集團(tuán)檔案管理制度

2013年6月版PAGE9集團(tuán)檔案管理制度（試行）總則第一條為規(guī)范整個(gè)集團(tuán)的檔案管理工作，使檔案資料在完整、系統(tǒng)、規(guī)范、安全保管的基礎(chǔ)上得到充分、有效的利用，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)，保證集團(tuán)的全面發(fā)展，特制定本制度。第二條檔案的歸檔范圍1、集團(tuán)辦公室內(nèi)部形成的重要檔案、資料。2、集團(tuán)所屬各職能部門、各控股公司內(nèi)部形成的（非業(yè)務(wù)性）重要檔案、資料。3、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門與公司形成的有關(guān)公文、通知、批復(fù)等資料。第三條集團(tuán)的檔案歸集團(tuán)所有，任何單位和個(gè)人都不得私自保存；集團(tuán)全體員工都有責(zé)任支持集團(tuán)檔案系統(tǒng)的工作，嚴(yán)守機(jī)密，確保集團(tuán)檔案的完整和安全。第二章檔案的管理部門第四條檔案的管理部門集團(tuán)辦公室為檔案管理的主管部門，對(duì)重要檔案資料實(shí)行定期收集、統(tǒng)一管理。第五條檔案管理部門的職責(zé)1、檔案主管部門的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制、修訂、完善集團(tuán)檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案的分類、移交、歸檔、管理、借閱、銷毀等工作。（2）負(fù)責(zé)督促、檢查制度的落實(shí)情況，指導(dǎo)相關(guān)公司的檔案管理工作。（3）負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管集團(tuán)的重要文件。（4）負(fù)責(zé)收集整理各部門檔案分類目錄，匯總建立集團(tuán)電子目錄，進(jìn)行集團(tuán)檔案的數(shù)字化建立。2、檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)集團(tuán)辦公室主任作為集團(tuán)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)組織集團(tuán)檔案管理制度的制定、執(zhí)行、督促和檢查。對(duì)集團(tuán)檔案管理工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第三章檔案的分類第六條檔案的分類原則檔案分類和分類編號(hào)由集團(tuán)辦公司統(tǒng)一管理和制定。各部門不得擅自增、減、變更檔案的分類和分類編號(hào)。如有變更、調(diào)整、增加、減少需求，應(yīng)由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后再做調(diào)整。第七條檔案的分類檔案的分類可按內(nèi)容、保管形式、密級(jí)性等多種形式分類，公司檔案主要采取以實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類。1、按內(nèi)容分類為了便于更細(xì)致的規(guī)范管理，公司檔案分為一級(jí)類目和二級(jí)類目：一級(jí)類目包括：行政(XZ)、人事(RS)、資產(chǎn)(ZC)、協(xié)議(XY)、黨務(wù)(DW)、法務(wù)(FW)、歷史(LS)，共七大類。二級(jí)類目包括：1行政類包括：基礎(chǔ)性文件（JC）--公司證件、章程、簡(jiǎn)介、資質(zhì)、品牌形象、簽字印模等行政制度（ZD）--公司各種行政性規(guī)章制度、辦事細(xì)則、管理措施等公文（GW）--政府文件、內(nèi)部通知通報(bào)發(fā)文、批文等相關(guān)文件、會(huì)議資料等文化類（WH）--公司文化活動(dòng)、教育培訓(xùn)、所獲榮譽(yù)等2人事類包括：人事制度（ZD）--人事制度、薪酬績(jī)效制度等人事檔案（RD）--員工基本資料、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰材料、考勤表、績(jī)效考核單、勞動(dòng)合同等保險(xiǎn)（BX）--工傷保險(xiǎn)材料、養(yǎng)老保險(xiǎn)材料等3資產(chǎn)類包括：企業(yè)資產(chǎn)證件（ZJ）--土地證、房產(chǎn)證基礎(chǔ)建設(shè)（JJ）--廠房項(xiàng)目施工資料、電力配備材料等評(píng)估（PG）--企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估設(shè)備（SB）--企業(yè)大型生產(chǎn)、加工的儀器設(shè)備；日常辦公設(shè)備相關(guān)資料、維修資料等4協(xié)議類包括：租賃（ZL）--企業(yè)租賃情況相關(guān)資料借貸（JD）--企業(yè)借貸情況相關(guān)資料合作（HZ）--企業(yè)對(duì)外合作項(xiàng)目相關(guān)資料5黨務(wù)類包括：黨員基本資料、黨務(wù)會(huì)議記錄等6法務(wù)類包括：公司涉及法律、法務(wù)方面的文件資料7歷史檔案包括：公司前身等老資料、過(guò)往注銷公司資料等2、按保管形式分類（1）紙質(zhì)形式（2）電子形式：包括各種電子表格、電子文檔、影像資料等。3、按密級(jí)性分類按檔案保密性可以分為機(jī)密檔案、秘密檔案和一般檔案。文件的保密級(jí)別由發(fā)文公司的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容，對(duì)照密級(jí)分類進(jìn)行確定。