秘書事務(wù)管理信息管理課件

秘書事務(wù)管理信息管理2022/12/20秘書事務(wù)管理信息管理秘書事務(wù)管理信息管理2022/12/18秘書事務(wù)管理信息管理1那些年我們一起上的學(xué)

（1）語(yǔ)文考完了，我哭了。數(shù)學(xué)考完了，我發(fā)現(xiàn)我哭早了。

（2）醫(yī)生，我最近睡不著心情壞，吃不下飯，我腫么了?

醫(yī)生問：你今年多大了?

我：15歲。醫(yī)生說：你作業(yè)沒做完吧....

（3）從小到大，升旗時(shí)注意力不是在國(guó)旗上，而是看看國(guó)歌奏完時(shí)，國(guó)旗是不是正好停在桿頂...

（4）經(jīng)常指著課本上丑的圖片對(duì)同桌說，看，這是你。同桌就翻遍整本書尋找比這個(gè)更丑的圖片說，看，這是你！.....

（5）這次考試考得很不錯(cuò)啊，只掛了兩科，文科and理科°......

（6）老師說：快要中考了，早戀的就不要吵架了，以免影響心情；沒早戀的就不要表白了，以免被拒絕影響心情....

（7）到開學(xué)還未寫假期作業(yè)的同學(xué)，一定能成就大事，因?yàn)樗麄儽纫话闳顺林潇o，臨危不亂，心靜如水！....

（8）假期作業(yè)其實(shí)就是你寫一個(gè)月，

老師寫一個(gè)閱.....

（9）小學(xué)上課費(fèi)嘴，初中上課費(fèi)筆，高中上課費(fèi)腦，大學(xué)上課費(fèi)流量。。。...

（10）上學(xué)的時(shí)候總想玩電腦，放假了只能對(duì)著電腦發(fā)呆.....

（11）在十幾年前的一個(gè)９月１號(hào)，我手舞足蹈眉開眼笑的背上小書包，屁顛屁顛的走進(jìn)學(xué)校，從此踏上了一條不歸路...

秘書事務(wù)管理信息管理那些年我們一起上的學(xué)

（1）語(yǔ)文考完了，我哭了。數(shù)學(xué)考完了，2（12）我有一個(gè)夢(mèng)想。一張?jiān)嚲碇挥?個(gè)填空題，學(xué)校____科目____班級(jí)____姓名____學(xué)號(hào)

____。每空20分。

...

（13）小時(shí)候,我認(rèn)為8點(diǎn)是最晚的時(shí)間,到了初中,我發(fā)覺9.30該睡覺了,現(xiàn)在,每天晚上看下時(shí)間,切,才12點(diǎn).~...

（14）每一次下課的【老師再見】

都比上課的【老師好】的聲音要大得多......

（15）不要和父母吵架。因?yàn)槟愠巢悔A的時(shí)候只有挨罵，當(dāng)你吵的贏的時(shí)候只有挨打了。聽話吧！...

（16）考試就像得了病一樣,考前是憂郁癥,考時(shí)是健忘癥,考后病情開始好轉(zhuǎn),拿回卷子時(shí),心臟病就發(fā)作了....

（17）突然想到一個(gè)很嚴(yán)肅的學(xué)術(shù)性問題，是誰把60分定為及格的？??？...

