淺析中小制造企業(yè)采購框架分析研究 工商管理專業(yè)

淺析中小制造企業(yè)采購框架[論文摘要]：本文從生產(chǎn)需求、采購計(jì)劃、零星采購與供應(yīng)商管理等幾個(gè)方面探討了中小制造企業(yè)不同類型采購管理的弊端，并制定了相應(yīng)的解決方案；針對不同采購需求制定了對應(yīng)的采購控制流程，特別針對零星采購不及時(shí)及耗費(fèi)成本大等大膽提出了創(chuàng)新的可行性方案，在改進(jìn)零星采購弊端的同時(shí)，探討了建立企業(yè)與供應(yīng)商關(guān)系的必要性。[論文關(guān)鍵詞]：采購管理采購流程零星采購供應(yīng)商關(guān)系管理近年來，受經(jīng)濟(jì)全球化、技術(shù)更新?lián)Q代快以及顧客需求多變等因素影響，企業(yè)面臨的競爭更加殘酷，而中小制造業(yè)由于銷售、資本規(guī)模的限制，在面對國內(nèi)大中型企業(yè)及歐、美、日等國先進(jìn)企業(yè)的挑戰(zhàn)時(shí)，其競爭將更加殘酷。2008年始的全球金融危機(jī)，至2009年直至2010年，直接導(dǎo)致全球范圍宏觀環(huán)境經(jīng)濟(jì)不景氣，絕大多數(shù)企業(yè)銷售經(jīng)營出現(xiàn)極大困境，為保證企業(yè)發(fā)展的維持與利潤的掠取，“開源節(jié)流”被幾乎所有企業(yè)以前所未有的重視程度抬到桌面，通過“節(jié)流”達(dá)到維持企業(yè)生存在此時(shí)成為了所有企業(yè)的共識。削減人力資源成本、縮減資本輸出、停止或暫緩改造技改、控制支出、……各企業(yè)“節(jié)流”措施層出不重；因?yàn)樯a(chǎn)資料、原輔材料的購置成本占據(jù)制造企業(yè)的主要成本，因此控制采購成本，減少原輔材料的耗用支出，自然成為各企業(yè)的必然之選。因此筆者從中小制造企業(yè)的整體采購框架建構(gòu)出發(fā)，結(jié)合目前國內(nèi)多數(shù)企業(yè)現(xiàn)狀，擬定出一套能夠滿足大多數(shù)中小制造企業(yè)的采購管理模式。因?yàn)槟壳皣鴥?nèi)中小型制造企業(yè)多為民營企業(yè)，所以文中所談的中小型企業(yè)參照筆者曾供職的幾家民營企業(yè)，即固定資產(chǎn)5000萬以下非特種行業(yè)企業(yè)或集團(tuán)公司的下屬公司，且企業(yè)使用的生產(chǎn)設(shè)備多為通用型，采購物資多數(shù)無特殊冷僻要求，特種行業(yè)及中大型企業(yè)可作為參考。目前國內(nèi)中小型制造企業(yè)的所有采購工作按照采購量、采購周期及采購專業(yè)性大致可分為：原材料采購、零星采購、大件生產(chǎn)設(shè)備及配套設(shè)備與辦公設(shè)備采購三類，下面就以這三類各自的特點(diǎn)及現(xiàn)狀進(jìn)行分析、總結(jié)，提出切實(shí)可行的采購管理優(yōu)化方案及流程：一、原材料的采購原材料的采購包括生產(chǎn)物資、生產(chǎn)輔料等。以筆者曾供職的南方某酒廠（國內(nèi)飲料行業(yè)500強(qiáng)，國家名優(yōu)酒）為例，原材料的采購包括糧食（大米、高粱、小麥、油糠）、包裝物資（瓶子、瓶蓋、商標(biāo)、內(nèi)盒、外箱）等。對于中小制造企業(yè)來說，其原材料的成本占據(jù)其總生產(chǎn)經(jīng)營成本的50%以上，占據(jù)其日?？偛少彸杀镜?0%以上；因?yàn)樵牧鲜褂昧看螅龊貌少徆芾砉ぷ鲗档统杀?、提高效益有明顯作用；原材料的使用量與銷售量正比變化，變化及需求時(shí)間較為規(guī)律，年度總量消耗差距基本持平，采購量較均衡；大宗物資采購價(jià)格基本為透明，僅憑談價(jià)議價(jià)調(diào)整空間不大；大宗物資的定時(shí)采購在管理上較為便利，一般采取招標(biāo)等方式進(jìn)行，為保證采購的經(jīng)濟(jì)性，一般原材料的采購均為與一個(gè)或多個(gè)供應(yīng)商簽訂長期供貨合同，一般為一年以上；簽訂總量合同，但多數(shù)制造企業(yè)均有銷售旺淡季，按照生產(chǎn)需求要求供應(yīng)商按批次供貨。