電子教案培訓課件

（電子教案）計算機應用基礎4.5數(shù)據(jù)管理和分析第四章電子表格Excel2002本節(jié)要點1、數(shù)據(jù)列表2、數(shù)據(jù)排序3、數(shù)據(jù)篩選4、分類匯總5、合并計算重點、難點1、數(shù)據(jù)排序2、數(shù)據(jù)篩選3、分類匯總4、合并計算

數(shù)據(jù)列表，又稱數(shù)據(jù)清單，也有稱之為工作表數(shù)據(jù)庫。他與一張二位數(shù)據(jù)表非常相似，數(shù)據(jù)由若干列組成，每列有一個列標題，相當于數(shù)據(jù)庫的字段名稱，列也就相當于字段，數(shù)據(jù)列表中行相當于數(shù)據(jù)庫的記錄。在工作表的數(shù)據(jù)清單與其它數(shù)據(jù)間至少留出一個空白列和一個空白行。列表中應避免空白行和空白列，單元格不要以空格開頭。下面介紹幾個術語：字段：數(shù)據(jù)表的一列稱為字段。記錄：數(shù)據(jù)表的一行稱為記錄。字段名：在數(shù)據(jù)表的頂行通常有字段名，字段名是字段內(nèi)容的概括和說明。一、數(shù)據(jù)列表

數(shù)據(jù)管理和分析

1．建立數(shù)據(jù)列表首先在工作表的首行輸入各字段的名稱，然后輸入數(shù)據(jù)?？梢灾苯渔I入數(shù)據(jù)到單元格中，也可以利用記錄單。

2．插入記錄步驟如下：

1)在記錄插入位置插入空行：單擊插入位置的行號，選擇“插入”菜單的“行”命令；2)再單擊空行中任一單元格，鍵入記錄內(nèi)容或用前面介紹的方法通過記錄單輸入數(shù)據(jù)，在用記錄單輸入數(shù)據(jù)時，要用“上一條”或“下一條”移到空行的位置再輸入。

數(shù)據(jù)管理和分析

建立和使用數(shù)據(jù)表格時，用戶應注意以下幾個問題：1）避免在一張工作表中建立多個數(shù)據(jù)表格2）數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個空行和空列。3）避免在數(shù)據(jù)表格的各條記錄或各個字段之間放置空行和空列。4）最好使用列名，而且把列名作為字段的名稱。5）字段名的字體，對齊方式等格式最好與數(shù)據(jù)表中其他數(shù)據(jù)相區(qū)別。數(shù)據(jù)管理和分析

3．修改記錄步驟如下：

1)單擊數(shù)據(jù)列表中任一個單元格；

2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令；

3)用“上一條”或“下一條”選擇要編輯的記錄，對其中要修改的字段進行相應修改

4)單擊“關閉”按鈕完成修改。數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

4．刪除記錄步驟如下：1)單擊數(shù)據(jù)列表中任一個單元格；2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令；3)用“上一條”或“下一條”選擇要刪除的記錄，單擊“刪除”按鈕，將彈出對話框，如圖所示，單擊“確定”按鈕；4)單擊“關閉”按鈕。注：此操作不能通過“撤消”命令恢復，要慎重使用。

5．查找記錄如果需要查找符合一定條件的記錄，如高數(shù)和英語都高于85的學生記錄，步驟如下：

1)單擊數(shù)據(jù)列表中任一個單元格；

2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令；

3)在記錄單對話框中單擊“條件”按鈕，在記錄單中輸入查找條件。

數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

4)按Enter鍵或單擊“記錄單”按鈕，查找一條記錄，如圖所示。單擊“下一條”按鈕可查找下一條滿足條件的記錄，如果要查看上一條滿足條件的記錄，單擊“上一條”按鈕。

