山東省二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票管理系統(tǒng)

頁第一章系統(tǒng)簡介1.1系統(tǒng)說明隨著我國經濟發(fā)展和改革開放的不斷深入，機動車銷售市場日趨活躍，二手車交易也快速增長。為了適應二手車交易方式變化和強化稅收征收管理的需要，國家稅務總局決定統(tǒng)一二手車銷售發(fā)票的式樣。本系統(tǒng)是按照國家征管法、國家稅務總局關于發(fā)票管理的相關政策、法規(guī)，并結合《國家稅務總局關于統(tǒng)一二手車銷售發(fā)票式樣問題的通知》的有關規(guī)定進行開發(fā)的。二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票管理系統(tǒng)采用C/S結構，簡單易用，主要實現(xiàn)發(fā)票開具、發(fā)票信息導入、發(fā)票打印、發(fā)票作廢、發(fā)票查詢、購票查詢、發(fā)票補打、紅字發(fā)票（退貨情況時要開具紅字發(fā)票）、車輛類型設置、報警設置（當發(fā)票少于一定數額時進行提示）、用戶管理（對不同用戶權限的管理）、數據備份、數據恢復等功能。1.2系統(tǒng)運行環(huán)境硬件企業(yè)端建議配置：CPU：PentiumII300以上內存：64M以上硬盤：1.0G可用空間以上打印機:針式打印機軟件企業(yè)端建議配置：操作系統(tǒng)：Windows98/me/2000/xp/2003；數據庫：access數據庫;1.3系統(tǒng)基本操作流程1．雙擊“二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票管理系統(tǒng)”圖標進入登陸頁面2．輸入用戶名(admin)和密碼(hhzs)，點擊登錄進入本系統(tǒng)。3．第一次操作時需要初始化企業(yè)基礎信息，點擊菜單<系統(tǒng)設置>選擇<企業(yè)信息>，按照提示填寫好以后點擊<保存>即可（點擊保存以后企業(yè)信息將不能修改）。選擇<報警設置>設置發(fā)票剩余最低數報警。選擇<車輛類型>添加車輛類型。選擇<購票導入>導入購買發(fā)票的信息。點擊菜單<系統(tǒng)設置>選擇<用戶管理>可對用戶進行添加,刪除的管理.4．點擊菜單<發(fā)票開具>選擇<發(fā)票開具>進行發(fā)票的基本信息填寫。如有需要補打的發(fā)票點擊菜單<發(fā)票開具>選擇<發(fā)票補打>對發(fā)票進行補打。=5\*Arabic5．如有發(fā)票要作廢點擊菜單<發(fā)票處理>選擇<發(fā)票作廢>（只能作廢當月的發(fā)票）。如有退貨情況點擊菜單<發(fā)票處理>選擇<紅字發(fā)票>。=6\*Arabic6．點擊菜單<數據導出>選擇<申報數據導出>可將電子申報數據導出.點擊菜單<數據導出>選擇<數據上傳>可以通過瀏覽將數據保存到相應位置.7.點擊菜單<發(fā)票查詢>選擇<發(fā)票查詢>或<購票查詢>可對相應的信息進行查詢.8.點擊菜單<數據管理>選擇<數據備份>或<數據恢復>可對數據庫進行備份和恢復操作.流程圖:系統(tǒng)登錄用戶名：admin密碼：hhzs系統(tǒng)登錄用戶名：admin密碼：hhzs系統(tǒng)登錄登錄系統(tǒng)設置模塊企業(yè)信息用戶管理系統(tǒng)設置模塊企業(yè)信息用戶管理車輛類型報警設置購票導入發(fā)票開具模塊發(fā)票開具模塊發(fā)票開具發(fā)票補打發(fā)票處理模塊發(fā)票處理模塊發(fā)票作廢紅字發(fā)票數據導出模塊申報數據導出數據上傳數據導出模塊申報數據導出數據上傳發(fā)票查詢模塊發(fā)票查詢模塊發(fā)票查詢購票查詢數據管理模塊數據管理模塊數據備份數據恢復退出系統(tǒng)退出系統(tǒng)1.4系統(tǒng)適用范圍從事二手車交易的經營單位第二章系統(tǒng)安裝與登錄2.1系統(tǒng)安裝雙擊setup圖標，按提示進行安裝即可。2.2系統(tǒng)登陸概要說明：軟件在安裝完畢后，在windows桌面上設有快捷方式，雙擊“gsfp.exe”圖標（如圖2-2-1所示）圖2-2-1系統(tǒng)自動進入登錄窗口（圖2-2-2）：圖2-2-2輸入用戶名（默認為admin）和密碼（默認為hhzs），點擊進入二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票管理系統(tǒng)，點擊退出系統(tǒng)登錄。點擊進入二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票管理系統(tǒng)出現(xiàn)如下（圖2-2-3）時說明你已進入本系統(tǒng)（進入系統(tǒng)后請及時在系統(tǒng)功能里面修改用戶密碼）圖2-2-3以下將以各個模塊為單位，詳細介紹各個模塊的使用方法及功能。第三章文件3.1注銷登錄點擊菜單<文件>，選擇<注銷登錄>，點擊確定以后將出現(xiàn)（圖3-1-1）：圖3-1-1功能說明：點擊<注銷登錄>之后返回登錄界面3.2修改密碼點擊菜單<文件>，選擇<修改密碼>出現(xiàn)（圖3-2-1）：圖3-2-1必須有原密碼才能進行修改，點修改密碼，提示成功則密碼成功修改3.3打印設置點擊菜單<文件>，選擇<打印設置>出現(xiàn)（圖3-3-1）：圖3-3-1<打印設置>長為：241，寬為：177.8不能修改，此為發(fā)票默認打印設置值,用戶無需更改。