獻(xiàn)給即將到來的兒童節(jié)，回憶我們的學(xué)習(xí)時(shí)光。

秘書事務(wù)管理信息管理（12）我有一個(gè)夢(mèng)想。一張?jiān)嚲碇挥?個(gè)填空題，學(xué)校____科3一、信息的收集二、信息的篩選三、信息的分類四、信息的校核五、信息的傳遞六、信息的存儲(chǔ)課程內(nèi)容秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集課程內(nèi)容秘書事務(wù)管理信息管理4事務(wù)管理——試題解析信息管理單項(xiàng)選擇題示例秘書直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物而獲取信息的方法是（）。（A）感覺法（B）認(rèn)識(shí)法（C）觀察法（D）體驗(yàn)法秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理——試題解析信息管理秘書事務(wù)管理信息管理5事務(wù)管理——試題解析信息管理多項(xiàng)選擇題示例信息傳遞的要素包括（）。（A）信碼（B）信源（C）信號(hào)（D）信宿秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理——試題解析信息管理秘書事務(wù)管理信息管理6事務(wù)管理——試題解析信息管理工作實(shí)務(wù)題示例背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便條鐘苗：公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場(chǎng)信息，作為決策的依據(jù)和參考。請(qǐng)你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點(diǎn)。謝謝。行政經(jīng)理蘇明二○○六年十二月六日秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理——試題解析信息管理秘書事務(wù)管理信息管理7信息的概述1、信息工作的意義信息工作的一切行政工作的基礎(chǔ)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息工作是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑秘書事務(wù)管理信息管理信息的概述1、信息工作的意義秘書事務(wù)管理信息管理8案例1達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國(guó)外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國(guó)商店里出售的中國(guó)泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多是臺(tái)灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國(guó)消費(fèi)者特別喜歡反映中國(guó)民俗的泥塑。此時(shí)，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？秘書事務(wù)管理信息管理案例1達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小91、秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？2、根據(jù)案例，思考信息有何特點(diǎn)？秘書事務(wù)管理信息管理1、秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？秘書事務(wù)管理信息10案例1分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉、篩選信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場(chǎng)營(yíng)銷部門進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計(jì)劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價(jià)格、宣傳、促銷、銷售渠道等。秘書事務(wù)管理信息管理案例1分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉112、信息的特點(diǎn)1、客觀性2、時(shí)效性3、可塑性4、共享性5、依附性：信息的載體有哪些？6、傳遞性7、開發(fā)性8、無限性1、文字形態(tài)2、聲像形態(tài)3、記憶形態(tài)秘書事務(wù)管理信息管理2、信息的特點(diǎn)1、客觀性1、文字形態(tài)秘書事務(wù)管理信息管理12信息工作流程圖收集－整理－傳遞－存儲(chǔ)－利用－開發(fā)反饋秘書事務(wù)管理信息管理信息工作流程圖收集－整理－傳遞－存儲(chǔ)－利用－開發(fā)反饋秘書事務(wù)13做為一個(gè)秘書，經(jīng)常接觸到哪些信息？P201秘書事務(wù)管理信息管理做為一個(gè)秘書，經(jīng)常接觸到哪些信息？