行政學(xué)課件第十一章-機(jī)關(guān)管理

第十一章機(jī)關(guān)管理第十一章機(jī)關(guān)管理1教學(xué)目的了解機(jī)關(guān)管理的涵義、功能、特征、意義、原那么及其現(xiàn)代化；理解機(jī)關(guān)環(huán)境管理的涵義、意義、機(jī)關(guān)的空間環(huán)境管理原那么和自然環(huán)境管理原那么；懂得機(jī)關(guān)物材管理、保管及其使用；掌握機(jī)關(guān)文書管理的涵義、作用、文書的立卷；清楚機(jī)關(guān)檔案管理的涵義、作用、原那么與方法；認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)日常工作制度與后勤管理及其意義。教學(xué)目的了解機(jī)關(guān)管理的涵義、功能、特征、意義、原那么及2第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說(shuō)

機(jī)關(guān)管理是行政內(nèi)部組織管理活動(dòng)的重要組成局部，屬于管理技術(shù)，即狹義行政管理的研究范疇。第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說(shuō)機(jī)關(guān)管理是行政內(nèi)部組3一、機(jī)關(guān)管理的涵義與功能1．機(jī)關(guān)管理的涵義現(xiàn)代行政有別于近代行政、傳統(tǒng)行政的特征是：其一，行政業(yè)務(wù)(行政職能或行政效勞)的大量增多和行政的專業(yè)化。其二，從機(jī)關(guān)管理的內(nèi)涵和它所包含的具體內(nèi)容分析，我們不難看出，機(jī)關(guān)管理雖然是行政運(yùn)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，但在企業(yè)等的一般組織管理中也存在著與行政系統(tǒng)的機(jī)關(guān)管理內(nèi)容類似或相同的內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理的研究和改進(jìn)機(jī)關(guān)管理，遵循制度化、科學(xué)化、勤儉辦事等原那么對(duì)提高機(jī)關(guān)管理的效率至關(guān)重要，具有緊迫性和重要性。一、機(jī)關(guān)管理的涵義與功能1．機(jī)關(guān)管理的涵義42、機(jī)關(guān)管理的功能(1)具有發(fā)動(dòng)的功能(2)具有控制的功能(3)具有代表的功能2、機(jī)關(guān)管理的功能(1)具有發(fā)動(dòng)的功能(2)具有控制的功5二、機(jī)關(guān)管理的特征及其意義其顯著特征有：(1)現(xiàn)代的行政業(yè)務(wù)大量增多和行政的專業(yè)化，使機(jī)關(guān)行政事務(wù)隨之大量增多，機(jī)關(guān)管理因此需要具有更高的技術(shù)性和熟練性。(2)機(jī)關(guān)管理的內(nèi)容與企業(yè)行政運(yùn)營(yíng)管理的內(nèi)容和實(shí)際操作都具有共性。(3)機(jī)關(guān)管理本身并不是目的，而是實(shí)現(xiàn)目的的手段。(4)機(jī)關(guān)管理問題的中心是對(duì)大量、復(fù)雜多樣的行政事務(wù)的管理，具有較強(qiáng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二、機(jī)關(guān)管理的特征及其意義其顯著特征有：(1)現(xiàn)代的行政業(yè)6機(jī)關(guān)管理不僅僅是附屬于政府進(jìn)行社會(huì)管理的行政活動(dòng)，它在今天無(wú)論是規(guī)模上還是在技術(shù)上都開展到了很高的程度，支撐、維系著龐大的現(xiàn)代行政系統(tǒng)穩(wěn)定、連續(xù)運(yùn)行。機(jī)關(guān)管理是保證行政系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其最終目標(biāo)，行政系統(tǒng)得以高效運(yùn)營(yíng)的重要條件；同時(shí)，機(jī)關(guān)管理的正常、有效運(yùn)營(yíng)也是測(cè)定現(xiàn)代行政官僚制組織確定的重要標(biāo)志。2、意義2、意義7三、機(jī)關(guān)管理的原那么第一，依據(jù)客觀規(guī)那么運(yùn)行的原那么。第二，資材公私別離的原那么。第三，文書主義的原那么。第四，技能轉(zhuǎn)移的原那么。第五，例外的原那么。第六，相同事務(wù)集中管理的原那么。第七，機(jī)械化的原那么。三、機(jī)關(guān)管理的原那么第一，依據(jù)客觀規(guī)那么運(yùn)行的原那么。8第二節(jié)機(jī)關(guān)環(huán)境管理

