集團(tuán)總工辦文件及檔案管理制度

22/22更多資料請(qǐng)?jiān)L問(wèn).()更多企業(yè)學(xué)院：/Shop/《中小企業(yè)治理全能版》183套講座+89700份資料/Shop/40.shtml《總經(jīng)理、高層治理》49套講座+16388份資料/Shop/38.shtml《中層治理學(xué)院》46套講座+6020份資料

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/Shop/45.shtml《銷售經(jīng)理學(xué)院》56套講座+14350份資料/Shop/46.shtml《銷售人員培訓(xùn)學(xué)院》72套講座+4879份資料/Shop/47.shtml某集團(tuán)總工辦資料及檔案治理試行方法第一章總則第一條為規(guī)范總工辦資料及檔案治理工作，特不是項(xiàng)目前期資料及檔案的治理工作，充分發(fā)揮資料及檔案在工作中的作用，按集團(tuán)公司《檔案治理方法》、《技術(shù)治理方法》及行業(yè)相關(guān)檔案治理規(guī)定，特制定本方法。第二條總工辦資料及檔案是指在技術(shù)治理、項(xiàng)目前期等工作中直接形成具有保存和利用價(jià)值的文件材料，工程項(xiàng)目前期檔案是我公司檔案的重要組成部分。第三條總工辦資料及檔案治理的差不多原則是：統(tǒng)一治理，及時(shí)收集，適時(shí)移交，合理利用。第二章檔案治理體制、職責(zé)及分工第四條在集團(tuán)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，總工辦主任負(fù)責(zé)本部門資料及檔案治理工作，各主管負(fù)責(zé)本管轄項(xiàng)目文件資料的收集工作，兼職檔案員負(fù)責(zé)資料及檔案歸檔工作，總工辦檔案治理工作網(wǎng)絡(luò)圖見(jiàn)附件1。第五條總工辦負(fù)責(zé)本部門的資料及檔案治理工作，其要緊職責(zé)是加強(qiáng)本部門技術(shù)治理及項(xiàng)目前期文件材料的收集、保管工作，及時(shí)向集團(tuán)公司移交項(xiàng)目前期工作中產(chǎn)生的文件材料。第六條兼職檔案員資格（一）兼職檔案員需經(jīng)檔案治理知識(shí)、檔案治理制度和工程項(xiàng)目知識(shí)培訓(xùn)合格后，方能上崗。（二）兼職檔案治理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定第三章資料及檔案收集、歸檔和移交第七條資料及檔案收集范圍（一）總工辦評(píng)先材料、創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先活動(dòng)材料、工會(huì)方面工作材料，協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)、社團(tuán)方面工作形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）部門治理工作形成的總經(jīng)理辦公會(huì)議材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作打算、總結(jié)、考核工作形成的文件和材料，招標(biāo)文件和招標(biāo)限價(jià)審查工作收集或形成的記錄及資料，部門崗位職責(zé)、職工教育、進(jìn)修、培訓(xùn)方面文件及材料。（三）前期工作中的項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、工程初步設(shè)計(jì)報(bào)告、技術(shù)審查意見(jiàn)、項(xiàng)目請(qǐng)示、批復(fù)、協(xié)議、合同等文件及資料。（四）參與生產(chǎn)企業(yè)技術(shù)改造及解決相關(guān)技術(shù)問(wèn)題形成的資料。（五）參與工程建設(shè)技術(shù)審查、方案調(diào)整、重大設(shè)計(jì)變更工作中形成的材料，參與解決建設(shè)工程技術(shù)問(wèn)題工作中收集的資料。第八條資料歸檔時(shí)刻在每項(xiàng)工作結(jié)束或告一段落后必須及時(shí)歸檔。第九條歸檔要求（一）歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能準(zhǔn)確地反映治理工作、項(xiàng)目前期工作、參與工程建設(shè)活動(dòng)及其他各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和過(guò)程。