P201秘書事務(wù)管理信息管14一、信息的收集1、秘書工作中，信息收集的主要范圍政策法規(guī)信息企業(yè)信息客戶信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息國(guó)際市場(chǎng)信息同級(jí)相關(guān)信息：平行單位間信息秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集1、秘書工作中，信息收集的主要范圍秘書事務(wù)管理15一、信息的收集2、信息收集的渠道：1）大眾傳播媒介2）圖書館3）聯(lián)機(jī)信息檢索渠道（搜索引擎）4）供應(yīng)商和客戶5）貿(mào)易交流渠道6）信息機(jī)構(gòu)渠道7）關(guān)系渠道8）調(diào)查渠道秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集2、信息收集的渠道：秘書事務(wù)管理信息管理163、信息收集的要求1）價(jià)值性2）時(shí)效性3）層次性4）針對(duì)性5）全面性一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理3、信息收集的要求一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理173、信息收集的方法1）觀察法2）閱讀法3）詢問法4）問卷法5）網(wǎng)絡(luò)法6）交談法7）購(gòu)置法一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理3、信息收集的方法一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理18二、信息的篩選篩選是對(duì)收集到的信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的價(jià)值，決定信息的取舍，提取真實(shí)、有價(jià)值、能滿足需求的信息。秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選篩選是對(duì)收集到的信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的19二、信息的篩選案例秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活動(dòng)中接觸到的各種信息都收集，存放抽屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天她的經(jīng)理要查閱一分市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，可是鐘苗找了半天也沒個(gè)結(jié)果。思考：鐘苗的工作存在什么問題？秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選案例秘書事務(wù)管理信息管理20做為秘書，身邊常備的信息資料有哪些？秘書事務(wù)管理信息管理做為秘書，身邊常備的信息資料有哪些？秘書事務(wù)管理信息管理21秘書常備的信息資料參考書（字典、年鑒、百科全書等）報(bào)紙期刊統(tǒng)計(jì)資料地圖集內(nèi)部文獻(xiàn)常用人名聯(lián)系方式行業(yè)相關(guān)政策匯編、法律法規(guī)匯編秘書事務(wù)管理信息管理秘書常備的信息資料參考書（字典、年鑒、百科全書等）秘書事務(wù)管22二、信息的篩選標(biāo)記說明摘記復(fù)印、裁剪留意標(biāo)題篩選信息資料的方法秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選篩選信息資料的方法秘書事務(wù)管理信息管理23二、信息的篩選篩選信息資料的要求：分析信息需求，緊靠主題，選擇與本主題密切相關(guān)的信息，帶有傾向性、動(dòng)向性或突發(fā)性的信息，能預(yù)見未來發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，剔除虛假、過時(shí)、重復(fù)、空洞的信息秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選篩選信息資料的要求：秘書事務(wù)管理信息管理24二、信息的篩選信息篩選的程序看來源－看標(biāo)題－看正文－決定取舍1、突出主題思想2、選擇典型性、淘汰一般3、有時(shí)效性、充滿新意4、從實(shí)際出發(fā)，有特點(diǎn)5、選擇宏觀、淘汰微觀秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選信息篩選的程序1、突出主題思想秘書事務(wù)管理信息25三、信息的分類信息的分類方法字母分類法(按作者姓名、單位名稱、標(biāo)題等）地區(qū)分類法主題分類法數(shù)字分類法時(shí)間分類法（按信息形成先后）根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合使用秘書事務(wù)管理信息管理三、信息的分類信息的分類方法根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合26三、信息的分類信息分類的注意事項(xiàng)1、利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別2、建立交叉參照卡