且發(fā)票可以重復打印。3.4關閉窗口點擊菜單<文件>，選擇<關閉窗口>提示可選擇是否退出本系統(tǒng)。第四章系統(tǒng)設置4.1企業(yè)信息點擊菜單<系統(tǒng)設置>，選擇<企業(yè)信息>出現(xiàn)（圖4-1-1）：圖4-1-1功能說明：在填寫企業(yè)信息時請選擇好企業(yè)的類型.點此鍵可以將你所填寫或者提取的單位基礎信息保存。點此鍵可以退出本窗口。注意：系統(tǒng)基本信息可以從文件或者手工錄入，基本信息在系統(tǒng)初始化（即第一次填寫）之后不能改動，請在系統(tǒng)初始化時認真核對你的基本信息。4.2車輛類型點擊菜單<系統(tǒng)設置>，選擇<車輛類型>出現(xiàn)（圖4-2-1）：圖4-2-1可雙擊左側子菜單添加車輛類型，如雙擊轎車，然后點擊添加，填寫類別代碼和名稱。圖4-2-24.3報警設置點擊菜單<系統(tǒng)設置>，選擇<報警設置>出現(xiàn)（圖4-3-1）：圖4-3-1此模塊設置剩余發(fā)票不足時“報警”，可設置最低剩余張數。4.4用戶管理點擊菜單<系統(tǒng)設置>，選擇<用戶管理>出現(xiàn)（圖4-4-1）：圖4-4-1雙擊用戶信息可進行修改，按鈕分別實現(xiàn)相應的功能，其中編號為自動編號。說明：本系統(tǒng)一共可分配兩種權限，一種是特殊權限，另一種是普通權限，特殊權限則可以對軟件的所有功能進行操作；普通權限可以進行開具發(fā)票，發(fā)票作廢，打印，數據備份等操作，但不具有對恢復數據和系統(tǒng)設置中企業(yè)信息、車輛類型、報警設置、用戶管理、購票導入這些功能的操作。4.5購票導入點擊菜單<系統(tǒng)設置>，選擇<購票導入>出現(xiàn)（圖4-5-1）：圖4-5-1填寫好圖中所示空白處信息后點擊把右側所填寫的信息導入到本地系統(tǒng)中。點此鍵可以退出本窗口。注意事項：在此模塊中1.納稅人識別號不可以修改；2.其他項要手動填寫；3.發(fā)票代碼為12位；4.發(fā)票起始號和發(fā)票結束號為8位；5.購票日期格式如：“20050823”；第五章發(fā)票開具5.1發(fā)票開具點擊菜單<發(fā)票開具>，選擇<發(fā)票開具>出現(xiàn)（圖5-1-1）：圖5-1-1填寫發(fā)票時應注意以下問題：1．發(fā)票代碼將自動帶入，并且在打印時打印到發(fā)票紙對應的發(fā)票代碼的上方，代碼不能手工填寫;2．發(fā)票號碼將自動帶入，并且在打印時打印到發(fā)票紙對應的發(fā)票號碼的下方，不能手工填寫，發(fā)票號碼自動累加，在填寫時請注意分清“代碼”“號碼”！！3．在車價合計中只允許在小寫欄填寫，填寫后在大寫欄自動轉換成大寫填寫。4．在發(fā)票填寫是對填寫位數進行了限制：身份證18位，發(fā)票號碼8位，發(fā)票代碼12位。5．目前的機打代碼/機打號碼/機器編號/稅控號虛掉,不可填寫5.2發(fā)票補打點擊菜單<發(fā)票開具>，選擇<發(fā)票補打>出現(xiàn)（圖5-2-1）：圖5-2-1出現(xiàn)意外情況如已開發(fā)票但沒有打票，這時就可以選擇本模塊。首先通過選擇時間(如圖中紅圈所圈的區(qū)域)來查找發(fā)票，然后雙擊補打發(fā)票。第六章發(fā)票處理6.1發(fā)票作廢點擊菜單<發(fā)票處理>，選擇<發(fā)票作廢>出現(xiàn)（圖6-1-1）：圖6-1-1點擊下拉菜單可選擇要作廢的發(fā)票，發(fā)票代碼和發(fā)票號碼將自動帶入，可點擊查看發(fā)票詳細信息，當輸入作廢原因后才可以進行作廢操作.只能作廢當月的發(fā)票，跨月作廢時提示沖紅，點擊此鍵驗證用戶填寫的發(fā)票號碼是否正確下方白框可填寫作廢原因，必須填寫該作廢發(fā)票的發(fā)票號碼和發(fā)票代碼點擊<作廢>確認作廢發(fā)票。如果要取消已經作廢的發(fā)票，則按上述流程選中要取消作廢的發(fā)票，點擊<取消作廢>即可。6.2紅字發(fā)票點擊菜單<發(fā)票處理>，選擇<紅字發(fā)票>出現(xiàn)（圖6-2-1）：圖6-2-1如有退貨情況時要開具紅字發(fā)票，開紅字發(fā)票時先選擇好日期，點擊，然后可選擇發(fā)票，點擊則可對發(fā)票進行填寫。填寫時請注意發(fā)票中的金額（車價合計）必須為負數。(不能開具本月發(fā)票為紅字發(fā)票)第七章數據導出7.1申報數據導出導出電子申報所需要的數據。7.2數據上傳點擊菜單<數據導出>，選擇<數據上傳>出現(xiàn)（圖7-2-1）：圖7-2-1點擊此鍵可以選擇導出文件路徑。點擊此鍵使局報數據導出，在導出文件路徑中可以找到導出的.txt文件，在此文件中存放的是局報數據(此數據由稅務局進行處理)。第八章發(fā)票查詢8.1發(fā)票查詢點擊菜單<發(fā)票查詢>，選擇<發(fā)票查詢>出現(xiàn)（圖8-1-1）：圖8-1-1發(fā)票查詢是按時間段查詢的（如圖中紅圈所圈的地方）：選擇時間段后，點擊可以查詢相關的發(fā)票信息。