油田檔案利用情況及規(guī)律問(wèn)題調(diào)研

油田檔案利用情況及規(guī)律問(wèn)題調(diào)研

檔案工作的最終目的就是通過(guò)提供利用，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要搞好利用工作，必須熟悉效勞對(duì)象，理解他們對(duì)檔案的要求，只有知己知彼，方能百戰(zhàn)不殆。也就是說(shuō)，搞好對(duì)利用者的調(diào)查研究，做到有的放矢，才能使檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)，變單一效勞為多項(xiàng)效勞，真正使檔案信息到達(dá)資源共享。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的開(kāi)展，企業(yè)改革的不斷深化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的興起，作為國(guó)有大型企業(yè)的xx油田將面臨著一些新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)也為我們企業(yè)檔案工作開(kāi)拓了一些新的領(lǐng)域，但由于受環(huán)境、資金、人員等儲(chǔ)多因素的影響檔案的利用工作一直處于低潮，再加上傳統(tǒng)的蹲班守?cái)偸降臋n案利用方式，在客觀上，使利用工作往往陷入一種被動(dòng)的場(chǎng)面，這就使得我們檔案利用工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)開(kāi)展的要求。為此，2022年3月xx油田xx檔案管理室課題組，選定了“十五〞期間xx油田檔案利用情況及其有關(guān)規(guī)律問(wèn)題的研究?課題，開(kāi)展調(diào)查研究，2022年7月經(jīng)河南省檔案局，河南省檔案學(xué)會(huì)批準(zhǔn)，該課題被列入“河南省2022年重點(diǎn)調(diào)研課題。一、課題調(diào)研情況1、問(wèn)卷調(diào)查狀況

這次調(diào)查共涉及15個(gè)問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題的答卷情況，我們進(jìn)展了總結(jié)匯總，情況如下：

⑴、在此期間您去過(guò)檔案館嗎？對(duì)此有75％的被調(diào)查者去過(guò)，8％的人沒(méi)有去過(guò)；17％的人交了白卷。

⑵、您去檔案館的目的是什么？97.2％的人是去查檔案；2.8％的人是出于好奇跟別人去的。⑷、您對(duì)檔案館的借閱環(huán)境怎么看？78.2％的人認(rèn)為還可以；10.3％

的人認(rèn)為一般；6.2％的人認(rèn)為太原始；5.3％的人認(rèn)為應(yīng)該實(shí)行開(kāi)放式。

⑸、您對(duì)檔案館的效勞程度和態(tài)度如何評(píng)價(jià)？80.4％的人認(rèn)為好；

9.1％的人認(rèn)為還可以；6.9％的人認(rèn)為一般；3.6％的人認(rèn)為差。

⑹、您對(duì)辦理查檔手續(xù)怎么理解？76.4％的人認(rèn)為應(yīng)該；22.2％的人認(rèn)為手續(xù)太繁瑣；1.4％的人認(rèn)為沒(méi)必要。

⑺、您對(duì)檔案館為您提供檔案的方式滿意嗎？29％的人認(rèn)為還比較滿意；27％的人認(rèn)為太落后；4％的人表示不滿意；30％的人認(rèn)為應(yīng)直接利用計(jì)算機(jī)借閱；10％的人認(rèn)為應(yīng)變革利用方式。

⑻、您會(huì)使用檢索工具查閱檔案嗎？36.8％的人表示會(huì)使用；12.6％

的人表示知道一點(diǎn)；50.6％的人表示不會(huì)。

⑼、您認(rèn)為與圖書館相比那種檢索工具更直觀？47.9％的人認(rèn)為圖書館的直觀；28.8％的人認(rèn)為檔案館的直觀；還有23.3％的人認(rèn)為網(wǎng)上利用更直觀。