機(jī)關(guān)的環(huán)境是直接影響機(jī)關(guān)工作人員的精神狀態(tài)和工作態(tài)度的重要因素。第二節(jié)機(jī)關(guān)環(huán)境管理機(jī)關(guān)的環(huán)境是直接影響機(jī)關(guān)工作9一、機(jī)關(guān)環(huán)境管理的涵義和意義機(jī)關(guān)的自然因素和四周的影響因素，統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)的環(huán)境，前者主要包括人的五官所感知的光線、顏色、溫度、空氣和聲音等自然環(huán)境因素，后者主要是指辦公室的設(shè)計(jì)和布置與機(jī)關(guān)內(nèi)各部門之間的工作流程的配合等空間環(huán)境因素。環(huán)境的因素通過(guò)影響工作人員的心理和行為而在一定程度上影響到工作效率。從自然環(huán)境因素考察，我們可以發(fā)現(xiàn)，光線、顏色、溫度、聲音直接影響工作人員的精神狀態(tài)和工作態(tài)度，進(jìn)而涉及工作效率。再?gòu)目臻g環(huán)境因素看，空間管理的如何，關(guān)系到空間本錢的節(jié)約、空間的有效利用、工作流程的縮短、資料的迅速處理、工作環(huán)境的改善、工作人員的溝通和協(xié)調(diào)等與效率和效益相關(guān)的問題。因此，環(huán)境管理成為機(jī)關(guān)管理的一個(gè)重要課題，甚至有人認(rèn)為環(huán)境管理就是機(jī)關(guān)生態(tài)學(xué)，這不無(wú)道理。一、機(jī)關(guān)環(huán)境管理的涵義和意義10二、機(jī)關(guān)的空間環(huán)境管理原那么第一，開展有效而本錢低的工作流程；第二，允許彈性布置，以利于重新安排和未來(lái)擴(kuò)展；第三，定期檢查各方面的空間管理效果，謀求改善。二、機(jī)關(guān)的空間環(huán)境管理原那么11三、機(jī)關(guān)的自然環(huán)境管理原那么機(jī)關(guān)的自然環(huán)境是人的耳、目、口、鼻、身這五官所感知的視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境和空氣環(huán)境，對(duì)它們給予科學(xué)的管理和控制，在一定程度上會(huì)有助于工作效率的改進(jìn)。首先，機(jī)關(guān)視覺環(huán)境的管理表達(dá)在三個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)的各類物材與設(shè)備要整齊和潔凈；二是機(jī)關(guān)辦公室的墻壁、地板和天花板等外表環(huán)境的顏色要慎重選擇，以便使辦公室和它所在的地區(qū)、所處的季節(jié)，以及辦公室性質(zhì)及其內(nèi)外光線等環(huán)境因素相和諧；三是光線的選擇要適度，使工作人員辦公方便、迅速和舒適，減少視力的阻礙、不必要的疲勞和工作失誤，在提高工作效率的同時(shí)，減少精力的損耗。其次，機(jī)關(guān)管理不能無(wú)視了聽覺環(huán)境。最后，機(jī)關(guān)管理自然環(huán)境時(shí)不能無(wú)視了空氣環(huán)境。三、機(jī)關(guān)的自然環(huán)境管理原那么12第三節(jié)機(jī)關(guān)物材管理

機(jī)關(guān)物材，主要包括辦公用具、辦公設(shè)備、辦公圖籍等，是滿足辦公需要不可缺少的工具。第三節(jié)機(jī)關(guān)物材管理機(jī)關(guān)物材，主要包括辦公用具、13一、機(jī)關(guān)物材采購(gòu)機(jī)關(guān)物材采購(gòu)是政府采購(gòu)的一局部。政府采購(gòu)“乃是一國(guó)政府部門及政府機(jī)構(gòu)或其他直接或間接受政府控制的企事業(yè)單位，為實(shí)現(xiàn)其政府職能和公共利益，使用公共資金獲得貨物、工程和效勞的行為〞。任何機(jī)關(guān)都應(yīng)有自己的物材，以滿足辦公的需要。這些物材分三類：〔l〕辦公用具〔2〕辦公設(shè)備〔3〕辦公圖籍，即辦公必備的圖書資料，如地圖、字典、圖表、法規(guī)、工作歷和工作手冊(cè)等等。一、機(jī)關(guān)物材采購(gòu)14二、機(jī)關(guān)物材保管機(jī)關(guān)物材的保管，主要是指物材的登記、收藏、分配、使用費(fèi)用的簽認(rèn)以及物材的盤點(diǎn)、交換和養(yǎng)護(hù)等，目的是保持物材的效能。二、機(jī)關(guān)物材保管15三、機(jī)關(guān)物材使用……機(jī)關(guān)物材的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化等原那么。三、機(jī)關(guān)物材使用16第四節(jié)機(jī)關(guān)文書管理