8.2購票查詢點擊菜單<發(fā)票查詢>，選擇<購票查詢>出現(xiàn)（8-2-1）：圖8-2-1購票查詢中自動列出購票詳細信息，可打?。ǚ椒ㄍl(fā)票填寫打?。┑诰耪聰祿芾?.1數據備份點擊菜單<數據管理>，選擇<數據備份>出現(xiàn)（圖9-1-1）：圖9-1-1點擊可選擇保存路徑，然后點擊將數據保存到相應路徑中9.2數據恢復點擊菜單<數據管理>，選擇<數據恢復>出現(xiàn)（圖9-2-1）：圖9-2-1點擊查找到數據文件（文件后綴為.mdb）點擊還原即可。第十章窗口控制模塊此模塊功能是調節(jié)窗口，操作簡單。例如點擊菜單<窗口控制>選擇最小化前后窗口對比如圖10-1，10-2：圖10-1圖10-2第十一章幫助在此模塊中提供了使用說明，技術支持,發(fā)票管理辦法及系統(tǒng)升級的介紹。如有疑問可撥打以下任意一部電話:0531-8237178182371782823717858237178682371787第十二章退出系統(tǒng)點擊<退出系統(tǒng)>出現(xiàn)提示：選擇是否退出本系統(tǒng)。第十三章發(fā)票管理辦法附錄資料：不需要的可以自行刪除Excel的50個使用技巧一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數據庫。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”）。3.設置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態(tài)下的分號）。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執(zhí)行“工具→宏→Visual

Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開Visual

Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function

V（a,b,h）V

=

h*（a+b）/2End

Function4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容（不是公式）即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MOD?ROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學生的成績條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作）。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執(zhí)行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求（如“計數”），然后單擊“轉到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表（Sheet1）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個單元格的內容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份?！弊謽?。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”（如果我們想關聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選）。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER（源數據格）”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER（源數據格）”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER（源數據格）”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT（源數據格，提取的字符數）”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT（源數據格，提取的字符數）”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,″th″,IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT（“特殊符號”，填充位數）”。比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LEN（TEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后選中它并拖動“填充柄”，使E列中所有行都能一一對應D列中的結果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。