（1）機(jī)密檔案：是集團(tuán)公司的核心資料，一旦非法泄漏后會(huì)對(duì)集團(tuán)公司安全、發(fā)展造成嚴(yán)重?fù)p害的資料；限于集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員所知。（2）秘密檔案：保密等級(jí)在機(jī)密以下，如果非法泄露會(huì)給集團(tuán)帶來(lái)?yè)p失和不良影響的資料；集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)所知的文件。（3）一般檔案：除以上外其他均為一般文件。第四章檔案的移交管理第八條各公司設(shè)立專、兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、積累、整理和歸類，根據(jù)實(shí)際需求留存相關(guān)檔案影印件或原件，進(jìn)行檔案自留備案。第九條檔案移交的基本要求所移交的資料完成了日常的審批、傳閱等相關(guān)流程，文件資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行排列：批文在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附文在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后等。移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡模糊、影響查閱的文件，進(jìn)行修裱、加邊或復(fù)制；對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件進(jìn)行折疊整齊。檔案整理好后，建立電子檔案分類目錄，與相應(yīng)檔案一并移交。有電子檔的文件，與整理好的紙質(zhì)檔案一同移交。在移交前的整理過(guò)程中，保證檔案份數(shù)、頁(yè)數(shù)齊全、完整，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第十條檔案移交時(shí)移交人詳細(xì)填寫《檔案交接登記表》，報(bào)部門主管審核確認(rèn)簽字；接收人確定無(wú)誤后簽字確認(rèn)?！稒n案交接登記表》一式兩份，由檔案移交部門和檔案接收部門分別保管。第五章檔案的歸檔管理第十一條集團(tuán)檔案的歸檔原則按立檔公司分開建檔。按檔案形成或針對(duì)的年度分開建檔。按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。按公司/年度/一級(jí)類目/二級(jí)類目/件號(hào)（歸檔順序號(hào)）編號(hào)。第十二條檔案的編號(hào)各公司代碼(年度)—一級(jí)類目—二級(jí)類目—件號(hào)—頁(yè)數(shù)每件檔案的頁(yè)數(shù)001…依次順延各公司代碼：為了便于企業(yè)的管理，做到規(guī)范化統(tǒng)一規(guī)定各公司名稱的代碼為首字母大寫，如：正洋汽貿(mào)—ZY;瑞達(dá)假日酒店—RD；博皓房地產(chǎn)—BH;正博汽貿(mào)—ZB年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：2013一級(jí)類目、二級(jí)類目：使用類目名稱的首字母，行政(XZ)、人事(RS)、資產(chǎn)(ZC)、協(xié)議(XY)、黨務(wù)(DW)、法務(wù)(FW)、歷史(LS)……件號(hào)：每份文件編號(hào)，以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如：001……依次順延如：ZY(2013)-XZ-JC-001表示為正洋汽貿(mào)2013年行政類基礎(chǔ)性文件第十三條檔案管理人員應(yīng)在接收移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔，填寫登記《分類檔案目錄》。檔案文件右上角加蓋歸檔章，標(biāo)注文件的公司代碼、年度、類目、件號(hào)及檔案密級(jí)。第十四條檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時(shí)，連序的分類檔案可組盒立卷；分類檔案資料較多時(shí)，可分多盒立卷。第六章檔案的保管要求第十五條紙質(zhì)檔案的保管要求（1）按照檔案分類保管，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

（2）愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。（3）注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。（4）做好檔案的安全管理，注意防水、防火、防蟲、防盜工作。（5）對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。第十六條電子檔案的保管要求按照檔案分類建立電子文件夾將電子檔案統(tǒng)一保管。電子文檔應(yīng)保存在單機(jī)版的計(jì)算機(jī)中，必須設(shè)置密碼，注意保密，防止泄露。電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，做好防病毒的安全措施。第七章檔案的借閱管理第十七條檔案的借閱管理：申請(qǐng)借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》根據(jù)檔案密集級(jí)別向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)批報(bào)。（1）公司檔案按密級(jí)分為機(jī)密、秘密和一般檔案。