機(jī)關(guān)文書即公務(wù)文書，就是一般所說(shuō)的公文，是各類公文的泛稱。機(jī)關(guān)文書的種類繁多，它作為傳達(dá)貫徹政府方針和政策、發(fā)布法規(guī)、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指示和接洽工作、報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要工具，在行政管理中起著重要的作用。第四節(jié)機(jī)關(guān)文書管理機(jī)關(guān)文書即公務(wù)文書，就是一般17一、機(jī)關(guān)文書的涵義與作用具體說(shuō)來(lái)，文書有兩種解釋：一是指人們利用文字文書和私人文書兩類。二是指機(jī)關(guān)中從事公文工作的人員。機(jī)關(guān)文書相當(dāng)于公務(wù)文書，也可稱為公文，是各類公文的泛稱。機(jī)關(guān)文書名目繁多，以它們被發(fā)給的對(duì)象或方向?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)，可分為三類：〔l〕上行文；〔2〕下行文；〔3〕平行文。公務(wù)文書，在行政管理中起著極其重要的作用：一是政策法規(guī)的作用；二是領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用；三是聯(lián)系和知照的作用；四是依據(jù)和憑證的作用；五是宣傳教育的作用。一、機(jī)關(guān)文書的涵義與作用18二、文書的處理與要求

機(jī)關(guān)中的文書處理工作包括兩個(gè)方面：一是發(fā)文處理；二是收文處理。發(fā)文的處理依次包括撰擬、審核、簽發(fā)、文印、校對(duì)、封發(fā)和歸卷等程。收文的處理，一般包括簽收登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、清退和歸卷等內(nèi)容。二、文書的處理與要求19三、文書的立卷文書立卷就是要按一定的原那么把紛繁零散的文書材料整理成系統(tǒng)有序的分類案卷，以此方便有關(guān)人員的查找和使用，同時(shí)為有價(jià)值的文書資料的存檔做好準(zhǔn)備工作。三、文書的立卷20第五節(jié)機(jī)關(guān)檔案管理

機(jī)關(guān)檔案是行政活動(dòng)的歷史記錄，是由機(jī)關(guān)文書按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文書資料。檔案作為行政活動(dòng)的歷史依據(jù)保存下來(lái)，對(duì)人們了解和研究行政史，保持行政的穩(wěn)定性和連續(xù)性，從而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量，以及推進(jìn)政務(wù)公開和行政民主化起著重要作用。第五節(jié)機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)檔案是行政活動(dòng)的歷史記錄21一、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用1．機(jī)關(guān)檔案管理的涵義檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和某些個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來(lái)，以備查考的各種文書和有關(guān)資料。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史記錄，是由機(jī)關(guān)文書有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文書資料。也就是說(shuō)，文書資料是檔案的前身和來(lái)源，檔案是文書的歸宿和精華。只有處理完畢后經(jīng)過(guò)篩選，具有一定查考和利用價(jià)值的那局部文書及資料才能成為檔案。2．