二十五、關于歐元的轉換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容（包括靜態(tài)文本）都納入了數據庫的范疇之內。我們可以利用“函數查詢”，對目標數據進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數查詢”區(qū)域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如下：將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數，點“確定”。在隨即彈出的“函數參數”窗口中我們設置“Lookup_value”（指需要在數據表首列中搜索的值）為“C8”（即搜索我們在C8單元格中填入的人名）；“Table_array”（指數據搜索的范圍）為“A2∶B6”（即在所有學生的“語文”成績中搜索）；“Col_vindex_num”（指要搜索的數值在表格中的序列號）為“2”（即數值在第2列）；“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設定完畢按“確定”。此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE）”。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE）”（其參數意義同C9中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數據類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標選擇數據區(qū)域，然后點擊“數據”菜單的“分類匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區(qū)域選擇你要匯總數據的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。二十八、插入“圖示”盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復雜的數據關系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數據之間的結構卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數據的層次關系可以選擇“組織結構圖”；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當然，要說明各種數據的交叉重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調出“圖示”工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環(huán)。二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”這是Excel2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照Office的默認安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音”的選項后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項目了。如圖21所示，打開一個表格，隨便選擇其中的內容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。還有一點需要說明的是，如果你想調整Excel2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標，然后在“文字到語音”卡片上調整即可三十、Excel中“攝影”功能的妙用這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪”。要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標移動到需要顯示“照片”的地方（當然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數據看看——刷新一下“照片”，結果“照片”中的數據竟然也被同步更新了!三十一、在多張表格間實現(xiàn)公用數據的鏈接和引用也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數據信息的頭緒復雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數據鏈接、多文件數據互動才是以一當十的制勝法寶。比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學生成績表”，“Sheet2”為“二班學生成績表”，然后來到“Sheet3”，想進行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位置，選擇好相關函數。然后在Excel彈出的函數對話框中，利用數據列表右側的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數窗口中就會出現(xiàn)“×班學生成績表!