎn)品或服務(wù)與其他產(chǎn)品或服務(wù)相比，在有些方面存在明顯差異；項(xiàng)目一般存在“逐步細(xì)化”的過程。項(xiàng)目管理與日常管理的區(qū)別在于:1．工作內(nèi)容的不同2．組織管理的不同溝通與項(xiàng)目管理

5項(xiàng)目管理過程一覽表

過程組知識領(lǐng)域

啟動

計(jì)劃

執(zhí)行

控制

收尾項(xiàng)目集成管理

項(xiàng)目計(jì)劃制定項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行集成變更控制

項(xiàng)目范圍管理啟動范圍計(jì)劃范圍定義

范圍驗(yàn)證范圍變更控制

項(xiàng)目時(shí)間管理

活動定義活動排序活動工期估算進(jìn)度安排

進(jìn)度控制

項(xiàng)目成本管理

資源計(jì)劃編制成本估算成本預(yù)算

成本控制

項(xiàng)目質(zhì)量管理

質(zhì)量計(jì)劃編制質(zhì)量保證質(zhì)量控制

項(xiàng)目人力資源管理

組織計(jì)劃編制人員獲取隊(duì)伍開發(fā)

項(xiàng)目溝通管理

溝通計(jì)劃編制信息分發(fā)執(zhí)行情況報(bào)告管理收尾項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃編制風(fēng)險(xiǎn)識別定性風(fēng)險(xiǎn)分析風(fēng)險(xiǎn)對應(yīng)計(jì)劃編制

風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督和控制

項(xiàng)目采購管理

采購計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃編制詢價(jià)供貨方選擇合同管理

合同收尾

項(xiàng)目管理過程一覽表6課程基本思路認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域明確辦公室管理內(nèi)容尋找辦公室管理方式課程基本思路認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域7第一講認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域

你可以離開辦公室生存嗎？如果不行，那就讓彼此認(rèn)識一下吧！第一講認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域

你可以離開8課程基本思路什么是辦公室？（非野外—空間—組織）辦公室研究的基本路徑課程基本思路什么是辦公室？9辦公室是什么？社會組織為實(shí)現(xiàn)基本功能而設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。主要負(fù)責(zé)社會組織的內(nèi)部管理。辦公室的基本功能具有綜合性、層次性、程序性和終局性等特點(diǎn)。辦公室還可以理解為一個(gè)活動空間。辦公室管理與秘書工作等的差別。在我國《秘書職業(yè)資格證書》標(biāo)準(zhǔn)中，將“秘書”定義為“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員”。實(shí)際上對應(yīng)的是廣大的辦公室工作人員，并不只是狹義的秘書。

辦公室是什么？社會組織為實(shí)現(xiàn)基本功能而設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。主要負(fù)10辦公室的管理維度管理的管理的內(nèi)容資源管理的方式辦公室的管理維度11辦公室環(huán)境的基本功能對辦公室人員的身心（情緒、士氣、滿足感和健康等）產(chǎn)生影響；隨著這種影響的持續(xù)和加強(qiáng)，環(huán)境因素會與辦公室人員的行為發(fā)生關(guān)系；這種因環(huán)境而變化的行為會對辦公效率產(chǎn)生作用。人類工程學(xué)就是研究環(huán)境因素與人的情緒、行為及其效果的關(guān)系的科學(xué)。辦公室環(huán)境的基本功能對辦公室人員的身心（情緒、士氣、滿足感和12辦公室環(huán)境的基本要求方便安全辦公室布局、人員和信息物品的安全舒適整潔光線、色彩、氣候、噪音、工作間的布置和諧統(tǒng)一人與人之間、人與物之間、物與物之間

辦公室環(huán)境的基本要求方便安全13第二講明確辦公室管理內(nèi)容管理活動的基本內(nèi)容

計(jì)劃組織控制在辦公室的實(shí)際工作中表現(xiàn)為：參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)。具體包括文件收發(fā)、辦理公文、起草文件、制定計(jì)劃、組織會議、管理印章、接待來訪、檢查協(xié)調(diào)、信息處理等等。第二講明確辦公室管理內(nèi)容管理活動的基本內(nèi)容14辦公室的基本職責(zé)辦公室是社會組織的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)；而管理就是決策（西蒙語）。決策是領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)；辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的輔助機(jī)構(gòu)；辦公室的基本職責(zé)是輔助決策：包括信息的選擇與管理（這是溫家寶同志在1985年提出的三項(xiàng)任務(wù)之一：信息、督查和日常工作）辦公室的基本職責(zé)辦公室是社會組織的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)；而管理就是決15一、信息的選擇與管理沒有信息，組織無法發(fā)揮作用。每天都要收到大量的信息，而經(jīng)理和其他員工主要從他們已有的以及通過研究新發(fā)現(xiàn)的信息中生成新的信息。所有的信息都用來做決策。為了做出最好的決策，采取最好的行動，所有的信息都必須準(zhǔn)確、及時(shí)，相互關(guān)聯(lián)，還要完整。秘書和其他的行政人員必須能夠進(jìn)行研究和挑選合適的信息，將這些信息以適當(dāng)?shù)母袷缴?，并在各種系統(tǒng)中儲存。一、信息的選擇與管理沒有信息，組織無法發(fā)揮作用。每天都要收到16信息管理的基本程序（一）確定信息需要、搜集信息、處理和使用信息。