機(jī)關(guān)檔案管理的作用檔案在機(jī)關(guān)管理中具有重要作用。首先，檔案所記錄的機(jī)關(guān)歷史可以作機(jī)關(guān)工作時(shí)研究處理問題的依據(jù)，因而它有真憑實(shí)據(jù)的作用。其次，它作為珍貴的第一手資料，對(duì)于人們了解行政歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)行行政歷史和現(xiàn)狀的研究都有參考價(jià)值。第三，它可以保持行政的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量。一、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用22二、機(jī)關(guān)檔案管理的原那么機(jī)關(guān)檔案管理，就是按照科學(xué)的原那么和方法使機(jī)關(guān)檔案保持完好，為機(jī)關(guān)工作提供效勞，為國(guó)家積累檔案史料。這是機(jī)關(guān)工作的一局部，也是檔案工作的根底，它必須遵守一定的規(guī)那么。首先，檔案管理形式要集中統(tǒng)一。其次，檔案必須完整平安，這是對(duì)檔案管理工作的根本要求。最后，檔案管理要方便利用，這是它的根本目的所在，也是檢查檔案管理優(yōu)劣的主要標(biāo)志，這需要檢索迅速，調(diào)閱方便，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、基層單位或教學(xué)、科研搞好效勞。二、機(jī)關(guān)檔案管理的原那么23三、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容機(jī)關(guān)的檔案管理，其根本內(nèi)容是收集、整理、鑒定、編目、裝訂、保管、提供各種效勞和統(tǒng)計(jì)等。三、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容24第六節(jié)機(jī)關(guān)日常工作制度與后勤管理機(jī)關(guān)日常工作制度主要包括機(jī)關(guān)辦公制度和會(huì)議管理兩方面的內(nèi)容。后勤管理也是機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它涉及行政組織成員的生活起居問題，是保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的生活條件。第六節(jié)機(jī)關(guān)日常工作制度與后勤管理機(jī)關(guān)日25一、機(jī)關(guān)辦公制度機(jī)關(guān)辦公制度是機(jī)關(guān)人員在日常工作中應(yīng)該嚴(yán)格遵守的行為準(zhǔn)那么，它包括辦公時(shí)間、辦公秩序和考勤制度等。辦公時(shí)間是指幾點(diǎn)上下班和每天工作多少小時(shí)。辦公秩序是指在辦公時(shí)間里不得喧嘩，……一、機(jī)關(guān)辦公制度26二、會(huì)議管理會(huì)議就是召集大家商討問題的集會(huì)，它是一種有組織有目的的活動(dòng)。會(huì)議作為一種社會(huì)歷史現(xiàn)象，會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)工作的一種重要方法，但不是惟一的方法，更不是工作的目的，所以會(huì)議不能多開。隨著社會(huì)進(jìn)步所帶來(lái)的會(huì)議在政治、經(jīng)濟(jì)和文化等方面作用的日益增加，會(huì)議數(shù)量和規(guī)模也日益膨脹。這使得研究會(huì)議的開展規(guī)律，提高會(huì)議效率這一課題越來(lái)越受到重視，簡(jiǎn)化會(huì)議戰(zhàn)為大勢(shì)所趨。會(huì)議的簡(jiǎn)化，一方面是指能不開的就不開，即減少會(huì)海，這可以通過(guò)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、以文代會(huì)、就地解決等方法來(lái)處理；另一方面是指必開的會(huì)一定要簡(jiǎn)單扼要，這可以通過(guò)算經(jīng)濟(jì)賬研究開會(huì)方法，把會(huì)開活，追求會(huì)效來(lái)實(shí)現(xiàn)。如何簡(jiǎn)化會(huì)議和怎樣開會(huì)以充分發(fā)揮會(huì)議的作用，這些問題屬于行政領(lǐng)導(dǎo)者的藝術(shù)研究范圍。