但如果原材料的生產(chǎn)有季節(jié)性的話，因?yàn)橐呀?jīng)簽訂長期合同，在合同期間價(jià)格上漲時(shí)，供應(yīng)商供貨積極性不高，甚至不惜毀約；價(jià)格下降時(shí)，因合同價(jià)格約束，采購價(jià)格偏高，成本提高，很不經(jīng)濟(jì)。譬如筆者所在的公司購置糧食，糧食收獲季節(jié)，供應(yīng)商送貨上門；收獲季節(jié)過后，采購則需各地尋求購置，采購難度大，且因采購困難時(shí)期的四處勻貨，對保證原材料的質(zhì)量均衡和本企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定有很大影響。所以需考慮季節(jié)性非均衡采購，譬如筆者原公司一般在糧食收獲季節(jié)一個(gè)月左右，糧食價(jià)格較低時(shí)進(jìn)行數(shù)量較大的采購，做足庫存，以備非收獲季節(jié)克服采購難問題。對于價(jià)格波動(dòng)較大的原材料，或者簽訂合同在保證需求量的前提下，附加條款要求按照時(shí)價(jià)上方協(xié)商進(jìn)行機(jī)動(dòng)調(diào)整；或簽訂合同規(guī)定固定價(jià)格，僅在價(jià)格浮動(dòng)范圍超出±百分之幾十后再由雙方協(xié)商解決。供應(yīng)商的選擇與管理上，如果選擇單供應(yīng)商策略，因采購量大，則供應(yīng)商對供應(yīng)工作重視程度高，易于對供應(yīng)商進(jìn)行管理；并且因?yàn)樵趩蝹€(gè)供應(yīng)商進(jìn)行大量采購，采購價(jià)格因大量生產(chǎn)可有明顯降低，且供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)處理也將比較簡單容易；但單個(gè)供應(yīng)商策略易產(chǎn)生內(nèi)部采購腐敗等問題，質(zhì)量控制管理將較為困難，原材料品質(zhì)難保證，且因其獨(dú)家生產(chǎn)，遇供應(yīng)商內(nèi)部問題，供應(yīng)不及時(shí)或無法供應(yīng)時(shí)，將無緩沖機(jī)會(huì)，可能會(huì)造成企業(yè)的非正常停產(chǎn)，以致影響到企業(yè)的合同交付；故受供應(yīng)商素質(zhì)及管理水平影響大，易受制于供應(yīng)商。如果選擇多供應(yīng)商策略，則可使各供應(yīng)商之間形成競爭，原材料質(zhì)量容易得到保證；且如遇單個(gè)供應(yīng)商供貨不及時(shí)或其他原因不能供貨時(shí)能及時(shí)采取替代方案，不影響生產(chǎn)交付；多供應(yīng)商同時(shí)供貨，各產(chǎn)品的可比性強(qiáng)，便于對供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰；但因分散采購，勢必產(chǎn)生采購量較少，由于采購量少，供應(yīng)商重視程度不夠，且價(jià)格優(yōu)勢也無法體現(xiàn)；因需在多個(gè)供應(yīng)商之間斡旋，供應(yīng)商可能配合不夠，關(guān)系管理較為困難。對此可采取兩種辦法相結(jié)合的方式進(jìn)行，采購原材料根據(jù)原材料各種類特點(diǎn)分別制定對于采購計(jì)劃，如筆者曾在的酒業(yè)公司原輔材料主要有糧食、瓶子、外箱及其他包裝物，糧食采購可采取重點(diǎn)產(chǎn)地多區(qū)域供應(yīng)商制度，在比較價(jià)格與及時(shí)性后，在淡季時(shí)采取在價(jià)格低的遠(yuǎn)距離的供應(yīng)商（如到北方采購大米、高粱、小麥等）進(jìn)行采購，在物資急需的旺季，則采取近距離價(jià)格較高的供應(yīng)商少量采購作為補(bǔ)充，特別是資源型原材料需求，這樣可以既可保證原料采購的經(jīng)濟(jì)性，同時(shí)也可滿足原材料采購的及時(shí)性。包裝材料的采購選擇2～3家供應(yīng)商，各自負(fù)責(zé)不同材質(zhì)包裝物以各自發(fā)揮所長，如瓶子有玻璃瓶和陶瓷瓶，玻璃瓶又有大小、高矮及容量等不同，陶瓷瓶有普通與藝術(shù)等不同；對略有差異需求量較大的包裝材料，選擇2家以上供應(yīng)商。