（二）編制較為完整的案卷分類目錄并編號(hào)（分類編號(hào)方案見(jiàn)附件2，分類表見(jiàn)附件3），卷內(nèi)文件暫按歸卷時(shí)刻順序編目。（三）形成的文件材料，一般歸檔一式一份，對(duì)重要的和使用頻繁的應(yīng)適當(dāng)增加保存份數(shù)。（四）凡歸檔的文件材料，應(yīng)做到線條、字跡工整、清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。書寫材料用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫，以利于資料及檔案的保存。第四章項(xiàng)目前期工作資料及檔案治理第十條項(xiàng)目前期工作資料及檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)時(shí)期的勘察、設(shè)計(jì)、審查、審批過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像及電子文件等各種不同形式文件材料。第十一條差不多建設(shè)項(xiàng)目前期工作資料及檔案是總工辦檔案的重要組成部分，應(yīng)加強(qiáng)收集、歸檔、整理、保管和移交工作。第十二條資料的收集應(yīng)做到與項(xiàng)目前期工作同步進(jìn)行。第十三條差不多建設(shè)項(xiàng)目前期工作資料及檔案的移交。工程前期工作結(jié)束時(shí)，按照相關(guān)規(guī)定將項(xiàng)目前期工作文件材料移交給項(xiàng)目工程建設(shè)治理部門，對(duì)本部門有利用價(jià)值的資料留一份復(fù)制件。設(shè)計(jì)報(bào)告及設(shè)計(jì)圖電子版本與紙質(zhì)檔案同時(shí)移交。差不多建設(shè)項(xiàng)目前期資料及檔案移交時(shí)，移交單位要編制檔案移交清冊(cè)和案卷目錄，交接雙方在清點(diǎn)核對(duì)確認(rèn)后，在移交清冊(cè)上簽字、蓋章，交接雙方單位負(fù)責(zé)人簽字。檔案移交清冊(cè)應(yīng)一式四份，交接雙方各存兩份。第五章檔案信息利用第十四條要充分發(fā)揮部門治理、前期工作、審查、咨詢等技術(shù)活動(dòng)過(guò)程中形成文件的作用，積極開(kāi)發(fā)檔案信息為部門各項(xiàng)工作服務(wù)。第十五條建立健全檔案查閱、借閱和審批制度(參見(jiàn)附件4)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批程序，建立檔案借閱登記臺(tái)帳，并統(tǒng)計(jì)檔案利用效果。第六章其他第十六條本方法自公布之日起試行。附件１：集團(tuán)公司總工辦資料檔案治理網(wǎng)絡(luò)圖部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人集團(tuán)公司總工辦水利水電主管兼職檔案治理員排水主管供水主管附件2：集團(tuán)公司總工辦資料及檔案分類編號(hào)方案為提高部門資料及檔案治理水平，促進(jìn)資料及檔案治理規(guī)范化，使檔案能更好地為部門各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本方案。第一條檔案分類1．一級(jí)類目的設(shè)置。依照總工辦資料及檔案特點(diǎn)，一級(jí)類目共設(shè)置五個(gè)，有些檔案難以歸入以下大類的，可依照實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。A黨群工作類B部門治理類C生產(chǎn)技術(shù)類D前期工作類E差不多建設(shè)類2．二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置。二級(jí)及二級(jí)以下類目按部門治理職能和資料及檔案的形成特點(diǎn)設(shè)置。分類表中設(shè)置的二級(jí)類目，是部門資料及檔案分類的差不多二級(jí)類目，可結(jié)合實(shí)際需要增設(shè)或減少二級(jí)類目。二級(jí)以下類目設(shè)置，可參照分類表中的差不多范圍，結(jié)合工作特點(diǎn)按實(shí)際確定，但分類層次不宜過(guò)多。2.1黨群工作類、部門治理類、生產(chǎn)技術(shù)治理類檔案分不按時(shí)刻--問(wèn)題分類設(shè)置二級(jí)及二級(jí)以下類目。2.2前期工作類和差不多建設(shè)類檔案二級(jí)類目按專業(yè)設(shè)置，三級(jí)類目按項(xiàng)目項(xiàng)目設(shè)置。3．類目標(biāo)識(shí)：3.1一級(jí)1類目標(biāo)識(shí)：采納大寫英文字母A、B、C、D、E。