在機(jī)關(guān)管理的內(nèi)容中，我們要解決的是與開會(huì)有關(guān)的事宜，即為開好會(huì)議而做的各種具體事務(wù)工作，這些工作貫穿在會(huì)議的準(zhǔn)備、會(huì)議的進(jìn)行及會(huì)議的收尾過(guò)程中，是機(jī)關(guān)人員日常工作的內(nèi)容之一。二、會(huì)議管理27三、機(jī)關(guān)的后勤管理后勤是指前方對(duì)前方的一切供給工作，依此解釋，機(jī)關(guān)管理的大局部?jī)?nèi)容，如環(huán)境管理、物材管理、檔案管理和食宿交通等生活管理都應(yīng)是后勤管理的內(nèi)容，這些工作也可稱作是保證機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作條件，與之相對(duì)應(yīng)的是機(jī)關(guān)日常業(yè)務(wù)的工作和文書的處理，這是廣義的后勤工作。這一節(jié)里要討論的后勤是指狹義的后勤，也可以說(shuō)是最前方的工作的工作或后勤中的后勤，即僅指與生活起居有關(guān)的問題，這些問題也可稱作是保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的生活條件。三、機(jī)關(guān)的后勤管理28機(jī)關(guān)在后勤管理上要做的工作大概有四個(gè)方面：一是食堂、賓館和招待所的管理；二是住房管理，包括住房的建筑、分配、調(diào)配、管理和維修等；三是通過(guò)設(shè)置班車等方式解決工作人員上下班的交通問題；四是除了上述工作以外，后勤工作還要注意完善工作人員的衛(wèi)生保健、托幼、澡堂和理發(fā)等生活條件，解除機(jī)關(guān)人員工作的后顧之憂。機(jī)關(guān)在后勤管理上要做的工作大概有四29根本概念機(jī)關(guān)文書檔案會(huì)議機(jī)關(guān)管理機(jī)關(guān)文書機(jī)關(guān)檔案政府采購(gòu)廣義機(jī)關(guān)管理狹義機(jī)關(guān)管理機(jī)關(guān)檔案管理根本概念30第十一章機(jī)關(guān)管理第十一章機(jī)關(guān)管理31教學(xué)目的了解機(jī)關(guān)管理的涵義、功能、特征、意義、原那么及其現(xiàn)代化；理解機(jī)關(guān)環(huán)境管理的涵義、意義、機(jī)關(guān)的空間環(huán)境管理原那么和自然環(huán)境管理原那么；懂得機(jī)關(guān)物材管理、保管及其使用；掌握機(jī)關(guān)文書管理的涵義、作用、文書的立卷；清楚機(jī)關(guān)檔案管理的涵義、作用、原那么與方法；認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)日常工作制度與后勤管理及其意義。教學(xué)目的了解機(jī)關(guān)管理的涵義、功能、特征、意義、原那么及32第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說(shuō)

機(jī)關(guān)管理是行政內(nèi)部組織管理活動(dòng)的重要組成局部，屬于管理技術(shù)，即狹義行政管理的研究范疇。第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說(shuō)機(jī)關(guān)管理是行政內(nèi)部組33一、機(jī)關(guān)管理的涵義與功能1．機(jī)關(guān)管理的涵義現(xiàn)代行政有別于近代行政、傳統(tǒng)行政的特征是：其一，行政業(yè)務(wù)(行政職能或行政效勞)的大量增多和行政的專業(yè)化。其二，從機(jī)關(guān)管理的內(nèi)涵和它所包含的具體內(nèi)容分析，我們不難看出，機(jī)關(guān)管理雖然是行政運(yùn)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，但在企業(yè)等的一般組織管理中也存在著與行政系統(tǒng)的機(jī)關(guān)管理內(nèi)容類似或相同的內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理的研究和改進(jìn)機(jī)關(guān)管理，遵循制度化、科學(xué)化、勤儉辦事等原那么對(duì)提高機(jī)關(guān)管理的效率至關(guān)重要，具有緊迫性和重要性。一、機(jī)關(guān)管理的涵義與功能1．