⑽、你是否查到您所需要的全部信息？有44.6％的人表示查到了全部信息；45.9％的人只查到部分信息；9.5％的人根本沒(méi)有查到。(12)、當(dāng)您在查找檔案遇到問(wèn)題時(shí)，您終止查找檔案的原因何在？有46.3％的人因資料不全而放棄；9.2％的人因找不到而放棄；3.8％的人認(rèn)為時(shí)間太長(zhǎng)；12.1％的人因檢索不直觀困難而放棄；24.6％的人因手續(xù)繁瑣而放棄；4％的人因效勞態(tài)度不好而放棄。(14)、從您的角度出發(fā)，您認(rèn)為“十五〞期間檔案利用工作存在什么問(wèn)題？其中有5.4％的人認(rèn)為太落后；2.7％的人認(rèn)為過(guò)于分散；15.6％的人認(rèn)為不夠開(kāi)放；23.8％的人認(rèn)為效勞范圍太窄；24.7％的人認(rèn)為手續(xù)過(guò)于繁瑣；還有27.8％的人認(rèn)為沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。

2、從網(wǎng)上調(diào)查和座談情況來(lái)看：

有69％的人去過(guò)檔案館，知道一些檔案工作方面的情況；24％的人認(rèn)為所謂的檔案就是人事檔案，不知道還有文書、財(cái)會(huì)、科技等其它門類的檔案；還有7％的人根本不知道檔案館這個(gè)機(jī)構(gòu)，認(rèn)為個(gè)人檔案一般有勞資部門掌管，更不會(huì)想到利用檔案。

在調(diào)查中有43％的人認(rèn)為檔案館是一個(gè)純粹的保密機(jī)構(gòu)；20％的人認(rèn)為檔案館只在于保管和搜集整理檔案，不存在利用；還有18％的人認(rèn)為檔案與自己沒(méi)多大關(guān)系；只有19％的人認(rèn)為檔案在科研、消費(fèi)和日常生活中作用宏大，應(yīng)該得到重視。

二、“十五〞期間利用工作相關(guān)規(guī)律及存在的問(wèn)題

1、相關(guān)規(guī)律

“十五〞期間已實(shí)行專業(yè)化管理的xx檔案館在人員構(gòu)造和技術(shù)含量上已向前邁進(jìn)了一大步，檔案利用工作已步入良性化開(kāi)展軌道，為了更好的效勞于企業(yè)，檔案館在定期理解企業(yè)的開(kāi)展及對(duì)檔案的需求，實(shí)行了跟蹤效勞、超前效勞和全方位效勞，并在每年年底開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)歷。同時(shí)，從二OO四年到二ＯＯ五年開(kāi)展了“創(chuàng)新、創(chuàng)效〞活動(dòng)，創(chuàng)新即進(jìn)一步解放思想，更新觀念，找破傳統(tǒng)的管理形式和方法，運(yùn)用新的經(jīng)歷開(kāi)發(fā)新技術(shù)，采用新的手段，創(chuàng)始新的場(chǎng)面。創(chuàng)效就是通過(guò)各種拓展檔案工作新的領(lǐng)域，是檔案開(kāi)發(fā)利用工作向廣度和深度進(jìn)軍，創(chuàng)造更加顯著的經(jīng)濟(jì)效益。其次，為了擴(kuò)大檔案利用群體，增加檔案工作的開(kāi)放性，檔案館還利用節(jié)假日舉辦各種展覽、講座，加大編研成果的出版力度，增加了公眾對(duì)檔案的理解程度。因此，從“十五〞期間檔案情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表中可以看出：“十五〞期間利用檔案資料的卷次根本上是呈逐年上升趨勢(shì)，說(shuō)明檔案利用越來(lái)越受到人們的重視，但由于效勞范圍不大，用戶比較固定。在二OO五年借閱人次出現(xiàn)了較大的變化，據(jù)調(diào)查證實(shí)是由于企業(yè)在進(jìn)展重組改制過(guò)程中搞清產(chǎn)核資，查閱了大量的會(huì)計(jì)檔案所致。在此期間，我們檔案部門調(diào)動(dòng)了大量的人力物力，深化到企業(yè)內(nèi)部，理解企業(yè)重組改制過(guò)程中對(duì)檔案的需求，做到有目的、有準(zhǔn)備，使企業(yè)檔案發(fā)揮了充分的作用。