1、確定信息需要。必須區(qū)別什么是“必須知道”型的信息和什么是“樂于知道”型的信息。即需要多少信息?如何、什么時(shí)候以及由誰來使用這些信息?需要什么樣的信息形式?

2、信息的收集和處理。目的在于改善信息的總體質(zhì)量。這種工作包括五個(gè)要素：檢核，就是確定某一特定信息的置信度如何？同時(shí)也包括必須確定諸如來源的可靠性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性等因素。信息管理的基本程序（一）確定信息需要、搜集信息、處理和使用信17信息管理的基本程序（二）提煉，是把輸入的信息和數(shù)據(jù)加以編選和縮減，為的是向管理人員提供只與他們的特定任務(wù)有關(guān)的信息。索引，其目的是為信息的存儲和檢索提供分類基礎(chǔ)。傳輸，就是要求把正確的信息適時(shí)地提供給有關(guān)經(jīng)理。當(dāng)然，這就是管理信息壓倒一切的目的。存儲，一個(gè)組織是沒有天然記憶力的。為了在必要時(shí)可以再次使用這個(gè)信息?，F(xiàn)代化的電子信息存儲裝置已大大地改善了組織的“記憶”能力。信息管理的基本程序（二）提煉，是把輸入的信息和數(shù)據(jù)加以編選和18信息管理的基本程序（三）3、信息的使用。如何使用信息，在很大程度上取決于信息的質(zhì)量(準(zhǔn)確性)、提供方法(形式)以及它的時(shí)效。這一切都與開始階段確定信息的基本需求有關(guān)。

請記?。⌒畔⒐芾淼闹饕繕?biāo)是向有關(guān)的決策者適時(shí)地提供正確的信息。這里的關(guān)鍵問題可能是時(shí)效性優(yōu)先于準(zhǔn)確性。如果信息不能在需要它的時(shí)候取得，那么，它的準(zhǔn)確性也就毫無意義。

信息管理的基本程序（三）3、信息的使用。如何使用信息，在很大19信息需求的確定信息的收集與處理檢核編制索引提煉傳輸存儲信息的使用信息需求的確定信息的收集與處理檢核編制索引提煉傳輸存儲信息的20二、辦公活動的管理與安排為了使每日的工作富有效率，需要掌握一些管理技能。這一部分的重點(diǎn)是有效地分配時(shí)間和實(shí)現(xiàn)“自我組織”。要確認(rèn)那些浪費(fèi)時(shí)間、干擾工作流程的因素，以及在委任和分配工作時(shí)應(yīng)考慮到的問題。一項(xiàng)活動的開展不僅要達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，而且還應(yīng)該在最短的時(shí)間、用最少的資源，達(dá)到最好的效果。辦公室管理的質(zhì)量和效果是通過其效率來體現(xiàn)的。管理效率與管理的主體、客體和條件方法的狀態(tài)有關(guān)。二、辦公活動的管理與安排為了使每日的工作富有效率，需要掌握一21三、上司日程與旅行的安排辦公室人員常常要進(jìn)行上司日程與旅行的安排工作。他們必須要確保每個(gè)安排都能順利進(jìn)行，而他們中的每個(gè)人都知道要做出什么樣的安排。這類技能超出了基本的管理能力的范圍，其中，一個(gè)很重要的方面是與人進(jìn)行廣泛接觸，要小心謹(jǐn)慎同時(shí)要注重效率。做日程與旅行安排時(shí)，制定一個(gè)系統(tǒng)的計(jì)劃是根本，它可以確?；顒影雌谶M(jìn)行，不會出現(xiàn)什么遺漏。行動一覽表對需要完成的工作起到提醒作用。三、上司日程與旅行的安排辦公室人員常常要進(jìn)行上司日程與旅行的22四、辦公室的其他管理程序程序是指事物運(yùn)動過程中必須遵循的前后相連的穩(wěn)定的步驟系列。管理程序是指為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)而對各運(yùn)作環(huán)節(jié)、工作事務(wù)過程、辦事流程所作的有序安排，體現(xiàn)出管理規(guī)律的穩(wěn)定步驟系列。管理程序一般包括兩個(gè)以及兩個(gè)以上的工作步驟，這些步驟間有規(guī)定性的時(shí)間順序，每個(gè)步驟又有其具體的工作方法等等。主要包括檔案管理、接待來訪、收發(fā)郵件和文具發(fā)放的正確程序。四、辦公室的其他管理程序程序是指事物運(yùn)動過程中必須遵循的前23第三講尋找辦公室管理方式現(xiàn)場的方式會議的方式文件的方式第三講尋找辦公室管理方式現(xiàn)場的方式24劍橋秘書核心模塊《辦公室管理》25祝你成功??！祝你成功！！26演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！27職工培訓(xùn)核心模塊