機(jī)關(guān)管理的涵義342、機(jī)關(guān)管理的功能(1)具有發(fā)動(dòng)的功能(2)具有控制的功能(3)具有代表的功能2、機(jī)關(guān)管理的功能(1)具有發(fā)動(dòng)的功能(2)具有控制的功35二、機(jī)關(guān)管理的特征及其意義其顯著特征有：(1)現(xiàn)代的行政業(yè)務(wù)大量增多和行政的專業(yè)化，使機(jī)關(guān)行政事務(wù)隨之大量增多，機(jī)關(guān)管理因此需要具有更高的技術(shù)性和熟練性。(2)機(jī)關(guān)管理的內(nèi)容與企業(yè)行政運(yùn)營(yíng)管理的內(nèi)容和實(shí)際操作都具有共性。(3)機(jī)關(guān)管理本身并不是目的，而是實(shí)現(xiàn)目的的手段。(4)機(jī)關(guān)管理問題的中心是對(duì)大量、復(fù)雜多樣的行政事務(wù)的管理，具有較強(qiáng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二、機(jī)關(guān)管理的特征及其意義其顯著特征有：(1)現(xiàn)代的行政業(yè)36機(jī)關(guān)管理不僅僅是附屬于政府進(jìn)行社會(huì)管理的行政活動(dòng)，它在今天無(wú)論是規(guī)模上還是在技術(shù)上都開展到了很高的程度，支撐、維系著龐大的現(xiàn)代行政系統(tǒng)穩(wěn)定、連續(xù)運(yùn)行。機(jī)關(guān)管理是保證行政系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其最終目標(biāo)，行政系統(tǒng)得以高效運(yùn)營(yíng)的重要條件；同時(shí)，機(jī)關(guān)管理的正常、有效運(yùn)營(yíng)也是測(cè)定現(xiàn)代行政官僚制組織確定的重要標(biāo)志。2、意義2、意義37三、機(jī)關(guān)管理的原那么第一，依據(jù)客觀規(guī)那么運(yùn)行的原那么。第二，資材公私別離的原那么。第三，文書主義的原那么。第四，技能轉(zhuǎn)移的原那么。第五，例外的原那么。第六，相同事務(wù)集中管理的原那么。第七，機(jī)械化的原那么。三、機(jī)關(guān)管理的原那么第一，依據(jù)客觀規(guī)那么運(yùn)行的原那么。38第二節(jié)機(jī)關(guān)環(huán)境管理

機(jī)關(guān)的環(huán)境是直接影響機(jī)關(guān)工作人員的精神狀態(tài)和工作態(tài)度的重要因素。第二節(jié)機(jī)關(guān)環(huán)境管理機(jī)關(guān)的環(huán)境是直接影響機(jī)關(guān)工作39一、機(jī)關(guān)環(huán)境管理的涵義和意義機(jī)關(guān)的自然因素和四周的影響因素，統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)的環(huán)境，前者主要包括人的五官所感知的光線、顏色、溫度、空氣和聲音等自然環(huán)境因素，后者主要是指辦公室的設(shè)計(jì)和布置與機(jī)關(guān)內(nèi)各部門之間的工作流程的配合等空間環(huán)境因素。環(huán)境的因素通過(guò)影響工作人員的心理和行為而在一定程度上影響到工作效率。從自然環(huán)境因素考察，我們可以發(fā)現(xiàn)，光線、顏色、溫度、聲音直接影響工作人員的精神狀態(tài)和工作態(tài)度，進(jìn)而涉及工作效率。再?gòu)目臻g環(huán)境因素看，空間管理的如何，關(guān)系到空間本錢的節(jié)約、空間的有效利用、工作流程的縮短、資料的迅速處理、工作環(huán)境的改善、工作人員的溝通和協(xié)調(diào)等與效率和效益相關(guān)的問題。因此，環(huán)境管理成為機(jī)關(guān)管理的一個(gè)重要課題，甚至有人認(rèn)為環(huán)境管理就是機(jī)關(guān)生態(tài)學(xué)，這不無(wú)道理。一、機(jī)關(guān)環(huán)境管理的涵義和意義40二、機(jī)關(guān)的空間環(huán)境管理原那么第一，開展有效而本錢低的工作流程；第二，允許彈性布置，以利于重新安排和未來(lái)擴(kuò)展；第三，定期檢查各方面的空間管理效果，謀求改善。二、機(jī)關(guān)的空間環(huán)境管理原那么41三、機(jī)關(guān)的自然環(huán)境管理原那么機(jī)關(guān)的自然環(huán)境是人的耳、目、口、鼻、身這五官所感知的視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境和空氣環(huán)境，對(duì)它們給予科學(xué)的管理和控制，在一定程度上會(huì)有助于工作效率的改進(jìn)。