機(jī)密檔案的借閱必須由查閱部門/公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)人雙方批準(zhǔn)；秘密和一般檔案經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批可以借閱。（2）機(jī)密檔案借閱原則上應(yīng)在集團(tuán)辦公室查閱，不得帶出，特殊情況需要借出者，應(yīng)由查閱部門/公司及集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)人雙方批示后，辦理借閱手續(xù)，方可帶出，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（3）借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人；如因工作需要摘錄和復(fù)印的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)人雙方批準(zhǔn)后方可。（4）借閱人員要愛(ài)護(hù)檔案，保證檔案的安全、完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。（5）外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。（6）借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》后方可借閱。（7）檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損，對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，要仔細(xì)核對(duì)后辦理歸檔手續(xù)，詳細(xì)檢查無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。（8）一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象或丟失、泄密，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)做出處理，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。第八章檔案的銷毀管理第十八條對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，需要銷毀時(shí)，由檔案保管人員填寫《檔案銷毀申請(qǐng)單》，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門、主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定、審核，簽字確認(rèn)后方能銷毀。第十九條檔案銷毀時(shí)，應(yīng)有檔案管理部門人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁將檔案做廢紙出售第九章附則第二十條各公司可依據(jù)本制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定相應(yīng)檔案工作制度報(bào)集團(tuán)辦公室備案。第二十一條本檔案管理制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)辦公室所有。附件：1.檔案的內(nèi)容分類示例圖2.檔案管理流程圖3.《檔案交接登記表》4.《檔案借閱申請(qǐng)單》5.《文件目錄》基礎(chǔ)性文件附件1.檔案內(nèi)容分類示例圖公司證件、章程、簡(jiǎn)介、資質(zhì)、品牌形象、簽字印模等基礎(chǔ)性文件行政類行政制度公司各種行政性規(guī)章制度、辦事細(xì)則、管理措施等行政類行政制度公文類政府文件、內(nèi)部通知通報(bào)發(fā)文、批文等相關(guān)文件、會(huì)議資料等公文類文化類公司文化活動(dòng)、教育培訓(xùn)、所獲榮譽(yù)等文化類人事制度人事制度人事管理制度、薪酬績(jī)效制度等人事類人員資料員工基本資料、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰材料、考勤表、績(jī)效考核單、勞動(dòng)合同等人事類人員資料保險(xiǎn)資料保險(xiǎn)資料養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)等相關(guān)資料各公司代碼各公司代碼企業(yè)資產(chǎn)證件企業(yè)資產(chǎn)證件土地證、房產(chǎn)證基礎(chǔ)建設(shè)基礎(chǔ)建設(shè)資產(chǎn)類年度廠房項(xiàng)目施工、電力配備等資產(chǎn)類企業(yè)評(píng)估企業(yè)評(píng)估企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估設(shè)備企業(yè)大型生產(chǎn)、加工的儀器設(shè)備，日常辦公設(shè)備相關(guān)資料、維修資料等設(shè)備租賃類租賃類企業(yè)租賃情況相關(guān)資料協(xié)議類借貸類協(xié)議類借貸類企業(yè)借貸情況相關(guān)資料對(duì)外合作類對(duì)外合作類企業(yè)對(duì)外合作項(xiàng)目相關(guān)資料黨務(wù)類黨員花名冊(cè)、黨員基本資料黨務(wù)會(huì)黨務(wù)類議記錄等法務(wù)類公司涉及法律、法務(wù)方面的文件資料法務(wù)類歷史類公司前身等老資料、過(guò)往注銷公司資料歷史類檔案管理流程圖收集資料集團(tuán)各公司 整理分類密級(jí)分類編制目錄打印目錄電子檔備份移交資料及目錄審核、接收分類、加