從利用者構(gòu)造來(lái)看，利用最多的第一是消費(fèi)單位占46.5％，這說(shuō)明企業(yè)檔案利用的主體是消費(fèi)單位，他們是企業(yè)經(jīng)濟(jì)建立的主體，他們利用檔案的人次和卷次是呈逐年上升的趨勢(shì)，說(shuō)明檔案在企業(yè)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)建立過(guò)程中，變的越來(lái)越重要。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的開(kāi)展，企業(yè)在消費(fèi)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中需要大量的經(jīng)濟(jì)信息，企業(yè)檔案館應(yīng)面向社會(huì)與各種信息機(jī)構(gòu)、科研院所、政府部門建立廣泛的聯(lián)絡(luò)，根據(jù)企業(yè)和市場(chǎng)的需求，結(jié)合本館的特點(diǎn)，有方案、有目的地搜集符合企業(yè)產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)的市場(chǎng)信息，提供給企業(yè)，同時(shí)，在企業(yè)消費(fèi)經(jīng)營(yíng)中，利用館藏的科技檔案信息為企業(yè)融入外資、技術(shù)引進(jìn)、設(shè)備更新等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)創(chuàng)造條件。第二是科研院所，占28.9％。油氣田勘探開(kāi)發(fā)就是通過(guò)研究地層構(gòu)造尋找油氣藏，因此科研是企業(yè)開(kāi)展與生存的必要條件。他們利用檔案的人次和卷次僅次于消費(fèi)單位，但由于受指導(dǎo)重視程度，承接工程的多少和企業(yè)開(kāi)展?fàn)顩r的影響，用于學(xué)術(shù)研究的檔案卷次和人次呈現(xiàn)了上下不平的趨勢(shì)。這就要求我們檔案部門有選擇的介入到假設(shè)干重點(diǎn)科研工程中去，以檔案信息員或課題組成員的身份參與某些科研活動(dòng)的全過(guò)程。首先通過(guò)對(duì)企業(yè)科技檔案信息的熟悉、整理，協(xié)助選定科技含量和獲準(zhǔn)率都比較高的立項(xiàng)選題。其次，嚴(yán)密跟蹤與科研科題相關(guān)的國(guó)內(nèi)外開(kāi)展與動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)向科研人員提供準(zhǔn)確、新穎的檔案信息，以保證研究方面的準(zhǔn)確，最后可以通過(guò)對(duì)相關(guān)課題的調(diào)研、比照、分析工程的應(yīng)用技術(shù)、方法和相關(guān)數(shù)據(jù)、指標(biāo)等，為研究成果的科學(xué)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)提供根據(jù)，充分發(fā)揮檔案信息的作用。第三是機(jī)關(guān)處室占16.6％，他們是企業(yè)決策者，作為一個(gè)企業(yè)要在市場(chǎng)站穩(wěn)腳根，要向前開(kāi)展首先要取決于企業(yè)指導(dǎo)的決策是否正確，而信息是決策之本，因此，他們對(duì)檔案的利用雖然低于消費(fèi)單位和科研院所，但也是我們檔案工作效勞的主要對(duì)象。最后是個(gè)人，僅占所占份額8％，這說(shuō)明企業(yè)檔案對(duì)公民的影響力是比較微弱的，因此企業(yè)檔案館在為社會(huì)公民提供效勞方面還需要深化，從他們的利用原因上看，他們多數(shù)是為職稱評(píng)定、分房、調(diào)動(dòng)等因素索取檔案證明崐材料，同時(shí)從統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以看出，個(gè)人利用檔案的份額雖少，卻有呈逐年上升的趨勢(shì)，說(shuō)明檔案館在社會(huì)公眾的心目中，已經(jīng)逐漸得到重視，這就需要我們進(jìn)一步加大宣傳力度，努力進(jìn)步公民利用檔案的積極性。

2、存在的問(wèn)題

通過(guò)調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)“十五〞期間xx油田檔案利用工作主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題，影響了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。