《辦公室管理》中國人民大學(xué)教授、博士生導(dǎo)師管理學(xué)博士）68171799EMAIL：hhj5857@

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《辦公室管理》28引子:關(guān)于《辦公室管理》AcademyAwards

美國電影藝術(shù)科學(xué)院獎(jiǎng)CambridgeCareerAwardsInOfficeAdministration劍橋辦公管理國際職業(yè)證書中國教育部考試中心與英國劍橋大學(xué)考試委員會共同設(shè)置的項(xiàng)目引子:關(guān)于《辦公室管理》AcademyAwards29考試內(nèi)容與等級考試內(nèi)容與等級30文字處理有效打字機(jī)或文字處處理機(jī)1.初識打字機(jī)及字處理機(jī)2.正確使用鍵盤的鼠標(biāo)3.提高輸入速度和精確度4.文件的存檔保管5.選用合適的幫助資源WORD的使用及商業(yè)文檔的制作1.準(zhǔn)確地生成WORD文檔2.校對和更正文本3.商業(yè)信函的格式及其它文字處理有效打字機(jī)或文字處處理機(jī)31溝通與項(xiàng)目管理

項(xiàng)目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。其中：“一次性”是指項(xiàng)目有明確的開始和結(jié)束時(shí)間；“獨(dú)特”是指項(xiàng)目所創(chuàng)造的產(chǎn)品或服務(wù)與其他產(chǎn)品或服務(wù)相比，在有些方面存在明顯差異；項(xiàng)目一般存在“逐步細(xì)化”的過程。項(xiàng)目管理與日常管理的區(qū)別在于:1．工作內(nèi)容的不同2．組織管理的不同溝通與項(xiàng)目管理

32項(xiàng)目管理過程一覽表

過程組知識領(lǐng)域

啟動

計(jì)劃

執(zhí)行

控制

收尾項(xiàng)目集成管理

項(xiàng)目計(jì)劃制定項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行集成變更控制

項(xiàng)目范圍管理啟動范圍計(jì)劃范圍定義

范圍驗(yàn)證范圍變更控制

項(xiàng)目時(shí)間管理

活動定義活動排序活動工期估算進(jìn)度安排

進(jìn)度控制

項(xiàng)目成本管理

資源計(jì)劃編制成本估算成本預(yù)算

成本控制

項(xiàng)目質(zhì)量管理

質(zhì)量計(jì)劃編制質(zhì)量保證質(zhì)量控制

項(xiàng)目人力資源管理

組織計(jì)劃編制人員獲取隊(duì)伍開發(fā)

項(xiàng)目溝通管理

溝通計(jì)劃編制信息分發(fā)執(zhí)行情況報(bào)告管理收尾項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃編制風(fēng)險(xiǎn)識別定性風(fēng)險(xiǎn)分析風(fēng)險(xiǎn)對應(yīng)計(jì)劃編制

風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督和控制

項(xiàng)目采購管理

采購計(jì)劃編制詢價(jià)計(jì)劃編制詢價(jià)供貨方選擇合同管理

合同收尾

項(xiàng)目管理過程一覽表33課程基本思路認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域明確辦公室管理內(nèi)容尋找辦公室管理方式課程基本思路認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域34第一講認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域

你可以離開辦公室生存嗎？如果不行，那就讓彼此認(rèn)識一下吧！第一講認(rèn)識辦公室管理領(lǐng)域

你可以離開35課程基本思路什么是辦公室？（非野外—空間—組織）辦公室研究的基本路徑課程基本思路什么是辦公室？36辦公室是什么？社會組織為實(shí)現(xiàn)基本功能而設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。主要負(fù)責(zé)社會組織的內(nèi)部管理。辦公室的基本功能具有綜合性、層次性、程序性和終局性等特點(diǎn)。辦公室還可以理解為一個(gè)活動空間。辦公室管理與秘書工作等的差別。在我國《秘書職業(yè)資格證書》標(biāo)準(zhǔn)中，將“秘書”定義為“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員”。實(shí)際上對應(yīng)的是廣大的辦公室工作人員，并不只是狹義的秘書。