3.2二級(jí)及二級(jí)以下類目二級(jí)類目編號(hào)：采納阿拉伯?dāng)?shù)字01～99標(biāo)識(shí)。3.3阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)的類目層次中間用間隔號(hào)“．”隔離開(kāi)，大寫漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不加間隔號(hào)。4.類目標(biāo)識(shí)示意：例1：2010年部門總經(jīng)理辦公會(huì)議材料B部門治理工作類(一級(jí)類目)B01治理工作綜合(二級(jí)類目)例2：金佛山水利工程項(xiàng)目建議書D前期工作類(一級(jí)類目)D01前期工作水利水電專業(yè)(二級(jí)類目)D01.01前期工作項(xiàng)目(三級(jí)類目)第二條資料及案卷排架（一）黨群工作類、部門治理類、生產(chǎn)技術(shù)治理類檔案，分不按大類、年度、問(wèn)題排架，即把同一大類的案卷首先按年度分排，在各年度內(nèi)，再將同一問(wèn)題的案卷按時(shí)刻順序排列。（二）前期工作類、差不多建設(shè)類分不按大類、專業(yè)、項(xiàng)目（一個(gè)項(xiàng)目、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器）排架。第三條資料及檔號(hào)編制（一）部門資料及檔案的檔號(hào)由分類號(hào)、案卷號(hào)組成。1．黨群工作類、部門治理類、生產(chǎn)技術(shù)類分不按年度編寫案卷順序號(hào)，一個(gè)年度一個(gè)案卷流水號(hào)。2．前期工作類、差不多建設(shè)類資料及檔案，分不以最低分類類目編寫案卷順序號(hào)，便于補(bǔ)充案卷。3．分類號(hào)與案卷號(hào)中間用間隔號(hào)“-”隔離開(kāi)。4．檔號(hào)示意例：2010年部門總經(jīng)理辦公會(huì)議材料B01.2010-02案卷順序號(hào)(2010年部門治理類第2卷)年度號(hào)部門治理工作綜合(二級(jí)類目)部門治理工作(一級(jí)類目)例：項(xiàng)目前期工作資料:金佛山水利工程項(xiàng)目建議書D01.02-01案卷順序號(hào)（第1卷項(xiàng)目建議書）金佛山水利工程項(xiàng)目(三級(jí)類目)水利水電類項(xiàng)目(二級(jí)類目)前期工作類(一級(jí)類目)第四條檢索工具依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置一級(jí)類目，結(jié)合各類檔案治理的特點(diǎn)，對(duì)部門資料及檔案進(jìn)行登記著錄，建立資料及檔案檢索體系。編制案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）、分類目錄（一）案卷目錄案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。（二）案卷文件目錄（全引目錄）案卷文件目錄（全引目錄）是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。（三）分類目錄分類目錄是依據(jù)分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。第五條本方案由本部門負(fù)責(zé)解釋、講明。附件3:集團(tuán)公司總工辦資料及檔案分類表一級(jí)類目名稱及代號(hào)二級(jí)類目名稱及代號(hào)三級(jí)類目名稱及代號(hào)差不多范圍A黨群工作類01黨群工作綜合1.黨務(wù)工作（1）評(píng)先進(jìn)材料（2）創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先活動(dòng)材料2.工會(huì)工作3.協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)工作（1）全國(guó)大壩協(xié)會(huì)（2）重慶市水利學(xué)會(huì)（3）重慶水利造價(jià)協(xié)會(huì)、質(zhì)量協(xié)會(huì)B部門治理類01治理綜合1.上級(jí)頒發(fā)的本部門應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件2.總經(jīng)理辦公會(huì)議材料、工作打算及總結(jié)3.工作簡(jiǎn)報(bào)及資料4.行政辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定5.來(lái)往函件、技術(shù)交流6.考核材料7.