交叉參照卡名稱/主題：詳見：相關(guān)名稱/主題秘書事務(wù)管理信息管理三、信息的分類信息分類的注意事項(xiàng)27四、信息的校核信息校核的范圍：對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等。信息校核的要求：1、以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)2、要排除主觀因素的干擾秘書事務(wù)管理信息管理四、信息的校核信息校核的范圍：對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖28四、信息的校核信息校核的程序：確定內(nèi)容－選擇校核方法－核實(shí)分析信息－作出判斷1、溯源法2、比較法3、核對(duì)法4、邏輯法5、調(diào)查法6、統(tǒng)計(jì)法核對(duì)計(jì)算定性、定量分析邏輯推理判斷真?zhèn)蚊貢聞?wù)管理信息管理四、信息的校核信息校核的程序：1、溯源法核對(duì)秘書事務(wù)管理信息29信息的傳遞信息傳遞的要求迅速、準(zhǔn)確、保密信息傳遞的途徑信源－信道－信宿信息傳遞的方向內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交流溝通外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息秘書事務(wù)管理信息管理信息的傳遞信息傳遞的要求秘書事務(wù)管理信息管理30信息傳遞－實(shí)戰(zhàn)演練內(nèi)向傳遞外向傳遞新聞稿備忘錄文件傳閱單新聞發(fā)布會(huì)報(bào)刊聲明公司人事會(huì)議單位規(guī)章制度股份公司股東大會(huì)員工嘉獎(jiǎng)令處分通告秘書事務(wù)管理信息管理信息傳遞－實(shí)戰(zhàn)演練內(nèi)向傳遞31信息傳遞方法語(yǔ)言傳遞文字傳遞電訊傳遞可視化輔助物傳遞秘書事務(wù)管理信息管理信息傳遞方法語(yǔ)言傳遞秘書事務(wù)管理信息管理32信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存的載體紙質(zhì)載體磁性載體：縮微品：信息存儲(chǔ)的設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火防潮、防蟲科學(xué)地存放排列秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存的載體秘書事務(wù)管理信息管理33信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存管理系統(tǒng):1、信息集中管理系統(tǒng)2、信息分散管理系統(tǒng)3、信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)信息儲(chǔ)存要求：1、保存有價(jià)值的信息2、根據(jù)內(nèi)容確定儲(chǔ)存期，對(duì)過期信息定期清理3、對(duì)信息分類4、防止信息泄密、損壞5、便于查找信息儲(chǔ)存程序登記－編碼－排列－保存－保管秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存管理系統(tǒng):秘書事務(wù)管理信息管理34信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存程序登記－編碼－排列－保存－保管1、手工儲(chǔ)存2、計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存3、電子化儲(chǔ)存4、縮微膠片儲(chǔ)存秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存程序1、手工儲(chǔ)存秘書事務(wù)管理信息管理35二、信息開發(fā)的工作程序1、確定主題2、分析信息材料3、選擇信息開發(fā)方法（1）匯集法（2）歸納法（3）縱深法（4）連橫法（5）濃縮法（6）轉(zhuǎn)換法（7）圖表法秘書事務(wù)管理信息管理二、信息開發(fā)的工作程序1、確定主題秘書事務(wù)管理信息管理36信息開發(fā)的內(nèi)容1、信息開發(fā)的特性：多次性2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)3、信息開發(fā)的主要形式：剪報(bào)，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊(cè)，簡(jiǎn)訊，調(diào)查報(bào)告4、信息編寫的類型：動(dòng)態(tài)型，建議型，經(jīng)驗(yàn)型，問題型，預(yù)測(cè)型5、信息開發(fā)的工作程序：確定主題==分析信息材料==選擇信息開發(fā)方法==選擇信息開發(fā)的形式==形成信息產(chǎn)品秘書事務(wù)管理信息管理信息開發(fā)的內(nèi)容1、信息開發(fā)的特性：多次性秘書事務(wù)管理信息管理374、選擇開發(fā)信息的形式5、形成信息產(chǎn)品秘書事務(wù)管理信息管理4、選擇開發(fā)信息的形式秘書事務(wù)管理信息管理38信息的利用1、信息利用的特點(diǎn)：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性2、信息利用的要求（1）遵守信息法規(guī)（2）維護(hù)信息安全（3）最大限度地滿足信息需求（4）注意對(duì)日常信息的積累秘書事務(wù)管理信息管理信息的利用1、信息利用的特點(diǎn)：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性39案例分析天地公司新上任的客戶經(jīng)理趙飛要去拜訪公司的一個(gè)客戶。為了讓趙經(jīng)理了解客戶的情況，助理高葉應(yīng)該怎辦？秘書事務(wù)管理信息管理案例分析天地公司新上任的客戶經(jīng)理趙飛要去拜訪公司的一個(gè)客戶。40高葉通過索引和目錄查找客戶信息，為趙經(jīng)理提供了公司以往收集的客戶資料信息，包括以往客戶的采購(gòu)建議和該客戶全部的歷史資料，如訂單、支付、送貨、客戶支持以及市場(chǎng)營(yíng)銷等。秘書事務(wù)管理信息管理高葉通過索引和目錄查找客戶信息，為趙經(jīng)理提供了公司以往收集的41信息利用的工作程序（1）熟悉信息的內(nèi)容（2）確定利用需求信息利用是使收集、處理、存儲(chǔ)的信息滿足工作需要的過程。因此，要結(jié)合工作中心、領(lǐng)導(dǎo)決策、日常管理，分析不同層次的利用對(duì)象，找準(zhǔn)利用需求。秘書事務(wù)管理信息管理信息利用的工作程序（1）熟悉信息的內(nèi)容秘書事務(wù)管理信息管理42（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