辦公室是什么？社會組織為實(shí)現(xiàn)基本功能而設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。主要負(fù)37辦公室的管理維度管理的管理的內(nèi)容資源管理的方式辦公室的管理維度38辦公室環(huán)境的基本功能對辦公室人員的身心（情緒、士氣、滿足感和健康等）產(chǎn)生影響；隨著這種影響的持續(xù)和加強(qiáng)，環(huán)境因素會與辦公室人員的行為發(fā)生關(guān)系；這種因環(huán)境而變化的行為會對辦公效率產(chǎn)生作用。人類工程學(xué)就是研究環(huán)境因素與人的情緒、行為及其效果的關(guān)系的科學(xué)。辦公室環(huán)境的基本功能對辦公室人員的身心（情緒、士氣、滿足感和39辦公室環(huán)境的基本要求方便安全辦公室布局、人員和信息物品的安全舒適整潔光線、色彩、氣候、噪音、工作間的布置和諧統(tǒng)一人與人之間、人與物之間、物與物之間

辦公室環(huán)境的基本要求方便安全40第二講明確辦公室管理內(nèi)容管理活動的基本內(nèi)容

計(jì)劃組織控制在辦公室的實(shí)際工作中表現(xiàn)為：參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)。具體包括文件收發(fā)、辦理公文、起草文件、制定計(jì)劃、組織會議、管理印章、接待來訪、檢查協(xié)調(diào)、信息處理等等。第二講明確辦公室管理內(nèi)容管理活動的基本內(nèi)容41辦公室的基本職責(zé)辦公室是社會組織的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)；而管理就是決策（西蒙語）。決策是領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)；辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的輔助機(jī)構(gòu)；辦公室的基本職責(zé)是輔助決策：包括信息的選擇與管理（這是溫家寶同志在1985年提出的三項(xiàng)任務(wù)之一：信息、督查和日常工作）辦公室的基本職責(zé)辦公室是社會組織的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)；而管理就是決42一、信息的選擇與管理沒有信息，組織無法發(fā)揮作用。每天都要收到大量的信息，而經(jīng)理和其他員工主要從他們已有的以及通過研究新發(fā)現(xiàn)的信息中生成新的信息。所有的信息都用來做決策。為了做出最好的決策，采取最好的行動，所有的信息都必須準(zhǔn)確、及時(shí)，相互關(guān)聯(lián)，還要完整。秘書和其他的行政人員必須能夠進(jìn)行研究和挑選合適的信息，將這些信息以適當(dāng)?shù)母袷缴?，并在各種系統(tǒng)中儲存。一、信息的選擇與管理沒有信息，組織無法發(fā)揮作用。每天都要收到43信息管理的基本程序（一）確定信息需要、搜集信息、處理和使用信息。

1、確定信息需要。必須區(qū)別什么是“必須知道”型的信息和什么是“樂于知道”型的信息。即需要多少信息?如何、什么時(shí)候以及由誰來使用這些信息?需要什么樣的信息形式?

2、信息的收集和處理。目的在于改善信息的總體質(zhì)量。這種工作包括五個(gè)要素：檢核，就是確定某一特定信息的置信度如何？同時(shí)也包括必須確定諸如來源的可靠性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性等因素。信息管理的基本程序（一）確定信息需要、搜集信息、處理和使用信44信息管理的基本程序（二）提煉，是把輸入的信息和數(shù)據(jù)加以編選和縮減，為的是向管理人員提供只與他們的特定任務(wù)有關(guān)的信息。索引，其目的是為信息的存儲和檢索提供分類基礎(chǔ)。傳輸，就是要求把正確的信息適時(shí)地提供給有關(guān)經(jīng)理。當(dāng)然，這就是管理信息壓倒一切的目的。存儲，一個(gè)組織是沒有天然記憶力的。為了在必要時(shí)可以再次使用這個(gè)信息?，F(xiàn)代化的電子信息存儲裝置已大大地改善了組織的“記憶”能力。信息管理的基本程序（二）提煉，是把輸入的信息和數(shù)據(jù)加以編選和45信息管理的基本程序（三）3、信息的使用。如何使用信息，在很大程度上取決于信息的質(zhì)量(準(zhǔn)確性)、提供方法(形式)以及它的時(shí)效。這一切都與開始階段確定信息的基本需求有關(guān)。

請記?。⌒畔⒐芾淼闹饕繕?biāo)是向有關(guān)的決策者適時(shí)地提供正確的信息。這里的關(guān)鍵問題可能是時(shí)效性優(yōu)先于準(zhǔn)確性。如果信息不能在需要它的時(shí)候取得，那么，它的準(zhǔn)確性也就毫無意義。

信息管理的基本程序（三）3、信息的使用。如何使用信息，在很大46信息需求的確定信息的收集與處理檢核編制索引提煉傳輸存儲信息的使用信息需求的確定信息的收集與處理檢核編制索引提煉傳輸存儲信息的