××單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標位置都會適時進行重新計算。三十二、“馴服”Excel2002的剪貼板窗口Excel2002極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個項目（而Excel2000只能容納12個）。而且，這個剪貼板可以在任何Office應用程序之間來回拷貝，所以對于經常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當你連續(xù)使用兩次“復制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自動顯示Office剪貼板”復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標出現(xiàn)在系統(tǒng)任務欄上或隨時彈出來，只須清除掉“在任務欄上顯示Office剪貼板的圖標”和“復制時在任務欄附近顯示狀態(tài)”兩個復選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復選框前面的鉤即可。當然，在取消剪貼板自動顯示功能之后，你還可以隨時恢復這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項，點擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”，然后，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標置于“請按新快捷鍵”對話框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合），“關閉”對話框?，F(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel2002的剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了。提示：此秘技也適用于Word2002、PowerPint2002。三十三、利用公式審核工具查看數據出處Excel2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數據的來源和計算結果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項，并點擊“顯示公式審核工具欄”。我們仍然借用“給表格做個超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結果是通過函數“=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）”得出的。因此，數據來源有3個：C8、A2和C6。所以，當我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍點指明了這3個單元格的所在（圖25）。當然，如果我們表格中某個數據無效或語法不當的話，也可以點擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數據”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。三十四、巧用Excel2002的“智能鼠標”我們知道，滾輪鼠標現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標配”，但當我們滾動鼠標滾輪上下翻頁時，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?點擊Excel2002“工具”菜單中的“選項”命令，然后在“常規(guī)”選項卡中選中“用智能鼠標縮放”復選框，點“確定”后，我們再來看看現(xiàn)在的鼠標滾輪都有些怎樣的功能：在“智能鼠標”的默認狀態(tài)下，上下滾動鼠標滾輪，工作區(qū)中的表格會以15%的比例放大或縮小，而只有當我們按住Ctrl鍵，再滾動鼠標滾輪時，工作表才會像往常一樣上下翻頁。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那么當我們按住Shift和滾動鼠標滾輪時，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當然，還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。三十五、Excel2002“監(jiān)視”窗口的應用如果你創(chuàng)建了一個較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數據時，Excel中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數在改動時是如何影響當前數據的。在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點”。