Excel一步到位制作學生成績通知單

Excel一步到位制作學生成績通知單對于老師來說每次考試后整理同學成果都不是一件輕松的事情。通常收回的同學試卷并不行能按已有成果表中的挨次排列，因此每次用Excel輸入成果前都得先把試卷按記錄表中的挨次進行整理排列，之后才能順次輸入，這自然是很麻煩的。實際上最快速的錄入方法應當是按試卷的挨次在Excel中逐個輸入學號和分數(shù)，由電腦按學號把成果填入成果表相應同學的記錄行中。在Excel中實現(xiàn)這個要求并不難。首先我們得有一張Excel成果記錄表，然后在成果記錄表側(cè)增加四列(J：N),并輸入列標題。.表格設置選中Excel表格的J1,單擊菜單”數(shù)據(jù)/有效性”，在“設置”選項卡中單擊“允許”的下拉列表選擇“序列”，在“來源”中輸入二$C$1H$1。選中K列右擊選擇“設置單元格格式”，在“設置單元格格式”窗口“數(shù)字”選項卡的“分類”中選中“文本”，確定設置為文本格式。.輸入公式選中J2輸入公式二IF(ISERROR"LOOKUP(A2,L：M,2,FALSE)),quot；quot；,VLOOKUP(A2,L：M,2,FALSE)),按A2的學號在L：M查找并顯示相應的分數(shù)，假如沒找到消失錯誤則顯示為空。在Excel表格的L2輸入公式=VALUE(quot；2022quot；amp；LEFT(K2,3)),提取K2數(shù)據(jù)左起三位數(shù)并在前面加上2022,然后轉(zhuǎn)換成數(shù)值。由于同班同學學號前面部分一般都是相同的，為了加快輸入速度我們不需要全部輸入，只要輸入學號的最終三位數(shù)即可，然后L2公式就會自動為提取的數(shù)字加上學號前相同的部分“2022”顯示完整學號。接著在M2輸入公式二VALUE(MID(K2,4,3)),提取Excel表格的K2數(shù)據(jù)從第4位以后的3個數(shù)字(即分數(shù))并轉(zhuǎn)成數(shù)值。最終選中J2：L2單元格區(qū)域，拖動其填充柄向下復制填充出與同學記錄相同的行數(shù)。注：Excel的VALUE函數(shù)用于將提取的文本轉(zhuǎn)成數(shù)值。假如學號中有阿拉伯數(shù)字以外的字符，如2022-001或LS2022001,則學號就不再是數(shù)字格式而變成文本格式了，此時L2的公式就不必再轉(zhuǎn)成數(shù)值了，應當改成二quot；2022quot；amp；LEFT(K2,3),否則會出錯。.防止重復選中Excel表格的K列單擊菜單“格式/條件格式”，在“條件格式”窗口的條件1的下拉列表中選擇“公式”并輸入公式41二2022,不進行格式設置。然后單擊“添加”按鈕，添加條件2,設置公式為二C0UNTIF(L,Ll)gt；l,單擊后面的“格式”按鈕，在格式窗口的“圖案”選項卡中設置底紋為紅色，確定完成設置。這樣，當在Excel表格的L列中消失兩個相同學號時，就會變成紅色顯示。按前面的公式設置，當K列為空時L列將顯示為“2022”，因此前面條件1的當L1=2022時不設置格式，就是為了避開這個重復。.錄入成果需要輸入成果時，先單擊Excel表格的J1后的下拉按鈕，從下拉列表中選擇要輸入的列標題（如：期中），再選中K1輸入第一個同學的學號和成果00159,回車，后面的LI、Ml就會顯示同學的學號2022001、分數(shù)59,同時分數(shù)會自動填寫到學號為2022001行的J列單元格。連續(xù)輸入其次個同學學號分數(shù)008n2,回車，如此重復即可完成全部同學的成果錄入。在輸入時假如學號消失重復，則輸入的單元格和與其重復的單元格會同時以紅色顯示，提示你輸入可能出錯了。由于Excel表格的學號和成果是按試卷挨次輸入的，因此可以很便利地查出究竟哪一個輸入值是錯誤的。全部輸入完成后，只要選中J列進行復制，再選中保存“期中”成果的E列，右擊選擇“選擇性粘貼”，在彈出的窗口中單擊選中“數(shù)值”選項，確定即可把J列顯示的成果以數(shù)值方式粘貼到E列。這樣，只要順次在Excel表格中輸入學號分數(shù)后回車就可以輕松完成成果錄入。至于新增用于輸入的J：M列內(nèi)容，平常不需要錄入成果時可選中J：M列右擊選擇“隱蔽”將其隱蔽起來。等需要時再拖動選