公司文件管理規(guī)定

四、企業(yè)文件管理規(guī)定（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)目，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充散發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。第二條則件管理內(nèi)容主要包含：上司函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各樣文件、資料。第三條依據(jù)黨政分工的原則，全廠各種文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。日期

文號(hào)

收文單位

表23-4文別

送發(fā)公函登記簿事由附件

附本

回涵內(nèi)容表23-5表格檔案辦理工作一覽表部表格檔聯(lián)負(fù)責(zé)表格性質(zhì)達(dá)成審察審察門案名稱數(shù)職別日報(bào)月報(bào)記錄其余限時(shí)職別日期（二）收文的管理第四條公函的簽收1．凡來廠公啟文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上司或郵電局機(jī)要通信員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對張口和郵票撕毀信件應(yīng)查明原由，對密件張口和外國信件郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2．對上司機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對口”鑒定，假如此中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立刻報(bào)告上司機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第五條公函的編號(hào)保留1．兩辦機(jī)要秘書對上司來文拆封后應(yīng)實(shí)時(shí)附上“文件辦理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保留。須由工廠包辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2．本廠出門人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)實(shí)時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保留，不得個(gè)人保留。第六條公函的閱批與分轉(zhuǎn)1．凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送包辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親身閱批后分送包辦部門閱辦，為防止文件積壓耽誤事情，一般應(yīng)在當(dāng)日閱簽完緊迫文件要月即辦。2．一般函、電、票據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)辦理。如波及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)辦理。3．為加快文件運(yùn)行，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)日或次日將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和包辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)按批改序次挨次傳閱最遲不得超出2天（特別狀況例外）。第七條則件的傳閱與催辦1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格恪守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其余人閱看對還沒有傳達(dá)的文件不得向外泄漏內(nèi)容。2．閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)日閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超出2天，閱后應(yīng)署名以示負(fù)責(zé)。若有領(lǐng)導(dǎo)“批改”、“擬辦建議”，兩辦應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員按文件所概要乞降領(lǐng)導(dǎo)批改辦理相關(guān)事宜。3．閱文時(shí)不得抄寫全文，不得隨意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防備丟掉泄密。4．文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。5．兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查敦促的責(zé)任，包辦部門接到文件、函電應(yīng)立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分別，如需備查，應(yīng)依據(jù)相關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦贊同后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6．依據(jù)閱文范圍，離、退休干部，一般由相關(guān)部門按期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1．全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利集中于廠部，各民眾集體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2．各民眾集體、部門需要向上反應(yīng)報(bào)告重要狀況或向下安排部署重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提出發(fā)文申請，并將文件稿本交廠辦審察。廠部贊同發(fā)文，則由廠辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工一致歸口以廠×字發(fā)文。3．對全廠影響較大，波及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由廠長贊同簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)贊同簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍1．凡是以廠部名義發(fā)出的文件、通知、決定、決策、請示報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2．廠手下發(fā)文件主要用于：（1）宣布全廠規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上司文件或依據(jù)上司文件精神制定的工廠文件；（3）宣布工廠體系機(jī)構(gòu)改動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4）宣布全廠性的重要生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）公布相關(guān)賞罰決定和通告；（6）其余相關(guān)全廠的重要事項(xiàng)。3．廠部上行文、外發(fā)文主要用于：（1）對上司機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、辦理決定；（2）同兄弟單位聯(lián)系相關(guān)工廠重要生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物質(zhì)供給、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。4．在工廠平常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，相關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝改正、審批工作、安排部、署傳達(dá)上司指示等事項(xiàng)，應(yīng)按相關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)贊同后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件公布。5．凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不該發(fā)文，不備查考，能夠科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6．各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不用廠部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定1．各單位需要發(fā)文，應(yīng)預(yù)先向廠部提出申請；2．廠部贊同發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以國家法律、上司指示或工作實(shí)質(zhì)需要起草文件草稿；表23-6表格管理登記表申請單位申請年代日表格名稱表格編號(hào)表格用途備考3．起草文稿一定從全廠角度出發(fā)，做到狀況的確、看法鮮亮、條理清楚、層次分明、文字精練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整，禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳盡寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并署名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；5．廠辦應(yīng)依據(jù)廠部的要乞降上司相關(guān)指示精神、相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審察和改正。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不當(dāng)、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位從頭擬稿；6．經(jīng)廠辦審察改正后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；7．對審察時(shí)改正許多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門從頭抄寫清楚；8．需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交托打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；9．文稿審察會(huì)簽后，按贊同權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)鑒定贊同簽發(fā)；10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)贊同簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書一致編號(hào)送打字室打印；11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校正，校正人員應(yīng)在發(fā)文稿上署名；12．文件打字后，由廠辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書散發(fā)并檢查落真相況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋章散發(fā)。（五）文件的借閱和清退第十一條各部門相關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫條子，對有密級(jí)的文件須兩辦主任贊同后方可借閱。第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱登記手續(xù)，就地閱看，準(zhǔn)時(shí)送還。任何人不得將文件帶走或全文抄寫，不贊同拆卷和在文件上勾勒等。第十三條兩辦機(jī)要秘書對包辦的公函應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)按期對事情已經(jīng)辦好的本廠文件和上司要求限時(shí)清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月尾一小清，季末一中清，年關(guān)一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟掉，一定實(shí)時(shí)查明原由和責(zé)任者，并照實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保留、保密、催辦檢查工作。（六）文件的立卷與歸檔第十五條則件的歸檔范圍1．凡以下文件一致分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：（1）上司機(jī)關(guān)來文，包含上司對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)；（2）廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決策、通告、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；（3）廠長辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各樣專業(yè)例會(huì)記錄；（4）廠一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決策、講話、簡報(bào)、會(huì)議記錄等；（5）有保留價(jià)值的人民來信，來訪記錄及辦理結(jié)果；（6）參加上司召開的各樣會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上報(bào)告講話資料等；（7）上司機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上司進(jìn)行報(bào)告的綱要和資料；（8）反應(yīng)本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；（9）工廠日記和大事記；（10）工廠向上司請示批復(fù)的文件及上報(bào)的相關(guān)資料。2．業(yè)務(wù)科室、各民眾集體平常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、民眾集體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷要求1．文件立卷應(yīng)依據(jù)內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間次序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2．立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、稿本、主件、附件采集齊備，保持文件資料的完好性。3．要堅(jiān)持平常立卷與年關(guān)立卷歸檔相聯(lián)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件資料，要實(shí)時(shí)立卷歸檔。4