(1)、思想意識(shí)松懈，工作缺乏主動(dòng)性

長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)檔案館的作用沒(méi)有被人們充分認(rèn)識(shí)，在相當(dāng)一部分人的眼里，檔案館只是一個(gè)保管檔案的單位，有沒(méi)有并不重要，檔案人員的工作又比較乏味、辛苦，社會(huì)地位較低，得不到人們的尊重。加上住房和其它福利待遇差、經(jīng)濟(jì)收入少、生活貧寒等原因，使他們的心里產(chǎn)生了失落感和自卑感。同時(shí)，由于過(guò)去一直實(shí)行的方案經(jīng)濟(jì)體制，職工端的是“鐵飯碗〞，吃的是“大鍋飯〞，干好干壞一個(gè)樣，競(jìng)爭(zhēng)體制難以引入，工作不求有功但求無(wú)過(guò)，深層次的業(yè)務(wù)工作得不到開(kāi)展，檔案館的職能得不到正常發(fā)揮。檔案館的工作仍然停留在借借還還的“蹲班守?cái)偍暤臓顟B(tài)，被動(dòng)的等客上門。有些檔案人員對(duì)利用者不是一問(wèn)三不知，就是愛(ài)理不理，缺乏熱情感。有的干脆當(dāng)一天和尚撞一天鐘，得過(guò)且過(guò)，不思進(jìn)取，無(wú)論是從思想上和意識(shí)形態(tài)中都沒(méi)有樹(shù)立正確的為用戶效勞的觀念，也就更談不上為用戶提供主動(dòng)效勞了。

(2)、檔案宣傳工作相對(duì)滯后，導(dǎo)致檔案的社會(huì)意識(shí)差。

企業(yè)檔案工作就象是深山里的奇葩，艷麗奪目卻鮮為人知，盡管我們的檔案工作人員為此常年伏案、日夜辛勞，而那蘊(yùn)含著豐富館藏的企業(yè)檔案，卻“養(yǎng)在深閨〞人未識(shí)，這都與多年來(lái)檔案館封閉保守的形式和堅(jiān)守門戶的觀念有關(guān)，從調(diào)查結(jié)果可以看出，有相當(dāng)一部分人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)模糊，有的甚至不知道檔案能被利用，也不知道檔案能對(duì)普通公民開(kāi)放，這都是檔案宣傳未能及時(shí)跟上的結(jié)果。同時(shí)，在查閱檔案時(shí)，為了維護(hù)企業(yè)檔案的平安，用戶不僅要受到單位證明和指導(dǎo)簽字的制約，而且利用的范圍也受到一定的限制。因此在公眾的心目中，形成了檔案館是一個(gè)披著神秘面紗不能隨意介入的單位，而檔案部門并沒(méi)有針對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)形成的檔案社會(huì)意識(shí)差這種狀況進(jìn)展宣傳工作，仍然閉門等客，應(yīng)開(kāi)放的檔案不能很好的開(kāi)發(fā)，使檔案的社會(huì)意識(shí)未能得到轉(zhuǎn)變，更談不上全方位為社會(huì)效勞。

(3)、利用形式過(guò)于陳舊落后。

此次調(diào)查說(shuō)明，有27％的人對(duì)我們?yōu)槠涮峁n案的方式認(rèn)為落后，4％的人直接不滿，3％的人認(rèn)為應(yīng)該利用現(xiàn)代化設(shè)備查閱。這說(shuō)明傳統(tǒng)的“蹲班守?cái)偍暿降臋n案利用方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的開(kāi)展和人們的需求。目前，xx油田少數(shù)檔案室仍停留在你來(lái)找我給查，你來(lái)問(wèn)我答復(fù)的“守?cái)偍暊顟B(tài)，仍處于被動(dòng)的等客上門。還有一些檔案室雖然已實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化管理，但由于受軟件、設(shè)備、人員、環(huán)境等諸多因素的影響，并沒(méi)有充分利用現(xiàn)代化工具，開(kāi)發(fā)檔案信息，對(duì)于進(jìn)步工作效率和工作質(zhì)量沒(méi)有產(chǎn)生多大實(shí)效，很多工作仍停留在手工操作階段包括利用，在實(shí)際應(yīng)用中計(jì)算機(jī)充當(dāng)了打字機(jī)，更談不上計(jì)算機(jī)查閱或網(wǎng)上利用。