①信息檢索服務(wù)四個(gè)環(huán)節(jié)：分析信息需求、明確檢索要求、選擇檢索系統(tǒng)，選擇檢索途徑和檢索方法、實(shí)施信息檢索，獲取信息②信息加工服務(wù)③定題查詢服務(wù)④信息咨詢服務(wù)⑤網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)秘書事務(wù)管理信息管理（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

①信息檢索服務(wù)秘書事務(wù)管理信息43（4）獲取信息（5）提供信息秘書事務(wù)管理信息管理（4）獲取信息秘書事務(wù)管理信息管理44信息的反饋1、信息反饋的目的:檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提高依據(jù)2、信息發(fā)聵的特點(diǎn)：針對(duì)性、及時(shí)性、連續(xù)性3、信息反饋的形式：正反饋與負(fù)反饋：成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)的信息反饋與問題、失誤信息的反饋縱向反饋與橫向反饋：縱向反饋是向上級(jí)管理部門和決策層反映執(zhí)行指令情況的反饋形式。橫向反饋是同級(jí)組織之間的信息反饋。前反饋與后反饋秘書事務(wù)管理信息管理信息的反饋1、信息反饋的目的:檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳45信息反饋的要求準(zhǔn)確真實(shí)盡量縮短信息反饋時(shí)間信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋秘書事務(wù)管理信息管理信息反饋的要求準(zhǔn)確真實(shí)秘書事務(wù)管理信息管理46信息反饋工作程序(1)明確目標(biāo)(2)選擇信息反饋的方法：系列性信息反饋、廣角型反饋信息、連續(xù)型反饋信息(3)獲取反饋信息(4)加工分析反饋信息(5)傳遞反饋信息(6)利用反饋信息秘書事務(wù)管理信息管理信息反饋工作程序(1)明確目標(biāo)秘書事務(wù)管理信息管理47演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew2022/12/20秘書事務(wù)管理信息管理演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew48秘書事務(wù)管理信息管理2022/12/20秘書事務(wù)管理信息管理秘書事務(wù)管理信息管理2022/12/18秘書事務(wù)管理信息管理49那些年我們一起上的學(xué)

（1）語(yǔ)文考完了，我哭了。數(shù)學(xué)考完了，我發(fā)現(xiàn)我哭早了。

（2）醫(yī)生，我最近睡不著心情壞，吃不下飯，我腫么了?

醫(yī)生問：你今年多大了?

我：15歲。醫(yī)生說：你作業(yè)沒做完吧....

（3）從小到大，升旗時(shí)注意力不是在國(guó)旗上，而是看看國(guó)歌奏完時(shí)，國(guó)旗是不是正好停在桿頂...

（4）經(jīng)常指著課本上丑的圖片對(duì)同桌說，看，這是你。同桌就翻遍整本書尋找比這個(gè)更丑的圖片說，看，這是你！.....

（5）這次考試考得很不錯(cuò)啊，只掛了兩科，文科and理科°......

（6）老師說：快要中考了，早戀的就不要吵架了，以免影響心情；沒早戀的就不要表白了，以免被拒絕影響心情....

（7）到開學(xué)還未寫假期作業(yè)的同學(xué)，一定能成就大事，因?yàn)樗麄儽纫话闳顺林潇o，臨危不亂，心靜如水！....

（8）假期作業(yè)其實(shí)就是你寫一個(gè)月，

老師寫一個(gè)閱.....

（9）小學(xué)上課費(fèi)嘴，初中上課費(fèi)筆，高中上課費(fèi)腦，大學(xué)上課費(fèi)流量。。。...

（10）上學(xué)的時(shí)候總想玩電腦，放假了只能對(duì)著電腦發(fā)呆.....

（11）在十幾年前的一個(gè)９月１號(hào)，我手舞足蹈眉開眼笑的背上小書包，屁顛屁顛的走進(jìn)學(xué)校，從此踏上了一條不歸路...