這樣除了可以保證及時(shí)供貨外，還可以確保各供應(yīng)商之間的良性競爭。申報(bào)公司主管副總、總經(jīng)理同意生產(chǎn)部門（或供應(yīng)鏈）根據(jù)銷售部分的預(yù)估要貨計(jì)劃提前提出年度、季度、月度等原料需求計(jì)劃銷售部門預(yù)估年度銷售情況并分解為季度、月度計(jì)劃申報(bào)公司主管副總、總經(jīng)理同意生產(chǎn)部門（或供應(yīng)鏈）根據(jù)銷售部分的預(yù)估要貨計(jì)劃提前提出年度、季度、月度等原料需求計(jì)劃銷售部門預(yù)估年度銷售情況并分解為季度、月度計(jì)劃采購部確定供應(yīng)商及價(jià)格申報(bào)公司主管副總、總經(jīng)理同意簽訂采購合同采購部確定供應(yīng)商及價(jià)格申報(bào)公司主管副總、總經(jīng)理同意簽訂采購合同執(zhí)行采購合同執(zhí)行采購合同原材料采購流程圖二、零星采購零星采購的范圍主要指五金維修等配件、生產(chǎn)過程所需的低值易耗品及生產(chǎn)工具等。單位價(jià)值較?。ù_定為單件價(jià)格在3000元以下等）（筆者曾經(jīng)所在的某集團(tuán)公司曾要求單件價(jià)格在2000元以上的采購均需報(bào)總裁批準(zhǔn)）、采購量少、采購周期不確定的設(shè)備維修配件、工器具、辦公用品等低值易耗品的采購工作；零星采購的物品價(jià)格都不高，但其需求量、需求周期的不確定性大大增加的采購難度，但若采購不及時(shí)，一個(gè)小小的配件都可能造成停產(chǎn)等不良后果，零星采購實(shí)則責(zé)任重大。現(xiàn)普遍采取計(jì)劃申報(bào)制，流程類似原料的采購流程：使用部門（或維修、技改部門）確定申報(bào)計(jì)劃主管副總或總經(jīng)理審核同意采購部比質(zhì)比價(jià)確定供應(yīng)商及價(jià)格使用部門（或維修、技改部門）確定申報(bào)計(jì)劃主管副總或總經(jīng)理審核同意采購部比質(zhì)比價(jià)確定供應(yīng)商及價(jià)格申報(bào)公司主管副總或總經(jīng)理審核同意申報(bào)公司主管副總或總經(jīng)理審核同意執(zhí)行采購（合同）簽訂采購合同價(jià)值較小時(shí)價(jià)值較小時(shí)零星采購一般流程這樣做存在極大的弊端，首先，維修人員無法確定設(shè)備、工具等何時(shí)會(huì)損壞，不能提前預(yù)測并報(bào)出需求計(jì)劃；其次，遇上緊急情況時(shí)，如設(shè)備故障等，為確保生產(chǎn)經(jīng)營順利進(jìn)行，不能坐等計(jì)劃申報(bào)后才采購，采購工作無法按照流程執(zhí)行或采購不能到位，如果不經(jīng)過申報(bào)程序緊急采購，則會(huì)破壞整個(gè)流程管理，如遵照流程進(jìn)行申報(bào)審批，則無法按時(shí)采購到位；再次，如果提前申報(bào)，因?yàn)槲茨軠?zhǔn)確預(yù)估實(shí)際使用量，則不能保證按實(shí)際需使用量申報(bào)，勢必造成不良庫存；再次，每次采購量小，與各供應(yīng)商聯(lián)系少，價(jià)格勢必處于較高水平，很不經(jīng)濟(jì)；最后，采購人員未必懂得相關(guān)知識，采購物資不配套或質(zhì)量次，部分冷僻物品采購人員無法咨詢到，造成采購延誤；另外可能導(dǎo)致采購腐敗現(xiàn)象產(chǎn)生。解決方法為采取招標(biāo)定點(diǎn)、需求才購統(tǒng)一聯(lián)合方式，具體操作方法為：由各使用部門、維修部門等核定匯總所有需求此類物資名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量、指定品牌、種類、等要求編制成簡易目錄手冊，由公司相關(guān)部門組織發(fā)出標(biāo)書并邀請實(shí)力及信譽(yù)較好的供應(yīng)商參與，招標(biāo)時(shí)要求供應(yīng)商提供指定樣品的價(jià)格或由供應(yīng)商之間提供價(jià)格附樣品，在使用部門和企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人員確認(rèn)其樣品質(zhì)量能夠達(dá)到要求后，再行比較、洽談最終價(jià)格，通過此種公開招標(biāo)方式，優(yōu)選相關(guān)品類齊全、質(zhì)量保證、價(jià)格合理、距離適宜的1～3家供應(yīng)商為擬定點(diǎn)單位，進(jìn)一步洽談相關(guān)合作事宜，爭取最大優(yōu)惠，最后確定一家為最終定點(diǎn)單位，其他為次選單位（在定點(diǎn)單位退出或毀約時(shí)頂替）。