(4)、反響機(jī)制不夠健全。

由于過(guò)去用戶對(duì)檔案的需求比較單一，僅限于工作查考或編史修志等，因此我們很少去理解或研究企業(yè)用戶的需求趨向，對(duì)檔案利用效果評(píng)價(jià)更是漠不關(guān)心，甚至出現(xiàn)了用戶通過(guò)熟人引見(jiàn)來(lái)利用檔案的情形，從“十五〞期間xx檔案利用效果反響卡可以看出，利用實(shí)例缺乏力度，不能真實(shí)反映檔案利用的實(shí)際效果，利用實(shí)例主觀臆造與實(shí)際工作脫節(jié)，起不到利用反響的效果，究其原因，主要是對(duì)檔案利用信息反響缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，目的不明確，因此主動(dòng)搜集、反響信息的積極性不高，對(duì)檔案利用實(shí)例挖掘不深，控制不利，沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制度的制約。其次，利用者對(duì)檔案利用效果登記不重視，怕費(fèi)事、敷衍了事也是主要原因之一。

(5)、館藏信息與企業(yè)開(kāi)展不相適應(yīng)。

由于受傳統(tǒng)的檔案管理形式的影響，xx油田檔案館管理的只是企業(yè)過(guò)去各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，是一種相對(duì)滯后、零散、不全面的信息，一般以文書檔案、財(cái)會(huì)、油氣田勘探開(kāi)發(fā)檔案較多，科研、設(shè)備、聲像等檔案所占比例很少，有的甚至沒(méi)有，一些基層檔案室連文書、財(cái)會(huì)、油氣田勘探開(kāi)發(fā)也不完好，科技檔案和一些反映企業(yè)開(kāi)展的歷史檔案較為缺乏，已無(wú)法滿足企業(yè)用戶的需求。調(diào)查結(jié)果說(shuō)明，在“十五〞期間有46.3％的人因館藏不全而被迫終止利用，9.2％的人找不到自己所需的檔案，這個(gè)數(shù)據(jù)是驚人的，這說(shuō)明我們的館藏檔案沒(méi)有針對(duì)企業(yè)的開(kāi)展和用戶的需求去搜集，具有很大的盲目性。同時(shí)由于資金、環(huán)境等因素的影響，使該進(jìn)館的檔案不能進(jìn)館，因搜集的檔案無(wú)法收回。再加上檢索手段落后，設(shè)備配置不合理，已不能適應(yīng)現(xiàn)代形勢(shì)的開(kāi)展，在為企業(yè)的科技、消費(fèi)和經(jīng)濟(jì)建立提供檔案信息方面顯得既被動(dòng)又力不從心，嚴(yán)重的制約了企業(yè)檔案的利用工作。

(6)、軟硬件設(shè)施跟不上利用工作的要求。

三、進(jìn)步今后檔案利用工作質(zhì)量的措施和方法。

針對(duì)“十五〞期間xx油田檔案利用工作存在的問(wèn)題及相關(guān)規(guī)律，調(diào)研小組成員認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)。

1、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德建立，增強(qiáng)利用工作的主動(dòng)性。2、加大宣傳力度，進(jìn)步檔案工作在社會(huì)中的知名度。4、建立健全檔案利用信息反響機(jī)制，做到有的放矢。

建立健全檔案信息反響機(jī)制，對(duì)于我們及時(shí)準(zhǔn)確理解用戶的需求，及時(shí)分析檔案利用工作的問(wèn)題，客觀分析檔案利用規(guī)律，防止檔案工作的盲目性有非常重要的意義，因此我們做了以下幾點(diǎn)工作：