秘書事務(wù)管理信息管理那些年我們一起上的學(xué)

（1）語(yǔ)文考完了，我哭了。數(shù)學(xué)考完了，50（12）我有一個(gè)夢(mèng)想。一張?jiān)嚲碇挥?個(gè)填空題，學(xué)校____科目____班級(jí)____姓名____學(xué)號(hào)

____。每空20分。

...

（13）小時(shí)候,我認(rèn)為8點(diǎn)是最晚的時(shí)間,到了初中,我發(fā)覺9.30該睡覺了,現(xiàn)在,每天晚上看下時(shí)間,切,才12點(diǎn).~...

（14）每一次下課的【老師再見】

都比上課的【老師好】的聲音要大得多......

（15）不要和父母吵架。因?yàn)槟愠巢悔A的時(shí)候只有挨罵，當(dāng)你吵的贏的時(shí)候只有挨打了。聽話吧！...

（16）考試就像得了病一樣,考前是憂郁癥,考時(shí)是健忘癥,考后病情開始好轉(zhuǎn),拿回卷子時(shí),心臟病就發(fā)作了....

（17）突然想到一個(gè)很嚴(yán)肅的學(xué)術(shù)性問題，是誰把60分定為及格的？！？...

獻(xiàn)給即將到來的兒童節(jié)，回憶我們的學(xué)習(xí)時(shí)光。

秘書事務(wù)管理信息管理（12）我有一個(gè)夢(mèng)想。一張?jiān)嚲碇挥?個(gè)填空題，學(xué)校____科51一、信息的收集二、信息的篩選三、信息的分類四、信息的校核五、信息的傳遞六、信息的存儲(chǔ)課程內(nèi)容秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集課程內(nèi)容秘書事務(wù)管理信息管理52事務(wù)管理——試題解析信息管理單項(xiàng)選擇題示例秘書直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物而獲取信息的方法是（）。（A）感覺法（B）認(rèn)識(shí)法（C）觀察法（D）體驗(yàn)法秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理——試題解析信息管理秘書事務(wù)管理信息管理53事務(wù)管理——試題解析信息管理多項(xiàng)選擇題示例信息傳遞的要素包括（）。（A）信碼（B）信源（C）信號(hào)（D）信宿秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理——試題解析信息管理秘書事務(wù)管理信息管理54事務(wù)管理——試題解析信息管理工作實(shí)務(wù)題示例背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便條鐘苗：公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場(chǎng)信息，作為決策的依據(jù)和參考。請(qǐng)你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點(diǎn)。謝謝。行政經(jīng)理蘇明二○○六年十二月六日秘書事務(wù)管理信息管理事務(wù)管理——試題解析信息管理秘書事務(wù)管理信息管理55信息的概述1、信息工作的意義信息工作的一切行政工作的基礎(chǔ)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息工作是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑秘書事務(wù)管理信息管理信息的概述1、信息工作的意義秘書事務(wù)管理信息管理56案例1達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國(guó)外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國(guó)商店里出售的中國(guó)泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多是臺(tái)灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國(guó)消費(fèi)者特別喜歡反映中國(guó)民俗的泥塑。此時(shí)，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？秘書事務(wù)管理信息管理案例1達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小571、秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？2、根據(jù)案例，思考信息有何特點(diǎn)？秘書事務(wù)管理信息管理1、秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？秘書事務(wù)管理信息58案例1分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉、篩選信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場(chǎng)營(yíng)銷部門進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計(jì)劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價(jià)格、宣傳、促銷、銷售渠道等。秘書事務(wù)管理信息管理案例1分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉592、信息的特點(diǎn)1、客觀性2、時(shí)效性3、可塑性4、共享性5、依附性：信息的載體有哪些？