1.簡單數(shù)據(jù)排序

單擊“常用”工具欄的“降序”按鈕，即可將學生數(shù)據(jù)按總分從高到低排列?！吧颉卑粹o作用正好相反。2.復雜數(shù)據(jù)排序

使用“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令。操作步驟如下：

1)單擊數(shù)據(jù)列表中任意單元格；

2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，出現(xiàn)如圖所示“排序”對話框；

數(shù)據(jù)管理和分析

二、數(shù)據(jù)排序

數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

3)鼠標單擊主要關鍵字的下拉箭頭，選擇“系別”字段名，選中“遞增”排序方式；依次選擇次要關鍵字為“總分”，排序方式為“遞減”，第三關鍵字“英語”，排序方式為“遞減”

4)為避免字段名也成為排序?qū)ο?，可選中“有標題行”單選鈕，再單擊“確定”按鈕進行排序。1.簡單自動篩選如果只想看到全部女生的記錄，操作步驟如下：

1)鼠標單擊數(shù)據(jù)列表中任一單元格；

2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“自動篩選”命令；3)在每個列標題旁邊將增加一個向下的篩選箭頭，單擊此箭頭進行選擇.其中含篩選條件的列旁邊的篩選箭頭變?yōu)樗{色。如圖所示。數(shù)據(jù)管理和分析

三、數(shù)據(jù)篩選

注:篩選并不意味著刪除不滿足條件的記錄，而只是暫時隱藏。如果想恢復被隱藏的記錄，只須在篩選列的下拉菜單中選擇“全部”即可。數(shù)據(jù)管理和分析

2.自定義自動篩選

篩選的條件還可復雜一點，比如如果想看到總分在300到325之間學生記錄，操作步驟如下：

1)鼠標單擊數(shù)據(jù)列表中任一單元格；

2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“自動篩選”命令；

3)單擊“總分”列的篩選箭頭，在下拉列表中選擇“（自定義…）”，出現(xiàn)如圖所示“自定義自動篩選方式”對話框，在左邊操作符下拉列表框中選擇“大于”，在右邊值列表框中輸入300；數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

4)選中“與”單選框按鈕，在下面的操作符列表框中選擇“小于”，在值列表框中輸入325，單擊“確定”按鈕，可篩選出符合條件的記錄，如圖所示。

數(shù)據(jù)管理和分析

注：如果想取消自動篩選功能，可用以下兩種方法：選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在級聯(lián)菜單中再次選擇“自動篩選”命令，使其左側(cè)的選中標志消失，則所有列標題旁的篩選箭頭消失，所有數(shù)據(jù)恢復顯示。選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“全部顯示”，則數(shù)據(jù)恢復顯示，但篩選箭頭并不消失。3.高級篩選常見的復雜篩選條件：

1)單列上具有多個條件：可以在各列中從上到下依次鍵入各個條件，如顯示計算機系和機械系的學生記錄，如圖所示。

多列上的單個條件（同時滿足）

數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

2)多列上的單個條件（同時滿足）：在條件區(qū)域的同一行中輸入所有條件，如顯示英語和計算機都大于80分的學生記錄，如圖所示。

數(shù)據(jù)管理和分析

3)多列上的單個條件（滿足其中之一）：在條件區(qū)域的不同行中輸入所有條件，如顯示英語或者計算機大于80分的學生記錄，如圖所示。高級篩選步驟如下：

1)在數(shù)據(jù)清單的下方建立條件區(qū)域“300<總分<325且高數(shù)>=80的女生記錄”，在單元格B12中輸入“總分”，在B13中輸入“>300”，在C12中輸入“總分”，在C13中輸入“<325”，在D12中輸入“高數(shù)”，在D13中輸入“>=80”,在E12中輸入“性別”，在E13中輸入“女”，如圖所示；數(shù)據(jù)管理和分析

篩選條件數(shù)據(jù)管理和分析

2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”命令下的“高級篩選”子命令，彈出“高級篩選”對話框，如圖所示；3)在“方式”處選中;