首先，機(jī)關(guān)視覺環(huán)境的管理表達(dá)在三個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)的各類物材與設(shè)備要整齊和潔凈；二是機(jī)關(guān)辦公室的墻壁、地板和天花板等外表環(huán)境的顏色要慎重選擇，以便使辦公室和它所在的地區(qū)、所處的季節(jié)，以及辦公室性質(zhì)及其內(nèi)外光線等環(huán)境因素相和諧；三是光線的選擇要適度，使工作人員辦公方便、迅速和舒適，減少視力的阻礙、不必要的疲勞和工作失誤，在提高工作效率的同時(shí)，減少精力的損耗。其次，機(jī)關(guān)管理不能無(wú)視了聽覺環(huán)境。最后，機(jī)關(guān)管理自然環(huán)境時(shí)不能無(wú)視了空氣環(huán)境。三、機(jī)關(guān)的自然環(huán)境管理原那么42第三節(jié)機(jī)關(guān)物材管理

機(jī)關(guān)物材，主要包括辦公用具、辦公設(shè)備、辦公圖籍等，是滿足辦公需要不可缺少的工具。第三節(jié)機(jī)關(guān)物材管理機(jī)關(guān)物材，主要包括辦公用具、43一、機(jī)關(guān)物材采購(gòu)機(jī)關(guān)物材采購(gòu)是政府采購(gòu)的一局部。政府采購(gòu)“乃是一國(guó)政府部門及政府機(jī)構(gòu)或其他直接或間接受政府控制的企事業(yè)單位，為實(shí)現(xiàn)其政府職能和公共利益，使用公共資金獲得貨物、工程和效勞的行為〞。任何機(jī)關(guān)都應(yīng)有自己的物材，以滿足辦公的需要。這些物材分三類：〔l〕辦公用具〔2〕辦公設(shè)備〔3〕辦公圖籍，即辦公必備的圖書資料，如地圖、字典、圖表、法規(guī)、工作歷和工作手冊(cè)等等。一、機(jī)關(guān)物材采購(gòu)44二、機(jī)關(guān)物材保管機(jī)關(guān)物材的保管，主要是指物材的登記、收藏、分配、使用費(fèi)用的簽認(rèn)以及物材的盤點(diǎn)、交換和養(yǎng)護(hù)等，目的是保持物材的效能。二、機(jī)關(guān)物材保管45三、機(jī)關(guān)物材使用……機(jī)關(guān)物材的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化等原那么。三、機(jī)關(guān)物材使用46第四節(jié)機(jī)關(guān)文書管理

機(jī)關(guān)文書即公務(wù)文書，就是一般所說(shuō)的公文，是各類公文的泛稱。機(jī)關(guān)文書的種類繁多，它作為傳達(dá)貫徹政府方針和政策、發(fā)布法規(guī)、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指示和接洽工作、報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要工具，在行政管理中起著重要的作用。第四節(jié)機(jī)關(guān)文書管理機(jī)關(guān)文書即公務(wù)文書，就是一般47一、機(jī)關(guān)文書的涵義與作用具體說(shuō)來(lái)，文書有兩種解釋：一是指人們利用文字文書和私人文書兩類。二是指機(jī)關(guān)中從事公文工作的人員。機(jī)關(guān)文書相當(dāng)于公務(wù)文書，也可稱為公文，是各類公文的泛稱。機(jī)關(guān)文書名目繁多，以它們被發(fā)給的對(duì)象或方向?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)，可分為三類：〔l〕上行文；〔2〕下行文；〔3〕平行文。公務(wù)文書，在行政管理中起著極其重要的作用：一是政策法規(guī)的作用；二是領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用；三是聯(lián)系和知照的作用；四是依據(jù)和憑證的作用；五是宣傳教育的作用。一、機(jī)關(guān)文書的涵義與作用48二、文書的處理與要求

機(jī)關(guān)中的文書處理工作包括兩個(gè)方面：一是發(fā)文處理；二是收文處理。發(fā)文的處理依次包括撰擬、審核、簽發(fā)、文印、校對(duì)、封發(fā)和歸卷等程。收文的處理，一般包括簽收登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、清退和歸卷等內(nèi)容。二、文書的處理與要求49三、文書的立卷文書立卷就是要按一定的原那么把紛繁零散的文書材料整理成系統(tǒng)有序的分類案卷，以此方便有關(guān)人員的查找和使用，同時(shí)為有價(jià)值的文書資料的存檔做好準(zhǔn)備工作。三、文書的立卷50第五節(jié)機(jī)關(guān)檔案管理