這時，“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。以后，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會不請自來了。提示：當包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時，只有當所有被引用的工作簿都打開時，才能在“監(jiān)視窗口”的列表中顯示出來。三十六、常用函數一鍵完成微軟Excel電子表格提供了上百種函數命令，可是對于大多數普通人來說經常用到的只是其中一些常用的函數，比如算術求和（SUM函數）、求最大值（MAX函數）、求最小值（MIN函數）、求平均值（AVERAGE函數）等，而且很多時候都是臨時計算一下，并不需要在專門的單元格內設置這些函數來保存結果。其實，Excel提供了一個非常實用的功能，可以方便地實現(xiàn)簡單函數的運算，只是它被大多數人忽略了，讓我們來找找看。具體操作非常簡單，首先確保Excel視圖菜單的狀態(tài)欄被勾選，在選定需要進行運算的單元格后，用鼠標右鍵單擊一下Excel狀態(tài)欄右側的“數字”區(qū)域會彈出一個小菜單（如下圖），里面的“求和（S）、最小值（I）、最大值（M）、計數（C）、平均值（A）”就分別對應Excel的SUM函數、MIN函數、MAX函數、COUNT函數和AVERAGE函數，要想進行其中一項運算只需用鼠標作相應選擇、“數字”區(qū)域的左邊就會顯示出運算結果。三十七、Excel中雙擊格式刷的妙用Excel中格式刷的主要作用是復制某一單元格（或區(qū)域）的格式（字體、字號、行高、列寬等）應用于其他區(qū)域，可將上述單元格選中，單擊格式刷來取出所在位置或所選內容的文字格式，用這個刷子去刷別的單元格可實現(xiàn)文字格式的復制。但每次刷完后，格式刷就變成不可用了，如果希望重復復制格式，就要不停地重復上述過程。有一個方法可避免上述的繁瑣步驟：通過雙擊格式刷，可以將選定格式復制到多個位置。若要關閉格式刷，則按下“Esc”鍵或再次單擊格式刷即可（此方法同樣適用于Word）。三十八、Excel排序技巧兩則1．按行排列數據相信大家對Excel的排序功能都不陌生，通常數據只是按列排列。有時我們需要按行排列數據，這時只需從“數據”菜單中選擇“排序”，在排序對話框中左下角選中“選項”按鈕，在彈出的對話框中選擇“按行排序”，并設置相應關鍵字即可，而且還可以更改排序的方法是按拼音還是按筆畫排序或是選擇自定義序列中的排序方法。2．自定義排序例如數據當中有“局長”、“處長”、“科長”、“科員”并按當前順序排序時，Excel的現(xiàn)有排序功能就無法直接實現(xiàn)了。這時我們可以使用自定義排序來實現(xiàn)。具體做法是：在“工具”菜單選擇“選項”，選擇“自定義序列”，點“添加”按鈕，在右邊輸入序列中按從小到大的順序輸入排序序列，或選中相應單元格后點擊“導入”按鈕。這樣會在左邊的自定義序列加入你剛才輸入的序列，再在排序對話框選項中選擇自定義序列就能夠按相應的順序排序了。三十九、只計算Excel公式的一部分在Excel中當我們調試一個復雜的公式時可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的辦法來獲得：雙擊含有公式的單元格，選定公式中需要獲得值的那部分公式，按“F9”鍵，Excel就會將被選定的部分替換成計算的結果，按“Ctrl+Z”可以恢復剛才的替換。如果選定的是整個公式的話，就可以看到最后的結果。例如，有這樣一條公式：(A1*B1+C1)/D1，選定公式中的A1*B1（假設A1和B1的值分別為12和8），按“F9”鍵，Excel就會將A1*B1這部分轉換為96。這時，公式就變成了(96+C1)/D1。如果繼續(xù)選定D1（假設D1的值為6），并按“F9”鍵，Excel會將公式轉換為(A1*B1+C1)/6。當你完成了公式的計算部分，想恢復成原來的公式，按“Esc”即可。四十、將Excel的文本數字轉換成數字在Excel中，系統(tǒng)將前面帶有半角單引號的數字視為文本對待，而且為了某些需要，用戶可以通過“格式”菜單中的“單元格”命令，將數字設置為文本格式。然而，現(xiàn)在我們卻需要把工作表中文本格式的數字轉換成數字，那么以下方法可以一試。1．一次轉換一個單元格在“工具”菜單上，單擊“選項”，再單擊“錯誤檢查”選項卡（一定要確保選中了“允許后臺錯誤檢查”和“數字以文本形式存儲”復選框）。選中任何在左上角有綠色錯誤指示符的單元格。在單元格旁邊，單擊出現(xiàn)的按鈕，再單擊“轉換為數字”。2．一次轉換整個區(qū)域在某空白單元格中，輸入數字“1”。選中該單元格，并在“編輯”菜單上單擊“復制”命令。選取需轉換的存儲為文本數字的單元格區(qū)域。在“編輯”菜單上，單擊“選擇性粘貼”。在“運算”下，單擊“乘”。單擊“確定”按鈕。3．處理特殊財務數字一些財務程序顯示負值時在該值右邊帶有負號“-”。要將此文本字符串轉換為數值，必須返回除最右邊字符（即負號）以外的所有文本字符串字符，然后乘以“-1”。例如，如果單元格A2中的值為“156-”，那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”將文本轉換為數值“-156”，然后用上面的方法操作。