公司承諾定點(diǎn)采購，并與定點(diǎn)單位簽訂長期供貨合同（一般一年以上），保證所有相關(guān)物資到定點(diǎn)單位采購，定點(diǎn)單位按照最終確定價(jià)格和樣品質(zhì)量進(jìn)行供貨；在要貨問題上，由各使用部門根據(jù)部門實(shí)際情況指定一人或多人為指定聯(lián)系人，各部門所需物資由指定聯(lián)系人直接聯(lián)系供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商應(yīng)在合同規(guī)定或聯(lián)系人指定時(shí)間內(nèi)保證將貨物送達(dá)指定地點(diǎn)；貨物由聯(lián)系人直接簽收，供應(yīng)商憑此簽收單每月到企業(yè)結(jié)算；各使用部門聯(lián)系人同時(shí)每月需向公司出具當(dāng)月要貨情況報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容包括貨物數(shù)量、規(guī)格、使用地點(diǎn)、使用時(shí)間及緣由，貨物價(jià)格計(jì)入使用部門相關(guān)費(fèi)用成本。相關(guān)流程為：聯(lián)系人聯(lián)系供應(yīng)商使用部門確定需求供應(yīng)商送貨聯(lián)系人聯(lián)系供應(yīng)商使用部門確定需求供應(yīng)商送貨聯(lián)系人簽收交付使用聯(lián)系人簽收交付使用這樣首先可大大簡化零星采購流程，同時(shí)保證采購效果，保證有零星采購物資需求時(shí)能及時(shí)得到滿足；合同價(jià)格供貨，杜絕了采購腐敗等問題產(chǎn)生；由供應(yīng)商直接及時(shí)送貨，確保不會(huì)因?yàn)椴少彶坏轿挥绊懮a(chǎn)及合同交付；其次可節(jié)約庫存成本，降低不良庫存，采用此辦法后，相關(guān)材料根本不需要考慮庫存及倉庫，減少倉庫管理工作和庫存空間；再次可充分利用供應(yīng)商的行業(yè)優(yōu)勢和資源，及時(shí)查找調(diào)撥、可采購到冷僻物資；另外，因?yàn)榕c供應(yīng)商建立了長期關(guān)系，溝通便利，采購數(shù)量多，同時(shí)價(jià)格可以有較大的下降，真正實(shí)現(xiàn)供需雙贏。幾點(diǎn)需要注意的就是，對價(jià)格浮動(dòng)與季節(jié)性變動(dòng)較大的，或受其他原因影響較大的商品，如銅芯線等會(huì)因銅價(jià)的變動(dòng)而產(chǎn)生極大的幾個(gè)浮動(dòng)，對此可在合同中注明此種情況，如價(jià)格按照市場價(jià)格調(diào)整幅度隨時(shí)變動(dòng)；或堅(jiān)持固定價(jià)格僅在價(jià)格異動(dòng)超過百分之幾十時(shí)再由雙方進(jìn)行商討，重新修訂價(jià)格；其他可采取合同期內(nèi)針對不同類別的物品按照事先約定進(jìn)行價(jià)格調(diào)整或保持固定價(jià)格（約定報(bào)價(jià)表樣表如下，作為結(jié)算依據(jù)）。物品類別名稱規(guī)格型號計(jì)價(jià)單位價(jià)格（元）浮動(dòng)價(jià)格及時(shí)間銅芯電纜4×25m米48根據(jù)銅材價(jià)格浮動(dòng)螺絲6×30個(gè)3不浮動(dòng)掛鎖大號把35不浮動(dòng)閥門不銹鋼DN65個(gè)80根據(jù)不銹鋼價(jià)格浮動(dòng)…………物品報(bào)價(jià)結(jié)算表另外采購人員需經(jīng)常監(jiān)視市場價(jià)格，發(fā)現(xiàn)價(jià)格調(diào)整時(shí)要及時(shí)反映，并商討協(xié)商價(jià)格變