采購控制工作程序

本文格式為Word版，下載可任意編輯——采購控制工作程序購買操縱工作程序之相關(guān)制度和職責(zé)，1.0目的為模范物業(yè)集團(tuán)購買程序和操縱工程外包或外委過程,確保物品購買和外委、外包工程在運作、工程管理或服務(wù)等方面符合質(zhì)量要求,特制定本程序。2.0范圍2.1物業(yè)管理范圍內(nèi)所需的物品(固...

1.0目的為模范物業(yè)集團(tuán)購買程序和操縱工程外包或外委過程,確保物品購買和外委、外包工程在運作、工程管理或服務(wù)等方面符合質(zhì)量要求,特制定本程序。

2.0范圍2.1物業(yè)管理范圍內(nèi)所需的物品(固定資產(chǎn)除外)。

3.0職責(zé)3.1物業(yè)公司(管理處)行政管理部是購買工作的主要責(zé)任部門。行政管理部設(shè)專職購買員概括負(fù)責(zé)購買工作。3.2全面質(zhì)量管理辦公室(::以下簡稱"全質(zhì)辦")負(fù)責(zé)對物業(yè)集團(tuán)本部、各物業(yè)公司(管理處)的購買活動舉行檢查和監(jiān)視。3.3物業(yè)集團(tuán)各部(室)的購買籌劃參照以上的程序舉行申報,經(jīng)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后,交物業(yè)管理總部行政管理部購買員舉行購買。

4.0工作內(nèi)容4.1購買物品的分類和工程工程的外包、外委規(guī)定4.1.1購買物品的分類a.工程修理過程中所需的設(shè)備和修理工具;b.保安所需的安管工具;c.日常保潔用品以及園林、綠化所需設(shè)備;d.日常辦公用品以及辦公設(shè)備;e.必要的消防設(shè)施和設(shè)備。4.1.2外包工程a.生活水池的清洗;b.化糞池的保潔;c.電梯維護(hù)。4.1.3外委工程a.戶內(nèi)修理中工程量較大,工程維護(hù)部不能自己完成的工程。b.工程維護(hù)部公共設(shè)施的一些工程量大的,自己不能完成的工程。c.上下壓供電設(shè)備的維護(hù)。

4.2物品購買的申報程序:4.2.1一般購買活動務(wù)必嚴(yán)格按照申報、審批、購買的程序舉行。4.2.2物業(yè)公司(管理處)各部(室::)務(wù)必于每月25日前申報下月的購買籌劃,填寫《購買物品月籌劃審批表》,經(jīng)樓盤負(fù)責(zé)人審批簽字后交購買員舉行購買。4.2.1非籌劃內(nèi)的臨時購買務(wù)必填寫《購買物品審批表》,經(jīng)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人或樓盤負(fù)責(zé)人審批后交購買員舉行購買。

4.3物品購買的時效4.3.1通用物品的購買,購買員務(wù)必在接單次日起的三天內(nèi),與固定供貨商聯(lián)系送貨事宜,并完成送貨。4.3.2有概括時間要求的,按照規(guī)定時間完成購買工作。4.3.3如遇緊急處境需要購買一般物料的,由使用部門的負(fù)責(zé)人在征得樓盤負(fù)責(zé)人的口頭同意后,由購買員和使用部門的有關(guān)人員一起舉行現(xiàn)場購買。事后使用部門再以專題報告的形式上報樓盤負(fù)責(zé)人審批,憑樓盤負(fù)責(zé)人的簽字辦理報銷手續(xù)。4.3.4涉及購買某些專利技術(shù)產(chǎn)品和市場壟斷產(chǎn)品的,由使用部門說明相關(guān)處境,并以專題報告的形式上報樓盤負(fù)責(zé)人或物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后舉行購買。

4.4物品購買程序4.4.1購買員在購買物品時,應(yīng)按所購物品相關(guān)質(zhì)量要求購買所需物品。4.4.2購買員購買物品時,應(yīng)按照《分供方評審與管理操縱程序》中的相關(guān)規(guī)定選擇評審合格的分供商,經(jīng)樓盤負(fù)責(zé)人同意,簽定合同添置物品。4.4.3固定資產(chǎn)購買4.4.3.1物業(yè)集團(tuán)各部(室)、所屬物業(yè)公司(管理處)各部(室)需要申購固定資產(chǎn)(系統(tǒng)產(chǎn)品附屬的設(shè)施設(shè)備除外)的,務(wù)必以專題報告的形式上報。4.4.3.2固定資產(chǎn)申購的審批務(wù)必嚴(yán)格按照相關(guān)的權(quán)限舉行。4.4.3.3申購報告經(jīng)審批的最高領(lǐng)導(dǎo)審批后::,由各物業(yè)公司(管理處)購買員、使用部門以及第三方分別按照《分供方評審與管理操縱程序》探索分供方,結(jié)果由樓盤負(fù)責(zé)人根據(jù)產(chǎn)品價格、產(chǎn)品質(zhì)量組織舉行開標(biāo)。購買員根據(jù)開標(biāo)結(jié)果舉行購買。

4.5工程外包或工程外委程序4.5.1購買員應(yīng)按照《分供方評審與管理操縱程序》中的相關(guān)規(guī)定選擇適合的分供商,經(jīng)樓盤負(fù)責(zé)人同意后,方可簽定合同。

4.6物品購買的驗證和外包(外委)工程的質(zhì)量驗收4.6.1購買的驗證倉庫管理員負(fù)責(zé)對購買的物品檢查、驗貨、入庫、建立倉庫臺帳,假設(shè)涉及到專業(yè)設(shè)施理應(yīng)與相關(guān)部門的技術(shù)人員一起驗收,對物品的質(zhì)量至少要驗“合格證”,無“合格證”者一律退貨。4.6.2外包(外委)工程的質(zhì)量驗收工程工程外包的質(zhì)量由工程維護(hù)部與有關(guān)部門舉行驗收,并提交驗收報告。4.6.3因購買物品不合格而退貨時,各物業(yè)公司(管理處)的購買員負(fù)責(zé)填寫《退貨記錄單》。

5.0相關(guān)文件5.1《物業(yè)集團(tuán)購買管理制度》(WI-7.4-01-01)5.2《設(shè)備設(shè)施綜合管理程序》(QP-6.3-01)5.3《合同評審操縱程序》(QP-7.2-02)5.4《分供方評審與管理操縱程序》(QP-7.4-02)5.5《倉庫管理程序》(QP-7.5.5-01)5.6《不合格服務(wù)操縱程序》(QP-8.3-01)6.0記錄表格6.1《購買物品月籌劃審批表》(QR-7.4-01-