四十一、Excel中快速互換兩列數據在Excel中當需要把兩列或兩行數據互換時，以前總是先把A列的數據復制到C列，把B列的數據移動到A列，然后再把C列中的數據移動到B列，來實現(xiàn)兩列數據的互換?，F(xiàn)在我用如下方法即可快速實現(xiàn)兩列數據的互換：用鼠標選定A列數據區(qū)域；把鼠標放在A列數據區(qū)域的右邊；按下“Shift”鍵的同時，按下鼠標左鍵，這時鼠標變?yōu)橄蜃蟮募^；拖動鼠標至B列數據區(qū)域的右邊，看到一條垂直的虛線（如果看到一條水平的虛線，表示在B列插入數據），同時松開“Shift”鍵和鼠標左鍵，這樣就實現(xiàn)了A、B列的數據互換。同樣，也可以實現(xiàn)兩行數據的互換。四十二、Excel文件和數據庫文件的相互轉化Excel在對數據進行簡單計算和打印設置方面比較體貼用戶，而Foxpro在利用編程對數據處理時就很方便了，如果能把兩者結合起來使用，會給我們的工作帶來更多的方便。1.數據庫文件轉化為Excel文件：運行Excel程序，執(zhí)行“文件”下的“打開”命令，在查找范圍中找出存數據庫文件的文件夾，在文件類型的列表框中選“dBase文件（*.dbf）”，選中要打開的數據庫文件，單擊“打開”。如果打不開，出現(xiàn)“不可識別的文件格式”的提示時，說明此數據庫文件版本較高，請用如下方法：運行Foxpro程序，打開要轉化的數據庫文件，然后選擇“文件”下的“導出”命令，在類型中選中Excel類型，然后輸入或選擇保存的文件夾及文件名，若單擊“設置”可選本數據庫中一部分內容轉成Excel文件，或在命令窗口中輸入“COPYTO"目標文件的路徑\導出的文件.xls"TYPEXLs”復制轉化為Excel文件。2.Excel文件轉化為數據庫文件：運行Excel程序，執(zhí)行“文件”下的“另存為”命令，在保存類型的列表框中選“dBase文件（*.dbf）”，單擊“保存”即可。也可在Foxpro中使用“文件”下的“導入”命令將Excel文件轉化為數據庫文件。四十三、在Excel中用“Ctrl+Shift+8”選定數據在Excel中選定數據，我們可以用拖動鼠標的方法來選定，但是當數據多于一頁時，這樣操作會覺得不稱手，這時你也許會用點擊表格左上角的小塊來選定，但這會有很多無用的表格也被選定，用“Ctrl+Shift+8”可以選定需要的數據，這個組合鍵能根據選定單元格向四周延伸所涉及到的有數據單元格的最大區(qū)域（如下圖）。四十四、快速切換Excel單元格的“相對”與“絕對”在Excel中輸入公式時常常因為單元格表示中有無“$”而給后面的操作帶來錯誤。修改時，對于一個較長公式單元格的相對與絕對引用轉換時，只憑鍵盤輸入又很麻煩。其實，只要使用“F4”功能鍵，就能簡單的進行對單元格的相對引用和絕對引用的切換?，F(xiàn)舉例說明：對于某單元格所輸入的公式為“=SUM(B4:B8)”。選中整個公式，按下“F4”鍵，該公式內容變?yōu)椤?SUM($B$4:$B$8)”，表示對橫、縱行單元格均進行絕對引用；第二次按下“F4”鍵，公式內容又變?yōu)椤?SUM(B$4:B$8)”，表示對橫行進行絕對引用，縱行相對引用；第三次按下“F4”鍵，公式則變?yōu)椤?SUM($B4:$B8)”，表示對橫行進行相對引用，對縱行進行絕對引用；第四次按下“F4”鍵時，公式變回了初始狀態(tài)“=SUM(B4:B8)”，即對橫行縱行的單元格均為相對引用。還需要說明的一點是，“F4”鍵的切換功能只對所選中的公式段有作用。只要對“F4”鍵操作得當，就可以輕松靈活地編輯Excel公式了。四十五、Excel多工作表巧操作默認狀況下，一個Excel文件里面包含有三個工作表，分別為Sheet1、Seet2和Sheet3，，可對于一些高級用戶或有特殊需要的用戶，往往還有更多更高的要求。1、建立多張工作表通過單擊“插入/工作表”，或在工作表底部右擊鼠標在彈出菜單中進行選擇，均可以插入一張新的工作表，但這只能應付少量的需求，一次操作只能建立一張工作表，如果在一個文件里需要上十張的工作表，可以單擊“工具/選項”，選擇“常規(guī)”，在“新工作簿內的工具表數”一項即可進行調節(jié)。這里有兩點要注意：（1）在建立所需的文件后，記得將更改的地方改回系統(tǒng)默認值，否則下次新建的每一個Excel文件都會包含多個工作表；（2）一個Excel文件可包含的工作表數有個上限，為255張。2、對多張工作表進行操作在選定多張工作表時，分兩種情況，一種是全部工作表，一種是部分工作表。前一種情況，在工作表底部右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”；后一種情況，通過按住“Shift”鍵再用鼠標選定相鄰的多個工作表或者按住“Ctrl”鍵再用鼠標選定不相鄰的多個工作表來實現(xiàn)。選定之后，就可以對頁面設置、格式等統(tǒng)一操作，而不必逐張逐張進行，也可以在多張工作表內執(zhí)行查找和替換操作。四十六、Excel快速輸入特定文本因工作的需要，我經常用Excel2000來處理大量的表格，常常要輸入一些特定的文本（如標準規(guī)范的名稱、施工企業(yè)的名稱等），為了準確、統(tǒng)一、快速地輸入這些特定文本，我摸索出了幾個好方法。