酒店采購授權(quán)（八）

本文格式為Word版，下載可任意編輯——酒店采購授權(quán)（八）酒店購買授權(quán)（八）之相關(guān)制度和職責(zé)，酒店購買授權(quán)為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)成目標(biāo),購買部門應(yīng)有以下四種決策權(quán):1.供給商之選擇。2.交易價(jià)格及條件之抉擇。3.購買模范之確認(rèn)。4.與潛在供給商之接觸聯(lián)系。再就購買部門...

酒店購買授權(quán)

為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)成目標(biāo),購買部門應(yīng)有以下四種決策權(quán):

1.供給商之選擇。

2.交易價(jià)格及條件之抉擇。

3.購買模范之確認(rèn)。

4.與潛在供給商之接觸聯(lián)系。

再就購買部門而言,為實(shí)施分層負(fù)責(zé),提高工作效率,通常會(huì)實(shí)施以下兩種授權(quán)措施:

內(nèi)部授權(quán)

購買主管秉承上級(jí)主管或酒店制度,在確定金額內(nèi)有抉擇購買之權(quán)。超過此一權(quán)限,仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。

外部授權(quán)

除了采用混合式購買制度之外部授權(quán)狀況外,尚有對(duì)于執(zhí)行專案籌劃人員之授權(quán)(不受酒店原有購買制度之約束),或購買部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。金額較大之外部授權(quán),購買部門應(yīng)留存查核之權(quán),以免發(fā)生流弊。

一、作業(yè)流程

凡酒店規(guī)模愈大,購買金額偏高者,對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般購買作業(yè)的流程設(shè)計(jì)應(yīng)留神的要點(diǎn),列述如下:

1.先后依次實(shí)時(shí)效操縱

即應(yīng)留神其流暢性與一致性,并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限。譬如,制止同一主管對(duì)同一購買案件,做數(shù)次的簽核;制止同一購買案件,在不同部門有不同的作業(yè)方式;制止一個(gè)購買案件會(huì)簽部門太多,影響作業(yè)時(shí)效。

2.關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置

即為便于操縱,使各項(xiàng)在處理中的購買作業(yè),在各階段均能追蹤管制。

3.劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)

即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任,應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核手段。譬如,請(qǐng)購、購買、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。

4.作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂

即留神變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)間之因應(yīng)法那么。

5.繁簡或被重視的程度,應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或購買各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng)

即凡涉及數(shù)量較大,價(jià)值較高,或易發(fā)生舞弊之作業(yè),應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)視。反之,那么可略予放寬,以求提高工作效率。

6.程序應(yīng)合時(shí)宜

即應(yīng)留神程序的實(shí)時(shí)提升。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程,經(jīng)過若干時(shí)日后,應(yīng)加以檢討,不斷提升,以因應(yīng)組織的變更,或作業(yè)上的實(shí)際需要。

二、購買作業(yè)流程:

1.接收分店詢問信息:購買部人員在收到各銷售部門的信息(不管是詢價(jià)/貨/專業(yè)學(xué)識(shí)/物流等),都要細(xì)致的記錄(門店/聯(lián)系人/信息內(nèi)容/需求速度等),并按輕重緩急,先后依次處理;注:購買部與業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)往來要記錄備案,建立完善的產(chǎn)品資料庫,便當(dāng)日后作業(yè);

2.詢問供給商相關(guān)問題:收到分店信息,在第一時(shí)間按依次接洽供給商,將供給商的信息反應(yīng)記錄并備案,在溝通的時(shí)候最好舉一反三,將分店的信息多元化,分店問一個(gè)貨源,我們可以收集供給商其他的信息如其他貨有沒,價(jià)格有沒便動(dòng),定多有沒低廉,庫存還剩下多少,其他競爭對(duì)手拿貨處境,給競爭對(duì)手的價(jià)格等信息,這樣做到有憊無患,也便當(dāng)與門店的溝通,同時(shí)擴(kuò)大酒店信息資源化;

3.信息反應(yīng)給分店:將供給商反應(yīng)的信息反應(yīng)給分店直接聯(lián)系人或通過留言的方式,確保信息的傳達(dá)告成;

4.接收訂貨信息:分店根據(jù)存貨/客戶訂貨等需求向購買部發(fā)送購買訂單(最好以或傳真的形式下單,單上最好注明是客人需要還是備貨或其他內(nèi)容),同時(shí)也要確認(rèn)購買部直接當(dāng)事人是否收到訂單;

5.確定供給商和制定購買單:接收門店的訂單后,整核其他門店的訂單,選擇質(zhì)量優(yōu)質(zhì),價(jià)格最低,服務(wù)態(tài)度最好,送貨速度最快的供給商,然后制定籌劃購買單,并在購買訂單上確定要注明供給商名稱/電話/傳真/聯(lián)系人/品名/規(guī)格/數(shù)量/價(jià)格/總金額/需求店名/交貨時(shí)間/地點(diǎn)/店內(nèi)聯(lián)系人/貨運(yùn)方式/運(yùn)費(fèi)狀態(tài)/結(jié)款方式/購買員名稱及備注;然后將購買單根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)審核;