動(dòng)問題；同期其他供應(yīng)商報(bào)價(jià)低于百分之幾十要求對本供應(yīng)商采取相應(yīng)措施，包括解除合同、追討違約金、減免相關(guān)費(fèi)用、無條件更換退還等三、大件生產(chǎn)設(shè)備、配套設(shè)備及辦公設(shè)備采購大件生產(chǎn)設(shè)備采購包含技改更新、大維修等固定資產(chǎn)類設(shè)備的采購；辦公設(shè)備采購包含大件辦公用品如電腦、復(fù)印機(jī)等非緊急需求的物品購置；此類物資一般劃分為固定資產(chǎn)類，如生產(chǎn)設(shè)備、辦公電腦等，使用周期一般為三年以上，故采購周期也比較長，采購專業(yè)性較強(qiáng)，涉及金額較零星采購來說也較大，采購時(shí)除價(jià)格外需考慮其他因素多，如售后服務(wù)、產(chǎn)品品牌、運(yùn)行能力等；因價(jià)值較大，且在一定期限內(nèi)不考慮再次更換，需考慮所購置物資需確保在未來幾年類不會(huì)被淘汰。目前此類采購管理工作一般由采購人員與專業(yè)技術(shù)人員共同參與，采購人員對采購價(jià)格、售前售中售后服務(wù)等負(fù)責(zé)，專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)參數(shù)等負(fù)責(zé)。采購管理流程一般為：主管領(lǐng)導(dǎo)、主管副總、總經(jīng)理審核同意技術(shù)人員確定技術(shù)參數(shù)使用部門確認(rèn)需求，采購請示申報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、主管副總、總經(jīng)理審核同意技術(shù)人員確定技術(shù)參數(shù)使用部門確認(rèn)需求，采購請示申報(bào)生產(chǎn)類設(shè)備發(fā)標(biāo)書、招標(biāo)設(shè)備廠家考察采購部聯(lián)系咨詢相應(yīng)廠家或供應(yīng)商生產(chǎn)類設(shè)備發(fā)標(biāo)書、招標(biāo)設(shè)備廠家考察采購部聯(lián)系咨詢相應(yīng)廠家或供應(yīng)商辦公類設(shè)備辦公類設(shè)備比質(zhì)比價(jià)考察評比結(jié)果申報(bào)公司總經(jīng)理審核同意確定廠家及簽訂合同比質(zhì)比價(jià)考察評比結(jié)果申報(bào)公司總經(jīng)理審核同意確定廠家及簽訂合同執(zhí)行采購執(zhí)行采購大件生產(chǎn)設(shè)備、配套設(shè)備及辦公設(shè)備采購流程大件生產(chǎn)設(shè)備的購置涉及金額基本都在幾萬元以上，有的甚至高達(dá)數(shù)百萬元，且大件生產(chǎn)設(shè)備的質(zhì)量及技術(shù)參數(shù)各生產(chǎn)廠家各不相同，或稱為各有所長，所以價(jià)格差異較大，較為容易出現(xiàn)采購收受賄賂等腐敗現(xiàn)象?？刂频淖詈棉k法為，技術(shù)人員以現(xiàn)實(shí)需要及設(shè)備正常運(yùn)行期間內(nèi)未被淘汰，確認(rèn)指定基本技術(shù)參數(shù)（考慮基本參數(shù)時(shí)應(yīng)考慮設(shè)備的使用年限與使用效率）與基本配置，供應(yīng)商根據(jù)基本配置要求進(jìn)行報(bào)價(jià)，所提供設(shè)備最低應(yīng)滿足基本技術(shù)參數(shù)，在此基礎(chǔ)上遴選最低價(jià)格或最佳性價(jià)比的產(chǎn)品。大件生產(chǎn)設(shè)備、配套設(shè)備與辦公設(shè)備的采購因其對生產(chǎn)經(jīng)營的影響極大，好的設(shè)備促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，質(zhì)量有問題的設(shè)備可能引發(fā)企業(yè)更多的不利問題，因此，企業(yè)在選擇廠家及供應(yīng)商時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮建立長期關(guān)系；但也需敢于嘗試，大膽引進(jìn)使用更創(chuàng)新的