其他行政事務(wù)方面的材料02審計(jì)工作1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本部門審計(jì)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件2.工程招標(biāo)審核記錄3.工程招標(biāo)審核資料03人力資源治理1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)方面的文件材料2.職工教育、進(jìn)修培訓(xùn)方面的文件材料C生產(chǎn)技術(shù)類01生產(chǎn)技術(shù)綜合1.參與項(xiàng)目技術(shù)改造的資料2.參與解決相關(guān)技術(shù)問(wèn)題的資料3..其它資料D前期工作類01水利水電按項(xiàng)目設(shè)置三級(jí)類目在同一項(xiàng)目?jī)?nèi)1.項(xiàng)目建議書2.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告3.項(xiàng)目開(kāi)發(fā)請(qǐng)示、批復(fù)4.項(xiàng)目協(xié)議、合同5.其他02供水專業(yè)03排水專業(yè)E差不多建設(shè)類01水利水電按項(xiàng)目設(shè)置三級(jí)類目在同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，差不多范圍：1.參與項(xiàng)目技術(shù)審查的資料2.參與解決相關(guān)技術(shù)問(wèn)題的資料3..其它資料02供水專業(yè)03排水專業(yè)

附件4:集團(tuán)公司總工辦資料及檔案查閱、復(fù)制、借閱制度第一條為保證檔案安全，防止資料及檔案因查閱或借閱的緣故引起遺失，特制定本制度。第二條資料及檔案一般只供室內(nèi)查閱，機(jī)密檔案原則上不準(zhǔn)查閱。第三條資料及檔案查閱（一）部門職員因工作需要，可查閱本部門的一般檔案，部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門的機(jī)密檔案。（二）部門一般職員因工作需要查閱本部門機(jī)密檔案時(shí)，須填寫《檔案利用審批單》（見(jiàn)附表一）由部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可，方可查閱。（三）外單位查閱本部門檔案時(shí)，一律憑單位介紹信，填寫《檔案利用審批單》（見(jiàn)附表一），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（四）經(jīng)授權(quán)，有關(guān)人員可查閱、復(fù)制公司電子檔案原文。第四條嚴(yán)格執(zhí)行資料及檔案借閱審批手續(xù)（一）本公司職員因工作需要借閱檔案，填寫《檔案利用審批單》（見(jiàn)附表一）后，由部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意，方可借閱檔案。（二）機(jī)密檔案原則上不得外借，如確因工作需要外借檔案，則必須由公司總經(jīng)理簽字認(rèn)可。（三）電子檔案的借閱審批手續(xù)執(zhí)行紙質(zhì)檔案的借閱審批手續(xù)。第五條建立檔案借閱登記臺(tái)帳。檔案借閱時(shí)應(yīng)明確規(guī)定歸還期限，一般不得超過(guò)十天。借閱的檔案使用后應(yīng)立即歸還。如不能按期歸還，可續(xù)借，但需重新辦理借閱手續(xù)。資料及檔案歸還時(shí)，經(jīng)檢查、清點(diǎn)無(wú)誤后注銷。借閱人請(qǐng)假或出差，應(yīng)將所借的資料及檔案歸還兼職檔案治理人員。借閱者對(duì)所借資料及檔案應(yīng)愛(ài)護(hù)、愛(ài)護(hù)卷面整潔，不得任意涂改和拆裝抽頁(yè)，不得擅自翻印。第六條資料及檔案查閱必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案相關(guān)規(guī)定，聽(tīng)從檔案治理人員安排。第七條資料及檔案復(fù)制,應(yīng)填寫《資料及檔案利用審批單》（見(jiàn)附表一），同時(shí)進(jìn)行資料及檔案復(fù)制登記（見(jiàn)附表二）后方可進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印文件須加蓋方章，注明再次復(fù)印無(wú)效。絕密文件原則上不予復(fù)印。第八條進(jìn)行資料及檔案利用效果登記。資料及檔案利用者應(yīng)在利用檔案后，應(yīng)填寫《資料及檔案利用登記表》（見(jiàn)附表三），以便于資料及檔案治理人收集檔案利用效果信息第九條本規(guī)定由部門負(fù)責(zé)解釋、講明。

表一：資料及檔案利用審批單