4）在“數(shù)據(jù)區(qū)域”框中輸入原始數(shù)據(jù)清單的單元格區(qū)域范圍（如$A$1:$H$10）；

5）在“條件區(qū)域”框中輸入存放條件的單元格區(qū)域范圍（如$B$12:$E$13）；

6）單擊“確定”按鈕，結(jié)果如圖所示。

數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

注意：如果在圖所示的“高級篩選”對話框中選擇了

按鈕，則還需在“復制到”框中輸入存放高級篩選結(jié)果的單元格區(qū)域范圍，如圖所示。

首先要進行分類，將同類別數(shù)據(jù)放在一起，然后再進行數(shù)量求和之類的匯總運算。Excel具有分類匯總功能，但并不局限于求和，也可以進行計數(shù)、求平均等其它運算。注意：在分類匯總前首先要按關鍵字段排序。1.簡單的分類匯總

（以求各系學生的英語平均成績?yōu)槔?/p>

步驟如下：

1)單擊要分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格數(shù)據(jù)管理和分析

四、分類匯總

數(shù)據(jù)管理和分析

2)進行分類，同系的同學記錄放在一起，這可通過“系別”字段排序（升序）來實現(xiàn)，排序結(jié)果如圖所示。

匯總方式選定匯總項（可多個）替換當前分類匯總（選中）3)單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，出現(xiàn)如圖所示分類匯總對話框。

數(shù)據(jù)管理和分析

l

在“分類字段”下拉列表中選擇“系別”，表示按“系別”進行分類匯總；l

在“匯總方式”下拉列表中選擇“平均值”；l

在“選定匯總項”列表框中選擇“英語”，并清除其余默認匯總對象；l

選中復選框，表示結(jié)果顯示在每個分組下方，否則顯示在分組的上方；l

選中復選框，表示將此次分類匯總結(jié)果替換已存在的分類匯總結(jié)果。l

單擊“確定”按鈕，得到分類匯總后的結(jié)果如下頁圖所示。數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

2.多級分類匯總（如既想求各系英語平均分，又想對各系人數(shù)計數(shù)）步驟如下：

1)單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，出現(xiàn)如圖所示分類匯總對話框。

2)在“分類字段”下拉列表中選擇“系別”，表示按“系別”進行分類匯總；

3)在“匯總方式”下拉列表中選擇“計數(shù)”；

數(shù)據(jù)管理和分析

數(shù)據(jù)管理和分析

4)在“選定匯總項”列表框中選擇“姓名”，并清除其余默認匯總對象；5)取消復選框，即可疊加多種分類匯總。對話框中各項的設置如圖所示。

6)單擊“確定”按鈕，得到分類匯總后的結(jié)果如圖所示。3.分級顯示數(shù)據(jù)

在進行分類匯總時，Excel會自動對列表中數(shù)據(jù)進行分級顯示，在工作表窗口左邊會出現(xiàn)分級顯示區(qū)，列出一些分級顯示符號，允許對數(shù)據(jù)的顯示進行控制。數(shù)據(jù)管理和分析

1級：最高級，只顯示列表中的總計算數(shù)2級：次高級，顯示列表中的總計算數(shù)和各分類中的合計算數(shù)3級：低級，顯示全部4.清除分類匯總步驟如下：

1)單擊分類匯總后的數(shù)據(jù)表格中的任意單元格；

2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令；

3)單擊“分類匯總”對話框中的按鈕即可。

數(shù)據(jù)管理和分析

+：展開某一級的數(shù)據(jù)-：折疊某一級的數(shù)據(jù)。分級顯示如圖所示：數(shù)據(jù)管理和分析

五、合并計算

合并計算實質(zhì)上就是組合幾個數(shù)據(jù)區(qū)域中的值。在合并計算中，存放合并計算結(jié)果的工作表稱為“目標工作表”，其中接收合并數(shù)據(jù)的區(qū)域稱為“目標區(qū)域”，被合并的工作表稱為“源工作表”，被合并計算的區(qū)域稱為“源區(qū)域”。Excel提供了兩種合并計算數(shù)據(jù)的方法：按位置合并計算按類合并計算。1．按位置合并計算數(shù)據(jù)