6.審核并發(fā)送訂單:100-2000元經(jīng)購買主管審核方能購買,2000-10000元經(jīng)購買經(jīng)理審核才能購買,10000-50000經(jīng)購買經(jīng)理及財(cái)務(wù)主管審核執(zhí)行購買,50000以上經(jīng)購買經(jīng)理/財(cái)務(wù)主管/總經(jīng)理審核由購買主管執(zhí)行購買;將經(jīng)審核過的購買單發(fā)送給供給商,然后確認(rèn)貨源狀況/發(fā)貨時(shí)間/貨運(yùn)方式/到貨時(shí)間/貨運(yùn)酒店名稱,電話及收貨地址或供給商送貨安置;

7.將發(fā)貨及物流信息反應(yīng)給分店:將供給商反應(yīng)信息與購買訂單傳給訂貨分店,確認(rèn)信息接收到位;

8.分店收貨后確認(rèn)貨況并知會(huì)到貨狀態(tài)給購買部:分店在收到供給商貨時(shí),以購買訂單為收貨依據(jù),確認(rèn)數(shù)量/金額/質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)后將信息反應(yīng)給購買部;

9.現(xiàn)金購買按付款流程付款,月結(jié)購買按流程將單據(jù)上交財(cái)務(wù)部:在確認(rèn)第8步完成后,根據(jù)訂單上的說明付款,月結(jié)供給商將送貨單簽名后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部;

10.匯總月/季/年購買總額并加以分析:按每月/季/年匯總購買金額,分析大型供給商每月/季/年購買占比率,同比去年/上個(gè)月和上季度的增降趨勢(shì),并從銷售/供給商自身三個(gè)方面找出理由,逐步去改善;

一.才能方面

(一)本金意識(shí)與價(jià)值分析才能

購買支出系構(gòu)成銷貨本金的主要片面,因此購買人員務(wù)必具有本金意識(shí),精打細(xì)算,

錙銖必爭,不成"大而化之"。其次,務(wù)必具有"本金效益"觀念,所謂"一分錢一分貨",不成花冤枉錢,買品質(zhì)太好或不堪使用之物品。隨時(shí)將投入"本金"與產(chǎn)出(使用狀況--時(shí)效、損耗率、修理次數(shù)等)加以對(duì)比。此外,對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容,應(yīng)有分析的技巧,不成以"總價(jià)"對(duì)比,務(wù)必在一致的根基上,逐項(xiàng)(包括原料、人工、制造費(fèi)、稅金、利潤、交貨時(shí)間、付款條件等)加以剖析評(píng)斷。

(二)預(yù)料才能

在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,物品的購買價(jià)格與供給數(shù)量經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)。購買人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料,研判貨源是否充裕;與供給商的接觸,從其"惜售"的態(tài)度,亦能揣摩物品可能供給日絀;從物品原料價(jià)格的漲跌,亦能推斷購買本金將受影響的幅度有多少?？傊?購買人員必?cái)U(kuò)展視聞,具備"察言觀色"的才能,對(duì)物品將來供給的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策。

(三)表達(dá)才能

購買人員無論是用語言或文字與供給商溝通,務(wù)必能正確、明顯表達(dá)所欲購買的各種條件,例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等,制止語意含混,滋生曲解。更加是繁忙的購買工作,務(wù)必使購買人員具備"長話短說,意簡言賅"的表達(dá)才能,以免濫用時(shí)間。"說之以理,動(dòng)之以情"來爭取優(yōu)待的購買條件,更是購買人員務(wù)必磨練的表達(dá)技巧。

(四)專業(yè)學(xué)識(shí)

購買人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品,若能了解原料來源、組合過程、

根本功能、品質(zhì)、用途、本金等,將有助與供給商的溝通,并制止"敵暗我明"吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)學(xué)識(shí),更能主動(dòng)開發(fā)新來源或替代品,有助于降低購買本金。

二.品德方面

(一)臨財(cái)不茍得

購買人員所處理的"訂購單"與"鈔票"并無太大差異,因此難免被"惟利是圖"的供給商所包圍。無論是威迫(透過人際關(guān)系)或利誘(回扣或紅包),購買人員務(wù)必維持"平常心"、"不動(dòng)心",否那么以犧牲酒店權(quán)益,圖利他人或自己,終將誤人誤己。"重利忘義"之徒,實(shí)難勝任購買職責(zé)。

(二)敬業(yè)精神

"缺貨或斷料"實(shí)為購買人員最大之恥辱?？v然造成料品短缺之理由甚多,若購買人員不能抱持"舍我其誰"的態(tài)度,負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料,那么酒店之損失,必將可觀。

(三)虛心與細(xì)心

購買人員雖然較占上風(fēng),但