(1)、成立檔案利用信息反響協(xié)作組，該組以檔案館館長(zhǎng)為核心，成員有檔案館各各部門負(fù)責(zé)人，企業(yè)主管檔案的指導(dǎo)、兼職檔案員組成。他們的任務(wù)是：①定期搜集與企業(yè)有關(guān)的政策法規(guī)信息、市場(chǎng)信息，用戶利用效果、數(shù)據(jù)，研究并撰寫利用需求分析報(bào)告，為檔案利用決策提供咨詢信息。②建立檔案利用信息反響卡，做好檔案利用信息的搜集、匯總分析輸出工作。③設(shè)立檔案利用反響意見(jiàn)箱，定期搜集用戶關(guān)于利用問(wèn)題意見(jiàn)和建議。④調(diào)查處理檔案利用過(guò)程中的一些棘手問(wèn)題。

(2)、定期召開(kāi)檔案利用信息反響座談會(huì)，及時(shí)聽(tīng)取利用單位對(duì)檔案館及檔案利用工作的開(kāi)展方向和效勞工作的改進(jìn)等方面的意見(jiàn)。集中討論和研究利用工作中存在的問(wèn)題并及時(shí)糾正，更好的為用戶效勞。

(3)、設(shè)立檔案利用信息反響員制度。檔案館由于與企業(yè)主管部門進(jìn)展協(xié)商聘任企業(yè)各個(gè)部門的兼職檔案員或辦公室人員為信息反響員，直接傾聽(tīng)和搜集企業(yè)對(duì)檔案部門的呼聲和要求，對(duì)于及時(shí)反響的信息，并對(duì)檔案工作提出合理化建議的人除在全油田通報(bào)表?yè)P(yáng)外，還應(yīng)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5、加強(qiáng)館內(nèi)檔案搜集工作，豐富館藏。

在調(diào)查中有46.3％的人因資料不全而放棄查閱，因此在問(wèn)到對(duì)檔案館今后的工作有何建議時(shí)，有14.6％的人認(rèn)為應(yīng)豐富館藏，為此，作為企業(yè)檔案館除按規(guī)定正常接收機(jī)關(guān)團(tuán)體的檔案，還要經(jīng)常不斷地運(yùn)用電視、通信、公告、發(fā)文件、登門尋求等手段，將那些散存在社會(huì)及個(gè)人手中有保存參考價(jià)值，對(duì)企業(yè)開(kāi)展有推動(dòng)促進(jìn)作用的檔案、信息、資料及時(shí)搜集進(jìn)館，納入檔案管理的范圍內(nèi)。與此同時(shí)，我們還要針對(duì)本油田企業(yè)開(kāi)展的實(shí)際情況，采用廣泛搜集與重點(diǎn)搜集相結(jié)合，單位出面與實(shí)地收取相結(jié)合，有償征集與自愿捐贈(zèng)相結(jié)合的方法，千方百計(jì)的搜集各種門類和載體中有價(jià)值的檔案資料，尤其是搜集與企業(yè)科研、消費(fèi)有關(guān)的科學(xué)技術(shù)、研究成果、經(jīng)濟(jì)信息等。其次，也要主重搜集油田所在區(qū)域特色的風(fēng)土人情，生態(tài)資源，經(jīng)濟(jì)建立、開(kāi)展歷史、民間藝術(shù)等方面的檔案資料進(jìn)館。同時(shí)，檔案館還要擴(kuò)大搜集檔案內(nèi)容的范圍，如名人檔案、歷史檔案、口述檔案等，將由以保管企業(yè)檔案為主的檔案管理工作，逐步開(kāi)展到多元化、多門類、多載體的其它檔案的共同體，為拓寬利用范圍打下堅(jiān)實(shí)的根底，更好的為廣闊用戶效勞。

6、努力進(jìn)步檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)開(kāi)展的要求。7、加強(qiáng)硬件建立，優(yōu)化館內(nèi)設(shè)施。