6、傳遞性7、開發(fā)性8、無限性1、文字形態(tài)2、聲像形態(tài)3、記憶形態(tài)秘書事務(wù)管理信息管理2、信息的特點(diǎn)1、客觀性1、文字形態(tài)秘書事務(wù)管理信息管理60信息工作流程圖收集－整理－傳遞－存儲(chǔ)－利用－開發(fā)反饋秘書事務(wù)管理信息管理信息工作流程圖收集－整理－傳遞－存儲(chǔ)－利用－開發(fā)反饋秘書事務(wù)61做為一個(gè)秘書，經(jīng)常接觸到哪些信息？P201秘書事務(wù)管理信息管理做為一個(gè)秘書，經(jīng)常接觸到哪些信息？P201秘書事務(wù)管理信息管62一、信息的收集1、秘書工作中，信息收集的主要范圍政策法規(guī)信息企業(yè)信息客戶信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息國(guó)際市場(chǎng)信息同級(jí)相關(guān)信息：平行單位間信息秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集1、秘書工作中，信息收集的主要范圍秘書事務(wù)管理63一、信息的收集2、信息收集的渠道：1）大眾傳播媒介2）圖書館3）聯(lián)機(jī)信息檢索渠道（搜索引擎）4）供應(yīng)商和客戶5）貿(mào)易交流渠道6）信息機(jī)構(gòu)渠道7）關(guān)系渠道8）調(diào)查渠道秘書事務(wù)管理信息管理一、信息的收集2、信息收集的渠道：秘書事務(wù)管理信息管理643、信息收集的要求1）價(jià)值性2）時(shí)效性3）層次性4）針對(duì)性5）全面性一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理3、信息收集的要求一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理653、信息收集的方法1）觀察法2）閱讀法3）詢問法4）問卷法5）網(wǎng)絡(luò)法6）交談法7）購(gòu)置法一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理3、信息收集的方法一、信息的收集秘書事務(wù)管理信息管理66二、信息的篩選篩選是對(duì)收集到的信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的價(jià)值，決定信息的取舍，提取真實(shí)、有價(jià)值、能滿足需求的信息。秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選篩選是對(duì)收集到的信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的67二、信息的篩選案例秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活動(dòng)中接觸到的各種信息都收集，存放抽屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天她的經(jīng)理要查閱一分市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，可是鐘苗找了半天也沒個(gè)結(jié)果。思考：鐘苗的工作存在什么問題？秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選案例秘書事務(wù)管理信息管理68做為秘書，身邊常備的信息資料有哪些？秘書事務(wù)管理信息管理做為秘書，身邊常備的信息資料有哪些？秘書事務(wù)管理信息管理69秘書常備的信息資料參考書（字典、年鑒、百科全書等）報(bào)紙期刊統(tǒng)計(jì)資料地圖集內(nèi)部文獻(xiàn)常用人名聯(lián)系方式行業(yè)相關(guān)政策匯編、法律法規(guī)匯編秘書事務(wù)管理信息管理秘書常備的信息資料參考書（字典、年鑒、百科全書等）秘書事務(wù)管70二、信息的篩選標(biāo)記說明摘記復(fù)印、裁剪留意標(biāo)題篩選信息資料的方法秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選篩選信息資料的方法秘書事務(wù)管理信息管理71二、信息的篩選篩選信息資料的要求：分析信息需求，緊靠主題，選擇與本主題密切相關(guān)的信息，帶有傾向性、動(dòng)向性或突發(fā)性的信息，能預(yù)見未來發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，剔除虛假、過時(shí)、重復(fù)、空洞的信息秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選篩選信息資料的要求：秘書事務(wù)管理信息管理72二、信息的篩選信息篩選的程序看來源－看標(biāo)題－看正文－決定取舍1、突出主題思想2、選擇典型性、淘汰一般3、有時(shí)效性、充滿新意4、從實(shí)際出發(fā)，有特點(diǎn)5、選擇宏觀、淘汰微觀秘書事務(wù)管理信息管理二、信息的篩選信息篩選的程序1、突出主題思想秘書事務(wù)管理信息73三、信息的分類信息的分類方法字母分類法(按作者姓名、單位名稱、標(biāo)題等）地區(qū)分類法主題分類法數(shù)字分類法時(shí)間分類法（按信息形成先后）根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合使用秘書事務(wù)管理信息管理三、信息的分類信息的分類方法根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合74三、信息的分類信息分類的注意事項(xiàng)1、利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別2、建立交叉參照卡