機(jī)關(guān)檔案是行政活動(dòng)的歷史記錄，是由機(jī)關(guān)文書按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文書資料。檔案作為行政活動(dòng)的歷史依據(jù)保存下來(lái)，對(duì)人們了解和研究行政史，保持行政的穩(wěn)定性和連續(xù)性，從而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量，以及推進(jìn)政務(wù)公開和行政民主化起著重要作用。第五節(jié)機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)檔案是行政活動(dòng)的歷史記錄51一、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用1．機(jī)關(guān)檔案管理的涵義檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和某些個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來(lái)，以備查考的各種文書和有關(guān)資料。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史記錄，是由機(jī)關(guān)文書有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文書資料。也就是說(shuō)，文書資料是檔案的前身和來(lái)源，檔案是文書的歸宿和精華。只有處理完畢后經(jīng)過(guò)篩選，具有一定查考和利用價(jià)值的那局部文書及資料才能成為檔案。2．機(jī)關(guān)檔案管理的作用檔案在機(jī)關(guān)管理中具有重要作用。首先，檔案所記錄的機(jī)關(guān)歷史可以作機(jī)關(guān)工作時(shí)研究處理問題的依據(jù)，因而它有真憑實(shí)據(jù)的作用。其次，它作為珍貴的第一手資料，對(duì)于人們了解行政歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)行行政歷史和現(xiàn)狀的研究都有參考價(jià)值。第三，它可以保持行政的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量。一、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用52二、機(jī)關(guān)檔案管理的原那么機(jī)關(guān)檔案管理，就是按照科學(xué)的原那么和方法使機(jī)關(guān)檔案保持完好，為機(jī)關(guān)工作提供效勞，為國(guó)家積累檔案史料。這是機(jī)關(guān)工作的一局部，也是檔案工作的根底，它必須遵守一定的規(guī)那么。首先，檔案管理形式要集中統(tǒng)一。其次，檔案必須完整平安，這是對(duì)檔案管理工作的根本要求。最后，檔案管理要方便利用，這是它的根本目的所在，也是檢查檔案管理優(yōu)劣的主要標(biāo)志，這需要檢索迅速，調(diào)閱方便，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、基層單位或教學(xué)、科研搞好效勞。二、機(jī)關(guān)檔案管理的原那么53三、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容機(jī)關(guān)的檔案管理，其根本內(nèi)容是收集、整理、鑒定、編目、裝訂、保管、提供各種效勞和統(tǒng)計(jì)等。三、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容54第六節(jié)機(jī)關(guān)日常工作制度與后勤管理機(jī)關(guān)日常工作制度主要包括機(jī)關(guān)辦公制度和會(huì)議管理兩方面的內(nèi)容。后勤管理也是機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它涉及行政組織成員的生活起居問題，是保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的生活條件。第六節(jié)機(jī)關(guān)日常工作制度與后勤管理機(jī)關(guān)日55一、機(jī)關(guān)辦公制