現(xiàn)代化的管理除了需要具有高素質(zhì)的管理人員以外，還需要配置現(xiàn)代化的設(shè)備，而配置現(xiàn)代化的設(shè)備那么需要大量的資金投入，為此，館指導(dǎo)通過(guò)向上級(jí)指導(dǎo)懇求匯報(bào)，重要活動(dòng)請(qǐng)主管部門的指導(dǎo)參加或視察等方式，讓指導(dǎo)理解企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)開(kāi)展的意義、工作成績(jī)、現(xiàn)狀和困難，得到了指導(dǎo)的重視，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)除于爬坡、經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重超支的情況下，為檔案館拔?？钐碇昧擞?jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄儀、空調(diào)、吸塵器等，并對(duì)破損庫(kù)房進(jìn)展了修整和更新了設(shè)備，加強(qiáng)了硬件設(shè)施的建立，目前，xx處有90％的檔案室裝備了計(jì)算機(jī)，95％的庫(kù)房裝備了空調(diào)，55％的檔案室實(shí)行了計(jì)算機(jī)管理，還有40％上了局網(wǎng)。但這還不夠，隨著企業(yè)開(kāi)展，計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代、庫(kù)房設(shè)施的老化，我們還要進(jìn)一步的加大投入，更新設(shè)備優(yōu)化設(shè)施，還要建立我們自己的檔案信息網(wǎng)，使用戶足不出戶，就能進(jìn)展檔案咨詢查閱、利用，實(shí)現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化效勞。

8、增加檔案工作的透明度，營(yíng)造一個(gè)開(kāi)放、舒適的休閑環(huán)境。

增加檔案工作的透明度，就是讓用戶理解和認(rèn)識(shí)檔案工作，消除他們的生疏性和神秘性，這就需要我們從封閉走向開(kāi)放，從被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，拓寬利用渠道，改變利用方式，為用戶提供全方位效勞。同時(shí)利用環(huán)境也是讓用戶理解和認(rèn)識(shí)檔案館的一個(gè)重要窗口，良好的利用環(huán)境，帶給用戶的不僅是身心的愉悅，而且還會(huì)對(duì)他們產(chǎn)生宏大的吸引力，使他們把檔案館作為一個(gè)休閑的好去處。尤其是隨著節(jié)假日的增加和雙休日的出現(xiàn)，供人們支配的閑瑕時(shí)間多了起來(lái)，做為文化信息中心的檔案館，應(yīng)轉(zhuǎn)變效勞觀念，為用戶營(yíng)造一個(gè)開(kāi)放、舒適、休閑的好環(huán)境。詳細(xì)做法是：⑴樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)，即根據(jù)用戶的需求和開(kāi)放范圍，簡(jiǎn)化手續(xù)實(shí)行目錄開(kāi)放、開(kāi)架閱覽，同時(shí)利用各種形式宣傳開(kāi)放檔案目錄，介紹館藏、介紹利用檔案的常識(shí)，做到適時(shí)公布、及時(shí)開(kāi)放，確保開(kāi)放檔案信息的暢通。⑵推出教授與你談、博士與你講系列講座，開(kāi)展檔案利用知識(shí)教育，宣傳檔案館的職能、作用，加強(qiáng)檔案的社會(huì)意識(shí)。⑶根據(jù)不同年齡層次用戶的需求，舉辦檔案實(shí)體展，開(kāi)展家庭檔案建立管理講座，以此來(lái)增加檔案館對(duì)公眾的吸引力。⑷可在館內(nèi)搞一些具有文化品味的宣傳櫥窗、娛樂(lè)設(shè)施、茶室和書店，營(yíng)造出一個(gè)具有企業(yè)檔案館特色的文化氣氛。⑸是調(diào)整作息時(shí)間方便公眾，理解公眾的需求，千方百計(jì)的調(diào)動(dòng)公眾利用檔案的積極性使檔案館與圖書館、博物館一樣成為公眾休閑的好去處。