交叉參照卡名稱/主題：詳見：相關(guān)名稱/主題秘書事務(wù)管理信息管理三、信息的分類信息分類的注意事項(xiàng)75四、信息的校核信息校核的范圍：對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等。信息校核的要求：1、以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)2、要排除主觀因素的干擾秘書事務(wù)管理信息管理四、信息的校核信息校核的范圍：對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖76四、信息的校核信息校核的程序：確定內(nèi)容－選擇校核方法－核實(shí)分析信息－作出判斷1、溯源法2、比較法3、核對(duì)法4、邏輯法5、調(diào)查法6、統(tǒng)計(jì)法核對(duì)計(jì)算定性、定量分析邏輯推理判斷真?zhèn)蚊貢聞?wù)管理信息管理四、信息的校核信息校核的程序：1、溯源法核對(duì)秘書事務(wù)管理信息77信息的傳遞信息傳遞的要求迅速、準(zhǔn)確、保密信息傳遞的途徑信源－信道－信宿信息傳遞的方向內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交流溝通外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息秘書事務(wù)管理信息管理信息的傳遞信息傳遞的要求秘書事務(wù)管理信息管理78信息傳遞－實(shí)戰(zhàn)演練內(nèi)向傳遞外向傳遞新聞稿備忘錄文件傳閱單新聞發(fā)布會(huì)報(bào)刊聲明公司人事會(huì)議單位規(guī)章制度股份公司股東大會(huì)員工嘉獎(jiǎng)令處分通告秘書事務(wù)管理信息管理信息傳遞－實(shí)戰(zhàn)演練內(nèi)向傳遞79信息傳遞方法語(yǔ)言傳遞文字傳遞電訊傳遞可視化輔助物傳遞秘書事務(wù)管理信息管理信息傳遞方法語(yǔ)言傳遞秘書事務(wù)管理信息管理80信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存的載體紙質(zhì)載體磁性載體：縮微品：信息存儲(chǔ)的設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火防潮、防蟲科學(xué)地存放排列秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存的載體秘書事務(wù)管理信息管理81信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存管理系統(tǒng):1、信息集中管理系統(tǒng)2、信息分散管理系統(tǒng)3、信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)信息儲(chǔ)存要求：1、保存有價(jià)值的信息2、根據(jù)內(nèi)容確定儲(chǔ)存期，對(duì)過期信息定期清理3、對(duì)信息分類4、防止信息泄密、損壞5、便于查找信息儲(chǔ)存程序登記－編碼－排列－保存－保管秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存管理系統(tǒng):秘書事務(wù)管理信息管理82信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存程序登記－編碼－排列－保存－保管1、手工儲(chǔ)存2、計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存3、電子化儲(chǔ)存4、縮微膠片儲(chǔ)存秘書事務(wù)管理信息管理信息的儲(chǔ)存信息儲(chǔ)存程序1、手工儲(chǔ)存秘書事務(wù)管理信息管理83二、信息開發(fā)的工作程序1、確定主題2、分析信息材料3、選擇信息開發(fā)方法（1）匯集法（2）歸納法（3）縱深法（4）連橫法（5）濃縮法（6）轉(zhuǎn)換法（7）圖表法秘書事務(wù)管理信息管理二、信息開發(fā)的工作程序1、確定主題秘書事務(wù)管理信息管理84信息開發(fā)的內(nèi)容1、信息開發(fā)的特性：多次性2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)3、信息開發(fā)的主要形式：剪報(bào)，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊(cè)，簡(jiǎn)訊，調(diào)查報(bào)告4、信息編寫的類型：動(dòng)態(tài)型，建議型，經(jīng)驗(yàn)型，問題型，預(yù)測(cè)型5、信息開發(fā)的工作程序：確定主題==分析信息材料==選擇信息開發(fā)方法=