1、自動更正法選擇“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，在“替換”下面填入“G300”，在“替換為”下面填入“《建筑安裝工程質量檢驗評定統(tǒng)一標準》[GBJ300-88]”（不含引號），然后按“確定”按鈕。以后只要在單元格中輸入“G300”及后續(xù)文本（或按“Enter”鍵）后，系統(tǒng)會自動將其更正為“《建筑安裝工程質量檢驗評定統(tǒng)一標準》[GBJ300-88]”。小提示：①你可以依照上述方法將有關文本一條一條定義好，方便以后使用；②在Excel中定義好的自動更正詞條在Office系列其他應用程序（如Word、PowerPoint）中同樣可以使用；③如果確實需要輸入文本“G300”時，你可以先輸入“G3000”及后面的文本，然后刪除一個“0”即可。2、查找替換法有時候我們要在多個單元格中輸入相同的文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，這時我們可以用“替換”的方法來進行：先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，但要注意的是，該字母不能與單元格中需要的字母相同，也可以選擇其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“編輯→替換”命令（或直接按Ctrl+H快捷鍵），打開“替換”對話框，在“查找內容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換值”下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的“∨”號去掉（否則會無法替換），然后按“替換全部”按鈕即可。小提示：在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵選定多個不連續(xù)的單元格（或區(qū)域），輸入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”鍵，也可將該文本同時輸入上述選定的單元格中。3、函數合并法我經常需要輸入一些施工企業(yè)的名稱（如“某某市第九建筑安裝工程公司”、“某某市華夏建筑安裝工程公司”等），這些文本大同小異，我通常用Excel中的CONCATENATE函數來實現(xiàn)這些特定文本的輸入：假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2單元格），我們先在Sheet2工作表中的兩個單元格（如A1和B1）中分別輸入文本“某某市”和“建筑安裝工程公司”，然后在Sheet1的D2單元格中輸入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我們只要在C2單元格中輸入“第九”，則D2單元格中將自動填入文本“某某市第九建筑安裝工程公司”。4、剪貼板法由于Office2000中的多重剪貼板一次可以保存12條內容，可以利用這一功能反復輸入一些特定的文本。①用“視圖→工具欄→剪貼板”命令，打開“剪貼板”工具欄。②將特定的短語（如“《中華人民共和國建筑法》”、“《建設工程質量管理條例》”、“建設工程質量監(jiān)督工作”等）分別輸入到不同單元格中，然后一個一個地選中，用“復制”命令將它們逐條加到“剪貼板”中。③以后某一單元格中需要上述短語時，單擊“剪貼板”工具欄上相應短語的圖標就可以一次性輸入該短語。小提示：①如果短語較多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關系，當你將鼠標指向某條短語時，在左下方即可完整地顯示出該短語，點擊你需要的短語即可；②OfficeXP中的多重剪貼板中最多可以容納24條剪貼信息，如果大家需要容納更多的剪貼信息，可以使用第三方的剪貼板工具，如ClipMate等。5、選擇列表法如果需要輸入的文本在同一列中前面已經輸入過，且該列中沒有空單元格，我們就可以右擊下面的單元格，選“選擇列表”選項，則上面輸入過的文本以下拉菜單形式出現(xiàn)，用左鍵選中你需要的文本，即可將其快速輸入到選定的單元格中。6、格式定義法有時我們需要給輸入的數值加上單位（如“萬元”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們通過“自定義”單元格格式的方法來達到自動給數值添加單位的目的：我們選中需要添加單位的單元格，選擇“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”卡片中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#平方米”，按下“確定”按鈕，以后在上述單元格中輸入數值（注意使用此法僅限于數值?。┖?，單元（本例為“平方米”）會自動加在數值的后面。龍哥關照：說了這么多，我們都是以Excel2000為例進行介紹的，其實，經過我們的試用發(fā)現(xiàn)，在ExcelXP中使用起來方法幾乎完全一樣，大家可以放心使用。四十七、挽救被損壞的Excel文檔小心、小心、再小心，但還是避免不了ExcelXP文件被損壞，還是趕緊想辦法挽救吧！1、轉換格式法就是將受損的Exce