9、根據(jù)企業(yè)需要加強(qiáng)編研工作。

編研成果是檔案館為企業(yè)和社會(huì)提供效勞的一種有效手段，企業(yè)檔案編研是企業(yè)各項(xiàng)管理中形成的真實(shí)記錄，它是企業(yè)檔案管理過(guò)程的“衍生物〞，既是企業(yè)管理的助手和工具，又是企業(yè)實(shí)行自我監(jiān)視檢驗(yàn)管理成效的重要根據(jù)，企業(yè)檔案編研作為企業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，它的加強(qiáng)就意味著對(duì)企業(yè)管理工作的加強(qiáng)，加強(qiáng)企業(yè)檔案編研工作，就是促進(jìn)企業(yè)管理進(jìn)步產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益。加強(qiáng)企業(yè)編研工作，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的需求有的放矢，因此，⑴編研工作要適應(yīng)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的需求，要特別注意市場(chǎng)開(kāi)展的動(dòng)向，緊跟企業(yè)消費(fèi)經(jīng)營(yíng)以及開(kāi)展的熱點(diǎn)，搞一些合適企業(yè)的現(xiàn)狀的編研材料，以簡(jiǎn)介匯編、數(shù)據(jù)分析、簡(jiǎn)訊、圖表等多種形式出現(xiàn)，以滿足企業(yè)及社會(huì)多角度、全方位對(duì)檔案利用的需求，為指導(dǎo)決策提供智力支撐。⑵企業(yè)檔案編研工作應(yīng)符合企業(yè)開(kāi)展的要求，過(guò)去企業(yè)檔案編研處于閉門造車，自編自研的狀態(tài)，這樣編出來(lái)的成果對(duì)企業(yè)缺乏實(shí)用性。因此，為了使企業(yè)檔案編研工作更合適企業(yè)的實(shí)際要求，檔案管理人員要與有關(guān)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員一起共同選題、共同編研、共同出成果，這樣的編研成果它的選題更具有專業(yè)性和適用性，更符合科研消費(fèi)的需要。⑶應(yīng)開(kāi)展多種形式、多種載體的檔案編研。在企業(yè)檔案編研過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到編研工作是檔案利用工作的一部分。在做好平時(shí)借閱、利用的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)建立與開(kāi)展，結(jié)合本單位實(shí)際，理解他們對(duì)檔案利用的需求，深化研究和開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，充分利用各級(jí)檔案部門的設(shè)施，結(jié)合編研為企業(yè)提供主動(dòng)效勞。⑷企業(yè)檔案編研要“去粗取精〞。企業(yè)檔案要編研成果從數(shù)量上看已很可觀，但從整體效果看仍比較薄弱，編研成果構(gòu)造不合理、檔次低，不符合企業(yè)需求。同時(shí)也會(huì)影響到企業(yè)檔案館自身的開(kāi)展，因此，企業(yè)檔案編研工作應(yīng)從這種粗加工轉(zhuǎn)變到細(xì)加工上來(lái)，把企業(yè)檔案編研的中心從數(shù)量擴(kuò)張轉(zhuǎn)至進(jìn)步質(zhì)量和效益上來(lái)，并根據(jù)企業(yè)決策和消費(fèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，確定編研課題，克制盲目性。編研成果因經(jīng)企業(yè)有關(guān)指導(dǎo)審查、核對(duì)前方可定稿，確保企業(yè)檔案編研成果的質(zhì)量，為企業(yè)提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息效勞。

10、建立有效的文件檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作是以實(shí)體檔案為管理對(duì)象的手工作業(yè)管理，檔案管理的各項(xiàng)工作都圍繞著實(shí)體檔案來(lái)開(kāi)展，但由于實(shí)行的是封閉式管理和檢索手段落后，致使部分檔案信息資源被閑置或浪費(fèi)，給企業(yè)的開(kāi)展帶來(lái)一定的損失。檔案信息化管理使檔案管理的各項(xiàng)工作都以信息為管理對(duì)象，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)展管理，檔案工作中積累的電子文件和電子檔案自然形成了企業(yè)電子文件中心和電子檔案館，在這種管理形式下，檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案工作方式從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，可以最大限度的