按位置合并計算數(shù)據(jù)時，要求在所有源區(qū)域中的數(shù)據(jù)有相同的排列，即從每一個源區(qū)域中合并計算的數(shù)據(jù)必須在源區(qū)域的相同相對位置上。注意：

1）合并計算時，目標工作表應該是當前工作表，目標區(qū)域也應該是當前單元格區(qū)域；

2）選定目標區(qū)域時，可以只單擊目標區(qū)域左上角的單元格即可，但單元格右邊及下邊必須有足夠的空單元格。數(shù)據(jù)管理和分析

如：萬家福超市連鎖店A、B第四季度的奶粉銷售情況如圖4-105，4-106所示。

（其中Sheet1為A店數(shù)據(jù)即源工作表1、Sheet2為B店數(shù)據(jù)即源工作表2、Sheet3為目標工作表）連鎖店A第四季度的奶粉銷售情況表數(shù)據(jù)管理和分析

連鎖店B第四季度的奶粉銷售情況表數(shù)據(jù)管理和分析

合并計算步驟如下：（1）單擊工作表標簽“Sheet3”，鍵入如圖所示的數(shù)據(jù)，并在其中選定B4：E9為目標區(qū)域（這步很重要）。（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“合并計算”命令，彈出如圖所示的對話框。

（3）在“函數(shù)”框中選擇“求和”函數(shù)作為合并計算的匯總函數(shù)。（4）在“引用位置”框中，選定源區(qū)域（即先單擊“引用位置”框右側(cè)的折疊按鈕，再單擊工作表標簽Sheet1，選定單元格區(qū)域B4:E9），如圖所示。數(shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)管理和分析（5）單擊“引用位置”框右側(cè)的還原按鈕，還原對話框，然后單擊“添加”按鈕。數(shù)據(jù)管理和分析

（6）重復（4）~（5）步，選定Sheet2的源區(qū)域B4：E9，結(jié)果如圖所示。（7）單擊“確定”按鈕，于是在目標工作表Sheet3中得到合并計算的結(jié)果（即萬家福超市第四季度奶粉銷售情況），如圖所示。數(shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)管理和分析

2．按類合并計算數(shù)據(jù)

如果各連鎖店銷售的產(chǎn)品種類不全相同，工作表格式也不完全相同，就不能再用按位置合并計算，而應該按類合并計算數(shù)據(jù)。

注意：

①按類合并計算時，必須包含行或列標志，如果分類標志在頂端行，應選擇復選框，如果分類標志在最左列，則應選擇復選框，也可以同時選擇兩個復選框。②標志區(qū)分大小寫。數(shù)據(jù)管理和分析

如：萬家福超市連鎖店A、B第四季度的奶粉銷售情況如圖4-112，4-113所示。連鎖店B第四季度的奶粉銷售情況表連鎖店A第四季度的奶粉銷售情況表數(shù)據(jù)管理和分析則按類合并計算步驟如下：

（1）單擊工作表標簽“Sheet3”，輸入如圖4-114所示數(shù)據(jù)。（2）單擊單元格A3或選定單元格區(qū)域A3:E8為目標區(qū)域。數(shù)據(jù)管理和分析（3）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框。（4）在“函數(shù)”框中選擇“求和”函數(shù)為合并計算的匯總函數(shù)。（5）用前面介紹的方法選定源區(qū)域，其中在“Sheet1”中選定單元格區(qū)域A3:E6，在“Sheet2”中選定單元格區(qū)域A3:E7，并選中復選框和。數(shù)據(jù)管理和分析（6）單擊“確定”按鈕，于是在目標工作表“Sheet3”中得到合并計算結(jié)果，如圖所示。數(shù)據(jù)管理和分析

3．自動更新合并計算在合并計算中，利用鏈接功能可以實現(xiàn)合并數(shù)據(jù)的自動更新，即源數(shù)據(jù)改變時，合并計算的結(jié)果也會隨之改變。方法：在“合并計算”對話框中選中復選框即可，如圖所示。